Os desafios da implementação de sistemas de gestão financeira no governo e A integração desses sistemas com a mais recente tecnologia para apoiar um orçamento baseado em resultados requer uma compreensão do contexto modificado em que os governos se encontram.
Figura e Solo
Tecnologia central de back-office: os famosos acrônimos de 3 letras de ERP, SCM, CPM, CRM, PPM, GRC não são mais as tecnologias empresariais líderes. Estamos em um mundo SMACT (Social, Móvel, Analítico, Nuvem, Internet das Coisas), não em um mundo ERP.
Os governos estão procurando transformar digitalmente. As tecnologias legadas e o pensamento de projetos legados não são viabilizadores da transformação digital.
Tecnologia para a gestão das finanças públicas - chamem-na de IFMIS ou ERP governamental, ou o que gostamos de chamar de 'GRP', não é mais a grande coisa na tecnologia governamental.
O que está acontecendo? Os sistemas de back-office se tornaram obsoletos?
Este é um fenômeno tecnológico conhecido como "figura e solo" cunhado pelo teórico da mídia Marshall McLuhan. Os sistemas de back-office, ou "Sistemas de Registro", tornaram-se a base, ou o contexto para a nova tecnologia. É muito semelhante ao modo como a mídia social se tornou a figura definidora, suplantando a televisão. Como a televisão, os "Sistemas de Record" ainda são importantes, na medida em que contextualizar o que está chamando nossa atenção: social. É a era dos "Sistemas de Engajamento".
Por que Sistemas de Engajamento no Governo?
Já faz meia década ou mais desde que Geoffrey Moore definiu este conceito.
Moore sugere que os Sistemas de Registro melhoram a eficiência enquanto os Sistemas de Engajamento melhoram a eficácia. Os Sistemas de Registro se concentram no custo, qualidade, padronização e conformidade.
A efetividade, na forma de desempenho e resultados, tornou-se um tema importante na reforma governamental. A agenda do BID fazia referência à "definição e utilização de dados de desempenho". Os sistemas de engajamento prometem facilitar a complexa interação entre governo, níveis governamentais, organizações internacionais, sociedade civil e cidadãos. É uma visão otimista e convincente.
Tem havido alguma resistência ao conceito de "social" no governo. No entanto, o objetivo do governo é social. Os governos são confrontados com "problemas perversos"da sustentabilidade, da desigualdade, da resiliência, do crescimento e do bem-estar. Estes problemas não podem ser superados através dos métodos tradicionais de governança. O engajamento é necessário, e os sistemas de back-office precisam apoiar isto.
A recente IBM Whitepaper descreve como os Sistemas de Engajamento diferem dos Sistemas de Registro:
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“Aplicações sociais. A melhor maneira de incentivar os funcionários a alavancar a informação é permitir que eles colaborem. Seja no gerenciamento de projetos, desenvolvimento ou pesquisa, as aplicações sociais podem facilitar a transição de um sistema de empresa de registro para um sistema de empresa de engajamento.
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Integração de sistemas que ainda não estão "conectados". Sejam cadeias de fornecimento, ecossistemas de parceiros, sistemas de RH, etc., para que um sistema de engajamento funcione como um todo coeso, as tecnologias precisarão ser integradas.
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Tecnologias de Plataforma Apropriadas. A fim de integrar sistemas, bem como oferecer novos sistemas para apoiar uma colaboração aprimorada - que é o que são os sistemas de engajamento -, na plataforma final, as tecnologias de plataforma apropriadas precisarão ser implantadas. Enquanto a maioria será baseado nas nuvenspodem ser representados como ofertas SaaS, PaaS ou IaaS, conforme o caso".
Roteiro dos sistemas de registro para os sistemas de engajamento
O BID tem sido ativa na promoção da transparência financeira do governo e do orçamento participativo. A agenda da oficina identifica muitos dos obstáculos que impedem que os sistemas governamentais possibilitem o engajamento. Isto é parte da modernização da Gestão Financeira Pública (GFP) em todo o mundo. O roteiro da modernização corresponde a quatro temas das oficinas:
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Integração: Os sistemas financeiros governamentais na América Latina e no Caribe carecem de integração entre os subsistemas. As classificações orçamentárias e contábeis muitas vezes diferem. E, os principais subsistemas financeiros, como a folha de pagamento e as compras, carecem de conhecimento do orçamento. A agenda aponta para a necessidade de "melhor integração entre as informações orçamentárias e o registro contábil, a fim de produzir o balanço financeiro de forma oportuna e automatizada". Isto é importante para a eficiência, custo e conformidade nos Sistemas de Registro. Os Sistemas de Engajamento precisam mais do que integração, eles precisam de metadados unificados. Eles precisam de muito mais do que relatórios oportunos, precisam de informações atuais e alerta precoce.
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Transparência: "Transparência fiscal para aumentar a responsabilidade das políticas públicas de uma maneira amigável", é outro tema de workshop. A transparência e a prestação de contas são importantes capacitadores de conformidade nos Sistemas de Registro. Isto inclui a supervisão governamental, como a auditoria, e a supervisão da sociedade civil. A transparência é parte integrante dos Sistemas de Registro. O ônus da transparência fiscal do governo é complicado quando os metadados diferem entre sistemas.
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Desempenho: A oficina identifica a necessidade de "definição e utilização de dados de desempenho" e de "aumentar o uso do IFMIS no processo de tomada de decisão". A gestão do desempenho é muito mais difícil no setor público do que no setor privado, devido às complexas estruturas organizacionais e ao ausência de lucro como resultado final. A jornada para a gestão do desempenho do governo muitas vezes começa com a definição de objetivos e programas. Os resultados e resultados aumentam o planejamento e a avaliação. É necessária uma classificação unificada das contas públicas que suporte a ativação progressiva das características de desempenho em todos os subsistemas financeiros. É somente com esta estrutura de desempenho que os governos podem engajar a sociedade civil, vinculando os planos aos resultados. Caso contrário, a alocação orçamentária é sobre insumos, e não há informações objetivas para provar se o governo é bem sucedido com os objetivos nacionais.
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Risco: Os Sistemas de Registro apóiam o "C" em Governança, Risco e Conformidade (GRC). A agenda aponta a necessidade de "apoiar a gestão de certos riscos fiscais, tais como os que são gerados pelas Parcerias Públicas Privadas". Novos arranjos fiscais como PPPs, contratação de desempenho, terceirização e compartilhamento de receitas são todos sobre compromisso. Este compromisso promete um desempenho revolucionário, mas aumenta o risco do governo. Os sistemas de engajamento são necessários para que os governos colaborem para mitigar os riscos.
Além da integração técnica
É necessária uma integração rigorosa para suportar as necessidades de transparência, desempenho e mitigação de riscos dos Sistemas de Engajamento.
Foi um sinal, anos atrás, quando a verificação ortográfica do Microsoft Word recomendou a mudança de "integração perfeita" para "integração sem vergonha". Isso porque a integração dentro das principais suítes de software empresarial era difícil. A integração além dessas suítes era ainda mais complicada. Metadados eram difíceis de gerenciar e pequenas mudanças em qualquer sistema apresentavam erros. Os padrões de serviços web ajudaram até certo ponto, mas a consolidação do software empresarial complicou ainda mais. Muitos clientes do Enterprise Resource Planning (ERP) estão chocados ao saber que é prática normal definir metadados de forma diferente entre subsistemas nas chamadas "suítes integradas". Os grandes fornecedores de ERP, por exemplo, promovem a integração como um benefício de suas suítes de produtos. Na maioria das vezes, isto é hipérbole com mecanismos complexos de integração, especialmente com produtos de software provenientes de aquisições de fornecedores. Nossas definições são:
- InterfaceUma maneira de obter informações de um sistema para outro que muitas vezes requer um processo manual (como a importação de dados de lote) ou uma prática ruim (como arquivos planos e chamadas diretas a bancos de dados).
- Integração: método automatizado de obter transações de um sistema para o outro que tende a utilizar boas práticas (como serviços web e APIs), mas que pode não incluir todas as transações
- Interoperabilidade: método automatizado de integração de todas as funções de todas as aplicações ao longo do ciclo de vida da PFM, incluindo o gerenciamento central de metadados
Minha recomendação às organizações governamentais que buscam modernizar os Sistemas de Engajamento é focar na unificação de metadados como parte integrante do projeto. Sistemas de Planejamento de Recursos Governamentais Unificado (GRP), como o FreeBalance Accountability Suite, modernização das instalações.
Além dos sistemas de engajamento?
Sistemas de engajamento não é o jogo final. O projeto unificado de Sistemas de Registro será necessário para o contexto do engajamento. Ray Wang, do Constellation Research Group, identificou os sinais fracos que mostram o surgimento de sistemas de realização experiencial e pessoal. Os analistas do Grupo Gartnercomo Michael Guay, descreva "Sistemas de Inovação" e "Sistemas de Diferenciação"..
Portanto, os governos precisam se integrar corretamente.