Encontramos inúmeros governos ao redor do mundo procurando melhorar a relação custo-benefício através de compras governamentais eletrônicas, às vezes chamadas de "e-GP". Muitos desses governos vêem a necessidade de um sistema autônomo de compras eletrônicas construído do zero ou usando software comercial projetado para o setor privado. Isto é freqüentemente concebido como um sistema de ganho rápido, particularmente se a integração com outros sistemas financeiros for mantida a um nível mínimo. Isto é uma boa idéia?
O setor público é diferente
- A contabilidade e o controle são diferentes no setor público. Os orçamentos são a lei e os controles de compromisso são necessários durante todo o processo de compras, caso contrário os governos correm o risco de gastar "por cima da votação".
- A metodologia de aquisição é parte da política de compras. Os governos estão interessados em obter a melhor relação custo-benefício. Mas este valor é mais do que custo x qualidade. Trata-se também do desenvolvimento econômico e das indústrias semeadoras. Os governos não querem economizar dinheiro em compras à custa de menores receitas tributárias e alto desemprego.
- Algumas formas de aquisição, particularmente o "planejamento de investimento público" é fundamental para a política. Políticas para o desenvolvimento de infra-estrutura ou melhorias na saúde têm implicações políticas significativas.
Ciclo de Compras Governamentais
O e-GP é muito mais do que publicar e adjudicar propostas. Há alguns elementos fundamentais nas compras governamentais:
- Política: Política governamental de desenvolvimento econômico, gestão de investimentos públicos e gestão de desempenho
- Planejamento orçamentário: Levar informações políticas e macroeconômicas para planejar os gastos
- Execução do orçamento: Gestão de receitas e despesas com contabilidade de compromisso e ajustes orçamentários durante os exercícios fiscais
- Compras: Os processos de back-office de criação de propostas, avaliação e negociação com fornecedores
- Gestão de contratos: Gerenciamento de contratos de vários anos que podem incluir critérios complexos
- E-Governo: As compras de front-office ou e-Procurement
- Controles: Orçamento, compromisso, aprovação, fluxo de trabalho e controles fiscais para garantir a disciplina fiscal adequada, segregação de deveres e cumprimento da lei orçamentária
- Analíticos: Previsão do excedente orçamentário de situações de déficit e utilização de dados para conduzir melhores decisões de compras
Há algumas ligações importantes entre estes fundamentos
- Política
- informa [2] Planejamento orçamentário
- cria controles fiscais e de compras [7].
- Planejamento orçamentário
- antecede [3] Execução do orçamento
- informado por [8] Analytics sobre o histórico orçamentário
- conjuntos [7] Controles que são utilizados nas etapas subseqüentes
- informa [8] Análise sobre indicadores-chave de desempenho
- Execução do orçamento
- antecede [4] Aquisições no processo de requisição
- controlado por compromisso [7] Controles
- informado por [8] Analíticos sobre previsões de superávit/deficiência orçamentária
- informa [8] Análise de informações sobre despesas e receitas
- Compras
- controlado por obrigação e fluxo de trabalho [7] Controles
- informado por [8] Analíticos sobre previsões de superávit/deficiência orçamentária
- informa [8] Analíticos sobre informações de despesas que mudaram
- gerencia a funcionalidade de compras de back-office que se integra com [5] E-Government
- E-Governo
- publica informações de back-office de [4] Compras
- controlado por processos de aquisição em [7] Controles para garantir o cumprimento dos regulamentos governamentais
- informado por [8] Analíticos sobre previsões de superávit/deficiência orçamentária
- informa [8] Analíticos sobre informações de despesas que mudaram
- publica [6] Informações de gerenciamento de contratos, tais como o nome do licitante vencedor
- Gestão de contratos
- controla os pagamentos com base em contratos e processos [7] controles
- publica licitante vencedor para [5] portais de governo eletrônico
- informa [2] Planejamento orçamentário para qualquer compromisso de vários anos
- Controles
- Conjunto de política, fiscal, orçamento, compromisso, obrigação, segregação de deveres, controle de conformidade e aprovação
- Analíticos
- Conjunto de ferramentas analíticas incluindo relatórios, OLAP, mineração de dados e painéis utilizados para um melhor orçamento e planejamento de gastos
Ligações de Compras Governamentais em Detalhes
Como fornecedor de Planejamento de Recursos do Governo (GRP), a FreeBalance apóia todo o orçamento e o ciclo de compras. Muitos observadores cometem o erro de ver as compras como uma das muitas caixas pretas onde há uma integração de dados limitada e administrável.
A realidade é que pode haver uma perda significativa de controles ao longo do ciclo de compras quando não há uma integração profunda no governo. Muitos sistemas de compras de prateleira, por exemplo, não têm percepção dos controles de orçamento e compromisso.
- Política
- Taxonomia de desempenho(2.1) Plano de contas para acompanhamento e gestão
- Política de desempenho: a política governamental determina abordagens tarifárias, livre comércio, desenvolvimento econômico (como o incentivo a regiões desfavorecidas, minorias ou indústrias)
- Planejamento orçamentário
- Plano de contas: as classificações de orçamento incluem taxonomia de desempenho (1.1), organização, localização, programa e informações de fundos que são utilizadas no planejamento e execução (3)
- Controles orçamentários: limites de despesas são criados, normalmente em níveis agregados do Plano de Contas e muitas vezes com múltiplos controles em diferentes níveis e diferentes prazos, dependendo do regime de controle em uso - esta é a principal entrada para controles (7) na Gestão Financeira Pública (GFP)
- Execução do orçamento
- Requisições de compra(2.1) Plano de contas e administrado por (7.4) Controles de compromisso e regras relacionadas a métodos de compra e valores que requerem aprovação
- Lojas e Inventárioalgumas requisições são preenchidas por lojas internas do governo
- Transferências orçamentáriasCom base em (8.1) análise macroeconômica, (8.2) cenários (8.3) previsões orçamentárias, os governos alavancam transferências orçamentárias, pagamentos e suplementos com base em um conjunto de regras - essas mudanças são feitas em cascata durante todo o ciclo de compras, incluindo compromissos e obrigações
- Bens, Instalações e Frota: as aquisições que são (6.3) entregues tornam-se ativos fixos e de capital que são posteriormente depreciados (e apreciados em alguns casos) se utilizar a contabilidade de exercício (e a substituição de ativos informa o planejamento orçamentário)
- Compras
- Sourcing: processo de identificação de licitantes qualificados
- Catálogos de fornecedores: os catálogos são utilizados para compras simples a complexas, como a identificação de fornecedores que fabricam uma classe de produto
- Fluxo de Trabalho de Compras: os governos têm diferentes métodos de aquisição e compra com diferentes regras - estas regras devem atuar como (7) controles para que todo o processo de aquisição seja automatizado para atender às regulamentações governamentais - isto inclui propostas em múltiplas etapas, tais como uma Solicitação de Informações como primeira etapa de uma Solicitação de Proposta ou o uso de leilões reversos. [Também: inclui emendas, esclarecimentos, extensões e cancelamentos são situações típicas, portanto o software de compras precisa gerenciar as comunicações através de portal, e-mails e ferramentas de gerenciamento de casos].
- Critérios de avaliação: os conceitos de value for money significam que os critérios de avaliação precisam ser desenvolvidos antes da liberação da proposta, ou, em alguns casos, antes da avaliação da proposta
- Documento de comprao documento de licitação que inclui termos e condições, requisitos, informações sobre valores e critérios do fornecedor deve ser apresentado automaticamente com base no fluxo de trabalho para eliminar erros
- Tender Publish: as propostas são publicadas para (751) sites de e-procurement que têm registro de fornecedor - as regras de fluxo de trabalho também podem incluir notificação por e-mail do fornecedor
- Recebimento de propostasO governo recebe as propostas fisicamente e através de portais - normalmente há um projeto de lockbox para que todas as propostas sejam abertas ao mesmo tempo.
- Avaliação das propostas: o pessoal do governo avalia as propostas e seleciona os vencedores
- Negociação de fornecedoresgovernos e fornecedores negociam termos e condições - isto tem que ser capturado porque afeta os contratos
- Pedido de compra(7.3) são necessários controles obrigatórios para garantir que o orçamento não seja excedido antes da entrega automática do pedido e do contrato
- Publicação do Vencedor: Os licitantes vencedores e os valores dos contratos são publicados no (5.1) portal de e-procurement para transparência e para encorajar os fornecedores a se tornarem mais competitivos em preço e valor
- Compromissos de Múltiplos Anoscontratos de aquisição complexos excedem um único ano fiscal - a necessidade de gerenciar compromissos inclui (3) controles e é reconhecida durante (2) o planejamento do orçamento que parte do orçamento anual já está comprometida por causa de um contrato
- Histórico do fornecedor: pode ser usado para informar a avaliação das propostas
- Gestão de disputasOs proponentes perdedores podem disputar parte do processo e das decisões tomadas, ou querer completar um relatório de ganhos e perdas - é preciso haver um fluxo de trabalho que gerencie e acompanhe as comunicações
- Lista negra de fornecedorespermite que os governos eliminem os fornecedores que não tenham tido um bom desempenho ou que sejam desonestos
- E-Governo
- Portal de eProcurement: gerencia fornecedores e licitações e mostra vencedores
- Portal eResults: mostra o progresso e os resultados em projetos de investimento público
- Gestão de contratos
- Prestação de serviçoso contrato deve ser feito automaticamente com base nos controles e fluxo de trabalho de aprovação do governo (7.7) para evitar erros
- Entrega: Mercadoria: Notas de recebimento, documentação comprova que os fornecedores entregaram produtos e serviços que estão sujeitos a pagamento e são usados para mostrar (7.2) resultados governamentais onde os cidadãos podem ver o progresso do projeto
- Aceitação: testes de aceitação podem ser necessários antes de iniciar qualquer processo de pagamento
- Emendas: alterações feitas ao contrato, após (7,7) controles contratuais
- Gestão de pagamentos: os pagamentos do fornecedor devem seguir o contrato, (7,7) controles contratuais e (7,8) controles de pagamento
- Gestão de disputas: o fluxo de trabalho para quaisquer disputas sobre pagamentos e entregas precisa ser gerenciado
- Controles
- Segregação de Deveres: garante que uma pessoa não possa desempenhar demasiadas tarefas para evitar fraudes
- Regras de Aprovação: regras governamentais relacionadas a métodos de aprovação de múltiplas etapas baseadas no contexto de preparação do orçamento, execução, aquisição, contratação, pagamento, etc.
- Controles orçamentáriosos controles de alto nível, normalmente mais de 1 conjunto de controles agregados do (2) sistema de preparação de orçamento
- Controles de Compromisso(3.1) As requisições de compra não excedem o orçamento global
- Controles de Obrigações: às vezes chamados de compromissos ou gravames, onde os fundos são reservados para ordens de compra (4.10) garantindo que as obrigações contratuais não excedam o orçamento global
- Controles de aquisição: muitas vezes relacionado a valores totais e métodos de compra
- Controles contratuais: garante que os pagamentos sigam a carta de contratos que inclui a gestão de hold-backs, emendas contratuais, pagamentos de marcos, penalidades, etc.
- Controles de pagamento: a fase final de aprovação dos vales de despesas e pagamentos
- Análise
- Análise MacroeconômicaAnálise para determinar a receita esperada e a dívida disponível utilizada principalmente no (2) Planejamento Orçamentário
- Planejamento de Cenários: desenvolvimento de diferentes modelos para permitir uma ação rápida durante o ano fiscal
- Previsão orçamentáriaAnálise das tendências de despesas e receitas que informam as mudanças nos orçamentos (33) durante o ano fiscal.
- Gestão das despesasAnálise de múltiplos contratos que permite atualizar (1.1) a política de compras e também pode ser usada para agrupar múltiplas (3.1) requisições de compra para atingir o preço por volume
Outras observações
- O software de compras que não tem conhecimento do orçamento aumenta a carga dos governos para processos manuais e duplicados onde exceder a votação é um risco
- Os processos de compras de back-office no governo tendem a ser mais complexos do que no setor privado, como qualquer empreiteiro do governo percebeu ao olhar para o software de automação de propostas
- Muitos ciclos de compras são altamente divulgados. Por exemplo, no Canadá, as duas últimas vezes em que os governos nacionais caíram em moções de não-confiança foram por causa de aquisições - aquisição de aeronaves (2011) e eventos aquisição de patrocínio (1993-2006). (De fato, no Canadá, a aquisição tem sido um grande problema desde os dias da Ferrovia Canadense do Pacífico - escândalo do pacífico (1871) e inclui reciprocidade ou livre comércio com os Estados Unidos (1911), o debate sobre gasodutos (1956), “vadios do bem-estar corporativo"(1972), e aquisição de helicópteros militares (1993). Os resultados destas situações de aquisições politizadas?
- Mudança no poder em 1871, 1911, 1956, 1993 e 2006
- Partido no poder perdeu o governo majoritário em 1972
- O governo das minorias alcançou o status de maioria apesar da situação em 2011
- As compras são uma importante fonte de corrupção nos países em desenvolvimento e desenvolvidos. A falta de integração entre sistemas torna a auditoria difícil.