O futuro do IFMIS, ou Planejamento de Recursos Governamentais (GRP), foi abordado no Banco Interamericano de Desenvolvimento oficina, A vanguarda da tecnologia da informação na gestão das finanças públicas em dezembro. Os apresentadores, como eu, receberam 7 perguntas para responder. Não houve muito tempo para entrar em detalhes, então aqui está uma resposta ampliada. Embora o workshop tenha sido focado na América Latina e no Caribe, há lições a serem consideradas pelos governos de todo o mundo. Todos nós precisamos estar preocupados com a falta de progresso do PRFV na região.
As perguntas cobriram as capacidades de GRP, futuros de TI e desempenho do governo.
Novas e Futuras Capacidades IFMIS
Quais são as novas opções funcionais e tecnológicas disponíveis para explorar e que impacto os desenvolvedores poderiam esperar em termos de desenvolvimento do IFMIS integrado apoiado por diferentes sistemas/plataformas de informação que deveriam ser capazes de lidar com demandas específicas de cada processo central (orçamento, contabilidade, tesouraria e gestão de dívida) enquanto compartilham uma estrutura de informação financeira comum?
- Unificado: Mudar das chamadas suítes "integradas", onde funções como orçamento, contabilidade e tesouraria podem operar com metatdados inconsistentes para projetos unificados onde funções, controles e metadados são suportados em todas as aplicações. Isto significa que a funcionalidade comercial em aplicações como a pode ser reutilizada em todas as aplicações, incluindo aquelas desenvolvidas sob medida em plataformas orientadas a objetos. (Esta é a abordagem adotada com o Plataforma FreeBalance Accountability.) Os governos que requerem sistemas desenvolvidos sob medida descobrirão que abordagens híbridas de utilização de sistemas comerciais plataformas governamentais específicas superará os problemas de custo, atraso e agilidade experimentados quando se utiliza apenas plataformas técnicas.
- Consciente do orçamento: Integração dos controles orçamentários em todos os subsistemas financeiros. A abordagem tradicional do silo de adquirir sistemas separados de folha de pagamento, aquisição, ativos e dívidas resultou em atrasos do governo e falta de conformidade com os controles. Os governos freqüentemente excedem os orçamentos quando os controles não são integrados e as aplicações não têm conhecimento do orçamento.
- Diferentes plataformas: O uso de diferentes plataformas técnicas e linguagens de programação levou a implementações em silos de subsistemas financeiros na América Latina. Estes sistemas muitas vezes têm diferentes metadados que não permitem uma integração fácil. Muitas destas plataformas utilizam tecnologia legada. Portanto, não há uma maneira elegante de usar essas diferentes plataformas para alcançar um projeto unificado. Ferramentas de gerenciamento de metadados exigirão código principal para mudar os sistemas e subsistemas financeiros desenvolvidos sob medida. É necessária uma abordagem de risco para determinar quais aplicações devem ser substituídas, quais podem ser instaladas posteriormente e quais podem operar isoladamente. Uma abordagem de plataforma é necessária para fazer esta determinação.
Como aumentar a flexibilidade do IFMIS e acelerar o desenvolvimento/incorporação de novas tecnologias considerando o investimento já feito?
- Orçamento com base em zero: O custo para suportar a tecnologia legada pode exceder a substituição. Portanto, o "investimento já feito" pode ser a forma incorreta de olhar para a flexibilidade. O principal exercício de gestão é comparar os custos para alcançar a reforma e modernização da Gestão Financeira Pública com os sistemas atuais versus os sistemas mais modernos.
- Flexibilidade e ativação progressiva: Não há falta de flexibilidade nos sistemas financeiros desenvolvidos sob medida ou ERP. O problema é a "facilidade de mudança". Personalização do códigoO culpado é, mais do que a configuração. A flexibilidade para adaptar funções requer uma abordagem de configuração.
- Apoio a novas tecnologias: Há uma grande promessa de novas tecnologias como computação em nuvem, governo inteligente, grandes dados e mobilidade para melhorar a eficiência e a eficácia do governo. E, há novas tecnologias ao virar da esquina. As escolhas tecnológicas do passado ditam a flexibilidade do presente e do futuro. Portanto, é fundamental que os governos adotem tecnologias abertas que respeitem padrões abertos, em vez de software proprietário.
Como ser mais fácil de usar e facilitar o acesso às operações financeiras (tanto na cobrança de receitas quanto nos pagamentos do governo) sem perder a confiabilidade e a segurança?
- Considerações não-funcionais: Não deve haver nenhuma relação entre maior facilidade de uso e menor confiabilidade e segurança. Muitos projetos de implementação do IFMIS focam no cumprimento de requisitos funcionais em vez de não-funcionais como compatibilidade, confiabilidade, segurança, capacidade de manutenção e portabilidade. É freqüentemente nestas áreas não-funcionais que os governos experimentam problemas. Portanto, é importante que estas áreas se tornem mais bem definidas.
- Facilidade de uso: Não há nenhum mistério para melhorar a facilidade de uso em aplicações financeiras. O principal problema no gerenciamento de mudanças é que muitos usuários vêem os novos sistemas à luz dos sistemas mais antigos. Isto muitas vezes significa tornar os sistemas mais difíceis de usar, seguindo processos complicados do passado. O uso de projetos com protótipos e desenvolvimento ágil pode superar esta "pegadinha 22".
TI Futuros e GRP
Durante os próximos dez anos, quais serão os impactos mais importantes da tecnologia da informação no desenvolvimento do IFMIS, considerando seu custo de desenvolvimento ou aquisição, e manutenção?
- Abordagens da plataforma: O uso de plataformas orientadas a objetos, padrões de metadados, ônibus de serviço e reutilização de funcionalidades tornará os sistemas GRP mais sustentáveis financeiramente e reduzirá o TCO. O investimento é a aquisição ou desenvolvimento de funcionalidades que serão reutilizadas em múltiplos módulos. Isto reduzirá os custos para funções adicionais. O uso de plataformas aumentará a capacidade de manutenção onde mudanças únicas podem ser refletidas em múltiplas aplicações.
- Aplicações governamentais: A mudança de grandes sistemas para uma orquestração de sistemas menores, utilizando abordagens de plataforma, permitirá que os governos criem aplicações web e móveis simples e fáceis de usar. Essas aplicações para uso interno e do cidadão melhorarão a eficácia do governo e alavancarão as informações presas em sistemas GRP de back-office.
- Internet das Coisas: IoT, combinado com grandes análises de dados, fornecerá uma instrumentação mais eficaz dos processos governamentais.
Explorar o uso de novas tecnologias como cadeias de bloqueio, ERP em nuvem e sistemas on-demand.
- Sistemas abertos: Os governos acharão muito difícil a adoção de novas tecnologias com sistemas financeiros antiquados, proprietários e de silos. Por exemplo, é difícil tirar vantagem de sistemas de razão distribuídos, como o Blockchain, quando se tem muitos silo ledgers que operam de forma diferente, e com definições diferentes.
- Nuvem ERP: O conceito de "cloud ERP" pode ser enganoso. Primeiro, O ERP tende a implicar um software originalmente projetado para o setor privado que é difícil de adaptar para o governo. Em segundo lugar, a "nuvem" pode ser implantada de muitas maneiras. Terceiro, software empresarial não-PERP como RH e CRM tendem a crescer mais rapidamente. Há muita desinformação sobre a nuvem hoje em dia, com muitos fornecedores "lavando a nuvem" fazendo afirmações ultrajantes. A principal lição é que os governos devem ser capazes de implantar aplicações em centros de dados (ou seja, como "serviços compartilhados" do governo), ou na nuvem pública. E, os governos deveriam ser capazes de mover aplicações entre a nuvem pública e privada.
- Governo inteligente: Minha opinião é que há uma grande mudança de sistemas de registro como o tradicional IFMIS para sistemas de engajamento. Isto muda fundamentalmente a natureza da governança. A tecnologia de engajamento como governo aberto e governo inteligente requer esforços de transformação digital. A tecnologia tem grande promessa, mas somente com a gestão da mudança organizacional e social.
- Blockchain: A Blockchain tornou-se rapidamente a tecnologia que resolve todos os problemas. Pelo menos, isso é o que se diz. A Blockchain proporciona confiança em ambientes não confiáveis. Vemos o Blockchain como um mecanismo crítico anticorrupção para receitas e despesas.
Gestão do desempenho do governo
Como aumentar o uso do IFMIS no processo de tomada de decisões nos países e melhorar a qualidade dos gastos públicos?
- Falha em atender às necessidades de projeto: O principal objetivo do GRP é melhorar a alocação de recursos e melhorar as decisões. Essa é a linha de base. A falha dos sistemas existentes para planejar, controlar e gerenciar as despesas públicas significa que é preciso repensar. Há algo errado com os sistemas que falham em atender à linha de base. Os governos precisam identificar os sistemas abaixo do padrão e substituí-los. Considere a situação em que os governos se deparam com atrasos e exigem orçamentos suplementares. O custo de controles e informações de decisão ruins excede em muito a substituição de software.
- De estruturas funcionais a estruturas de desempenho: Os sistemas GRP são freqüentemente projetados usando estruturas funcionais do governo. Este tem sido o método tradicional de controle financeiro usado em sistemas manuais. A dificuldade com a gestão baseada em estruturas organizacionais (Ministérios, Departamentos, Agências) de entrada (orçamento) é que não há maneira de medir a qualidade dos gastos públicos. A eficiência e a eficácia são medidas nos produtos e resultados. Portanto, as estruturas de classificação precisam ser modernizadas para apoiar indicadores de desempenho que estejam diretamente ligados aos objetivos do governo. Isto significa indicadores de desempenho em cascata para objetivos organizacionais detalhados usando a orçamentação do programa. O balanced scorecard poderia ser o mecanismo ideal para desenvolver estas estruturas.
- Relatórios vs. análises: Os governos exigem a produção de relatórios estatutários. Há muito foco no cumprimento dos relatórios. Isto não melhora necessariamente as despesas públicas. São necessários métodos mais flexíveis de acompanhamento do desempenho, tais como o uso de painéis de controle, para melhorar a tomada de decisões. A falta de integração entre os sistemas financeiros reduz a atualidade das informações decisórias. Muito pouca informação é necessária em "tempo real", mas precisa ser oportuna.
Como aumentar a definição e o uso de dados de desempenho no IFMIS considerando a estrutura do Orçamento por Iniciativas de Resultados e avaliações de resultados de programas públicos?
- Orçamento por resultados: É necessário um planejamento plurianual com metas explícitas para apoiar o orçamento por resultados. Além das observações de desempenho da resposta anterior, os sistemas GRP precisam de um planejamento e execução orçamentária rigorosamente integrados. Sistemas simples de preparação de orçamento autônomos que fornecem solicitações de orçamento organizacional são ineficazes. Os sistemas de preparação de orçamento precisam modelar cenários ao longo de vários anos.
- Revisão das despesas: Os governos freqüentemente realizam profundas revisões de gastos. Essas revisões são usadas para determinar se os objetivos de gastos estão sendo atingidos e se diferentes métodos de alocação poderiam ser mais eficazes. O uso de classificações de desempenho facilita o processo. As revisões de gastos podem resultar em mudanças significativas na alocação. Estruturas eficazes de classificação orçamentária que podem se adaptar ao longo do tempo, as "plano de contas de vários anos" é um importante critério de projeto não funcional para sistemas GRP.