Leçons apprises : Calcul du coût total de possession [viabilité financière] pour la planification des ressources gouvernementales

Publié le 15 août 2012 en PFM

Doug Hadden, VP Produits

Pourquoi le coût total de possession est-il si important ?

• Les gouvernements mettent en place des logiciels de planification des ressources gouvernementales (GRP) ou de planification des ressources de l'entreprise (ERP) afin d'améliorer la discipline fiscale, l'efficacité du gouvernement et l'optimisation des ressources (V4M).
• Le coût initial d'un logiciel d'entreprise peut ne pas refléter le coût global ou le coût total d'un logiciel d'entreprise. Coût total de possession (Les gouvernements peuvent faire preuve de discipline fiscale en analysant tous les coûts internes et externes d'acquisition et de maintenance des PRG sur plusieurs années. Les gouvernements peuvent faire preuve de discipline fiscale en matière de VFM en analysant tous les coûts d'acquisition et de maintenance des PRV internes et externes sur plusieurs années.
• De nombreux organismes publics ne calculent pas les nombreux coûts internes à long terme nécessaires à l'utilisation, à la gestion et à la maintenance des logiciels GRP pendant de nombreuses années.
• Le CTP est essentiel à la viabilité financière car les gouvernements sont engagés dans une réforme permanente de la gestion des finances publiques (GFP). Le CTP ne doit pas se limiter au maintien d'un "état stable".

Le coût moyen par catégorie pour les logiciels d'entreprise varie d'un analyste à l'autre en fonction de l'exhaustivité des données, de la définition des catégories et de la durée analysée. Néanmoins, les études montrent que le coût le plus élevé est celui de la consultation pour la mise en œuvre.

Pourquoi le coût total de possession est-il un tel problème pour les logiciels d'entreprise ?

• Modéré à coûts de mise en œuvre élevés allant d'un 1:1 dans le secteur privé à 3:1 à 15:1 dans le secteur public, avec des exemples où les services a dépassé de manière significative les autres coûts.
• Coût total de possession (TCO) moyen mesuré à plus de $50.000 par utilisateur dans une étude d'analyste ce qui rend ce coût important pour les budgets gouvernementaux. Les gouvernements sont légalement "guidés par le budget", où un TCO élevé et des dépassements de coûts inattendus peuvent nécessiter des budgets supplémentaires ou l'utilisation de fonds provenant d'autres priorités.
• Coûts d'entretien élevés qui proviennent de la maintenance de codes complexes et la résolution de problèmes, ainsi que les mises à niveau difficiles qui peuvent augmenter le coût total de possession après la mise en œuvre initiale.
• Coûts de mise à niveau élevés augmenter le coût total de possession dans les cas suivants Les mises à niveau de l'ERP sont estimées à ½ de la valeur des droits de licence initiaux et à 20% des coûts de mise en œuvre initiaux. où Les experts préviennent que les entreprises doivent s'attendre à payer jusqu'à trois fois le coût initial du logiciel ERP pour passer à une nouvelle technologie.
• Coûts des risques inattendus Dans une étude, les écarts de mise en œuvre étaient en moyenne de 2 et 4 mois par rapport au calendrier, l'écart moyen pour les projets ERP était de 230% par rapport au calendrier dans une autre étude, et jusqu'à 80% des ERP dépassent les estimations de temps et de budget dans une troisième étude.
• Coûts supplémentaires liés au développement durable pour rétention du personnel et certification. Certaines solutions ERP proposent des cours de formation fonctionnelle et technique coûteux pour certifier le personnel gouvernemental. Les fonctionnaires peuvent tirer parti de cette certification pour rejoindre des entreprises privées. Les gouvernements ont besoin de programmes pour retenir les talents et prévenir cette "fuite des cerveaux".

Quels sont les coûts d'acquisition des logiciels GRP ?

• Interne frais de personnel et honoraires de conseil pour l'analyse des besoins et l'élaboration et la mise à jour d'un appel d'offres. Les coûts d'acquisition comprennent l'engagement d'experts financiers et informatiques tout au long du processus. Les cycles de passation des marchés publics pour les PRG ont tendance à être longs.
• Informatique le matériel, le réseau et la bande passante nécessaire pour l'infrastructure informatique destinée à soutenir le PRG. Cela comprend les sites de reprise après sinistre, le centre d'essai, la fourniture d'une alimentation électrique fiable et les contrats de télécommunications à long terme. Cela comprend également les coûts de personnel pour accepter les livraisons d'équipement.
• Logiciel médiateur les logiciels, y compris les outils de sécurité, de base de données, d'équilibrage des charges, les systèmes d'exploitation et les outils de gestion des systèmes nécessaires pour soutenir la mise en œuvre.
• Le logiciel GRP coûts de licence sont généralement basés sur le nombre d'utilisateurs (nommés ou simultanés) ou sur la taille de l'administration.

Quels sont les coûts de mise en œuvre du PRV ?

• Coûts de gestion du projet y compris des employés dédiés au projet, au bureau de gestion du programme, aux communications et aux réunions.
• Installation, provisionnement et mise en place du logiciel et de l'intergiciel GRP.
• Coûts de personnel interne et coûts de consultants pour articuler la politique actuelle de l'UE en matière d'environnement. les processus d'entreprise, les exigences légales, les formulaires et les rapports exigences.
• Les frais de personnel interne et de consultants pour toute modification des processus actuels requise par le logiciel ou les bonnes pratiques. Il peut s'agir la réingénierie complète des processus d'entreprise et une formation supplémentaire du personnel.
• Coûts de conversion des données y compris l'assurance qualité. Il peut également s'agir analyse de l'exhaustivité des données lorsque des informations qui ne figurent pas dans le système actuel doivent être obtenues auprès d'autres sources.
• Frais de personnel interne et de consultants pour la gestion de l'ancien et du nouveau système. en parallèle.
• Coûts de configuration et d'adaptationL'adaptation du logiciel, généralement réalisée par des consultants externes ou des fournisseurs de logiciels. Il s'agit d'adapter le logiciel de base et l'intégration, les rapports et les formulaires.
• Frais de personnel et de consultants internes pour le pilotage, l'analyse et les tests d'acceptation en suivant des processus d'assurance qualité.
• Technique formation pour les logiciels intermédiaires, les réseaux, les ordinateurs et la gestion des systèmes. Formation fonctionnelle pour les utilisateurs de GRP.
• Développement de tout documentation spéciale ou des guides de l'utilisateur qui décrivent les processus gouvernementaux et la manière dont ils sont exécutés dans le logiciel
• Supplémentaire les phases de mise en œuvre peuvent Il peut s'agir par exemple de l'ajout de modules logiciels supplémentaires, d'un plus grand nombre d'utilisateurs ou de nouvelles entités gouvernementales.

Quels sont les coûts permanents du PRV ?

• Coûts de maintenance pour tous les achats de matériel et de logiciels, y compris l'assistance à la clientèle du fournisseur. Il s'agit généralement d'un contrat annuel.
• Le personnel gouvernemental agissant en tant que soutien de première ligne pour les équipements et les logiciels. Cela comprend également la gestion des cas pour suivre les bogues et les améliorations tout en maintenant la relation avec le fournisseur.
• Système accord des bases de données, des systèmes d'exploitation et des réseaux à mesure que le nombre de transactions augmente.
• Modifications apportées à configuration et personnalisation des rapports ou des formulaires réalisés par le personnel interne ou les consultants.
• Largeur de bande, télécommunications, électricité et location d'espace coûts.
• Nouveau traitement de l'exercice fiscal y compris le report des fonds de l'année précédente effectué par le personnel interne ou les consultants
• Mise à niveau les coûts liés au passage à une version plus récente du logiciel. Cela comprend la gestion des changements pour s'assurer que toute personnalisation effectuée dans la version précédente est ajoutée à la version suivante, les tests et l'acceptation.

Quels sont les coûts cachés du PRV ?

Les coûts totaux évoluent tout au long du cycle de vie de l'utilisation des PRV, lorsque la mise en œuvre de la politique de l'UE en matière d'environnement et de santé est nécessaire.
Les coûts de modernisation sont plus élevés que les coûts annuels supplémentaires en régime permanent. Les coûts annuels supplémentaires peuvent augmenter en raison de la mise à niveau des logiciels, de la modernisation du gouvernement et de coûts inattendus.

• Perte de productivité car les systèmes sont gérés en parallèle et l'employé courbe d'apprentissage.
• Efficacité réduite en ajoutant des "meilleures pratiques" qui complexifient les processus existants.
• Gestion du changement les coûts liés aux nouvelles réglementations gouvernementales et à la formation sur les processus du logiciel.
• Désastre, perte de données, interruption d'activité en raison d'une mise en œuvre tardive ou de défaillances du système, y compris des perturbations au niveau de l'audit et de l'établissement de rapports.
• Frais de voyage et de dépenses pour les conférences et les formations des utilisateurs pour se tenir au courant des modifications apportées aux logiciels.
• Audits de licence lorsque le vendeur exige des paiements supplémentaires
• Les options de maintenance peuvent nécessiter un paiement supplémentaire pour atteindre les objectifs fixés. service pour surmonter les problèmes.
• Compléments inattendus lorsque le portefeuille de produits ne répond pas à l'ensemble des besoins.
• Modifications de l'intergiciel tels que le système d'exploitation ou les bases de données en dehors de la période de mise à niveau du système GRP.

Quels facteurs de TCO sont plus importants dans le secteur public que dans le secteur privé ?

• L'adaptation d'un système financier du secteur privé à une administration publique augmente souvent le travail de personnalisation. pour soutenir les processus juridiques et les normes financières du secteur public. Les logiciels conçus pour le secteur privé ont tendance à nécessiter des coûts de personnalisation initiaux importants.
• Une empreinte technique plus importante Les systèmes ERP nécessitent plusieurs ordinateurs et serveurs d'application et consomment de grandes quantités d'espace disque, ce qui augmente le coût total de possession au-delà du coût initial. La sophistication de l'empreinte technique plus importante nécessite davantage de soutien interne, de meilleurs outils logiciels et des capacités techniques plus élevées.
• Capacité technique réduite dans le service public dans certains pays peut augmenter le coût total de possession. La mise en œuvre et le support de certaines applications ERP requièrent des connaissances techniques importantes, notamment en matière de gestion des systèmes et de réglage des bases de données, ce qui nécessite souvent le recours à des consultants externes sous contrat permanent.
• Diminution de la capacité fonctionnelle comptable du service public dans certains pays, peuvent nécessiter une formation supplémentaire en gestion financière. Certains systèmes sont conçus pour une comptabilité d'exercice plus complexe. D'autres systèmes ont des processus opérationnels complexes qui doivent être suivis par les fonctionnaires.

Les logiciels conçus pour le gouvernement, GRP, ont tendance à avoir un coût total de possession inférieur à celui des logiciels conçus pour le secteur privé, ERP. Sur la base de l'analyse des propositions de TCO clé en main, FreeBalance a été comparé aux fournisseurs d'ERP de niveau 1.

Comment le choix d'un logiciel GRP ou ERP affecte-t-il le coût total de possession ?

• Adaptabilitéla personnalisation du code (y compris le code du logiciel, les appels, les scripts) coûte plus cher que la configuration pour la mise en œuvre et nettement plus pour les mises à jour du logiciel, car le code personnalisé doit être maintenu.
• EmpreinteL'empreinte du matériel et de la bande passante, y compris les services de réplication, peut augmenter de manière significative les coûts d'espace, d'équipement et d'électricité.
• L'effet de levierL'importance du marché gouvernemental pour les fabricants de logiciels est essentielle pour garantir que les mises à jour des produits répondent aux nouveaux besoins, sans quoi les coûts de personnalisation augmentent d'année en année.
• GouvernanceLes projets d'intégration de systèmes : de nombreux projets d'intégration de systèmes créent des structures de gouvernance avec des sociétés d'intégration de systèmes, mais pas avec le fabricant de logiciels. Cela réduit l'engagement à répondre aux besoins du gouvernement au fil du temps.

Qu'est-ce qu'une approche de gestion des risques pour le GRP TCO ?

• Une approche de gestion des risques identifie les facteurs de risque, l'appétit pour le risque et les stratégies d'atténuation des risques. Parmi les facteurs de risque, on peut citer : la capacité organisationnelle, le taux de réussite des fournisseurs, l'étendue de la personnalisation attendue.
• Les facteurs de risque peuvent être utilisés pour calculer le dépassement prévu du budget. Les stratégies d'atténuation des risques entraînent des coûts supplémentaires. Ces deux facteurs peuvent être utilisés pour déterminer le coût total de possession potentiel d'un logiciel.

Quelles sont les bonnes pratiques de TCO in GRP ?

1. Une approche de gestion des risques basée sur l'expérience de l'industrie dans des projets similaires, l'étendue de la personnalisation requise et le niveau d'engagement du fabricant de logiciels sur le marché gouvernemental et envers le client gouvernemental peut être utilisée pour calculer les dépassements de budget attendus. Certains coûts cachés peuvent être estimés. Les structures de gouvernance et l'effet de levier du fabricant de logiciels doivent être pris en compte dans le calcul des risques.
2. Une approche de projet à long terme devrait permettre d'identifier l'augmentation des coûts annuels en fonction du chemin de mise à niveau de la version du fournisseur et des politiques de mise à niveau. Le plan de projet pluriannuel devrait servir de base au budget informatique.
3. L'expérience des gouvernements avec les fournisseurs de logiciels doit être modélisée afin de déterminer les coûts de mise en œuvre et de maintenance attendus.
4. Une approche "clé en main" devrait être utilisée en engageant un fournisseur unique ou un consortium à assumer un calendrier à prix fixe.
5. Les coûts internes doivent être modélisés dans le cadre du calcul du coût total de possession. Il s'agit notamment des coûts prévus pour la formation complémentaire et la certification (les prix des cours sont accessibles au public). (Les prix des cours sont accessibles au public.) La fidélisation et la rotation du personnel doivent être analysées.
6. Les coûts de personnalisation pour la mise en œuvre initiale doivent être utilisés comme point d'ancrage pour calculer les futures mises à jour du logiciel et les changements de personnalisation. Il convient d'utiliser les chiffres de l'industrie concernant la durée moyenne des mises à niveau.