Lições aprendidas: Cálculo do Custo Total de Propriedade [Sustentabilidade Financeira] para o Planejamento de Recursos Governamentais

Posted on 15 de agosto de 2012 em PFM

Doug Hadden, VP de Produtos

Por que o custo total de propriedade (TCO) é tão importante?

• Os governos implementam o software de Planejamento de Recursos Governamentais (GRP) ou de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) para melhorar a disciplina fiscal, a eficiência do governo e o Value for Money (V4M).
• O custo inicial de um software corporativo pode não refletir o custo total ou o custo de uma solução. Custo total de propriedade (TCO) experimentados pelas organizações governamentais. Os governos podem demonstrar disciplina fiscal de VFM analisando todos os custos internos e externos de aquisição e manutenção de GRP em vários anos.
• Muitas organizações governamentais não calculam muitos custos internos de longo prazo necessários para usar, gerenciar e manter o software GRP por muitos anos.
• A TCO é fundamental para a sustentabilidade financeira porque os governos estão envolvidos em uma reforma contínua da Gestão das Finanças Públicas (GFP). A TCO deve considerar mais do que a manutenção de um "estado estável".

O custo médio por categoria de software corporativo difere entre os analistas, dependendo da integridade dos dados, das definições de categoria e da duração analisada. No entanto, os estudos mostram que a consultoria para implementação tende a ser o custo mais alto.

Por que o TCO é um problema tão grande no software empresarial?

• Moderado a altos custos de implementação variando de um 1:1 no setor privado para 3:1 a 15:1 no setor público, com exemplos em que os serviços excedeu significativamente outros custos.
• TCO médio medido em mais de $50.000 por usuário em um estudo de analistas tornando esse custo relevante para os orçamentos governamentais. Os governos são legalmente "orientados pelo orçamento", em que o alto TCO e os excessos de custos inesperados podem exigir orçamentos suplementares ou a extração de fundos de outras prioridades.
• Altos custos de manutenção que se originam de manutenção de códigos complexos e solução de problemas, além de atualizações difíceis que podem aumentar o TCO após a implementação inicial.
• Altos custos de atualização aumentar o TCO onde Estima-se que as atualizações de ERP sejam ½ do valor da taxa de licença original e 20% dos custos de implementação originais onde Os especialistas alertam que as organizações devem esperar pagar até três vezes o custo original do software ERP para atualizar para a nova tecnologia
• Custos de risco inesperados em um estudo, houve uma variação média de implementação de 2 e 4 meses em relação ao cronograma, A variação média dos projetos de ERP foi de 230% do cronograma em outro estudo, e até 80% de ERP excedem as estimativas de tempo e orçamento em um terceiro estudo.
• Custos adicionais de sustentabilidade para retenção de pessoal e certificação. Algumas soluções de ERP têm cursos caros de treinamento funcional e técnico para certificar a equipe do governo. Os funcionários do governo podem aproveitar essa certificação para ingressar em empresas privadas. Os governos precisam de programas para reter talentos e evitar essa "fuga de cérebros".

Quais são os custos de aquisição do software GRP?

• Interno Custos com pessoal e honorários de consultoria para análise de necessidades e desenvolvimento e manutenção de uma solicitação de proposta. Os custos de aquisição incluem o envolvimento de especialistas financeiros e de TI em todo o processo. Os ciclos de aquisição do governo para GRP tendem a ser longos.
• Computação hardware, rede e largura de banda necessária para a infraestrutura de computação para dar suporte ao GRP. Isso inclui locais de recuperação de desastres, centro de testes, fornecimento de energia confiável e contratos de telecomunicações de longo prazo. Isso também inclui os custos de pessoal para aceitar remessas de equipamentos.
• Middleware software, incluindo segurança, banco de dados, balanceamento de carga, sistemas operacionais e ferramentas de gerenciamento de sistemas necessários para dar suporte à implementação.
• O software GRP custos de licença são normalmente baseados no número de usuários (nomeados ou simultâneos) ou no tamanho do governo.

Quais são os custos de implementação do GRP?

• Custos de gerenciamento de projetos incluindo funcionários dedicados ao projeto, escritório de gerenciamento de programas, comunicações e reuniões.
• Instalação, provisionamento e configuração do software e do middleware do GRP.
• Custos com pessoal interno e custos com consultores para articular o atual processos de negócios, requisitos legais, formulários e relatórios Requisitos.
• Custos de pessoal interno e custos de consultoria para quaisquer mudanças nos processos atuais exigidas pelo software ou pelas boas práticas. Isso pode incluir reengenharia abrangente de processos de negócios e treinamento adicional da equipe.
• Custos de conversão de dados incluindo a garantia de qualidade. Isso também pode incluir análise da integridade dos dados onde as informações que não estão no sistema atual precisam ser descobertas de outras fontes.
• Custos com pessoal interno e custos com consultores para gerenciar os antigos e os novos sistemas em paralelo.
• Custos de configuração e personalizaçãoO processo de adaptação de software, normalmente realizado por consultores externos ou fornecedores de software. Isso abrange a adaptação do software principal e a integração, relatórios e formulários.
• Custos internos com pessoal e consultores para Testes piloto, de análise e de aceitação seguindo os processos de garantia de qualidade.
• Técnico treinamento para middleware, redes, computadores e gerenciamento de sistemas. Treinamento funcional para usuários do GRP.
• Desenvolvimento de qualquer documentação especial ou guias do usuário que descrevem os processos governamentais e como eles são realizados no software
• Adicional As fases de implementação podem como a inclusão de módulos adicionais de software, mais usuários ou novas entidades governamentais.

Quais são os custos contínuos do GRP?

• Custos de manutenção para todas as compras de hardware e software, o que inclui o suporte ao cliente do fornecedor. Este é normalmente um contrato anual.
• Pessoal do governo atuando como suporte de primeira linha para equipamentos e software. Isto também inclui o gerenciamento de casos para rastrear bugs e melhorias, mantendo o relacionamento com o fornecedor.
• Sistema afinação de bancos de dados, sistemas operacionais e redes à medida que o número de transações aumenta.
• Mudanças em configuração e personalização de relatórios ou formulários realizados por pessoal interno ou consultores.
• Largura de banda, telecomunicação, eletricidade e aluguel/aluguel/espaço custos.
• Novo processamento do ano fiscal incluindo a transferência de fundos do ano anterior realizada por pessoal interno ou consultores
• Atualização custos associados à mudança para versões mais recentes do software. Isto inclui o gerenciamento de mudanças para garantir que qualquer personalização realizada na versão anterior seja adicionada à próxima, testes e aceitação.

Quais são os custos ocultos do PRFV?

Os custos totais mudam ao longo do ciclo de vida do uso do GRP, onde são implementados
Os custos de mentação são mais altos do que o estado estável anual adicional. Os custos adicionais por ano podem aumentar devido a atualizações de software, modernização do governo e custos inesperados.

• Perda de produtividade como os sistemas são executados em paralelo e o funcionário curva de aprendizagem.
• Redução da eficiência acrescentando as chamadas "melhores práticas", que acrescentam complexidade aos processos existentes.
• Gerenciamento de mudanças custos para novas regulamentações governamentais e treinamento em processos dentro do software.
• Desastre, perda de dados, interrupção dos negócios através de implementação tardia ou falhas no sistema, incluindo auditorias e relatórios de interrupção.
• Taxas de viagem e despesas de conferência de usuários e treinamento para se manter atualizado sobre as mudanças de software.
• Auditorias de licença onde o fornecedor exige pagamentos adicionais
• As opções de manutenção podem exigir pagamento adicional para alcançar o necessário serviço para superar problemas.
• Acréscimos inesperados quando o portfólio de produtos não atende a todas as exigências.
• Mudanças no middleware tais como sistema operacional ou bancos de dados fora do período de atualização do sistema GRP.

Quais fatores de TCO são mais importantes no governo do que no setor privado?

• A adaptação de um sistema financeiro do setor privado para o governo geralmente aumenta o trabalho de personalização para dar suporte a processos legais e padrões financeiros do setor público. O software desenvolvido para o setor privado tende a exigir custos iniciais significativos de personalização.
• Maior área de cobertura técnica O uso de sistemas ERP significa exigir vários computadores e servidores de aplicativos e consumir grandes quantidades de espaço em disco, o que aumenta o TCO além do custo inicial. A sofisticação da maior pegada técnica exige mais suporte interno, melhores ferramentas de software e maior capacidade técnica.
• Menor capacidade técnica no serviço público em alguns países pode aumentar o TCO. Alguns aplicativos de ERP exigem conhecimento técnico significativo para implementação e suporte, incluindo gerenciamento de sistemas e ajuste de banco de dados, muitas vezes exigindo consultores externos contratados permanentemente.
• Menor capacidade funcional contábil do serviço público em alguns países podem exigir treinamento adicional em gestão financeira. Alguns sistemas são projetados para uma contabilidade de acumulação mais complexa. Outros sistemas têm processos comerciais complexos que devem ser seguidos pelos funcionários públicos.

O software desenvolvido para o governo, GRP, tende a ter um TCO mais baixo do que o software desenvolvido para o setor privado, ERP. Com base na análise de propostas de TCO prontas para uso, a FreeBalance foi comparada aos fornecedores de ERP de nível 1.

Como a escolha do software GRP ou ERP afeta o TCO?

• AdaptabilidadeA personalização do código (incluindo código de software, chamadas, scripts) custa mais do que a configuração para implementação e significativamente mais para atualizações de software, pois o código personalizado precisa ser mantido.
• Pegada ecológicaO custo de hardware e largura de banda, incluindo serviços de replicação, pode aumentar significativamente os custos de espaço, equipamentos e eletricidade.
• AlavancagemA importância do mercado governamental para o fabricante de software é fundamental para garantir que as atualizações de produtos atendam às necessidades emergentes, caso contrário, os custos de personalização aumentarão ano após ano.
• GovernançaMuitos projetos de GRP criam estruturas de governança com empresas de integração de sistemas, mas não com o fabricante do software. Isso reduz o compromisso de atender às necessidades do governo ao longo do tempo.

O que é uma abordagem de gerenciamento de riscos para o GRP TCO?

• Uma abordagem de gerenciamento de riscos identifica os fatores de risco, o apetite por riscos e as estratégias de mitigação de riscos. Exemplos de fatores de risco incluem: capacidade organizacional, índice de sucesso do fornecedor, extensão da personalização esperada.
• Os fatores de risco podem ser usados para calcular um excesso de orçamento esperado. As estratégias de mitigação de riscos adicionam custos. Ambos os fatores podem ser usados para determinar o TCO potencial de qualquer aquisição de software.

Quais são algumas das boas práticas de TCO em GRP?

1. Uma abordagem de gerenciamento de riscos baseada na experiência do setor em projetos semelhantes, na extensão da personalização necessária e no nível de comprometimento do fabricante do software com o mercado governamental e com o cliente governamental pode ser usada para calcular os excedentes orçamentários esperados. Alguns custos ocultos podem ser estimados. As estruturas de governança e a alavancagem com o fabricante do software devem ser incluídas no cálculo do risco.
2. Uma abordagem de projeto de longo prazo deve identificar o aumento dos custos anuais pelo caminho de atualização da versão do fornecedor e pelas políticas de atualização. O plano de projeto de vários anos deve servir de entrada para o orçamento de TI.
3. A experiência do governo com fornecedores de software deve ser modelada para determinar os custos esperados de implementação e manutenção.
4. Deve-se usar uma abordagem "turnkey", comprometendo um único fornecedor ou consórcio a assumir um cronograma de preço fixo.
5. Os custos internos devem ser modelados como parte do cálculo do TCO. Isso inclui os custos esperados para treinamento e certificação adicionais. (Os preços dos cursos estão disponíveis publicamente.) A retenção e a rotatividade de funcionários devem ser analisadas.
6. Os custos de personalização para a implementação inicial devem ser usados como uma âncora para calcular futuras atualizações de software e mudanças de personalização. Devem ser usados os números do setor para a duração média dos upgrades.