Geleerde lessen: Berekening van de totale kosten van eigendom [financiële duurzaamheid] voor de planning van overheidsmiddelen

Geplaatst op 15 augustus 2012 in PFM

Doug Hadden, VP Producten

Waarom is Total Cost of Ownership (TCO) zo belangrijk?

• Overheden implementeren software voor Government Resource Planning (GRP) of Enterprise Resource Planning (ERP) om de fiscale discipline en de efficiëntie van de overheid te verbeteren en de Value for Money (V4M) te vergroten.
• De initiële kosten voor bedrijfssoftware weerspiegelen mogelijk niet de totale kosten of Totale kosten van eigendom (TCO) die overheidsorganisaties ervaren. Overheden kunnen budgettaire VFM-discipline tonen door alle interne en externe aanschaf- en onderhoudskosten van GRP over meerdere jaren te analyseren.
• Veel overheidsorganisaties berekenen niet de vele interne langetermijnkosten die nodig zijn om GRP-software jarenlang te gebruiken, te beheren en te onderhouden.
• TCO is van cruciaal belang voor financiële duurzaamheid omdat regeringen bezig zijn met een voortdurende hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën. TCO moet meer omvatten dan het handhaven van een "stabiele situatie".

De gemiddelde kosten per categorie voor bedrijfssoftware verschillen tussen analisten, afhankelijk van de volledigheid van de gegevens, de definities van de categorieën en de geanalyseerde duur. Niettemin tonen studies aan dat consulting voor implementatie de hoogste kosten met zich meebrengt.

Waarom is TCO zo'n probleem in bedrijfssoftware?

• Matig tot hoge implementatiekosten variërend van een 1:1 verhouding in de particuliere sector tot 3:1 tot 15:1 in de publieke sector met voorbeelden waar diensten aanzienlijk hoger dan andere kosten.
• Gemiddelde TCO gemeten op meer dan $50.000 per gebruiker in een onderzoek van een analist waardoor deze kosten belangrijk worden voor overheidsbudgetten. Overheden zijn wettelijk "budget-gedreven" waar hoge TCO en onverwachte kostenoverschrijdingen aanvullende budgetten kunnen vereisen of middelen kunnen onttrekken aan andere prioriteiten.
• Hoge onderhoudskosten die afkomstig zijn van het onderhouden van complexe code en het oplossen van problemen, en moeilijke upgrades die de TCO kunnen verhogen na de eerste implementatie.
• Hoge upgradekosten de TCO verhogen waar ERP-upgrades worden geschat op ½ van de waarde van de oorspronkelijke licentiekosten en 20% van de oorspronkelijke implementatiekosten. waarbij Experts waarschuwen dat organisaties moeten verwachten tot 3 keer de oorspronkelijke ERP-softwarekosten te betalen om te upgraden naar nieuwe technologie.
• Onverwachte risicokosten waren gemiddelde implementatieverschillen van 2 en 4 maanden ten opzichte van het schema in één onderzoek, gemiddelde variantie voor ERP-projecten was 230% van de planning In een ander onderzoek overschreed tot 80% van ERP de tijd- en budgetramingen in een derde onderzoek.
• Extra duurzaamheidskosten voor personeelsbehoud en certificering. Sommige ERP-oplossingen hebben dure functionele en technische trainingen om overheidspersoneel te certificeren. Overheidsmedewerkers kunnen deze certificering gebruiken om bij particuliere bedrijven te gaan werken. Overheden hebben programma's nodig om talent te behouden en deze "brain drain" te voorkomen.

Wat zijn de aanschafkosten voor GRP-software?

• Intern personeelskosten en advieskosten voor behoeftenanalyse en de ontwikkeling en handhaving van een verzoek om voorstel. Aanbestedingskosten, inclusief het inschakelen van financiële en IT-deskundigen gedurende het hele proces. De aanbestedingscycli van de overheid voor GRP zijn doorgaans lang.
• Computer hardware, netwerken en vereiste bandbreedte voor de computerinfrastructuur ter ondersteuning van het GRP. Dit omvat uitwijklocaties, een testcentrum, de levering van betrouwbare stroom en langlopende telecommunicatiecontracten. Dit omvat ook de personeelskosten om zendingen van apparatuur in ontvangst te nemen.
• Middleware software, waaronder beveiliging, database, load-balancing, besturingssystemen en systeembeheerinstrumenten die nodig zijn ter ondersteuning van de implementatie.
• De GRP-software licentiekosten zijn doorgaans gebaseerd op het aantal (genoemde of gelijktijdige) gebruikers of de omvang van de overheid.

Wat zijn de GRP implementatiekosten?

• Kosten voor projectbeheer inclusief toegewijde medewerkers voor het project, het programmabeheersbureau, communicatie en vergaderingen.
• Installatie, bevoorrading en instelling van de GRP-software en de middleware.
• Interne personeelskosten en kosten van consultants om de huidige bedrijfsprocessen, wettelijke vereisten, formulieren en rapporten vereisten.
• Interne personeelskosten en consultantkosten voor eventuele wijzigingen in de huidige processen die vereist zijn door de software of goede praktijken. Dit kan het volgende omvatten uitgebreide re-engineering van bedrijfsprocessen en aanvullende personeelsopleiding.
• Kosten van gegevensconversie met inbegrip van kwaliteitsborging. Dit kan ook inhouden analyse van de volledigheid van de gegevens waar informatie die niet in het huidige systeem zit, uit andere bronnen moet worden gehaald.
• Interne personeelskosten en consultantkosten om oud en nieuw te beheren systemen in parallel.
• Configuratie- en aanpassingskostenDit gebeurt meestal door externe consultants of softwareleveranciers. Dit omvat aanpassing van de kernsoftware en integratie, rapporten en formulieren.
• Interne personeels- en consultantkosten voor testen, analyseren en acceptatietesten volgens kwaliteitsborgingsprocessen.
• Technisch training voor middleware, netwerken, computers en systeembeheer. Functionele training voor GRP gebruikers.
• Ontwikkeling van een speciale documentatie of gebruikershandleidingen die de overheidsprocessen beschrijven en hoe deze binnen de software worden uitgevoerd
• Extra uitvoeringsfasen kunnen plaatsvinden, zoals het toevoegen van extra softwaremodules, meer gebruikers of nieuwe overheidsinstanties.

Wat zijn de lopende kosten voor GRP?

• Onderhoudskosten voor alle aankopen van hardware en software, inclusief klantenondersteuning door de leverancier. Dit is meestal een jaarlijks contract.
• Overheidspersoneel dat optreedt als eerstelijnsondersteuning voor apparatuur en software. Dit omvat ook case management om bugs en verbeteringen op te sporen en tegelijkertijd de relatie met de leverancier te onderhouden.
• Systeem afstemming van databases, besturingssystemen en netwerken naarmate het aantal transacties toeneemt.
• Wijzigingen in configuratie en aanpassing van verslagen of formulieren die door intern personeel of consultants zijn opgesteld.
• Bandbreedte, telecommunicatie, elektriciteit en huur/huur/ruimte kosten.
• Nieuw boekjaar verwerking met inbegrip van de overdracht van middelen van vorig jaar, uitgevoerd door intern personeel of consultants
• Upgrade kosten in verband met de overgang naar nieuwere softwareversies. Dit omvat wijzigingsbeheer om ervoor te zorgen dat alle aanpassingen die in de vorige versie zijn uitgevoerd, worden toegevoegd aan de volgende versie, testen en acceptatie.

Wat zijn de verborgen kosten in GVK?

De totale kosten veranderen gedurende de levenscyclus van het gebruik van GVK waar implementatie
mentatiekosten hoger zijn dan die van een extra jaar steady state. De extra kosten per jaar kunnen oplopen door software-upgrades, modernisering van de overheid en onverwachte kosten.

• Verloren productiviteit aangezien de systemen parallel lopen en de werknemer leercurve.
• Verminderde efficiëntie door zogenaamde "best-practices" toe te voegen die de bestaande processen complexer maken.
• Beheer van veranderingen kosten voor nieuwe overheidsvoorschriften en opleiding voor processen binnen de software.
• Ramp, verloren gegevens, bedrijfsonderbreking door late implementatie of systeemfouten, met inbegrip van verstoring van audits en verslaglegging.
• Reis- en onkostenvergoedingen voor gebruikersconferenties en opleidingen om op de hoogte te blijven van softwareveranderingen.
• Licentiecontroles wanneer de verkoper aanvullende betalingen eist
• Onderhoudsopties kunnen extra betaling vereisen om de noodzakelijke service om problemen te overwinnen.
• Onverwachte toevoegingen wanneer het productassortiment niet aan alle eisen voldoet.
• Veranderingen in de middleware zoals besturingssysteem of databases buiten de upgradeperiode van het GRP-systeem.

Welke TCO-factoren zijn belangrijker bij de overheid dan in de privésector?

• Een financieel systeem uit de privésector aanpassen voor de overheid vergroot vaak het maatwerk om juridische processen en financiële standaarden voor de publieke sector te ondersteunen. Software die is ontworpen voor de privésector vereist vaak aanzienlijke aanpassingskosten vooraf.
• Grotere technische voetafdruk van ERP-systemen betekent dat er meerdere computers en applicatieservers nodig zijn en dat er grote hoeveelheden schijfruimte worden verbruikt, waardoor de TCO hoger uitvalt dan de initiële kosten. De complexiteit van de grotere technische voetafdruk vereist meer interne ondersteuning, betere softwaretools en een hogere technische capaciteit.
• Lagere technische capaciteit in de openbare dienst in sommige landen kan de TCO verhogen. Sommige ERP-toepassingen vereisen aanzienlijke technische kennis om te implementeren en te ondersteunen, inclusief systeembeheer en database tuning.
• Lagere boekhoudkundige functionele capaciteit van de overheidsdienst in sommige landen kan extra training in financieel management nodig zijn. Sommige systemen zijn ontworpen voor complexere boekhouding op transactiebasis. Andere systemen hebben complexe bedrijfsprocessen die moeten worden gevolgd door ambtenaren.

Software die is ontworpen voor de overheid, GRP, heeft meestal een lagere TCO dan software die is ontworpen voor de private sector, ERP. Gebaseerd op een analyse van turnkey TCO-voorstellen, vergeleek FreeBalance met Tier 1 ERP-leveranciers.

Welke invloed heeft de keuze voor GRP- of ERP-software op de TCO?

• Aanpassingsvermogen: aanpassing van de code (inclusief softwarecode, call-outs, scripting) kost meer dan configuratie voor implementatie en aanzienlijk meer voor software-upgrades omdat aangepaste code moet worden onderhouden.
• Footprint: hardware en bandbreedte, waaronder replicatiediensten, kunnen de kosten voor ruimte, apparatuur en elektriciteit aanzienlijk verhogen.
• HefboomHet belang van de overheidsmarkt voor de softwarefabrikant is cruciaal om ervoor te zorgen dat productupgrades voldoen aan nieuwe behoeften, anders stijgen de aanpassingskosten jaar na jaar.
• Bestuur: veel GRP projecten creëren governance structuren met Systems Integration bedrijven maar niet met de softwarefabrikant. Dit vermindert de toewijding om na verloop van tijd aan de behoeften van de overheid te voldoen.

Wat is een risicobeheerbenadering van GVK TCO?

• Een risicomanagementbenadering identificeert risicofactoren, risicobereidheid en risicobeperkende strategieën. Voorbeelden van risicofactoren zijn: organisatorische capaciteit, succesratio van leveranciers, mate van verwachte aanpassing.
• Risicofactoren kunnen worden gebruikt om een verwachte budgetoverschrijding te berekenen. Risicobeperkende strategieën brengen kosten met zich mee. Beide factoren kunnen worden gebruikt bij het bepalen van de potentiële TCO voor een software-aankoop.

Wat zijn enkele TCO in GRP Good Practices?

1. Een risicomanagementbenadering gebaseerd op branche-ervaring in soortgelijke projecten, de mate van vereist maatwerk en de mate van betrokkenheid van de softwarefabrikant bij de overheidsmarkt en de overheidsklant kan worden gebruikt om verwachte budgetoverschrijdingen te berekenen. Sommige verborgen kosten kunnen worden ingeschat. Governancestructuren en de hefboomwerking met de softwarefabrikant moeten worden meegenomen in de risicoberekening.
2. Een lange-termijn projectaanpak moet verhoogde kosten per jaar identificeren per leverancierversie upgrade pad en upgrade beleid. Het meerjarige projectplan moet dienen als input voor het IT-budget.
3. Ervaringen van de overheid met softwareleveranciers moeten worden gemodelleerd om de verwachte implementatie- en onderhoudskosten te bepalen.
4. Een "kant-en-klare" benadering moet worden gebruikt door één leverancier of consortium te belasten met een schema met vaste prijzen.
5. De interne kosten moeten worden gemodelleerd als onderdeel van de TCO-berekening. Dit omvat de verwachte kosten voor aanvullende training en certificering. (Prijzen voor cursussen zijn openbaar beschikbaar.) Het behoud en verloop van werknemers moet worden geanalyseerd.
6. De aanpassingskosten voor de eerste implementatie moeten worden gebruikt als anker om toekomstige software-upgrades en aanpassingen te berekenen. Industriecijfers voor de gemiddelde duur van upgrades moeten worden gebruikt.