As compras públicas são o principal motor das operações governamentais. Globalmente, os governos gastam $13 trilhões por ano em contratos de compras públicas. Para cada $3 de gastos públicos, $1 vai para empreiteiras privadas encarregadas de implementar projetos governamentais. Os contratos públicos podem ser responsáveis por cerca de 13% a 15% do PIB. Isso significa que um bom processo de compras públicas está no centro do bom funcionamento de uma sistema de gestão financeira pública.
As compras governamentais abrangem todas as atividades relacionadas à aquisição de bens, serviços e obras pelo governo. Um bom sistema de compras públicas garante que as necessidades dos usuários finais sejam atendidas e, ao mesmo tempo, maximiza a relação custo-benefício para os contribuintes. Da mesma forma, devido ao volume de financiamento envolvido, sistemas de compras governamentais deve seguir legislação e regulamentos específicos que garantam a transparência e a responsabilidade. Um sistema de compras públicas mal administrado pode afetar negativamente as operações do governo e prejudicar o crescimento econômico.
Diferentemente do setor privado, os orçamentos do governo estão sujeitos às leis do país e são gerenciados por meio da contabilidade de compromissos. As compras governamentais representam um risco de corrupção mas, ao mesmo tempo, também é um dos principais contribuintes para a gestão eficaz do investimento público.
O que é o Electronic Government Procurement?
Compras eletrônicas, ou eProcurementA tecnologia da informação, no governo, refere-se ao uso da tecnologia da informação (TI) em compras públicas. Alguns governos inicialmente usam a TI para uma ou mais etapas de aquisição antes de uma implementação completa. Com o tempo, as reformas do eProcurement do governo geralmente se expandem para uma cobertura completa.
O objetivo de usar compras eletrônicas do governo é aumentar a eficiência do processo de aquisição por meio da redução dos processos manuais. Isso pode potencialmente economizar o dinheiro dos contribuintes ao reduzir os erros que poderiam levar a atrasos e falhas nas aquisições.
Componentes de um sistema de eProcurement do governo
Embora as estruturas legais de aquisição variem de acordo com o país, todos os sistemas de eProcurement do governo compartilham algumas funções básicas comuns e têm módulos vinculados, simplificando o gerenciamento do processo.
As funções a seguir correspondem aos vários estágios do processo de eProcurement do governo:
- Registro: O sistema deve fornecer um meio seguro de acesso para o pessoal do governo envolvido no processo de aquisição.
- Planejamento de compras: A maioria das estruturas legais exige a preparação de um plano anual de aquisições. Esse plano é geralmente publicado em domínio público. Um sistema de compras eletrônicas do governo facilita a preparação e a publicação do plano de compras e o vincula a outros módulos relevantes do sistema.
- Publicação e notificação: Os usuários das entidades compradoras publicam oportunidades de licitação por meio do sistema. Da mesma forma, os licitantes em potencial acessam os documentos de licitação por meio do portal de compras vinculado ao sistema de compras eletrônicas do governo.
- Busca de oportunidades de licitação: A correspondência eficiente entre as necessidades do governo e o que pode ser fornecido pelo setor privado é fundamental nas compras públicas. Um portal da Web adequadamente indexado, pesquisável e fácil de usar aumenta a probabilidade de muitos contratados em potencial encontrarem as oportunidades certas de aquisição.
- Licitação: Um bom módulo de licitação eletrônica permite que as entidades compradoras e os possíveis licitantes esclareçam os detalhes da licitação, preparem suas propostas e carreguem com segurança os documentos necessários no sistema.
- Avaliação e prêmio: Esse módulo permite que as entidades compradoras abram, descriptografem e avaliem as propostas, além de conceder contratos aos licitantes vencedores.
Como um sistema de compras eletrônicas do governo melhora as compras públicas?
Como o sistema está integrado ao sistema de sistema de gerenciamento financeiro (IFMIS), sua interoperabilidade fortalece os controles internos, promove a transparência e reduz a possibilidade de erros. Além disso, o sistema oferece o seguinte:
- Estatutos que determinam as regras de aquisição, como modalidades e período de tempo em que as propostas devem estar disponíveis para os fornecedores, são automatizadas com base no plano de aquisição
- Licitações são criados automaticamente com base em regras e são postados nos sites de eProcurement pelo período de tempo adequado
- Contratos e os pedidos de compra são criados automaticamente com base em propostas e estão em conformidade com as normas de aquisição
- Fornecedores são verificados para garantir a conformidade fiscal
- Processos de aquisição refletem automaticamente os estatutos.
- Commodity as compras são automaticamente rastreadas e colocadas no inventário.
- Inventário as tendências são monitoradas e podem ser usadas para informar os planos de aquisição.
- Ativos fixos são colocados automaticamente em registros, as despesas em relação aos ativos são rastreadas e a depreciação dos ativos é calculada automaticamente.
- Os ativos fixos são atribuídos automaticamente aos funcionários públicos.
- Registros de ativos pode ser usado para informar os planos de aquisição de substitutos.
Por que a interoperabilidade é importante?
A interoperabilidade entre o sistema de compras eletrônicas do governo e o IFMIS significa que a integração é automatizada, sem a necessidade de nenhum processo de interface manual. O potencial para práticas corruptas é, portanto, reduzido. Por meio da integração de metadados, como o Plano de contasOs aplicativos financeiros compartilham informações como: fornecedores, catálogos e organogramas entre aplicativos financeiros que, por sua vez, compartilham controles como controles de compromisso e segregação de funções.
A integração do eProcurement do governo e do IFMIS apoia a planejamento orçamentário processo vinculando o seguinte:
- Plano de aquisição para o orçamento: As alocações orçamentárias podem ser reservadas como compromissos flexíveis em antecipação à próxima aquisição.
- Concessão de contratos a pedidos de compra: Os fundos para as obrigações são reservados após a conclusão do ciclo de compras.
- Gerenciamento de contratos até o pagamento: Recebimentos de mercadorias, comprovantes de despesas e pagamentos de acordo com os requisitos do contrato.
- Contratos plurianuais para orçamento de médio prazo: Processos de fim de ano para transferir orçamentos com base em regras, incluindo o suporte a compromissos de vários anos.
- Catálogo de fornecedores para cálculo de custos do orçamento: Os catálogos de fornecedores no sistema de eProcurement podem ser usados para criar geradores de custos.
Um sistema integrado de eProcurement ajuda os governos a contabilidade de compromisso e controles internos de várias maneiras:
- As unidades de compras só podem fazer compras quando tiverem o orçamento para isso
- A segregação garante que as mercadorias adequadas sejam recebidas adequadamente de fornecedores certificados
- Somente as mercadorias recebidas serão contabilizadas
- As informações do fornecedor, incluindo catálogos e acordos-quadro, serão usadas automaticamente para obter preços mais baixos
O mais importante é que os processos de compromissos, descompromissos, obrigações e desobrigações são totalmente automatizados.
Gerenciamento do desempenho do eProcurement
Vinculação do eProcurement ao IFMIS também ajuda no gerenciamento do desempenho. As informações sobre aquisições, como a variação entre o orçamento e o preço do contrato, fornecem uma dimensão de custo-benefício aos relatórios de desempenho. Os relatórios de status de aquisições também fornecem contexto para os produtos e resultados do orçamento. Da mesma forma, a automação do gerenciamento de contratos, como o rastreamento de marcos, melhora o gerenciamento da execução do orçamento.
A interoperabilidade também melhora a auditoria ao permitir auditorias informadas sobre os riscos. Os auditores podem economizar tempo e energia ao se concentrarem em itens de alto valor. Da mesma forma, um sistema interoperável de eProcurement do governo permite que os auditores rastreiem facilmente as transações entre os sistemas. Um sistema integrado também pode evitar pagamentos problemáticos relacionados a possíveis fornecedores que não estejam em conformidade.
O FreeBalance Accountability Suite™ é um planejamento de recursos governamentais (GRP) que suporta a integração do ciclo de aquisições com o orçamento. Por meio de um projeto unificado, o GRP oferece suporte à integração perfeita do processo de aquisição de um governo com seu ciclo de gerenciamento financeiro, fazendo com que o FreeBalance solução interoperável superior a muitos sistemas de aquisição comerciais de prateleira e autônomos.