De toekomst van IFMIS, of Government Resource Planning (GRP), kwam aan bod op de Inter-Amerikaanse Ontwikkelingsbank werkplaats, De geavanceerde informatietechnologie voor het beheer van de overheidsfinanciën in december. Presentatoren, zoals ikzelf, moesten 7 vragen beantwoorden. Er was niet veel tijd om in detail te treden, dus hier is een uitgebreid antwoord. Hoewel de workshop gericht was op Latijns-Amerika en het Caribisch gebied, kunnen regeringen wereldwijd hieruit lessen trekken. We moeten ons allemaal zorgen maken over de gebrek aan vooruitgang met GRP in de regio.
De vragen hadden betrekking op GRP-capaciteiten, IT-toekomst en overheidsprestaties.
Nieuwe en toekomstige IFMIS-mogelijkheden
Welke nieuwe functionele en technologische opties kunnen worden onderzocht en welke impact kunnen ontwikkelaars verwachten bij de ontwikkeling van geïntegreerde IFMIS die worden ondersteund door verschillende informatiesystemen/platforms die moeten kunnen voldoen aan de specifieke eisen van elk kernproces (begroting, boekhouding, kasbeheer en schuldenbeheer) terwijl ze een gemeenschappelijke financiële informatiestructuur delen?
- Unified: Overstappen van zogenaamde "geïntegreerde" suites waar functies zoals budget, boekhouding en treasury kunnen werken met inconsistente metadata naar verenigde ontwerpen waarbij functies, besturingselementen en metadata in alle toepassingen worden ondersteund. Dit betekent dat commerciële functionaliteit in toepassingen zoals de kan worden hergebruikt in alle toepassingen, inclusief toepassingen die op maat zijn ontwikkeld op objectgeoriënteerde platforms. (Dit is de benadering van de FreeBalance Verantwoordingsplatform.) Overheden die op maat ontwikkelde systemen nodig hebben, zullen merken dat hybride benaderingen van het gebruik van commerciële overheidsspecifieke platforms kosten-, vertragings- en wendbaarheidsproblemen overwinnen die zich voordoen wanneer alleen technische platforms worden gebruikt.
- Budgetbewust: Integratie van begrotingscontroles in alle financiële subsystemen. De traditionele silo-benadering van het aanschaffen van afzonderlijke systemen voor salarisadministratie, inkoop, activa en schulden heeft geleid tot achterstallige betalingen bij de overheid en een gebrek aan naleving van controles. Overheden overschrijden vaak budgetten wanneer controles niet geïntegreerd zijn en applicaties niet budgetbewust zijn.
- Verschillende platforms: Het gebruik van verschillende technische platforms en programmeertalen heeft geleid tot geïsoleerde implementaties van financiële subsystemen in Latijns-Amerika. Deze systemen hebben vaak verschillende metadata waardoor integratie niet eenvoudig is. Veel van deze platforms maken gebruik van legacy-technologie. Er is dus geen elegante manier om deze verschillende platforms te gebruiken om tot een uniform ontwerp te komen. Voor tools voor metadatabeheer zal kerncode moeten worden gewijzigd in op maat ontwikkelde financiële systemen en subsystemen. Er is een risicobenadering nodig om te bepalen welke applicaties vervangen moeten worden, welke achteraf aangepast kunnen worden en welke stand-alone kunnen werken. Om dit te bepalen is een platformbenadering nodig.
Hoe kan de flexibiliteit van het IFMIS worden vergroot en de ontwikkeling/integratie van nieuwe technologieën worden versneld, rekening houdend met de reeds gedane investeringen?
- Nul-budgettering: De kosten om legacy-technologie te ondersteunen kunnen hoger zijn dan de vervangingskosten. De "reeds gedane investering" kan dus de verkeerde manier zijn om naar flexibiliteit te kijken. De belangrijkste managementoefening is het vergelijken van de kosten om hervorming en modernisering van het beheer van de overheidsfinanciën te realiseren met de huidige systemen versus modernere systemen.
- Flexibiliteit en progressieve activering: Er is geen gebrek aan flexibiliteit in op maat ontwikkelde financiële systemen of ERP. Het probleem is het "gemak van verandering". Code aanpassenIn plaats van configuratie is configuratie de boosdoener. Flexibiliteit om functies aan te passen vereist een configuratieaanpak.
- Nieuwe technologieën ondersteunen: Nieuwe technologieën zoals cloud computing, slimme overheid, big data en mobiliteit zijn veelbelovend om de efficiëntie en effectiviteit van de overheid te verbeteren. En nieuwe technologieën liggen om de hoek. De technologiekeuzes uit het verleden bepalen de flexibiliteit van het heden en de toekomst. Daarom is het essentieel dat overheden open technologieën gebruiken die open standaarden respecteren, in plaats van propriëtaire software.
Hoe kunnen we gebruiksvriendelijker zijn en de toegang tot financiële operaties vergemakkelijken (zowel voor het innen van inkomsten als voor betalingen door de overheid) zonder aan betrouwbaarheid en veiligheid in te boeten?
- Niet-functionele overwegingen: Er zou geen relatie moeten zijn tussen verbeterd gebruiksgemak en verminderde betrouwbaarheid en veiligheid. Veel IFMIS-implementatieprojecten richten zich op het voldoen aan functionele eisen in plaats van op niet-functionele eisen zoals compatibiliteit, betrouwbaarheid, veiligheid, bruikbaarheid, onderhoudbaarheid en overdraagbaarheid. Het zijn vaak deze niet-functionele gebieden waar overheden problemen ondervinden. Daarom is het belangrijk dat deze gebieden beter worden gedefinieerd.
- Gebruiksgemak: Het is geen mysterie om het gebruiksgemak van financiële applicaties te verbeteren. Het grootste probleem bij verandermanagement is dat veel gebruikers nieuwe systemen zien in het licht van oudere systemen. Dit betekent vaak dat systemen moeilijker te gebruiken zijn door ingewikkelde processen uit het verleden te volgen. Het gebruik van design-thinking met prototypes en agile ontwikkeling kan deze "catch 22" overwinnen.
IT Futures en GRP
Wat zijn de belangrijkste effecten van informatietechnologie op de ontwikkeling van IFMIS in de komende tien jaar, rekening houdend met de ontwikkelings-, aanschaf- en onderhoudskosten?
- Platform benaderingen: Het gebruik van objectgeoriënteerde platforms, metadatastandaarden, servicebussen en hergebruik van functionaliteit zal GVK-systemen financieel duurzamer maken en de TCO verlagen. De investering in de aanschaf of ontwikkeling van functionaliteit wordt hergebruikt in meerdere modules. Dit verlaagt de kosten voor extra functies. Het gebruik van platformen zal de onderhoudbaarheid verhogen, waarbij eenmalige wijzigingen in meerdere applicaties kunnen worden doorgevoerd.
- Overheidsapps: De overstap van grote systemen naar een orkestratie van kleinere systemen, met behulp van platformbenaderingen, zal overheden in staat stellen om eenvoudige gebruiksvriendelijke web- en mobiele toepassingen te creëren. Deze toepassingen voor intern gebruik en gebruik door de burger zullen de effectiviteit van de overheid verbeteren en informatie benutten die in back-office GRP-systemen zit opgesloten.
- Internet der dingen: IoT, gecombineerd met big data analytics, zal zorgen voor een effectievere instrumentatie van overheidsprocessen.
Verken het gebruik van nieuwe technologieën zoals blockchain, cloud ERP en on-demand systemen.
- Open systemen: Overheden zullen het erg moeilijk vinden om nieuwe technologieën toe te passen met verouderde, propriëtaire en silo financiële systemen. Het is bijvoorbeeld moeilijk om te profiteren van gedistribueerde grootboeksystemen, zoals blockchain, als je veel silo grootboeken hebt die allemaal anders werken en met verschillende definities.
- ERP in de cloud: Het concept van "cloud ERP" kan misleidend zijn. Ten eerste, ERP heeft de neiging om software te impliceren die oorspronkelijk is ontworpen voor de particuliere sector en die moeilijk is aan te passen voor de overheid.. Ten tweede kan "cloud" op vele manieren worden ingezet. Ten derde groeit niet-ERP bedrijfssoftware zoals HR en CRM meestal sneller. Er is tegenwoordig veel verkeerde informatie over cloud, waarbij veel leveranciers de cloud "wassen" door schandalige claims te maken. De belangrijkste les is dat overheden applicaties moeten kunnen implementeren in datacenters (d.w.z. als "shared services" van de overheid) of in de publieke cloud. En overheden moeten applicaties kunnen verplaatsen tussen de publieke en private cloud.
- Slimme overheid: Ik denk dat er een grote verschuiving plaatsvindt van registratiesystemen zoals de traditionele IFMIS naar systemen van betrokkenheid. Dit verandert de aard van het bestuur fundamenteel. Betrokkenheidstechnologie zoals open overheid en slimme overheid vereist inspanningen voor een digitale transformatie. De technologie is veelbelovend, maar alleen met organisatorisch en maatschappelijk verandermanagement.
- Blockchain: Blockchain is snel uitgegroeid tot de technologie die alle problemen oplost. Tenminste, dat is de hype. Blockchain biedt vertrouwen in niet-vertrouwde omgevingen. Wij zien blockchain als een cruciaal anticorruptiemechanisme voor inkomsten en uitgaven.
Beheer van overheidsprestaties
Hoe kan het gebruik van IFMIS in het besluitvormingsproces in de landen worden vergroot en de kwaliteit van de overheidsuitgaven worden verbeterd?
- Niet voldoen aan ontwerpbehoeften: De kerndoelstelling voor GRP is het verbeteren van de toewijzing van middelen en het verbeteren van beslissingen. Dat is de basis. Als de bestaande systemen voor het plannen, controleren en beheren van overheidsuitgaven niet werken, moet er opnieuw worden nagedacht. Er is iets mis met systemen die niet aan de basislijn voldoen. Overheden moeten systemen die niet aan de baseline voldoen identificeren en vervangen. Denk aan de situatie waarin overheden achterstanden oplopen en aanvullende budgetten nodig hebben. De kosten van slechte controles en beslissingsinformatie zijn veel hoger dan het vervangen van software.
- Van functionele naar prestatiestructuren: GRP-systemen worden vaak ontworpen aan de hand van functionele overheidsstructuren. Dit is de traditionele methode van financiële controle die wordt gebruikt in handmatige systemen. Het probleem met beheer op basis van organisatorische (ministeries, departementen, agentschappen) input (budget) structuren is dat er geen manier is om de kwaliteit van overheidsuitgaven te meten. Efficiëntie en effectiviteit worden gemeten aan de hand van outputs en resultaten. Daarom moeten classificatiestructuren worden gemoderniseerd om prestatie-indicatoren te ondersteunen die direct gekoppeld zijn aan overheidsdoelstellingen. Dit betekent het cascaderen van prestatie-indicatoren naar gedetailleerde organisatorische doelstellingen met behulp van programmabudgettering. De balanced scorecard zou het ideale mechanisme kunnen zijn om deze structuren te ontwikkelen.
- Rapportage vs. analyse: Overheden eisen de productie van statutaire rapporten. Er is veel aandacht voor de naleving van rapporten. Dit leidt niet noodzakelijk tot betere overheidsuitgaven. Er zijn flexibelere methoden nodig om de prestaties bij te houden, zoals het gebruik van dashboards, om de besluitvorming te verbeteren. Het gebrek aan integratie tussen financiële systemen vermindert de tijdigheid van besluitvormingsinformatie. Er is heel weinig informatie in "real time" nodig, maar de informatie moet wel tijdig zijn.
Hoe kunnen de definitie en het gebruik van prestatiegegevens in het IFMIS worden verbeterd, rekening houdend met het kader van initiatieven op het gebied van Budget by Results en evaluaties van de resultaten van overheidsprogramma's?
- Budget naar resultaten: Meerjarenplanning met expliciete doelen is nodig om budgettering op basis van resultaten te ondersteunen. Naast de prestatieobservaties uit het vorige antwoord, hebben GRP-systemen een strak geïntegreerde budgetplanning en -uitvoering nodig. Eenvoudige stand-alone budgetvoorbereidingssystemen die organisatorische budgetaanvragen leveren zijn ineffectief. Systemen voor budgetvoorbereiding moeten scenario's voor meerdere jaren modelleren.
- Uitgaven beoordelingen: Overheden voeren vaak grondige uitgavenbeoordelingen uit. Deze evaluaties worden gebruikt om te bepalen of de bestedingsdoelen worden gehaald en of andere toewijzingsmethoden effectiever zouden kunnen zijn. Het gebruik van prestatieclassificaties vergemakkelijkt het proces. Bestedingsoverzichten kunnen resulteren in significante veranderingen in de toewijzing. Effectieve budgetclassificatiestructuren die zich in de loop van de tijd kunnen aanpassen, de "rekeningstelsel voor meerdere jaren" is een belangrijk niet-functioneel ontwerpcriterium voor GVK-systemen.