Plano de Sucesso de Planejamento de Recursos Governamentais

Posted on setembro 13, 2018 em Crescimento Econômico e Desenvolvimento, PFM

Grandes projetos governamentais de TI = Alto risco

As organizações governamentais lutam para implementar com sucesso sistemas de Planejamento de Recursos Governamentais (GRP). Isto inclui Sistemas de Informação de Gestão Financeira (FMIS) desenvolvidos sob medida, a personalização do Planejamento de Recursos Empresariais (ERP), e outras aplicações de software empresarial comercial. Implementações de software originalmente desenvolvido para o setor privado são particularmente desafiados. Parece haver maior risco para projetos de tecnologia da informação no setor público do que no setor privado.
Ninguém parece estar fazendo nada a respeito disso.

FreeBalance GRP Plano de Sucesso

Aprendemos uma ou duas coisas sobre fatores de sucesso após 35 anos de experiência exclusiva do governo GRP. E, implementações bem sucedidas em circunstâncias muito difíceis. Por um lado, as "melhores práticas" de projetos tradicionais de TI raramente são. Muitas abordagens ortodoxas representam más práticas. E, muitos dos conselhos fornecidos por especialistas carecem de profundidade e cobertura úteis. (Uma busca na web por "Fatores de Sucesso do ERP" gera muitas informações inúteis).
É por isso que desenvolvemos o FreeBalance GRP Success Blueprint.
Este plano gera cartões de pontuação para visualizar as oportunidades de mitigação de riscos.
Salte para o final do post do blog se você quiser testar o Projeto em versão beta.

Este "plano" permite que a FreeBalance e os governos melhorem os fatores de sucesso em quatro pilares contextuais:

1. País categorias de ambiente propício:
   1. Ambiente político favorável
   2. Capacidade humana
   3. Prontidão tecnológica
   4. Ambiente sócio-cultural favorável
2. Governo categorias de ambiente propício:
   1. Compra de liderança
   2. Incentivos positivos
   3. Capacidade do projeto
   4. Prontidão para mudanças organizacionais
3. Projeto categorias de ambiente propício:
   1. Práticas do projeto
   2. Práticas de Gestão Financeira Pública (GFP)
   3. Alinhamento de requisitos
   4. Evitar a personalização
4. Vendedor categorias de capacidades:
   1. Capacidade do fornecedor
   2. Tecnologia de fornecedores
   3. Governança de fornecedores
   4. Compromisso do fornecedor

Cada categoria tem entre 4 e 10 fatores. A minuta do Projeto de Sucesso GRP inclui 100 fatores no total. Cada fator é avaliado em uma escala de 1 a 4. A maioria das avaliações de fatores é baseada em descrições de texto que requerem capacidades de avaliação crítica. A maior parte do contexto do país é encontrada através de avaliações de terceiros, como a Indicadores de Governança Mundial.

Diagnóstico de risco e sucesso

O FreeBalance GRP Success Blueprint utiliza a tecnologia de planilha eletrônica padrão. O Blueprint, como diagnóstico, tem as seguintes características:

• Capacidade de usar independentemente da tecnologia ou seleção de fornecedores (poderia ser aplicada a projetos não-PRFM, usando um subconjunto de fatores)
• Uso principal de valores ordinais onde as diferenças entre as classificações não são necessariamente iguais
• Conceito de igualdade entre categorias que pode ser enganoso (o uso de uma planilha significa capacidade de pesar características)
• Apoio durante todo o ciclo de vida da implementação (inclusive como uma ferramenta de planejamento para os governos que contemplam a reforma da GFP)
• Não se trata de "melhores práticas", mas de um sistema de alerta
• Aumento da precisão das avaliações à medida que os projetos amadurecem
• Alguns fatores não podem mudar, portanto as estratégias de mitigação para melhorar outros fatores tornam-se mais críticas
• Rejeita a noção de que a tecnologia ou os fornecedores desempenham papéis positivos ou negativos no sucesso da implementação
• Foco em elementos relevantes para o contexto governamental, portanto pode não ser totalmente aplicável por organizações do setor privado

Implementação Ciclo de vida

O projeto foi projetado para todo o ciclo de vida da implementação:

1. Planejamento
   1. Os governos podem usar o Plano para planejar as exigências de aquisição e as metodologias do projeto.
   2. Os indicadores externos são coletados
   3. FreeBalance alavanca o plano para clientes do governo existentes, e clientes potenciais
2. Proposta
   1. FreeBalance cria registros de risco após receber propostas do governo que fornecem contribuições para o Projeto
   2. As propostas formalizam as exigências do fornecedor e as metodologias do projeto que podem ser avaliadas
   3. A gestão da mudança organizacional, as metodologias ágeis de projetos e a capacitação são fatores críticos em projetos GRP, muito mais importantes do que no setor privado
3. Projeto
   1. O Projeto em Vista permite a mitigação de riscos e estratégias de monitoramento definidas durante o início do projeto
   2. O monitoramento de riscos impulsiona a comunicação do progresso das partes interessadas
   3. Os fatores de sucesso mudam durante os projetos, demonstrando a importância dos cartões de pontuação

FreeBalance Processos Repetíveis

O grupo de Estratégia e Inovação FreeBalance desenvolveu processos de implementação repetitivos. Continuamos a acrescentar processos para melhorar repetibilidade de sucesso. Adaptado para o domínio governamental, esta abordagem centrada no cliente se alinha com nosso sistema de gestão de qualidade ISO9001:2015. As definições atuais do processo incluem:

• Plantas - cobrindo os objetivos de sucesso, configuração e boas práticas do GRP
• Telas - cobrindo o contexto do país, diagnósticos de governança, adoção da cadeia de bloqueio do governo, lacunas de governança, diagnósticos de tecnologia da informação, registros de riscos, gestão de mudanças organizacionais e gestão de talentos
• Pranchas - abrangendo processos ágeis, pensamento de design, brainstorming, gerenciamento de mudanças de software e status do projeto
• Modelos - cobrindo storyboards, especificações, retorno do investimento, casos de negócios, políticas e procedimentos

As tabelas de processo articulam como os projetos, telas, quadros e gabaritos operam. Os processos se integram como "produtos de trabalho" de entrada e saída.
Naturalmente, existe um modelo para articular os processos.

O FreeBalance alavanca processos articulados e repetíveis para fins internos.

Gerenciamento de Projetos Sabedoria Convencional = Alto Risco?

As organizações governamentais optam por técnicas rígidas e altamente documentadas de gerenciamento de projetos. Isto muitas vezes leva a um fracasso espetacular. E, muitas vezes, leva a conclusões de que os processos não eram suficientemente rígidos e documentados. Esse é o paradoxo do projeto - os processos rígidos de "cascata" são arriscados. O moderno processo ágil, em uso pelas principais empresas web, reduz os custos e, ao mesmo tempo, atende melhor às expectativas dos usuários. Grande parte da documentação exigida pelos processos governamentais é de natureza cerimonial. Fornece pouco ou nenhum valor. Cria atrasos. Aumenta os custos. Aumenta a resistência a mudanças. Sabedoria convencional impregnada de pensamento legado.

A gestão de projetos em cascata assume alta previsibilidade. Alguns projetos de GRP e de TI do governo têm uma previsibilidade relativamente boa. Nem todos os projetos de GRP em cascata fracassam. A lista de verificação do PRFV Agile ou Waterfall aprimora o GRP Success Blueprint com uma análise de risco mais detalhada. 26 elementos do projeto são ponderados pelo impacto para fornecer orientação.

Software Empresarial Sabedoria Convencional = Alto Risco?

Os governos freqüentemente procuram adquirir software de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP). Quando o software de ERP, escrito para o setor privado, é apropriado no governo? Como um fornecedor de GRP, acreditamos que o ERP raramente é apropriado para a gestão financeira central do governo. Muitos observadores sugerem que a FreeBalance é um fornecedor de ERP, fornecendo sistemas completos de registro para o governo. Nossa visão é que para ser ERP, os fabricantes precisam ter soluções para "empresas" (negócios com motivo de lucro), apoiando mais de um mercado vertical. Nós não vendemos para empresas, e nossa missão social é ajudar os governos.
Implícitos no Plano de Sucesso do GRP são fatores de risco baseados no tipo de solução selecionada pelos governos - solução genérica horizontal, ERP, GRP, e desenvolvida sob medida. Isso não quer dizer que os fatores de risco para o ERP não possam ser mitigados. O projeto ajuda a articular este risco. Portanto, se você estiver convencido de que o ERP é o caminho para o seu governo, use o Projeto em Vista. Você não precisa ser uma baixa de uma falha do ERP! Para começar, tenha certeza de que a decisão de adquirir O ERP não se trata de status e aspirações - de sinalizaçãoem vez de melhorar a eficácia do governo.
O GRP difere do ERP:

1. O GRP foi projetado exclusivamente para o governo e o software é aplicável apenas no setor público, enquanto o ERP foi inicialmente projetado para o setor privado e é vendido em muitos mercados verticais, ou indústrias, incluindo o governo
2. O software GRP foi projetado com consciência orçamentária embutida para todos os módulos com contabilidade de compromisso integrada enquanto o ERP tem uma contabilidade de compromisso adicionada e a maioria dos módulos fora das finanças não estão cientes do orçamento
3. O software GRP, pelo seu design focado apenas no governo, alavanca configuração como o principal mecanismo para atender às necessidades do governo enquanto o ERP alavanca a personalização do código para atender às necessidades exclusivas do governo
4. Os fornecedores de software GRP utilizam terminologia do governo e do setor público, enquanto os fornecedores de ERP utilizam terminologia do setor privado como "clientes" e "gerenciamento da cadeia de fornecimento".
5. Os fornecedores de software GRP projetam sistemas abertos para sustentabilidade financeira, enquanto os fornecedores de ERP tendem a alavancar tecnologia legada e sistemas proprietários para travar governos em seu software
6. Os fornecedores de software GRP otimizam os processos de implementação para o contexto dos governos enquanto os fornecedores de ERP confiam em terceiros para as implementações

Os grandes projetos de TI do governo são apenas grandes projetos de TI?

E, as metodologias genéricas de projetos podem funcionar no governo? Às vezes.
As implementações governamentais de TI são mais desafiadoras. Particularmente o GRP. As diferenças incluem:

• Reforma Legal - necessidade de reforma legal para adotar práticas mais modernas - os governos não podem adotar muitas práticas sem mudanças na lei (e, as leis mudam com o tempo, requerendo atualização dos sistemas GRP)
  • O Projeto de Sucesso do GRP examina o estado atual da reforma da GFP e as aspirações do governo de prever a pegada da futura reforma
• Tecnologia Legacy - maior proporção de tecnologia legada no governo em comparação com as empresas - complica a modernização da TI, a migração de dados
  • O GRP Success Blueprint avalia a infra-estrutura e os processos de TI (A FreeBalance Advisory Services tem um serviço de Avaliação GRP que analisa todos os sistemas financeiros, infra-estrutura de TI e avalia o risco)
• Gestão da Mudança Organizacional - A resistência à mudança com novas tecnologias e processos é alta nos governos - a mudança tem uma percepção de risco maior no setor público, particularmente quando as descrições de cargos mudam e, mais ainda, em economias emergentes
  • O GRP Success Blueprint alavanca a mudança dos dados de prontidão e das características de liderança

A gestão da mudança organizacional e a complexidade da gestão de projetos de TI no governo incluem:

• Política - impacto das preocupações políticas acrescenta complexidade, os políticos querem parecer bem
  • O GRP Success Blueprint rastreia a governança, a estabilidade e os facilitadores sócio-culturais
• Linhas de negócios - os governos operam muito mais "linhas de negócios" do que os conglomerados, têm exigências muito mais diversas
  • O GRP Success Blueprint avalia o escopo do projeto, e se o escopo é realista
• Planejamento - planejamento e orçamentos são diretrizes nos negócios, a lei no governo
  • O GRP Success Blueprint alavanca Gastos públicos e responsabilidade financeira (PEFA) avaliações para determinar a capacidade de planejamento
• Gestão de desempenho - as empresas têm um resultado final objetivo: lucro (ou prejuízo), enquanto os governos
  • O GRP Success Blueprint examina a maturidade do programa e do orçamento de desempenho, e a integração dos sistemas financeiros com os objetivos do governo

Outros características desafiadoras da TI do governo incluir:

• Orçamentos anuais: Embora os governos planejem ao longo de muitos anos, o foco fiscal é sempre no orçamento anual. Isto cria um pensamento mais a curto prazo para economizar dinheiro dentro de um único ano fiscal, às custas de retornos a longo prazo. Isto cria um aumento dívida técnica nos governos.
• Sistemas herdados: O pensamento a curto prazo leva frequentemente à redução dos investimentos em novas tecnologias, levando a mais investimentos em "manter as luzes acesas"e a necessidade de projetos de "big bang" para sistemas yank no mundo moderno.
• Múltiplas partes interessadas: “Devido à natureza complexa e interconectada do governo, mesmo pequenos projetos têm múltiplos interessados em diferentes agências.” Isto gera incentivos concorrentes e atrapalha a governança do projeto.
• Foco em processos antigos: A resistência a mudanças no governo cria situações em que se espera que novos sistemas funcionem como sistemas legados, mesmo que estes sistemas antigos tenham se mostrado ineficazes. “Então, essencialmente, você acaba automatizando uma maneira idiota de fazer as coisas sem fazer nenhuma melhoria operacional real..”
• Ausência de incentivos comerciais: A natureza do emprego no setor público significa que o desempenho dos projetos muitas vezes tem pouco a ver com o desempenho da carreira, onde "A consideração política pode desempenhar um papel mais destacado ao tomar a decisão de iniciar um projeto ou evitar o término antecipado de projetos mal sucedidos.“
• O triângulo do diabo sobre esteróides: As empresas de integração de sistemas ganham grandes projetos de TI chave na mão. Os fabricantes ou produtos de hardware e software utilizados no projeto raramente fazem parte da estrutura de governança. Isto cria um ambiente onde os integradores de sistemas têm incentivos para melhorar a receita através de aumentos de escopo e os fabricantes começam a ver os integradores como principais clientes. Tempo e material".os projetos quase sempre estarão acima do orçamento e fora do prazo, pois os empreiteiros têm claros incentivos para cobrar do governo o máximo que puderem.”

A Boa Nova

Seu governo pode gerenciar o GRP e os grandes riscos de projetos de TI.

Como se tornar um usuário beta do GRP Success Blueprint

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