Succesvolle blauwdruk voor overheidsmiddelenplanning

Geplaatst op 13 september 2018 in Economische groei en ontwikkeling, PFM

Grote IT-projecten bij de overheid = hoog risico

Overheidsorganisaties worstelen met het succesvol implementeren van systemen voor Government Resource Planning (GRP). Dit omvat op maat ontwikkelde Financial Management Information Systems (FMIS), de aanpassing van Enterprise Resource Planning (ERP) en andere commerciële bedrijfssoftwaretoepassingen. Implementaties van software die oorspronkelijk voor de particuliere sector is ontwikkeld, worden in het bijzonder uitgedaagd. Er lijkt een hoger risico te zijn voor informatietechnologieprojecten in de publieke sector vergeleken met de private sector.
Niemand lijkt er iets aan te doen.

FreeBalance GRP succes blauwdruk

We hebben het een en ander geleerd over succesfactoren na 35 jaar exclusieve GRP-ervaring bij de overheid. En succesvolle implementaties in zeer moeilijke omstandigheden. Ten eerste zijn traditionele IT-project "best practices" dat zelden. Veel orthodoxe benaderingen zijn slechte praktijken. En veel van het advies dat wordt gegeven door experts mist nuttige diepgang en dekking. (Een zoektocht op het web naar "ERP Success Factors" levert veel nutteloze informatie op).
Daarom hebben we de FreeBalance GRP Success Blueprint ontwikkeld.
Deze blauwdruk genereert scorekaarten om de mogelijkheden voor risicobeperking te visualiseren.
Ga naar het einde van de blogpost als je de Blauwdruk wilt betatesten.

Deze "blauwdruk" stelt FreeBalance en overheden in staat om succesfactoren op vier contextuele pijlers te verbeteren:

1. Land categorieën voor een stimulerende omgeving:
   1. Politiek gunstig klimaat
   2. Menselijke capaciteit
   3. Technologie gereed
   4. Sociaal-culturele omgeving
2. Overheid categorieën voor een stimulerende omgeving:
   1. Inkoop door leiderschap
   2. Positieve prikkels
   3. Projectcapaciteit
   4. Bereidheid tot organisatorische verandering
3. Project categorieën voor een stimulerende omgeving:
   1. Projectpraktijken
   2. Praktijken voor het beheer van de overheidsfinanciën
   3. Vereisten afstemmen
   4. Maatwerk vermijden
4. Verkoper vermogenscategorieën:
   1. Capaciteit verkoper
   2. Verkoper technologie
   3. Bestuur van de verkoper
   4. Verbintenis verkoper

Elke categorie heeft tussen de 4 en 10 factoren. De concept blauwdruk voor GRP-succes bevat in totaal 100 factoren. Elke factor wordt geëvalueerd op een schaal van 1 tot 4. De meeste factorevaluaties zijn gebaseerd op tekstbeschrijvingen die een kritisch beoordelingsvermogen vereisen. De meeste landencontext wordt gevonden via beoordelingen door derden, zoals de Wereldwijde bestuursindicatoren.

Risico- en succesdiagnostiek

De FreeBalance GRP Success Blueprint maakt gebruik van standaard spreadsheettechnologie. De Blueprint, als diagnose, heeft de volgende kenmerken:

• Mogelijkheid tot gebruik ongeacht technologie of leveranciersselectie (kan worden toegepast op niet-GRP-projecten, met gebruik van een subset van factoren)
• Hoofdzakelijk gebruik van ordinale waarden waarbij de verschillen tussen de beoordelingen niet noodzakelijkerwijs gelijk zijn
• Concept van gelijkheid tussen categorieën dat misleidend kan zijn (gebruik van een spreadsheet betekent mogelijkheid om kenmerken te wegen)
• Ondersteuning tijdens de hele implementatiecyclus (ook als planningsinstrument voor overheden die een hervorming van het beheer van overheidsfinanciën overwegen)
• Gaat niet over "best practices", maar werkt eerder als waarschuwingssysteem
• Grotere nauwkeurigheid van beoordelingen naarmate projecten rijper worden
• Sommige factoren kunnen niet veranderen, daarom worden mitigatiestrategieën voor het verbeteren van andere factoren kritischer
• verwerpt het idee dat technologie of leveranciers een positieve of negatieve rol spelen bij implementatiesucces
• Focus op elementen die relevant zijn voor de overheidscontext, dus mogelijk niet volledig toepasbaar door organisaties in de privésector

Implementatie levenscyclus

De blauwdruk is ontworpen voor de gehele implementatiecyclus:

1. Planning
   1. Overheden kunnen de blauwdruk gebruiken om acquisitievereisten en projectmethodologieën te plannen
   2. Externe indicatoren worden verzameld
   3. FreeBalance maakt gebruik van Blueprint voor bestaande overheidsklanten en potentiële klanten
2. Voorstel
   1. FreeBalance maakt risicoregisters na ontvangst van overheidsvoorstellen die input leveren voor de Blauwdruk
   2. Voorstellen formaliseren de vereisten van verkopers en projectmethodologieën die kunnen worden beoordeeld
   3. Organisatorisch veranderingsmanagement, flexibele projectmethodologieën en capaciteitsopbouw zijn kritieke factoren in GRP-projecten, veel belangrijker dan in de privésector.
3. Project
   1. De blauwdruk maakt strategieën voor risicobeperking en monitoring mogelijk die tijdens de start van het project zijn vastgesteld.
   2. Risicomonitoring zorgt voor voortgangscommunicatie met belanghebbenden
   3. Succesfactoren veranderen tijdens projecten, wat het belang van scorecards aantoont

FreeBalance herhaalbare processen

De FreeBalance Strategie- en Innovatiegroep heeft herhaalbare implementatieprocessen ontwikkeld. We blijven processen toevoegen om succes herhaalbaarheid. Deze klantgerichte aanpak is aangepast voor het overheidsdomein en sluit aan bij ons ISO9001:2015 kwaliteitsmanagementsysteem. De huidige procesdefinities omvatten:

• Blauwdrukken - met doelstellingen voor succes, configuratie en goede praktijken van GRP
• Doeken - met betrekking tot de landencontext, bestuursdiagnostiek, blockchain adoptie overheid, lacunes in het bestuurDiagnostiek van informatietechnologie, risicoregisters, veranderingsmanagement en talentmanagement.
• Borden - met aandacht voor agile processen, design thinking, brainstormen, software change management en projectstatus
• Sjablonen - met storyboards, specificaties, rendement op investering, business cases, beleid en procedures

Procestabellen beschrijven hoe blauwdrukken, canvassen, borden en sjablonen werken. Processen integreren als input en output "werkproducten".
Natuurlijk is er een sjabloon voor het verwoorden van processen.

FreeBalance gebruikt gearticuleerde en herhaalbare processen voor interne doeleinden.

Projectmanagement Conventionele wijsheid = hoog risico?

Overheidsorganisaties kiezen voor starre, sterk gedocumenteerde projectmanagementtechnieken. Dit leidt vaak tot spectaculaire mislukkingen. En leidt vaak tot de conclusie dat de processen niet voldoende rigide en gedocumenteerd waren. Dat is de projectparadox. starre "waterval"-processen zijn riskant. Moderne agile processen, in gebruik bij grote webbedrijven, verlagen de kosten terwijl ze beter voldoen aan de verwachtingen van de gebruiker. Veel van de documentatie die vereist is voor overheidsprocessen is ceremonieel van aard. Biedt weinig of geen waarde. Creëert vertragingen. Verhoogt de kosten. Verhoogt de weerstand tegen verandering. Conventionele wijsheid, doordrenkt van het oude denken.

Watervalprojectmanagement veronderstelt een hoge voorspelbaarheid. Sommige GRP en overheids IT projecten hebben een relatief goede voorspelbaarheid. Niet alle watervalprojecten mislukken. De Agile of Waterval GRP Checklist verbetert de GRP-succesblauwdruk met een meer gedetailleerde risicoanalyse. 26 projectelementen worden gewogen op basis van hun impact om richting te geven.

Bedrijfssoftware Conventionele wijsheid = hoog risico?

Overheden willen vaak ERP-software (Enterprise Resource Planning) aanschaffen. Wanneer is ERP-software, geschreven voor de particuliere sector, geschikt voor de overheid? Als een GRP-verkoper, zijn we van mening dat ERP zelden geschikt is voor de kern van het financieel beheer van de overheid. Veel waarnemers suggereren dat FreeBalance een ERP-leverancier is door uitgebreide registratiesystemen voor de overheid te leveren. Onze visie is dat om ERP te zijn, fabrikanten oplossingen moeten hebben voor "ondernemingen" (bedrijven met winstoogmerk), die meer dan één verticale markt ondersteunen. Wij verkopen niet aan ondernemingen en onze sociale missie is om overheden te helpen.
Impliciet in de GRP Success Blueprint zijn risicofactoren gebaseerd op het type oplossing geselecteerd door overheden - horizontale generieke oplossing, ERP, GRP en op maat ontwikkeld. Dat wil niet zeggen dat de risicofactoren voor ERP niet beperkt kunnen worden. De blauwdruk helpt om dit risico te articuleren. Dus als je ervan overtuigd bent dat ERP de weg vooruit is voor jouw overheid, gebruik dan de Blauwdruk. Je hoeft geen slachtoffer te worden van een ERP-storing! Zorg er bijvoorbeeld voor dat de beslissing om te kopen ERP gaat niet over status en aspiraties - van signaleringin plaats van de effectiviteit van de overheid te verbeteren.
GRP verschilt van ERP:

1. GRP is exclusief ontworpen voor de overheid en de software is alleen toepasbaar in de publieke sector, terwijl ERP in eerste instantie is ontworpen voor de private sector en wordt verkocht in vele verticale markten, of industrieën, waaronder de overheid.
2. GRP-software was ontworpen met budgetbewustzijn ingebouwd voor alle modules met geïntegreerde verplichtingenboekhouding terwijl ERP toegevoegde verplichtingen heeft en de meeste modules buiten financials niet budgetbewust zijn
3. GRP-software, door het ontwerp alleen gericht op de overheid, maakt gebruik van configuratie als het primaire mechanisme om aan de behoeften van de overheid te voldoen, terwijl ERP gebruik maakt van aanpassing van de code om aan de unieke behoeften van de overheid te voldoen.
4. Verkopers van GRP-software gebruiken overheidsterminologie en terminologie voor de publieke sector, terwijl ERP-verkopers terminologie voor de private sector gebruiken, zoals "klanten" en "supply chain management".
5. Verkopers van GRP-software ontwerpen open systemen met het oog op financiële duurzaamheid, terwijl ERP-verkopers de neiging hebben gebruik te maken van verouderde technologie en eigen systemen om regeringen in hun software
6. GRP-softwareleveranciers optimaliseren implementatieprocessen voor de context van overheden, terwijl ERP-leveranciers voor implementaties vertrouwen op derden.

Zijn grote IT-projecten van de overheid gewoon grote IT-projecten?

En, kunnen generieke projectmethodologieën werken bij de overheid? Soms.
IT-implementaties bij de overheid zijn een grotere uitdaging. Met name GRP. Verschillen zijn onder andere:

• Wettelijke hervorming - behoefte aan juridische hervormingen om modernere praktijken aan te nemen - overheden kunnen veel praktijken niet aannemen zonder wetswijzigingen (en wetten veranderen in de loop van de tijd, bijwerken van GRP-systemen vereist)
  • De GRP-succesblauwdruk onderzoekt de huidige stand van zaken van de hervorming van het beheer van overheidsfinanciën en de ambities van de overheid om de voetafdruk van toekomstige hervormingen te voorspellen.
• Verouderde technologie - hoger percentage legacy-technologie bij de overheid in vergelijking met bedrijven - bemoeilijkt IT-modernisering, gegevensmigratie
  • De GRP Success Blueprint evalueert de IT-infrastructuur en IT-processen (FreeBalance Advisory Services heeft een GRP-evaluatieservice die alle financiële systemen en IT-infrastructuur onder de loep neemt en de risico's beoordeelt)
• Beheer van organisatorische veranderingen - Bij overheden is de weerstand tegen verandering door nieuwe technologie en processen groot - Verandering heeft een verhoogd risicoperceptie in de publieke sector, vooral wanneer functiebeschrijvingen veranderen en, meer nog in opkomende economieën
  • De blauwdruk voor GRP-succes maakt gebruik van gegevens over veranderbereidheid en leiderschapskarakteristieken

De complexiteit van organisatorisch veranderingsmanagement en IT-projectmanagement bij de overheid omvat:

• Politiek - invloed van politieke belangen maakt het ingewikkelder, politici willen er goed uitzien
  • De blauwdruk voor GRP-succes houdt governance, stabiliteit en sociaal-culturele voorwaarden bij
• Bedrijfstakken - overheden werken met veel meer "bedrijfsonderdelen" dan conglomeraten, hebben veel meer verschillende eisen
  • De GRP Success Blueprint evalueert de reikwijdte van het project en of de reikwijdte realistisch is
• Planning - planning en budgetten zijn richtlijnen in het bedrijfsleven, de wet in de overheid
  • De GRP Blauwdruk voor Succes maakt gebruik van Overheidsuitgaven en financiële verantwoording (PEFA)-beoordelingen om de planningsmogelijkheden te bepalen
• Beheer van prestaties - bedrijven hebben een objectieve bottom-line: winst (of verlies), terwijl overheden
  • De blauwdruk voor GRP-succes onderzoekt de volwassenheid van programma- en prestatiebudgettering en de integratie van financiële systemen met overheidsdoelen.

Andere uitdagende kenmerken van IT bij de overheid omvatten:

• Jaarlijkse begrotingen: Hoewel regeringen over vele jaren plannen, ligt de nadruk op de jaarlijkse begroting. Dit leidt tot meer kortetermijndenken om binnen één begrotingsjaar geld te besparen ten koste van het rendement op lange termijn. Dit leidt tot een toenemende technische schuld in regeringen.
• Verouderde systemen: Op korte termijn denken leidt vaak tot lagere investeringen in nieuwe technologie, wat leidt tot meer investeringen in "de lichten aanhouden" en de behoefte aan "big bang"-projecten om systemen de moderne wereld in te trekken.
• Meerdere belanghebbenden: "Door de complexe en onderling verbonden aard van de overheid hebben zelfs kleine projecten meerdere belanghebbenden bij verschillende instanties." Dit genereert concurrerende prikkels en vertroebelt het projectbeheer.
• Focus op oude processen: Veranderingsweerstand bij de overheid creëert situaties waarin van nieuwe systemen wordt verwacht dat ze werken als legacysystemen, ook al zijn deze oude systemen ineffectief gebleken. "Dus in wezen automatiseer je uiteindelijk een domme manier om dingen te doen zonder echte operationele verbeteringen door te voeren.."
• Gebrek aan zakelijke prikkels: De aard van tewerkstelling in de openbare sector betekent dat projectprestaties vaak weinig te maken hebben met carrièreprestaties, waar "Politieke overwegingen kunnen een grotere rol spelen bij het nemen van een beslissing om een project te starten of om te voorkomen dat mislukte projecten vroegtijdig worden beëindigd."
• Duivelsdriehoek op steroïden: Systeemintegratiebedrijven winnen grote kant-en-klare IT-projecten. Fabrikanten van hardware- en softwareproducten die in het project worden gebruikt, maken zelden deel uit van de beheerstructuur. Dit creëert een omgeving waarin systeemintegratoren prikkels hebben om hun inkomsten te verbeteren door de scope te vergroten en waarin fabrikanten de integratoren als belangrijkste klanten beginnen te zien. Tijd en materiaal "Projecten zullen bijna altijd over het budget en niet op schema zijn, omdat aannemers er duidelijk toe worden aangezet om de overheid zoveel mogelijk in rekening te brengen.."

Het goede nieuws

Uw overheid kan de risico's van GRP en grote IT-projecten beheren.

Hoe word ik een beta GRP Success Blueprint gebruiker?

1. Laat een reactie achter op dit blogartikel met een e-mailadres
2. Geef aan of je wilt dat de opmerking openbaar wordt gemaakt of niet
3. We nemen contact met u op