Waarom is Human Capital Management anders bij de overheid?
Commercieel verkrijgbare software voor Human Capital Management (HCM) en Human Resources Information System (HRIS) biedt zelden volledige mogelijkheden voor overheden, hoewel loonbrieven zijn vaak de grootste uitgaven in overheidsorganisaties. De uitgaven voor openbare diensten in ontwikkelde landen variëren van 15% tot 20% van het BBP die vertegenwoordigt 10% tot 35% van alle werkgelegenheid volgens de OESO. En in ontwikkelingslanden is het aandeel van de werkgelegenheid in de publieke sector veel groter.
Dat is waarom de FreeBalance Accountability Suite™ omvat Civil Service Management.
Vraagstukken in verband met het beheer van het ambtenarenapparaat
Met ongeveer 20% van de totale werkgelegenheid in het land, en 15% van het jaarlijkse BBP in loonbrieven, controle van het salarisbudget, risicobeheeren voorspelbaarheid van de uitgaven is cruciaal voor de overheid. Om nog maar te zwijgen van de aanpassing van de pensioenmechanismen, waardoor de voorwaardelijke verplichtingen op lange termijn worden vergroot.
De loonlijst van de overheid is vaak een bron van corruptie, met veel regeringen die duizenden "spoken" betalen. En nieuw gekozen regeringen herzien graag de ambtenarensalarissen.
In een notendop is het beheer van menselijk kapitaal bij de overheid complexer omdat:
- De salarissen van de overheid vallen onder de wettelijk bindende begroting en derhalve budgetbeheer is kritischer dan in de particuliere sector
- Payroll regels zijn complexer bij de overheid met veel meer hiërarchieën en lagen
- Planning van het salarisbudget is veel belangrijker bij de overheid, omdat dit rechtstreeks in de nationale begrotingsplanning wordt opgenomen.
- Beheer van betalingen is complexer bij de overheid, vooral in opkomende economieën
- Personeelsbeheer is bij de overheid complexer dan in de particuliere sector
Het beheer van de overheidsbegroting en de controle op de betalingsverplichtingen maken het beheer van de overheidsdiensten complexer dan dat van de particuliere sector.
Begrotingsbeheer in overheidsdienst
Hoe verschilt "budgetbeheer" de loon- en ambtenarenuitgaven van de overheid van de particuliere sector?
Bij elke salarisrun van de overheid moeten de salarisuitgaven worden vergeleken met de budgetten, waardoor vaak budgetaanpassingen nodig zijn.
- Begrotingen zijn de wet: De regeringen mogen hun salarisbudgetten niet overschrijden, dus moeten de salarissen worden bijgehouden en moeten potentiële tekorten elke loonperiode worden voorspeld om uitgavenaanpassingen en mogelijke begrotingsoverdrachten vast te stellen.
- De begrotingen omvatten alle uitgaven voor ambtenarenloonlijst, voordelen, reizen, opleidingen, subsidies... niet alleen salarissen
- Begrotingen hebben betrekking op dienstverlening: geld besparen door minder gewerkte uren, opleidingen en beroepscertificaten vermindert de kwaliteit van de dienstverlening aan de burger
- Begrotingen gaan over de toekomstomvat pensioenrechten voor gepensioneerde ambtenaren.
Wat is er anders aan loonregels bij de overheid dan in het bedrijfsleven?
- Collectieve overeenkomsten van de overheid tienduizenden salarisregels genereren - en deze regels zijn om de paar jaar aan verandering onderhevig! (Er wordt bijvoorbeeld geschat dat de regering van Canada meer dan 80.000 salarisregels heeft - een van de redenen waarom de overheidsbrede Oracle PeopleSoft uitvoering mislukt en blijft problemen opleveren).
- Complexiteit van de salarisschaal omvat schalen voor politieke mandatarissen, burgers, militairen, openbare veiligheid, onderwijs en gezondheidswerkers die vaak verschillen (dit wordt nog bemoeilijkt door de betalingsschalen van individuele contractanten)
- Subsidies voor openbare diensten zijn complexer met toelagen, subsidies, voordelen en dagvergoedingen (bijvoorbeeld sommige FreeBalance Ambtenarenzaken regeringen hebben etnische subsidies gehad om het eigen vermogen te ondersteunen, en subsidies aan veteranen, met subsidies aan kinderen en kleinkinderen van oorlogsveteranen)
- Hervorming vergroot de complexiteit omdat regeringen van opkomende markten en ontwikkelingslanden vaak hun salarisschalen en betalingsalgoritmen moeten hervormen als reactie op valutaschommelingen en economische schokken (wat niet wil zeggen dat er in geavanceerde economieën geen hervormingen plaatsvinden - dat gebeurt wel).
- Loonperiodes verschillen: EMDE-overheden hebben vaak loonbetalingen voor de 13e en 14e maand of eenmalige hardheids- of kosten van levensonderhoud (Bovendien berekenen veel FreeBalance-klanten het loon op basis van het percentage van de gewerkte maand in plaats van het aantal dagen en feestdagen in een maand).
Hoe is "begrotingsplanning" anders bij de overheid dan in de particuliere sector?
Regeringen houden zich bezig met complexe "what if"-planning voor ambtenaren, bestaande uit loonberekeningen en andere uitgaven voor openbare diensten op basis van vestigingsregels.
Alle openbare financiële functies, met inbegrip van de loonlijst, gaan over begrotingen. Begrotingen hebben een doel: het bereiken van gewenste resultaten. Bij de salarisplanning moet rekening worden gehouden met resultaatfactoren, volgens de IMF:
"Een doeltreffend beheer van de loonkosten is nodig om ervoor te zorgen dat de gewenste overheidsdiensten op een kosteneffectieve en fiscaal houdbare wijze worden verleend. Dit vereist een adequate begrotingsplanning om een passende financiering van de loonsom te waarborgen, een concurrerende beloning om gekwalificeerd personeel aan te trekken en te behouden en prestaties te stimuleren, en de flexibiliteit om het niveau en de samenstelling van de werkgelegenheid aan te passen om efficiënt op demografische en technologische ontwikkelingen in te spelen. De ervaring heeft geleerd dat landen van alle inkomensniveaus op deze gebieden voor uitdagingen staan.”
Begrotingsscenario's om aan de wettelijke vereisten te voldoen en een geloofwaardige budgettering te ondersteunen zijn complex omdat de scenario's het volgende omvatten:
- Complex loonlijst, voordelen, subsidies en dagvergoedingen
- Variabele kosten zoals overuren, uurloon en seizoenarbeid
- Potentiële vacatures, betalingen uit hoofde van de arbeidsverzekering, extra aanwervingen, loonsverhogingen in verband met de certificering van vaardigheden en eventuele jaarlijkse algemene verhogingen.
Bovendien, EMDE-regeringen kunnen vaak geen volledige salarissen betalen wegens liquiditeitsbeperkingen waardoor landen achterstanden oplopen en begrotingsscenario's nog belangrijker worden.
Waarom is het betalingsbeheer bij de overheid complexer?
HR- en salarisadministratie, audit en prestatiebeheer is complex bij de overheid, omdat:
- Transparantie: veel de regeringen eisen dat verslag wordt uitgebracht over de salarissen en uitgaven van politici en hoge ambtenaren (Een klant van FreeBalance eist ook financiële openbaarmaking van ambtenaren als anticorruptiemechanisme)
- Betaalmethoden: EMDE's ondersteunen met name salarisadministratie via contant geld, beveiligd printen van cheques, "pay agents" van banken, EFT's naar bankrekeningen, en EFT's naar debetkaarten of mobiele telefoons voor ambtenaren die geen bankrekening hebben (en deze betalingsmethoden verschillen per regio, hervorming in de tijd).
- Schaal: grote aantallen ambtenaren in combinatie met grote aantallen loonregels vergt aanzienlijke rekenkracht, vooral bij enkelvoudige systemen voor een nationale overheid (FreeBalance Civil Service Management genereert bijvoorbeeld het loon voor 320.000 ambtenaren in Oeganda)
- Uitzonderingen: detacheringen, verplaatsingen van ambtenaren tussen regeringen en fouten bij de gegevensinvoer (wanneer GVM-systemen niet in alle overheidsorganisaties zijn ingevoerd) kunnen leiden tot grote uitzonderingsverslagen die aanzienlijke financiële aanpassingen vergen.
Hoe wordt personeelsbeheer bij de overheid complexer?
- Aanwerving: aanwervingsregels, certificeringen, goedkeuring, toezicht en examens in overheidsdienst overtreffen de complexiteit van de particuliere sector (sommige FreeBalance CSM-klanten vereisen goedkeuring van aanwerving op de hoogste ministeriële niveaus van de overheid).
- Ambtenarengegevens: het verzamelde materiaal over ambtenaren, de zogenaamde "grafsteen"-gegevens over adressen, kwalificaties, familie en arbeidsverleden overtreft de gegevens die in de particuliere sector worden verzameld - en deze informatie moet gedurende het hele leven van de ambtenaar worden bewaard voor eventuele heraanwerving of voor degenen die de overheid hebben verlaten, en voor de overheidspensioenen.
- Bewegingambtenaren stappen sneller over naar andere overheidsorganisaties dan in het bedrijfsleven, waardoor de complexiteit van de gegevens toeneemt.
- Beheer van talent: overheden doen op meer manieren aan opleiding, detachering, certificering en capaciteitsopbouw dan bedrijven (veel FreeBalance CSM-overheidsklanten steunen speciale organisaties voor capaciteitsopbouw in overheidsdienst).
Voor meer informatie over FreeBalance's Beheer van het ambtenarenapparaat oplossing, alstublieft neem contact op.