Volledige automatisering van de begrotingscyclus zorgt voor een drastische verbetering van de begrotingsuitvoering, waardoor overheden betere resultaten kunnen boeken.
Het beheer van de overheidsfinanciën is gebaseerd op de begroting. De begroting is de juridische belichaming van overheidsplannen. Overheidsorganisaties gebruiken softwaretoepassingen om de begrotingscyclus te beheren en de laatste jaren zien we een trend naar uniforme en geïntegreerde PFM-systemen. Tegenwoordig moeten regeringen de hele begrotingscyclus in hun geïntegreerd informatiesysteem voor financieel beheer (IFMIS) opnemen als zij hun PFM-doelstellingen willen halen.
Hoe het GRP van FreeBalance de begrotingscyclus ondersteunt
FreeBalance's Planning van overheidsmiddelen (GRP) systeem - de FreeBalance Accountability Suite™ - ondersteunt de gehele begrotingscyclus maakt een doeltreffender beheer van de overheidsfinanciën mogelijk door:
- Begrotings- en boekhoudprocessen koppelen om ervoor te zorgen dat de uitgaven naadloos aansluiten bij de begrotingswetgeving
- Resultaten van vorige begrotingsjaren identificeren om de resultaten van het lopende jaar te verbeteren
- Prognoses, trends en verbintenissen integreren om het gebruik van kasmiddelen en investeringen te verbeteren
- Bepalen van essentiële prestatie-indicatoren om een betere uitvoering van de begroting mogelijk te maken
Wat is een begrotingscyclus?
De begrotingscyclus bestaat uit drie hoofdfasen:
- Voorbereiding van de begroting of Formulering waarbij regeringsdoelstellingen worden vertaald in begrotingen en kredieten. Het proces van begrotingsvoorbereiding omvat vergelijkingen met begrotingen, feitelijke gegevens en resultaten van voorgaande jaren. Begrotingen voor meerdere jaren worden doorgaans opgesteld omdat veel initiatieven en programma's vele jaren vergen voordat de resultaten effectief kunnen worden gemeten. Er zijn vaak meerdere begrotingsvoorstellen voordat de wetgeving wordt goedgekeurd en de begrotingswet wordt opgesteld.
- Uitvoering van de begroting vertegenwoordigt openbare financiële beheersfuncties die begrotingsgericht zijn en niet in de traditionele boekhouding worden geboekt. Dit omvat tot twee niveaus van verbintenissen of vastleggingen waarmee middelen uit de begroting opzij worden gezet. Het omvat ook het aanpassen van begrotingen aan macro-economische veranderingen, de beschikbaarheid van liquide middelen, verwachte begrotingsvariaties en onverwachte behoeften. Begrotingsmiddelen worden overgedragen op basis van wettelijke voorschriften van de overheid.
- Financieel beheer en rapportage vertegenwoordigt de openbare financiële beheersfuncties die gewoonlijk worden ondersteund door de traditionele boekhouding in de particuliere sector. Inkomsten en uitgaven worden geboekt in de desbetreffende grootboeken. Inkomsten en uitgaven worden toegerekend indien de overheid een vorm van boekhouding op transactiebasis hanteert. Overheidscheques en elektronische overschrijvingen worden ondersteund.
Belangrijke begrotingsfuncties ontbreken vaak in overheidssystemen
Sommige elementen van de begrotingscyclus worden doorgaans niet geautomatiseerd of volledig ondersteund in ERP-overheidssystemen. Aangezien het GRP-systeem van FreeBalance echter specifiek voor de overheid is ontworpen, zijn al deze elementen opgenomen in het FreeBalance Accountability Suite™.
Beheer van de steun
Het beheer van de steun is vaak niet geïntegreerd in de systemen voor het opstellen, uitvoeren en beheren van de begroting. Dit betekent dat voor vele regeringen die partnerfondsen en intergouvernementele overdrachten ontvangen, deze bedragen op geen enkele wijze in het IFMIS worden verantwoord. Dit beperkt het vermogen van de regering om effectief te plannen, vooral als er overlappingen in de programma's zijn. Het belet de regering ook om de resultaten effectief te meten en is in strijd met de voorwaarden die aan deze middelen zijn verbonden.
Prognoses
Het voorspellen van begrotingsvarianten en het uitvoeren van scenario's wordt vaak overgelaten aan spreadsheetapplicaties die afhankelijk zijn van het exporteren van gegevens. Verwachte begrotingsvarianten moeten in real time aan de IFMIS-gebruikers worden gepresenteerd om een betere besluitvorming mogelijk te maken. Scenarioplanning om het effect te bepalen van wisselkoersen, prijzen voor gemeenschappelijke goederen of wijzigingen in collectieve vakbondsovereenkomsten moet in het systeem worden ingebouwd vanaf de opstelling tot en met de uitvoering van de begroting.
Verplichtingen en verbintenissen
Vastleggingen en verplichtingen worden soms niet ondersteund in overheidssystemen. Een verplichting (of soft commitment of pre-encumbrance) wordt gebruikt om het begin van een uitgavencyclus aan te geven, bijvoorbeeld wanneer een aankoopaanvraag wordt opgesteld. Een verplichting (of hard commitment of encumbrance) wordt gebruikt om aan te geven wanneer de overheid een contractuele overeenkomst is aangegaan, zoals de afgifte van een inkooporder. Overheden die beide stappen bijhouden, kunnen begrotingsvariaties en kasbehoeften beter voorspellen.
Kas- en schuldbeheersystemen
Kas- en schuldbeheersystemen zijn vaak niet geïntegreerd in het IFMIS. Dit belet overheden om liquide middelen effectief te gebruiken om rente te genereren. Het belet overheden om schuldverplichtingen effectief te volgen en begrotingen aan te passen.
Subsystemen inkomsten en uitgaven
De subsystemen inkomsten en uitgaven zijn vaak niet geïntegreerd. Regeringen kunnen geconfronteerd worden met lagere belastinginkomsten dan gepland. Dit vereist begrotingsaanpassingen om rekening te houden met de regels inzake het begrotingstekort en de kasbehoeften.
Buiten de begroting vallende en parastatale ontvangsten
Ontvangsten en uitgaven buiten de begroting en van parastatale instanties zijn vaak niet geïntegreerd in de financiële informatie van de regering. Het is mogelijk dat de regering geen begrotingscontrole heeft over alle entiteiten of begrotingscentra. Niettemin kan de regering profiteren van geïnde inkomsten, is zij verplicht begrotingstekorten aan te vullen of is zij onderworpen aan voorwaarden van externe partners.
Automatisering van de gehele begrotingscyclus ondersteunt de besluitvorming
Overheidsorganisaties gaan over op de volledige ondersteuning van de gehele begrotingscyclus. Volledige automatisering van de begrotingscyclus verschaft de besluitvormers de nodige informatie. Het maakt vergelijking over meerdere jaren en tussen overheden mogelijk en verbetert de uitvoering van de begroting aanzienlijk, waardoor overheden betere resultaten kunnen leveren.