Dit is deel 2.3 van een reeks blogartikelen die een Gids voor evaluatie van IFMIS-technologie door de overheid. Dit omvat informatie om te helpen bij de evaluatie van IFMIS-opties en de technologievereisten voor FreeBalance IFMIS-implementaties.
Het financieel beheer bij de overheid verschilt van dat in de particuliere sector, met name wat betreft begrotingen en vastleggingen. Dit wordt vaak "Commitment" of "Encumbrance" accounting genoemd. Financiële boekhouding heeft betrekking op transacties die het grootboek beïnvloeden, zoals inkomsten, salarisadministratie en inkoop.
De boekhouding in de particuliere sector richt zich op het vermogen van ondernemingen om de "bottom line" te beheren: winst. Regeringen beheren niet met het oog op winst. De "bottom line" van de overheid is begroting. De begroting is de juridische belichaming van het regeringsbeleid. Vastleggingsboekhouding gaat vooraf aan de traditionele boekhoudkundige cyclus en bevat gewoonlijk de volgende elementen:
- Ontwerp-begrotingsplan - bestaat uit begrotingsramingen die nog moeten worden goedgekeurd.
- Begroting - bestaat uit de begroting op het niveau van de post.
- KredietenToewijzingen of warrants - bestaan uit begrotingsinformatie waarmee uitgaven worden toegestaan. Dit kunnen combinaties zijn van toewijzingen op korte en lange termijn.
- Verplichtingen - vertegenwoordigen het begin van een uitgavenproces door het genereren van een Purchase Requisition. Bij een vastlegging wordt een geraamd bedrag van het budget opzij gezet. Dit voorkomt andere verplichtingen die het budget zouden kunnen overschrijden.
- Verplichtingen - vertegenwoordigt een wettelijke verplichting met een leverancier door het genereren van een inkooporder. De verplichting kan een ander bedrag betreffen dan de raming. De oorspronkelijke verplichting wordt geannuleerd. De verbintenis wordt vervangen door de verplichting. (De overheid kan ervoor kiezen geen contract aan te gaan. Het volledige bedrag wordt vrijgemaakt en beschikbaar gesteld in de begroting).
- Pen - daadwerkelijk verrichte betalingen. De betaling deblokkeert en vervangt het verplichte bedrag door het werkelijke bedrag, dat verschillend kan zijn.
- Begrotingsoverschrijvingen en vieisen die de begrotingsbedragen wijzigen om veranderingen in de behoeften of de financiële positie van de overheid weer te geven. De regering kan bijvoorbeeld erkennen dat er tekorten aan inkomsten zullen zijn en het uitgavenbudget aanpassen. Of nieuwe prioriteiten vereisen een overdracht van budget naar andere programma's.
Het boeken van vastleggingen vereist vele stappen voordat het invloed heeft op het grootboek. Systemen voor financieel beheer van de overheid moeten de status van al deze stappen bijhouden om ervoor te zorgen dat het budget niet wordt overschreden. Het beschikbare budget voor uitgaven wordt vaak het "vrije saldo" genoemd:
vrij saldo = begroting - (vastleggingen + verplichtingen + actuals)
De status van begrotingen, vastleggingen en verplichtingen verschaft besluitvormers van de overheid trendinformatie waarmee begrotingsafwijkingen kunnen worden voorspeld.
De boekhouding van de vastleggingen varieert per regering:
- TerminologieVerplichtingen worden vaak "zachte verplichtingen" of "pre-encumbrances" genoemd. Verplichtingen worden vaak "harde verplichtingen" of "lasten" genoemd.
- 1 of 2 fasen van verbintenissenSommige regeringen houden de "zachte" vastleggingen niet bij als gevolgen voor de begroting. Dit is vaak het geval wanneer de regering aan het moderniseren is en minder menselijke capaciteit heeft, zodat de processen moeten worden gestroomlijnd. Het is ook het geval wanneer de overheidsorganisatie van bescheiden omvang is en er weinig waarde wordt gehecht aan zachte verbintenissen.
- 1 of meer toewijzingenSommige regeringen gebruiken meer dan één krediet. Zo hebben overheden vaak een jaarlijks krediet dat wordt gebruikt voor het voorspellen van de begrotingsvariatie voor het jaar, en een maandelijks warrant of bevoegdheid om uit te geven.
- Kas- of transactieboekhoudingSommige overheden gebruiken een gewijzigde of volledige boekhouding op transactiebasis, waarbij het grootboek wordt aangesproken wanneer de goederen of diensten en de factuur zijn ontvangen.
- Meerjarige verplichtingen: Overheden hebben vaak andere regels voor verbintenissen die meer dan een jaar kunnen beslaan. Sommige soorten goederen of diensten moeten in het begrotingsjaar worden geleverd, anders wordt het contract geannuleerd.
Er zijn veel voordelen verbonden aan het gebruik van Commitment Accounting bij de overheid, waaronder:
- Ervoor zorgen dat er voldoende middelen beschikbaar zijn om aan de contractuele behoeften te voldoen
- Garanderen dat de budgetten niet worden overschreden
- Hulp bij het plannen van toekomstige kosten
- Assisteren bij het bepalen van de flexibiliteit bij het aanpassen van begrotingsoverschrijvingen
- Het voorspellen van begrotingsvariaties om de uitgaven te versnellen of te vertragen om aan de doelstellingen van de regering te voldoen
- De begrotingscyclus in evenwicht brengen met het grootboek om de informatie-integriteit te waarborgen.