Les marchés publics sont le principal moteur des opérations gouvernementales. Au niveau mondial, les gouvernements dépensent chaque année 1 400 milliards de dollars en contrats de marchés publics. Pour chaque $3 de dépenses publiques, $1 est attribué à des entrepreneurs privés chargés de mettre en œuvre des projets gouvernementaux. Les marchés publics peuvent représenter environ 131 à 15% du PIB. Cela signifie qu'un une bonne procédure de passation des marchés publics est au cœur du bon fonctionnement de l'Union européenne. système de gestion des finances publiques.
Les marchés publics englobent toutes les activités liées à l'acquisition de biens, de services et de travaux par les pouvoirs publics. Un bon système de marchés publics garantit que les besoins des utilisateurs finaux sont satisfaits tout en optimisant le rapport qualité-prix pour les contribuables. De même, en raison de l'importance des fonds en jeu, systèmes de marchés publics doivent respecter une législation et des réglementations spécifiques qui garantissent la transparence et la responsabilité. Un système de marchés publics mal géré peut avoir un impact négatif sur les activités du gouvernement et freiner la croissance économique.
Contrairement au secteur privé, les budgets publics sont soumis aux lois du pays et gérés par le biais de la comptabilité d'engagement. Les marchés publics représentent une risque de corruption mais, en même temps, elle contribue grandement à une gestion efficace des investissements publics.
Qu'est-ce que les marchés publics électroniques ?
Marchés publics électroniques, ou Achats en ligneL'utilisation des technologies de l'information (TI) dans les marchés publics. Certains gouvernements utilisent d'abord les technologies de l'information pour une ou plusieurs étapes de la passation des marchés avant de procéder à un déploiement complet. Avec le temps, les réformes des marchés publics en ligne s'étendent généralement à une couverture de bout en bout.
L'objectif de l'utilisation de marchés publics en ligne est d'accroître l'efficacité de la procédure de passation des marchés en réduisant les processus manuels. Cela peut permettre d'économiser l'argent des contribuables en réduisant les erreurs susceptibles d'entraîner des retards et des échecs dans la passation des marchés.
Composantes d'un système de passation de marchés publics en ligne
Bien que les cadres juridiques relatifs aux marchés publics varient d'un pays à l'autre, tous les systèmes publics de passation de marchés en ligne partagent certaines fonctions de base communes et comportent des modules liés, ce qui simplifie la gestion du processus.
Les fonctions suivantes correspondent aux différentes étapes du processus de passation de marchés publics en ligne :
- Inscription: Le système doit fournir un moyen d'accès sécurisé au personnel gouvernemental impliqué dans le processus de passation de marchés.
- Planification des achats: La plupart des cadres juridiques exigent la préparation d'un plan annuel de passation de marchés. Ce plan est généralement publié dans le domaine public. Un système d'achats publics en ligne facilite la préparation et la publication du plan d'achats et le relie aux autres modules pertinents du système.
- Affichage et notification: Les utilisateurs des entités adjudicatrices publient des appels d'offres via le système. De même, les soumissionnaires potentiels accèdent aux documents d'appel d'offres par l'intermédiaire du portail de passation de marchés lié au système de passation de marchés publics en ligne du gouvernement.
- Recherche d'appels d'offres: Dans le domaine des marchés publics, il est essentiel de faire correspondre efficacement les besoins d'un gouvernement avec ce qui peut être fourni par le secteur privé. Un portail web correctement indexé, consultable et convivial augmente la probabilité que de nombreux contractants potentiels trouvent les bonnes opportunités de marchés publics.
- Appel d'offres: Un bon module d'appel d'offres électronique permet aux entités adjudicatrices et aux soumissionnaires potentiels de clarifier les détails de l'appel d'offres, de préparer leurs offres et de télécharger en toute sécurité les documents requis dans le système.
- Évaluation et attribution: Ce module permet aux entités adjudicatrices d'ouvrir, de décrypter et d'évaluer les offres, ainsi que d'attribuer des contrats aux soumissionnaires retenus.
Comment un système de passation de marchés publics en ligne améliore-t-il les marchés publics ?
Parce que le système est intégré au système d'information de l'État, il est possible de l'utiliser comme un outil d'aide à la décision. système de gestion financière (IFMIS), son interopérabilité renforce les contrôles internes, favorise la transparence et réduit le risque d'erreurs. En outre, le système prévoit les éléments suivants
- Statuts qui déterminent les règles de passation des marchés, telles que les modalités et la durée pendant laquelle les offres doivent être disponibles pour les fournisseurs, sont automatisées sur la base du plan de passation des marchés.
- Appels d'offres sont automatiquement créés sur la base de règles et sont affichés sur les sites d'achats en ligne pendant la durée appropriée
- Contrats et les bons de commande sont automatiquement créés sur la base des appels d'offres et sont conformes à la réglementation en matière de marchés publics.
- Vendeurs sont contrôlés afin de garantir la conformité fiscale
- Procédures de passation de marchés reflètent automatiquement les statuts.
- Produits de base les achats sont automatiquement suivis et placés dans l'inventaire.
- Inventaire Les tendances sont suivies et peuvent être utilisées pour informer les plans d'approvisionnement.
- Actifs immobilisés sont automatiquement inscrits dans des registres, les dépenses liées aux actifs sont suivies et la dépréciation des actifs est automatiquement calculée.
- Les immobilisations sont automatiquement affectées aux fonctionnaires.
- Registres d'actifs peut être utilisé pour informer les plans d'approvisionnement en produits de remplacement.
Pourquoi l'interopérabilité est-elle importante ?
L'interopérabilité entre le système d'approvisionnement en ligne du gouvernement et le SIGIF signifie que l'intégration est automatisée et qu'aucun processus d'interface manuel n'est nécessaire. Le potentiel de pratiques corrompues est donc réduite. Grâce à l'intégration de métadonnées, telles que les Plan comptableLes applications financières, les fournisseurs, les catalogues et les organigrammes sont partagés par les applications financières qui, à leur tour, partagent des contrôles tels que les contrôles d'engagement et la séparation des tâches.
L'intégration des marchés publics en ligne et du système d'information sur les marchés financiers (IFMIS) contribue à la mise en œuvre de la stratégie de l'UE en matière de marchés publics en ligne. planification budgétaire en établissant un lien entre les éléments suivants :
- Plan de passation de marchés au budget: Les allocations budgétaires peuvent être mises de côté sous forme d'engagements conditionnels en prévision de la passation de marchés à venir.
- Attribution de marchés à bons de commande: Les fonds pour les obligations sont mis de côté après la fin du cycle de passation des marchés.
- De la gestion du contrat au paiement: Réception des marchandises, justificatifs de dépenses et paiements conformément aux exigences du contrat.
- Des contrats pluriannuels à la budgétisation à moyen terme: Processus de fin d'année pour reporter les budgets sur la base de règles, y compris la prise en charge d'engagements pluriannuels.
- Catalogue des fournisseurs pour l'établissement du coût de revient budgétaire: Les catalogues de fournisseurs du système d'approvisionnement en ligne peuvent être utilisés pour créer des facteurs de coût.
Un système intégré de passation de marchés en ligne aide les gouvernements à comptabilité d'engagement et les contrôles internes de plusieurs manières :
- Les unités d'achat ne peuvent acheter que lorsqu'elles disposent du budget nécessaire.
- La ségrégation permet de s'assurer que les marchandises appropriées sont bien reçues des vendeurs certifiés.
- Seules les marchandises reçues sont comptabilisées
- Les informations sur les fournisseurs, y compris les catalogues et les accords-cadres, seront automatiquement utilisées pour obtenir des prix plus bas.
Plus important encore, les processus d'engagement, de désengagement, d'obligation et de désobligation sont entièrement automatisés.
Gestion des performances des marchés publics en ligne
Relier la passation de marchés publics en ligne au système d'information sur la gestion financière (IFMIS) contribue également à la gestion des performances. Les informations relatives aux achats, telles que l'écart entre le budget et le prix du contrat, confèrent une dimension d'optimisation des ressources aux rapports de performance. Les rapports sur l'état de la passation des marchés fournissent également un contexte pour les produits et les résultats du budget. De même, l'automatisation de la gestion des contrats, comme le suivi des étapes, améliore la gestion de l'exécution du budget.
L'interopérabilité améliore également l'audit en permettant des audits fondés sur les risques. Les auditeurs peuvent gagner du temps et de l'énergie en se concentrant sur les éléments de grande valeur. De même, un système interopérable de marchés publics en ligne permet aux auditeurs de suivre facilement les transactions d'un système à l'autre. Un système intégré peut également prévenir les paiements problématiques liés à des fournisseurs potentiels non conformes.
Les Responsabilité de FreeBalance Suite™ est un planification des ressources gouvernementales (GRP) qui soutient l'intégration du cycle d'approvisionnement avec le budget. Grâce à une conception unifiée, le système GRP permet l'intégration transparente du processus de passation de marchés d'un gouvernement à son cycle de gestion financière, ce qui rend les systèmes de FreeBalance plus efficaces. solution interopérable supérieur à de nombreux systèmes d'approvisionnement commerciaux et autonomes.