Sistema financeiro do governo subutilizado - Causa principal: mudança, software, liderança ou tecnologia? class=

Sistema financeiro do governo subutilizado - Causa raiz: mudança, software, liderança ou tecnologia?

Doug Hadden, VP de Produtos

Muitos sistemas de gestão financeira permanecem subutilizados nos governos. Há evidências significativas nos países em desenvolvimento de que pode haver lacunas significativas entre o "sistema conforme projetado" e o "sistema conforme usado". Isso se manifesta em todo o espectro da gestão financeira, incluindo planejamento orçamentário, controles, tesouraria, dívida, contabilidade, receita, despesas e sistemas de folha de pagamento. Em muitos governos, alguns dos subsistemas financeiros são bem utilizados, enquanto outros não. Isso inclui software desenvolvido sob medida e software comercial de prateleira (COTS). 

Há muitas teorias para essa lacuna. Os estudos geralmente apontam a falta de "vontade política" da liderança do governo. Muitos estudos geralmente apontam para um gerenciamento de projetos ruim, especialmente no "gerenciamento de mudanças" organizacionais e técnicas. É geralmente aceito que a tecnologia não é o problema. Minha opinião é que uma análise da "causa-raiz" mostra que a tecnologia: a solução de software usada e a infraestrutura tecnológica subjacente acrescentam um ônus significativo à mudança e à liderança. Fiz um exercício de causa-raiz com base em problemas encontrados na literatura e com base no feedback em conferências.

1. Os sistemas são muito complexos para serem usados

Sistemas muito complexos podem ser introduzidos devido a práticas ruins de gerenciamento de mudanças. O "produto" escolhido pode introduzir problemas significativos, principalmente se o produto for complexo em primeiro lugar. E se o produto estiver configurado para atender às necessidades do governo e tiver sido usado com eficácia em um contexto semelhante?

2. Falta de capacidade humana

As soluções que funcionam em governos com capacidade humana e histórico de contabilidade governamental semelhantes (ou seja, Índice de Desenvolvimento Humano mais baixo, pós-conflito, Comunidade Britânica) geralmente não são "complexas de usar", a menos que os funcionários públicos não tenham sido treinados. É verdade que o desenvolvimento de capacidade não pode superar problemas usando soluções altamente complexas, mas essas soluções não devem ser usadas. O desafio de usar uma solução de gerenciamento financeiro adequada é o gerenciamento de mudanças. O problema típico aqui é pensar que a capacitação se resume a treinamento. E tentar reduzir o custo do treinamento. A capacitação também inclui orientação e certificação. E os problemas de capacidade podem ser diferentes dependendo do contexto - por exemplo, pode haver problemas de capacidade de TI ou de capacidade contábil. 

Supondo que os sistemas sejam adequados e que tenha havido um bom programa de capacitação, o que poderia explicar o fato de o sistema não estar sendo usado adequadamente?

3. Falta de incentivos

Pode não haver incentivos eficazes para usar o sistema. Esse é um problema de liderança e de mudança.

Os líderes precisam "agir" e "falar" sobre a conformidade com o uso dos sistemas financeiros. Deve haver um ambiente de responsabilidade e recompensa proporcionais. Esse é um dos desafios de mudança mais difíceis: socializar a mudança por um lado (porque muitos funcionários públicos não entenderão os benefícios dessa mudança) e oferecer benefícios por meio de gerenciamento de desempenho ou programas de certificação.

Supondo que existam incentivos adequados, o que poderia explicar o fato de o sistema não estar sendo usado corretamente?

4. Falta de confiança

Os funcionários públicos podem desconfiar do sistema financeiro. Isso traz uma série de problemas. 

  1. Mudança: suspeita de que o sistema foi projetado para substituir pessoas ou implicar pessoas injustamente por corrupção. Muitas vezes há desconfiança em relação a fornecedores estrangeiros.
  2. Produto: a baixa qualidade e o alto custo tornam os sistemas menos confiáveis
  3. Liderança: a má governança do fornecedor e a execução de um projeto como se fosse uma implementação genérica de TI têm consequências desastrosas
  4. Tecnologia: infraestrutura ou segurança precárias podem levar muitos funcionários públicos a desconfiar da eficácia do sistema financeiro - muitos recorrerão ao papel e a outras soluções alternativas

Supondo que haja um ambiente de confiança, o que poderia explicar o fato de o sistema não estar sendo usado adequadamente?

5. Não há como garantir a conformidade

Os funcionários públicos podem recorrer a métodos antigos se o sistema não estiver configurado para conformidade. Isso pode ser uma deficiência do projeto por não usar adequadamente a funcionalidade do sistema. Ou pode ser uma limitação do produto. Deve-se observar que, em muitos países, uma quantidade significativa de gastos está "fora do orçamento" e não faz parte do sistema financeiro.

Resumo das categorias de causa raiz

Está claro que a incapacidade de usar o software de gerenciamento financeiro de forma eficaz no governo não se resume a mudanças e liderança. As metodologias tradicionais de projeto podem ser severamente desafiadas com base nas restrições de produto e tecnologia. A noção de que o fracasso do Planejamento de Recursos Governamentais (GRP) "não tem a ver com a tecnologia" (ou seja, tem tudo a ver com as pessoas) é um equívoco.

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