Doug Hadden, VP de Produtos
Muitos sistemas de gestão financeira permanecem subutilizados nos governos. Há evidências significativas nos países em desenvolvimento de que pode haver lacunas significativas entre o "sistema conforme projetado" e o "sistema conforme usado". Isso se manifesta em todo o espectro da gestão financeira, incluindo planejamento orçamentário, controles, tesouraria, dívida, contabilidade, receita, despesas e sistemas de folha de pagamento. Em muitos governos, alguns dos subsistemas financeiros são bem utilizados, enquanto outros não. Isso inclui software desenvolvido sob medida e software comercial de prateleira (COTS).
Há muitas teorias para essa lacuna. Os estudos geralmente apontam a falta de "vontade política" da liderança do governo. Muitos estudos geralmente apontam para um gerenciamento de projetos ruim, especialmente no "gerenciamento de mudanças" organizacionais e técnicas. É geralmente aceito que a tecnologia não é o problema. Minha opinião é que uma análise da "causa-raiz" mostra que a tecnologia: a solução de software usada e a infraestrutura tecnológica subjacente acrescentam um ônus significativo à mudança e à liderança. Fiz um exercício de causa-raiz com base em problemas encontrados na literatura e com base no feedback em conferências.
1. Os sistemas são muito complexos para serem usados
Sistemas muito complexos podem ser introduzidos devido a práticas ruins de gerenciamento de mudanças. O "produto" escolhido pode introduzir problemas significativos, principalmente se o produto for complexo em primeiro lugar. E se o produto estiver configurado para atender às necessidades do governo e tiver sido usado com eficácia em um contexto semelhante?
2. Falta de capacidade humana
As soluções que funcionam em governos com capacidade humana e histórico de contabilidade governamental semelhantes (ou seja, Índice de Desenvolvimento Humano mais baixo, pós-conflito, Comunidade Britânica) geralmente não são "complexas de usar", a menos que os funcionários públicos não tenham sido treinados. É verdade que o desenvolvimento de capacidade não pode superar problemas usando soluções altamente complexas, mas essas soluções não devem ser usadas. O desafio de usar uma solução de gerenciamento financeiro adequada é o gerenciamento de mudanças. O problema típico aqui é pensar que a capacitação se resume a treinamento. E tentar reduzir o custo do treinamento. A capacitação também inclui orientação e certificação. E os problemas de capacidade podem ser diferentes dependendo do contexto - por exemplo, pode haver problemas de capacidade de TI ou de capacidade contábil.
Supondo que os sistemas sejam adequados e que tenha havido um bom programa de capacitação, o que poderia explicar o fato de o sistema não estar sendo usado adequadamente?
3. Falta de incentivos
Pode não haver incentivos eficazes para usar o sistema. Esse é um problema de liderança e de mudança.
Os líderes precisam "agir" e "falar" sobre a conformidade com o uso dos sistemas financeiros. Deve haver um ambiente de responsabilidade e recompensa proporcionais. Esse é um dos desafios de mudança mais difíceis: socializar a mudança por um lado (porque muitos funcionários públicos não entenderão os benefícios dessa mudança) e oferecer benefícios por meio de gerenciamento de desempenho ou programas de certificação.
Supondo que existam incentivos adequados, o que poderia explicar o fato de o sistema não estar sendo usado corretamente?
4. Falta de confiança
Os funcionários públicos podem desconfiar do sistema financeiro. Isso traz uma série de problemas.
- Mudança: suspeita de que o sistema foi projetado para substituir pessoas ou implicar pessoas injustamente por corrupção. Muitas vezes há desconfiança em relação a fornecedores estrangeiros.
- Produto: a baixa qualidade e o alto custo tornam os sistemas menos confiáveis
- Liderança: a má governança do fornecedor e a execução de um projeto como se fosse uma implementação genérica de TI têm consequências desastrosas
- Tecnologia: infraestrutura ou segurança precárias podem levar muitos funcionários públicos a desconfiar da eficácia do sistema financeiro - muitos recorrerão ao papel e a outras soluções alternativas
Supondo que haja um ambiente de confiança, o que poderia explicar o fato de o sistema não estar sendo usado adequadamente?
5. Não há como garantir a conformidade
Os funcionários públicos podem recorrer a métodos antigos se o sistema não estiver configurado para conformidade. Isso pode ser uma deficiência do projeto por não usar adequadamente a funcionalidade do sistema. Ou pode ser uma limitação do produto. Deve-se observar que, em muitos países, uma quantidade significativa de gastos está "fora do orçamento" e não faz parte do sistema financeiro.
Resumo das categorias de causa raiz
Está claro que a incapacidade de usar o software de gerenciamento financeiro de forma eficaz no governo não se resume a mudanças e liderança. As metodologias tradicionais de projeto podem ser severamente desafiadas com base nas restrições de produto e tecnologia. A noção de que o fracasso do Planejamento de Recursos Governamentais (GRP) "não tem a ver com a tecnologia" (ou seja, tem tudo a ver com as pessoas) é um equívoco.