Doug Hadden, VP de Produtos
As organizações governamentais reduzem o risco adquirindo soluções de ERP de Nível 1 em vez de alternativas? Muitos consultores e tomadores de decisões de compra parecem pensar que há menos risco ao comprar dos "2 grandes" fornecedores de ERP em vez de, por exemplo, um especialista em Planejamento de Recursos Governamentais (GRP) como a FreeBalance. No entanto, um estudo de 2012 da Software de computador avançado no REINO UNIDO constatou baixa satisfação com o ERP no governo Mais da metade dos entrevistados usava software ERP de Nível 1. A pesquisa mostrou que a satisfação com o ERP de Nível 1 é muito menor do que com soluções alternativas. Os usuários de soluções de ERP que não são de Nível 1 tinham quatro vezes mais probabilidade de classificar sua solução como superior às expectativas em qualquer uma das cinco dimensões e metade da probabilidade de classificar sua solução como pior do que o esperado.
- 63%: o sistema ERP não atendeu às expectativas em pelo menos uma área
- 60%: Escolheria uma empresa diferente para implementar o ERP se tivesse que fazer isso novamente
- 50%: Custos de implementação de ERP de Nível 1 mais altos do que o esperado
- 45%: A implementação do Tier 1ERP demorou mais do que o esperado
- 43%: Escolheria um software diferente do ERP implementado se tivesse que fazer isso novamente
- 40%: Capacidade do ERP Tier 1 para atender às exigências do governo sem personalização inferior ao esperado
- 39%: A facilidade de uso do sistema ERP de Nível 1 é pior do que o esperado
- 25%:Capacidade do ERP Tier 1 para atender às necessidades do governo após a customização abaixo do esperado
- 20%: O sistema ERP teve um impacto negativo na organização
- 20%: Passaria por uma implementação de ERP semelhante novamente
Onde está o risco?
Há várias áreas de risco identificadas no estudo The Advanced Computer Software e em outros locais:
- Acima do orçamento
- Atrasado
- Não atingir os resultados esperados
- Dificuldade de uso
- Altos custos de manutenção (TCO)
- Dificuldade de adaptação a processos em constante mudança
Depois de ler sobre mais uma falha de ERP no governo , analista Frank Scavo recomendou que os governos adotassem uma abordagem baseada em riscos Vale a pena adotar seus 5 pontos sobre gerenciamento de riscos em ERP.
O segredo aberto do ERP no governo
Temos coletado mais e mais histórias públicas sobre falhas de ERP no governo, atualizando uma das páginas do blog. A reação da comunidade de tecnologia a essas falhas tende a se concentrar nas deficiências da consultoria ou do cliente. Raramente o software em si é questionado. Isso pode ser resultado da suposição de que um software tão amplamente adotado nos setores público e privado deve ser eficaz. Sem mencionar a propaganda dos fornecedores de nível 1.
Há uma observação no Software de computador avançado O estudo de que o ERP de Nível 1 foi desenvolvido para o setor privado e não é aplicável ao setor público. Parece haver uma percepção crescente de que o ERP de Nível 1 é altamente arriscado e muito caro para o governo.
Além disso, o ERP está desperdiçando dinheiro público em uma era de austeridade orçamentária.
Por que o GRP é menos arriscado do que o ERP de nível 1 no governo?
A abordagem GRP aborda diretamente os 6 elementos de risco:
- Orçamentos: O software GRP não está sobrecarregado com funcionalidades do setor privado, exige menos esforço de consultoria e tem menor necessidade de data center do que o inchaço do software ERP.
- Tempo: O software GRP é desenvolvido para o domínio do governo com projetos definidos para permitir implementações mais rápidas
- Expectativas: Os fornecedores de GRP, como a FreeBalance, estabelecem expectativas adequadas e empregam especialistas em PFM para ajudar a orientar os profissionais do governo
- Facilidade de uso: O software GRP foi desenvolvido para uso governamental e é mais intuitivo para a funcionalidade de contabilidade de compromissos, como a manipulação de vários controles orçamentários agregados
- TCO: o uso de configuração em vez de personalização de código acelera a implementação e reduz a carga de manutenção, tornando o software mais sustentável do ponto de vista financeiro.
- AdaptabilidadeA configuração também permite mudanças, ou o que chamamos de ativação progressiva
Além disso, no nosso caso, os governos lidam diretamente com o fabricante do GRP. Isso nos coloca na estrutura de governança e garante que estamos comprometidos com o sucesso da implementação. Também participamos de todas as implementações para eliminar o incentivo de gerar receita de personalização.
Como os governos devem se proteger durante as aquisições?
As RFPs governamentais para sistemas de gerenciamento financeiro incluem requisitos sobre os fornecedores. Isso inclui um valor mínimo para o faturamento total, números de implementações ou números de usuários. Muitos desses requisitos pouco contribuem para reduzir o risco. Alguns são irrelevantes. Outros garantem que o governo assumirá um alto risco. Aqui estão algumas sugestões de requisitos alternativos de Solicitação de Proposta (RFP) para proteger os governos de altos riscos:
- Valor total da receita dos sistemas de PFM (porque a receita do setor privado não é relativa)
- Não especifique a necessidade de "ERP" nem chame o projeto de "ERP" (porque é isso que você terá no final e a concorrência será reduzida)
- Experiência em GFP em circunstâncias semelhantes (porque o "sucesso" em países mais desenvolvidos, em diferentes níveis de governo ou no setor privado não é relativo)
- Disposição do fabricante do software para se comprometer com as solicitações de recursos (para reduzir ou eliminar o alto custo de longo prazo da personalização)
- Sucesso comprovado com várias alterações de configuração, upgrades e adição de módulos (porque o TCO precisa ser medido ao longo do tempo)
- Custos de turnkey e TCO de 5 anos em um contrato de preço fixo (para que o fornecedor não possa fazer um lance baixo e sobrecarregar o governo com custos de pedidos de alteração)
- Visita de estudo: vá e veja o software em ação - você ficaria surpreso com o fato de que um grande número de "histórias de sucesso" divulgadas de ERP no governo está longe de ser bem-sucedido