Doug Hadden, VP Producten
Verminderen overheidsorganisaties het risico door Tier 1 ERP-oplossingen te kopen in plaats van alternatieven? Veel consultants en inkoopbeslissers lijken te denken dat er minder risico is wanneer ze kopen bij de "Big 2" ERP-leveranciers in plaats van bijvoorbeeld een Government Resource Planning (GRP) specialist zoals FreeBalance. Toch blijkt uit een onderzoek uit 2012 van Geavanceerde computersoftware in de UK ontdekte lage tevredenheid over ERP bij de overheid Meer dan de helft van de respondenten gebruikte Tier 1 ERP-software. Uit het onderzoek bleek dat de tevredenheid over Tier 1 ERP veel lager is dan bij alternatieve oplossingen. Gebruikers van niet-Tier 1 ERP-oplossingen hadden 4 keer meer kans om hun oplossing te beoordelen als boven verwachting op een van de 5 dimensies en de helft minder kans om hun oplossing te beoordelen als slechter dan verwacht.
- 63%: ERP-systeem voldeed op minstens 1 gebied niet aan de verwachtingen
- 60%: Zou een ander bedrijf kiezen om het ERP te implementeren als ik het over moest doen
- 50%: Tier 1 ERP-implementatiekosten hoger dan verwacht
- 45%: De implementatie van Tier 1ERP duurde langer dan verwacht
- 43%: Zou andere software kiezen dan het geïmplementeerde ERP als ik het over moest doen.
- 40%: Het vermogen van Tier 1 ERP om te voldoen aan de eisen van de overheid zonder maatwerk is lager dan verwacht.
- 39%: Gebruiksgemak ERP-systeem Tier 1 slechter dan verwacht
- 25%: Het vermogen van Tier 1 ERP om te voldoen aan de behoeften van de overheid na aanpassing lager dan verwacht
- 20%: ERP-systeem had negatieve invloed op organisatie
- 20%: Zou een vergelijkbare ERP-implementatie opnieuw doen
Waar ligt het risico?
Er zijn tal van risicogebieden geïdentificeerd in het onderzoek naar geavanceerde computersoftware en elders:
- Over budget
- Laat
- Verwachte resultaten niet behalen
- Moeilijk te gebruiken
- Hoge onderhoudskosten (TCO)
- Moeilijk aan te passen aan veranderende processen
Na het lezen over Weer een ERP-fout in de regering analist Frank Scavo aanbevolen dat overheden een op risico gebaseerde aanpak hanteren Zijn 5 punten over risicomanagement in ERP zijn de moeite waard om over te nemen.
Het open geheim van ERP bij de overheid
We verzamelen steeds meer openbare verhalen over ERP-fiasco's bij de overheid door een van onze blogpagina's bij te werken. De reactie van de technologiegemeenschap op deze mislukkingen richt zich meestal op tekortkomingen van consultants of klanten. Zelden wordt de software zelf in twijfel getrokken. Dat kan het gevolg zijn van de aanname dat software die zo wijdverbreid is in de publieke en private sector wel effectief moet zijn. En dan hebben we het nog niet eens over de hype van de Tier 1 leveranciers.
Er is een observatie in de Geavanceerde computersoftware studie dat Tier 1 ERP is ontwikkeld voor de private sector en niet toepasbaar is in de publieke sector. Er lijkt een groeiend besef te zijn dat Tier 1 ERP bij de overheid zeer risicovol en te duur is.
En ERP verspilt overheidsgeld in een tijd van bezuinigingen.
Waarom is GRP minder risicovol dan Tier 1 ERP bij de overheid?
De GRP-benadering richt zich rechtstreeks op de 6 risico-elementen:
- Begrotingen: GRP-software is onbelast met functionaliteit voor de private sector, vereist minder consultancy en heeft minder datacenters nodig dan de opgeblazen ERP-software.
- Tijd: GRP-software wordt ontwikkeld voor het overheidsdomein met vaste blauwdrukken om snellere implementaties mogelijk te maken.
- Verwachtingen: Verkopers van GRP, zoals FreeBalance, stellen de juiste verwachtingen en hebben PFM-experts in dienst om overheidsprofessionals te begeleiden.
- Gebruiksgemak: GRP-software is ontwikkeld voor overheidsgebruik en is intuïtiever voor boekhoudfuncties voor verplichtingen, zoals het verwerken van meerdere geaggregeerde budgetcontroles.
- TCO: het gebruik van configuratie in plaats van aangepaste code versnelt de implementatie en vermindert de onderhoudslast waardoor de software financieel duurzamer wordt
- Aanpassingsvermogen: configuratie maakt ook verandering mogelijk, of wat we progressieve activering noemen
Bovendien hebben overheden in ons geval rechtstreeks te maken met de GRP-fabrikant. Dat plaatst ons in de bestuursstructuur en zorgt ervoor dat we betrokken zijn bij het implementatiesucces. We nemen ook deel aan alle implementaties om de stimulans weg te nemen om inkomsten uit maatwerk te genereren.
Hoe moeten overheden zichzelf beschermen tijdens aanbestedingen?
RFP's van overheden voor financiële beheersystemen bevatten eisen over leveranciers. Dit omvat een minimumbedrag voor de totale omzet, het aantal implementaties of het aantal gebruikers. Veel van deze eisen dragen weinig bij aan risicoverlaging. Sommige zijn irrelevant. Andere zorgen ervoor dat de overheid een hoog risico neemt. Hier zijn enkele alternatieve vereisten voor Request for Proposal (RFP) om overheden te beschermen tegen hoge risico's:
- Totaal bedrag aan inkomsten uit PFM-systemen (omdat inkomsten uit de particuliere sector niet relatief zijn)
- Geef niet aan dat je "ERP" nodig hebt of noem het project geen "ERP" (want dat is waar je mee eindigt en dan heb je minder concurrentie)
- Ervaring met PFM onder vergelijkbare omstandigheden (want "succes" in meer ontwikkelde landen, op verschillende bestuursniveaus of in de particuliere sector is niet relatief)
- Bereidheid van de softwarefabrikant om zich te committeren aan functieverzoeken (om de hoge langetermijnkosten van maatwerk te verminderen of elimineren)
- Aantoonbaar succes met meerdere configuratiewijzigingen, upgrades en het toevoegen van modules (omdat TCO in de loop van de tijd gemeten moet worden)
- Turnkey-kosten en TCO over 5 jaar in een contract met vaste prijs (zodat de verkoper niet laag kan bieden en de overheid kan overstelpen met kosten voor wijzigingsopdrachten).
- Studiereis: ga en zie de software in actie - je zou verbaasd zijn dat een groot aantal gepubliceerde ERP in Overheid "succesverhalen" verre van succesvol zijn.