Esta é a seção 2.3 de uma série de entradas de blog criando um Guia de Avaliação de Tecnologia IFMIS do Governo. Isto inclui informações para ajudar na avaliação das opções IFMIS e os requisitos tecnológicos para FreeBalance Implementações do IFMIS.
A gestão financeira do governo é diferente do setor privado, particularmente para orçamentos e compromissos. Isto é freqüentemente chamado de contabilidade "Compromisso" ou "Encargo". A Contabilidade Financeira refere-se a transações que afetam o General Ledger, tais como receitas, folha de pagamento e compras.
A contabilidade do setor privado se concentra na capacidade das empresas de administrar para o "resultado final": lucro. Os governos não conseguem obter lucros. A "linha de fundo" do governo é orçamento. O orçamento representa a encarnação legal da política governamental. A Contabilidade de Compromisso precede o ciclo contábil tradicional e normalmente contém os seguintes elementos:
- Projeto de plano orçamentário - consiste em estimativas orçamentárias que ainda precisam ser aprovadas.
- Orçamento - consiste em orçamento no nível do item de linha.
- ApropriaçõesOs recursos financeiros, loteamentos ou garantias - consistem em informações orçamentárias que autorizam os gastos. Estas podem ser combinações de alocações de curto e longo prazo.
- Compromissos - representam o início de um processo de gastos através da geração de uma requisição de compra. Um compromisso reserva um montante estimado do orçamento. Isto evita outros compromissos que poderiam exceder o orçamento.
- Obrigações - representa uma obrigação legal com um fornecedor através da geração de uma Ordem de Compra. A obrigação pode ser em um valor diferente do estimado. O compromisso original é descomprometido. O compromisso é substituído pela obrigação. (O governo pode optar por não firmar um contrato. O valor total é descomprometido e disponibilizado no orçamento).
- Payments - pagamentos efetivamente realizados. O pagamento desobriga e substitui o valor obrigatório pelo valor real que poderia ser diferente.
- Transferências orçamentárias e virements que alteram os valores do orçamento para refletir mudanças nas necessidades ou na posição financeira do governo. Por exemplo, o governo pode reconhecer que haverá déficits de receita e ajustar o orçamento de despesas. Ou novas prioridades exigem a transferência do orçamento para diferentes programas.
A contabilidade de compromisso requer muitas etapas antes de afetar o General Ledger. Os sistemas de gestão financeira do governo devem acompanhar a situação de todas essas etapas para garantir que o orçamento não seja gasto em excesso. O orçamento disponível para gastos é freqüentemente referido como o "saldo livre" onde:
saldo livre = orçamento - (compromissos + obrigações + atualidades)
A situação dos orçamentos, compromissos e obrigações fornecem aos tomadores de decisão do governo informações sobre tendências que podem prever desvios orçamentários.
Há variações na contabilidade do Compromisso entre os governos, inclusive:
- Terminologia: os compromissos são freqüentemente denominados "compromissos brandos" ou "pré-encargos". As obrigações são freqüentemente denominadas "compromissos duros" ou "ônus".
- 1 ou 2 Etapas de compromissoAlguns governos não rastreiam o compromisso "brando" como afetando o orçamento. Este é freqüentemente o caso quando o governo está se modernizando e tem menor capacidade humana, portanto, os processos devem ser agilizados. É também o caso quando a organização governamental é de um tamanho modesto onde há um valor limitado para ter compromissos "suaves".
- 1 ou mais loteamentosAlguns governos alavancam mais de uma apropriação. Por exemplo, os governos freqüentemente têm uma dotação anual que é usada para prever a variação do orçamento para o ano, e uma dotação mensal mandado ou autoridade para gastar.
- Contabilidade de caixa ou de acumulaçãoAlguns governos utilizam uma contabilidade modificada ou completa que atinge o General Ledger quando os bens ou serviços, e a fatura, são recebidos.
- Compromissos plurianuais: os governos muitas vezes têm regras diferentes para compromissos que podem durar mais de um ano. Alguns tipos de bens ou serviços podem precisar ser entregues durante o ano fiscal, caso contrário o contrato é cancelado.
Há muitos benefícios para o uso da Contabilidade de Compromisso no governo, inclusive:
- Assegurar que fundos suficientes estejam disponíveis para atender às necessidades contratuais
- Garantia de que os orçamentos não serão gastos em excesso
- Ajudando no planejamento de custos futuros
- Ajudar a determinar a flexibilidade no ajuste de transferências orçamentárias
- Prever variações no orçamento para acelerar ou diminuir os gastos a fim de cumprir os objetivos do governo
- Balanceamento do ciclo orçamentário com o General Ledger para garantir a integridade das informações