Como garantir o sucesso da transformação digital do governo
Este blog é o terceiro de uma série de 5 partes:
- A Gestão da Mudança Organizacional "Tempestade Perfeita
- Gerenciamento de Mudanças Organizacionais em Grandes Projetos de TI
- Grandes projetos de TI no governo
- Gestão de mudanças em economias emergentes
- Gestão da Mudança Organizacional e Transformação Digital Governamental
O cargo anterior descreveu os desafios de gerenciamento de mudanças organizacionais de grandes projetos de TI. Esta situação é ainda pior nas organizações do setor público. Parece haver tantos Desastres do ERP no governo, mesmo em países com alta capacidade humana.
Características especiais de TI do Governo
Os governos não são imunes aos grandes problemas habituais dos projetos de TI e têm desafios adicionais:
- Orçamentos anuais: Embora os governos planejem ao longo de muitos anos, o foco fiscal é sempre no orçamento anual. Isto cria um pensamento mais a curto prazo para economizar dinheiro dentro de um único ano fiscal, às custas de retornos a longo prazo. Isto cria um aumento dívida técnica nos governos.
- Sistemas herdados: Pensar a curto prazo muitas vezes leva à diminuição dos investimentos em novas tecnologias, levando a mais investimentos em "manter as luzes acesas" e à necessidade de projetos de "big bang" para sistemas de yank no mundo moderno.
- Múltiplas partes interessadas: Devido à natureza complexa e interconectada do governo, mesmo pequenos projetos têm múltiplos interessados em diferentes agências.(1) Isto gera incentivos concorrentes e atrapalha a governança do projeto.
- Desenho de cascata: A natureza das compras governamentais gera a expectativa de marcos e resultados bem planejados. Isto significa que o projeto pode estar no caminho do desenvolvimento antes que as pessoas percebam que deveria ter sido feito de forma diferente(2)
- Foco em processos antigos: A resistência a mudanças no governo cria situações em que se espera que novos sistemas funcionem como sistemas legados, mesmo que estes sistemas antigos tenham se mostrado ineficazes.
- Ausência de incentivos comerciais: A natureza do emprego no setor público significa que o desempenho dos projetos muitas vezes tem pouco a ver com o desempenho da carreira. A consideração política pode desempenhar um papel mais destacado ao tomar a decisão de iniciar um projeto ou evitar o término antecipado de projetos mal sucedidos.(1)
- O triângulo do diabo sobre esteróides: As empresas de integração de sistemas ganham grandes projetos de TI chave na mão. Os fabricantes ou produtos de hardware e software utilizados no projeto raramente fazem parte da estrutura de governança. Isto cria um ambiente onde os integradores de sistemas têm incentivos para melhorar a receita através de aumentos de escopo e os fabricantes começam a ver os integradores como principais clientes. Os projetos de tempo e materiais serão quase sempre excessivos e fora do prazo, pois os empreiteiros têm claros incentivos para cobrar do governo o máximo que puderem.(1)
Gestão da Mudança Organizacional no Governo
Empresas com planos eficazes de gestão de mudanças e comunicação têm 3,5 vezes mais chances de superar os seus pares do setor. No setor público, este número é ainda maior. Um plano de gerenciamento de mudanças inclui o tempo necessário para estabelecer a prontidão organizacional, conduzir o mapeamento de processos de negócios, preparar documentos de transição de força de trabalho e estratégia de treinamento, conduzir treinamento de agentes de mudança e preparar uma análise de impacto da mudança(3)
Os elementos de gestão da mudança organizacional no governo incluem:
Comunicação das partes interessadas
É necessário que haja comunicações de alcance massivo e persistente usando e-mail, boletins informativos, eventos, reuniões, webinars que forneçam informações sobre o porquê do projeto ser bom para o governo e para os funcionários públicos. O TI deve incluir loops de feedback que identifiquem problemas e oportunidades com antecedência.
Definir o sucesso
Fornecer uma definição clara de como será o sucesso e incorporá-lo à estrutura de governança. "Certifique-se de que haja um conjunto claro de regras para quem está no comando, quais resultados são desejados e como a tomada de decisões será feita".4)
Reconhecer a mudança
Haverá resistência não apenas das áreas previstas, mas também de áreas inesperadas e talvez até desconhecidas. Seja honesto sobre este fato e se dirija aos opositores, tendo um plano em andamento(5)
Membros da Equipe Dedicada
Os membros da equipe de implementação e gestão precisam ser dedicados ao projeto. Caso contrário, os membros da equipe são distraídos por outras preocupações operacionais, sendo que as prioridades do projeto ficam implicitamente menores. Também deve haver transições planejadas para o pessoal uma vez que o projeto esteja concluído, a fim de reduzir as preocupações.
Eliminar os incentivos perversos
Não deve haver incentivos para que os funcionários públicos aceitem a entrega de projetos incompletos, nem os funcionários públicos devem sentir que qualquer sinal de saída ou aceitação é pessoalmente arriscada.
Vitórias rápidas
Os projetos devem ser divididos em muitos pequenos produtos, começando com protótipos. A demonstração do progresso e a aceitação do feedback do usuário vai muito longe para superar a resistência à mudança. Planejar projetos como uma série de funcionalidades adicionais, para que as pessoas não sintam que têm que obter sua característica no primeiro lançamento.
Eliminar a deformação do escopo
Fornecer uma estrutura de entrega iterativa que fornece uma funcionalidade planejada em marcos. Em vez de adicionar escopo antes da iteração, com base em sistemas mais antigos, planejar melhorias de recursos no contexto da versão mais recente.
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