Recomendações para o Grupo de Trabalho do Sistema de Pagamento Phoenix
A implementação do Oracle pelo Governo do Canadá PeopleSoft ERPO sistema de folha de pagamento, implementado pela IBM, como um único sistema de folha de pagamento, conhecido como "Phoenix", tem sido palco de problemas. “Desde que o sistema Phoenix foi lançado em fevereiro de 2016, dezenas de milhares de funcionários públicos foram mal pagos, pagos em excesso ou não foram pagos em absoluto.” Tem havido uma queda política significativa.
O Primeiro Ministro Justin Trudeau anunciou um grupo de trabalho para "tratar de questões salariais da Phoenix“. Este comitê inclui:
- Ralph GoodaleMinistro da Segurança Pública e Preparação para Emergências (Presidente)
- Scott Brison, Presidente do Conselho do Tesouro
- Bill Morneau, Ministro de Finanças
- Jim Carrcomo Ministro interino de Serviços Públicos e Compras
- Catherine McKennaMinistro do Meio Ambiente e da Mudança Climática
- Steven MacKinnon, Secretário Parlamentar para o Ministro de Serviços Públicos e Compras
O problema da transparência governamental
As instituições resistem à transparência quando há alto risco político percebido. A intenção política da criação do grupo de trabalho pode ser a de assegurar aos funcionários públicos que os problemas serão resolvidos. As comunicações governamentais sobre a Phoenix, até o momento, dão a aparência de opacidade:
- Os briefings técnicos têm tido pouca ou nenhuma comunicação sobre restrições tecnológicas onde não está claro se os problemas têm origem no sistema ERP antigo, altos graus de customização, integração com sistemas, falta de articulação de processos com a IBM, ou falta de treinamento
- O escopo do problema permanece confuso: “A atual extensão dos problemas relacionados à Phoenix não é clara. O Serviço Público e Compras, o departamento que supervisiona o programa, parou de declarar publicamente o número de funcionários com complicações salariais. Em vez disso, o departamento se refere ao número de "transações salariais" que precisam ser processadas, o que torna a situação difícil de entender. Um único funcionário pode ter múltiplas transações de pagamento que precisam ser tratadas.”
- As atualizações governamentais têm sido excessivamente otimistas e os prazos impostos pelo governo para corrigir problemas, incluindo 31 de outubro de 2016 chegaram e partiramcom poucas informações sobre quais remédios estão sendo utilizados, exceto para a contratação de mais funcionários
O desejo de controlar a mensagem, como muitas vezes acontece neste mundo das mídias sociais, tem tido muito o efeito contrário. Dificilmente se passa uma semana sem uma história sobre a miséria acumulada em um servidor público ou em um funcionário público aposentado. Há também protestos.
Recomendações
O Primeiro Ministro e os membros do Gabinete reconheceram que existe um problema e que é importante - passo 1 de qualquer comunicação de crise - mas agora é hora de descrever exatamente o que será feito a respeito. Em outras palavras, o dano político por revelar os problemas exatamente não será tão prejudicial quanto o que os canadenses estão imaginando.
O problema da supervisão executiva
Muitos grandes projetos encontram problemas, particularmente as implementações de ERP no governo. (Mantemos uma contagem contínua dessas falhas.) A introdução de um grupo de trabalho executivo pode sinalizar o desencadeamento de recursos para a solução de problemas. Minhas observações, apoiadas por estudos da Harvard Kennedy School of Government sobre Tomada de decisões de liderança e Líderes em Desenvolvimentosugere que existem perigos:
- As equipes de projeto tendem a descontar o conselho de especialistas e daqueles que estão mais familiarizados com os problemas, e são mais propensos a se desviar para a autoridade de líderes que podem não ter as habilidades ou experiência necessárias
- Supervisão adicional tende a adicionar latência à correção de problemas, com mais reuniões, relatórios, cartões de pontuação e outras interrupções
- O estresse tende a tornar as equipes de projeto mais hesitantes em encontrar soluções criativas
- A simplificação de problemas altamente complexos e a filtragem burocrática de informações podem dar uma imagem irrealista da pegada do problema aos líderes seniores
Recomendações
O grupo de trabalho precisa possibilitar a mudança e fornecer os recursos e incentivos necessários. É necessário que haja um especialista em espaço para resolver problemas e experimentar. O grupo de trabalho pode aproveitar o conhecimento adquirido em projetos complexos (McKenna, MacKinnon), folha de pagamento (Morneau) e gestão financeira (Morneau, Brisson, Goodale) para aconselhar sobre abordagens para a resolução de problemas, mas sem profunda experiência em ERP, dificilmente poderá ajudar a resolver o problema.
O problema de "consertar um problema
Há muitas maneiras de consertar um problema, mas algumas não são sustentáveis. O principal método de consertar problemas de remuneração tem sido a contratação de pessoal. Não está claro se esta abordagem é uma lacuna enquanto as questões tecnológicas são corrigidas, ou se as soluções estarão na ordem do dia - ou a cada segunda quinta-feira. O foco em "consertar o problema" pode não consertar os problemas sistêmicos:
- Como é que o processo de aquisição exclusiva do PeopleSoft, um aplicativo ERP legado proprietário que requer personalização, para substituir um aplicativo mais legado, contribuiu para os problemas contínuos de TI?
- Até que ponto o processo de aquisição que exigiu que a IBM cumprisse prazos rigorosos, e as mudanças feitas pelo governo para o treinamento, contribuíram para o problema?
- Até que ponto as "melhores práticas" legadas na implementação do estilo "waterfall-style" levaram a problemas?
- Existem padrões provenientes de outros projetos menos bem-sucedidos como o Shared Service Canada, gerenciamento de conteúdo da web, concessões do Conselho Canadense; e projetos bem sucedidos de TI como o site de compra e venda de e-procurement?
Recomendações
O grupo de trabalho deve dedicar tempo para identificar questões sistêmicas e fazer mudanças na política de tecnologia da informação. O governo não pode se dar ao luxo de desperdiçar um fracasso como este. A "Phoenix" poderia se levantar novamente, desta vez como instigadora de novas aquisições de TI, implementação ágil, e diretrizes de computação em nuvem.