Doug Hadden, VP Producten
Veel systemen voor financieel beheer blijven onderbenut bij overheden. Er zijn significante aanwijzingen in ontwikkelingslanden dat er een grote kloof kan bestaan tussen het "systeem zoals het is ontworpen" en het "systeem zoals het wordt gebruikt". Dit komt tot uiting in het hele spectrum van financieel beheer, inclusief budgetplanning, controles, kasmiddelen, schulden, boekhouding, inkomsten, uitgaven en loonlijstsystemen. Bij veel overheden worden sommige van de financiële subsystemen goed gebruikt, terwijl andere dat niet zijn. Dit omvat op maat ontwikkelde software en Commercial Off-the-Shelf (COTS).
Er zijn veel theorieën voor deze kloof. Studies wijzen vaak op een gebrek aan "politieke wil" bij het leiderschap van de overheid. Veel studies wijzen vaak op slecht projectmanagement, vooral in organisatorisch en technisch "verandermanagement". Algemeen wordt aangenomen dat technologie niet het probleem is. Mijn visie is dat een "root cause" analyse laat zien dat technologie: de gebruikte softwareoplossing en de onderliggende technologie-infrastructuur een aanzienlijke last toevoegt aan verandering en leiderschap. Ik heb een "root cause exercise" gedaan op basis van problemen die ik tegenkwam in de literatuur en op basis van feedback op conferenties.
1. Het systeem is te ingewikkeld om te gebruiken
Te complexe systemen kunnen worden ingevoerd door slechte veranderingsmanagementpraktijken. Het gekozen "product" kan aanzienlijke problemen introduceren, vooral als het product al complex is. Wat als het product is geconfigureerd om te voldoen aan de behoeften van de overheid en effectief is gebruikt in een vergelijkbare context?
2. Gebrek aan menselijke capaciteit
Oplossingen die werken in regeringen met een vergelijkbare menselijke capaciteit en boekhoudkundige achtergrond (d.w.z. lagere Human Development Index, post-conflict, Britse Gemenebest) zijn over het algemeen niet te "complex om te gebruiken" tenzij ambtenaren niet zijn opgeleid. Het is waar dat capaciteitsopbouw problemen niet kan oplossen met zeer complexe oplossingen - maar deze oplossingen moeten niet worden gebruikt. De uitdaging van het gebruik van een geschikte oplossing voor financieel beheer is veranderingsmanagement. Het typische probleem hier is denken dat capaciteitsopbouw alleen maar draait om training. En proberen de kosten van training te verlagen. Capaciteitsopbouw omvat ook mentoring en certificering. En de capaciteitsproblemen kunnen verschillend zijn, afhankelijk van de context - er kunnen bijvoorbeeld problemen zijn met IT-capaciteit of boekhoudkundige capaciteit.
Ervan uitgaande dat de systemen geschikt zijn en dat er een goed programma voor capaciteitsopbouw is geweest, wat kan dan verklaren waarom het systeem niet goed wordt gebruikt?
3. Gebrek aan prikkels
Er zijn misschien geen effectieve prikkels om het systeem te gebruiken. Dit is een leiderschaps- en veranderingsprobleem.
Leiders moeten "walk the walk" en "talk the talk" over naleving van het gebruik van de financiële systemen. Er moet een omgeving zijn van evenredige verantwoording en beloning. Dit is een van de moeilijkste veranderingsuitdagingen: enerzijds het socialiseren van de verandering (omdat veel ambtenaren de voordelen van die verandering niet zullen begrijpen) en anderzijds het bieden van voordelen door middel van prestatiemanagement of certificeringsprogramma's.
Ervan uitgaande dat er goede stimulansen zijn, wat kan dan verklaren waarom het systeem niet goed wordt gebruikt?
4. Gebrek aan vertrouwen
Ambtenaren kunnen het financiële systeem wantrouwen. Dit brengt een aantal problemen met zich mee.
- Verandering: verdenking dat het systeem is ontworpen om mensen te vervangen of mensen op oneerlijke wijze te betrekken bij corruptie. Er is vaak wantrouwen tegenover buitenlandse verkopers.
- Product: slechte kwaliteit en hoge kosten maken systemen minder betrouwbaar
- Leiderschap: slecht bestuur van de leverancier en het leiden van een project alsof het een algemene IT-implementatie is, heeft desastreuze gevolgen.
- Technologie: slechte infrastructuur of beveiliging kan ertoe leiden dat veel ambtenaren de doeltreffendheid van het financiële systeem wantrouwen - velen zullen hun toevlucht nemen tot papier en andere workarounds.
Ervan uitgaande dat er een omgeving van vertrouwen is, wat kan dan verklaren waarom het systeem niet goed wordt gebruikt?
5. Geen manier om naleving te garanderen
Ambtenaren kunnen terugvallen op oude manieren als het systeem niet is ingesteld op naleving. Dit kan een tekortkoming van het project zijn door de functionaliteit binnen het systeem niet goed te gebruiken. Of het kunnen productbeperkingen zijn. Opgemerkt moet worden dat in veel landen een aanzienlijk deel van de uitgaven "buiten het budget om" gaat en helemaal geen deel uitmaakt van het financiële systeem.
Overzicht van categorieën hoofdoorzaken
Het is duidelijk dat het niet effectief gebruiken van financiële managementsoftware bij de overheid niet alleen te maken heeft met verandering en leiderschap. Traditionele projectmethodologieën kunnen zwaar onder druk komen te staan door product- en technologiebeperkingen. Het idee dat het falen van Government Resource Planning (GRP) "niet te maken heeft met de technologie" (d.w.z. alles te maken heeft met mensen) is een verkeerde voorstelling van zaken.