Waarom regeringen de Balanced Scorecard moeten gebruiken
Overheden over de hele wereld hebben verschillende concepten van prestatiebeheer ingevoerd. Deze staan vaak bekend als resultaatgericht beheer of prestatiebudgettering. De resultaten van prestatiebeheersinitiatieven van de overheid zijn echter gemengd.
"De huidige systemen voor het meten van prestaties in de publieke sector vertonen enkele beperkingen omdat ze alleen gebaseerd zijn op indicatoren voor efficiëntie, effectiviteit en zuinigheid, die voornamelijk financieel zijn en niet de vervulling van milieu- en sociale doelstellingen van de publieke organisaties meten." (Mihaiu, 2014)
Oorspronkelijk ontwikkeld om uitdagingen op het gebied van prestatiemeting in het bedrijfsleven te overwinnen, de balanced scorecard is zeer relevant voor de publieke sector. Het "evenwichtige" concept van de balanced scorecard, dat financiële, klant-, interne proces-, leer- en groeiperspectieven combineert, biedt een holistisch prestatiekader. Deze aanpak kan veel van de moeilijkheden overwinnen die gepaard gaan met het begrijpen en uitvoeren van prestatiebeheer bij de overheid. Het is door de oefening van het in evenwicht brengen van prestatiebehoeften dat de balanced scorecard aantrekkelijk wordt voor de overheid en andere organisaties in de publieke sector.
"Een goed opgebouwde scorecard is evenwichtig tussen korte- en langetermijnmaatregelen; evenwichtig tussen financiële en niet-financiële maatregelen; en evenwichtig tussen interne en externe prestatieperspectieven. De scorecard is een managementsysteem dat kan worden gebruikt als centraal organisatiekader voor belangrijke managementprocessen."
(Mackie, 2008)
Wat is de Balanced Scorecard?
Bedrijfsprestatiebeheer is ingewikkeld en veel bedrijven slagen er niet in hun prestaties te verbeteren. Andere leggen prestatiemaatregelen op die perverse prikkels genereren. De balanced scorecard-methode is ontworpen om veel van de uitdagingen bij de ontwikkeling van prestatiebeheersystemen te overwinnen. door prestatieprikkels af te stemmen op de organisatiestrategie.
De balanced scorecard bekijkt de prestaties vanuit vier perspectieven:
- Leren en groei
- Bedrijfsproces
- Klant
- Financieel
Een effectieve balanced scorecard-oefening zal resulteren in een eenvoudige structuur die de besluitvorming concentreert op wat organisatorisch belangrijk is.
Wat zijn de voordelen van de Balanced Scorecard?
De balanced scorecard biedt regeringen een meer holistisch prestatiemanagement methodologie. Belangrijke verschillen in de overheidssector zijn de vervanging van klantperspectief met burgerperspectief die het uiteindelijke "resultaat" is in plaats van het financieel perspectief gebruikt in de particuliere sector.
Afstemming van de begroting op de nationale doelstellingen
Het ontbreken van een bottom line in het financieel beheer van de overheid maakt het veel moeilijker de resultaten te valideren. Bovendien is de politiek vaak bepalend voor inputgerichte beslissingen (d.w.z. uitgaven voor projecten in het district van de politicus).
De balanced scorecard helpt overheden bij het afstemmen van outputs op uitkomsten en nationale doelstellingen. Hierdoor kunnen regeringen uitkomstmetingen selecteren en testen.
Afstemming van doelstellingen op strategie
Bedrijven hebben minder "lines of business" dan overheden, wat problemen oplevert op het gebied van reikwijdte en schaal en het beheer van prestaties van de gehele overheid bemoeilijkt:
- Toepassingsgebied: Begrotingen moeten worden gekoppeld aan prestaties omdat regeringen een boekhouding met verplichtingen voeren.
- Schaal: Het doorsluizen van complexe doelstellingen via MDA's en afdelingen naar individuele ambtenaren is ingewikkeld omdat er zoveel personeelsleden zijn.
Afdelings- en programmagerelateerde prestaties kunnen ook een uitdaging vormen die kan leiden tot een overdaad aan informatie - er zijn gewoonweg te veel mogelijke maatregelen.
Een andere kwestie is dat organisaties in de openbare sector begrotingsgericht zijn.
"In vergelijking met commerciële instellingen worden overheidsinstellingen geconfronteerd met een unieke reeks uitdagingen bij het beheren van prestaties en het bereiken van hun strategische doelstellingen en initiatieven. Hun missie en budgetten worden vaak extern bepaald... Bovendien staan overheidsinstellingen voor de zware taak om hun doelstellingen te bereiken zonder directe controle over krimpende budgetten en middelen. Dit versterkt de noodzaak van prestatiebeheer bij elke stap in het proces. "
(Whittaker, 2003)
De balanced scorecard stelt overheden in staat de doelstellingen van ministeries, departementen, agentschappen en personen af te stemmen op de strategie. Dit elimineert veel potentiële prestatie-indicatoren die niet van belang zijn voor het bereiken van de overheidsdoelstellingen.
Mogelijkheid om context toe te voegen aan prestaties
Bedrijven opereren binnen welbekende domeinen. De resultaten die tot winst leiden, zijn ook goed begrepen. Op prestaties of resultaten gebaseerde systemen in de overheidssector hebben te lijden onder praktische meetproblemen, aangezien de resultaten in veel gevallen moeilijk rechtstreeks te meten zijn. Dit maakt het moeilijk om resultaten te identificeren die relevant zijn voor de overheidsstrategie.
Overheden hebben ook een ingewikkelder prestatiecyclus dan de particuliere sector vanwege de koppeling met het begrotingsproces en de behoefte aan transparantie.
Met de balanced scorecard kunnen overheidsorganisaties context toevoegen aan de resultaten van hun prestaties. Buitengewone gebeurtenissen kunnen worden beschreven en de gevolgen voor outputs en uitkomsten worden beschreven.
Verantwoordingsplicht Stimulansen
Bedrijven bieden hun werknemers vaak aanzienlijke prestatieprikkels. Bij de overheid zijn prikkels die gekoppeld zijn aan resultaten echter moeilijk. Overheidsorganisaties worden doorgaans geleid op basis van naleving van wettelijke en budgettaire regels. De invoering van beheer op basis van resultaten kan een angst voor onbedoelde gevolgen teweegbrengen.
De balanced scorecard stelt overheden in staat om doelstellingen voor prestatieafstemming beter te communiceren. De ontwikkeling en uitvoering van een balanced scorecard fungeert, mits goed uitgevoerd, als een schakel in het beheer van organisatorische veranderingen.
Conclusie
Met de balanced scorecard kunnen overheidsdoelstellingen op lange termijn worden gekoppeld aan jaarlijkse en middellange begrotingsvoorstellen, wat de evaluatie van programma's ten goede komt. De balanced scorecard is ook een doeltreffend transparantiemechanisme als het levert bewijs van vooruitgang in de richting van de doelstellingen en valideert het beleid.
Referenties
Diamond, J. Establishing a Performance Management Framework for Government. Presupuesto y Gasto Público, mei 2005.
Kamensky, J. Prestatiemeting: 3 uitdagingen waarmee elke overheid wordt geconfronteerd. GovExec, 27 november 2012
Kaplan, R. De Balanced Scorecard voor overheidsorganisaties. Harvard Business Review, 1999
Kaplan, R. Conceptuele grondslagen van de Balanced Scorecard. Harvard Business School Werkdocument, 2010
Mackie B. Organisatorisch prestatiemanagement in een overheidscontext: Een literatuuroverzicht. Mackie Public Management, 2008 http://www.focusintl.com/RBM064-0064768.pdf
Mayne, J. Uitdagingen en lessen bij de uitvoering van resultaatgericht beheer. Sage Publicaties, 2007
Mihaiu, D. Het meten van prestaties in de publieke sector: Tussen noodzaak en moeilijkheid. Studies in handel en economie, 2014 http://eccsf.ulbsibiu.ro/articole/vol92/925mihaiu.pdf
Whittaker, J. Strategie en prestatiemanagement bij de overheid. Pilot Software, november 2003