Het is de hoogste tijd voor overheidsorganisaties om bedrijfssoftware te beschouwen als een bedrijfsmiddel, een publieke investering. Overheidsorganisaties lijken maar al te vaak software aan te schaffen om een bestuurlijk hiaat op te vullen, zoals het aanschaffen van een e-procurement systeem om de concurrentie te vergroten en zo geld te besparen op aankopen. Toch vergroten deze stand-alone systemen de kans op betalingsachterstanden van overheden, omdat de controle op de vastleggingen in veel stand-alone systemen wegvalt. inkoop, loonlijst- en subsidiesoftware. (Ik heb ooit een presentatie gezien waarin werd gesuggereerd dat het onmogelijk was om vastleggingscontroles te integreren met een systeem voor subsidiebeheer).
De aard van software-investeringen
Vaste activa hebben een waarde die in de loop der tijd wordt afgeschreven. Investeringen in software hebben twee aanvullende kenmerken: technische schuld en uitbreidbaarheid. Deze kenmerken moeten in de hele portefeuille van overheidsinvesteringen in software in aanmerking worden genomen.
Technische schuld wordt gekenmerkt door het gebruik van legacy en op maat ontwikkelde software bij de overheid die beperkt verandering. Dit is vooral problematisch bij de overheid waar er een behoefte aan voortdurende hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën. Informatiesystemen die zich niet gemakkelijk aan veranderingen kunnen aanpassen, worden financieel onhoudbaar. Een ander teken van technische schuld is wanneer een aanzienlijk deel van het IT-budget wordt besteed aan het laten branden van het licht.
De technische schuld wordt verergerd door het gebruik van vele op zichzelf staande systemen in de softwareportefeuille. De metadata verschillen vaak en de controle op de naleving gaat verloren. Integratie is moeilijk. Managementinformatie is vaak te laat of onnauwkeurig.
Bij uitbreidbaarheid gaat het om het benutten van het softwaremiddel. Effectief ontworpen software maakt functioneel hergebruik mogelijk om veranderingen en nieuwe functies en modules te ondersteunen. Dit wordt bereikt door een platform dat functioneel hergebruik over vele modules mogelijk maakt. Het biedt ook een enkele bron van beheer, een verenigd platform waar een wijziging van het rekeningstelsel of de workflow eenmalig wordt doorgevoerd en over alle toepassingen wordt verspreid.
Veel softwareleveranciers bieden overheden niet de volledige waarde van uitbreidbaarheid. In dat geval brengen softwareleveranciers de overheid dubbele functionaliteit in rekening - onderliggende softwarecode die in een andere module is aangeschaft.
Software Portfolio Management: Uitbreidbaarheid versus technische schuld
Hoe kunt u bepalen waar uw softwareassets de mogelijkheid van uitbreidbaarheid of de last van technische schuld vertegenwoordigen?
- Dekking: Leveranciers met puntoplossingen hebben geen uitbreidbare software. Kopers moeten op hun hoede zijn voor verkopers die de functionaliteit van Public Financial Management (PFM) vullen met software uit de particuliere sector, met name op gebieden als begrotingsplanning, loonlijst en aanbestedingen waar de eisen van de overheid aanzienlijk verschillen van die in het bedrijfsleven.
- Herbruikbaarheid: Modern software ontwerp maakt gebruik van objectgeoriënteerd programmeren voor hergebruik. Kleine componenten worden geassembleerd om functionaliteit te bieden. Dit verschilt van legacy-ontwerp waarbij grote of monolithische objecten werden gecreëerd met dubbele functionaliteit die niet gemakkelijk kan worden geassembleerd.
- Metadata: Unified design betekent de mogelijkheid om iets één keer te veranderen. Veel leveranciers hebben toepassingen overgenomen en vereisen complexe hulpmiddelen voor het beheer van metadata om ervoor te zorgen dat de definities consistent blijven.
- Integratie: Volledige ondersteuning van industriestandaard webdiensten vereenvoudigt hergebruik en uitbreidbaarheid. Eigendoms- en flat file integratiemethoden introduceren technische uitdagingen.
- Openheid: Hoe opener een systeem is ontworpen, hoe gemakkelijker het uit te breiden is. Open systemen verminderen lock-in. Sommige leveranciers proberen lock-in kopers met eigen databases, besturingssystemen en programmeertalen.
- Aanpassing: Systemen die niet zijn ontworpen om gemakkelijk te kunnen worden gewijzigd, verhogen de kosten wanneer wordt getracht de hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën te ondersteunen. De noodzaak om dure consultants of de oorspronkelijke verkoper van de software-ontwikkeling te contracteren verhoogt de technische last.
- Platform: Er zijn veel definities van een "platform", van een technologieplatform tot een volledig bedrijfsplatform. Een volledig Commercial Off-the-Shelf (COTS) bedrijfs- en technologieplatform zoals het FreeBalance Verantwoordingsplatform het noodzakelijke hergebruik tussen de componenten.
- Taal: Veel leveranciers van bedrijfssoftware gebruiken propriëtaire programmeertalen, vaak ontwikkeld tijdens het client/server-tijdperk. Dit beperkt de keuze tot een kleine groep consultants die nieuwe functies kunnen ontwikkelen en gebruik kunnen maken van de uitbreidbaarheid van de software.
De FreeBalance-aanpak
We ontwierpen de FreeBalance Verantwoordingsplatform uitbreidbaar en financieel duurzaam te zijn. Een uitbreidbaarheid versus technische schuld scorecard voor FreeBalance Government Resource Planning software moet rekening houden met:
- Dekking: FreeBalance heeft bijna volledige dekking over het onderdeel openbaar financieel beheer. We gebruiken de uitbreidbaarheid van ons platform om op deze gebieden uit te breiden.
- Herbruikbaarheid: FreeBalance gebruikt een SOA-componentenaanpak.
- Metadata: FreeBalance biedt een uniform ontwerp.
- Integratie: Integratie met FreeBalance software maakt gebruik van industriestandaard webdiensten
- Openheid: FreeBalance software is platform agnostisch dankzij de Java EE ondersteuning.
- Aanpassing: FreeBalance ondersteunt configuratie en geleidelijke activering om de technische schuld te verminderen.
- Platform: De FreeBalance Verantwoordingsplatform is een volledig bedrijfs- en technologieplatform.
- Taal: Er is geen legacy-technologie, geen wrapping van client/server-code zoals gedaan door grote leveranciers van bedrijfssoftware FreeBalance software is gebouwd op Java Enterprise Edition, een open systeem. Java EE is ook de meest populaire keuze voor webapplicaties op bedrijfsniveau.
Bovendien houdt de prijsstelling van FreeBalance rekening met onderliggende bedrijfsobjecten, die wij "overheidsentiteiten" noemen, zodat aanvullende modules minder duur worden.
Hoe technische schuld confronteren bij het beheer van softwareportfolio's
Waarschijnlijk hebben de meeste overheidsorganisaties een aanzienlijke technische schuld opgebouwd. Legacy ERP en op maat ontwikkelde software komen bij veel overheden voor. Wij hebben situaties gezien waarin paniek ontstaat wanneer softwareontwikkelaars bij overheidsorganisaties met pensioen gaan. Een realistisch upgradepad van "roest"naar modern omvat:
- In hoge mate aangepaste eigen kernsystemen voor controle van de vastleggingen en boekhouding met talrijke logische integratiepunten vertegenwoordigen de hoogste technische schuld.
- Niet-kernsystemen die werken met weinig behoefte aan integratie (behalve aan het einde van een periode) en niet in belangrijke mate zijn aangepast, vertegenwoordigen de laagste technische schuld.
- Vervanging van het kernsysteem kan het beheer en de integratie verbeteren. Hergebruik van functionaliteit maakt de vervanging mogelijk van kleine subsystemen die vanwege unieke mandaten zijn gecreëerd. Deze kunnen worden gemigreerd naar het kernsysteem.
- De noodzaak om burgergerichte functionaliteit te ondersteunen is vaak waar de last van de technische schuld wordt gerealiseerd. Burgers verwachten een naadloze werking, wat vaak betekent dat zij met veel back-officesystemen moeten praten.
Unified Design
Het eenvormige ontwerp van softwareplatforms maakt een holistische kijk op de activiteiten van de overheidsfinanciën mogelijk, inclusief:
- Gemeenschappelijke metadata om één enkele versie van de waarheid te vormen om besluitvorming, audit en transparantie van de overheid mogelijk te maken.
- Gemeenschappelijke controles om betalingsachterstanden te voorkomen en de naleving van financiële praktijken te waarborgen
- Gemeenschappelijk systeembeheer om veranderingen op één gebied door te voeren in alle modules.