FreeBalance heeft een kader om te laten zien hoe Planning van overheidsmiddelen (GRP)-software kan bijdragen tot betere bestuurlijke resultaten voor regeringen in ontwikkelingslanden. Dit bestuurskader omvat een overzicht van de bestuursvraag en een beschrijving van de methodologie.
Impact: De totale jaarlijkse overheidsopdrachten worden geschat op $9.5 Triljoen .
Probleem: Corruptie kost de regeringen van ontwikkelingslanden naar schatting 20% tot 25% aanbestedingskosten.
Andere factoren: Efficiëntie, doeltreffendheid en concurrentievermogen van aanbestedingen zijn andere belangrijke bestuursfactoren.
Scenario: Levenscyclus voor een belangrijk meerjarig openbaar investeringsprogramma zoals de bouw van een nieuw ziekenhuis.
Planning van overheidsmiddelen
De technische levenscyclus van GRP kan als volgt worden beschreven:
- Enterprise-grade ICT-platform als basis met inbegrip van een veilige infrastructuur
- Gebruikersgroep controles zijn gedefinieerd in het ICT-platform
- Het openbare investeringsprogramma voor ziekenhuizen wordt vastgesteld tijdens begrotingsvoorbereidingdeel van Beheer van overheidsprestaties functionaliteit, en de begroting is goedgekeurd door de wetgever...
- Core Public Financials omvat verbintenisboekhouding functionaliteit die ervoor zorgt dat de overheid de begroting niet overschrijdt (integreert met de door de wetgever goedgekeurde begroting) en alle boekhoudkundige transacties in verband met het ziekenhuisprogramma bijhoudt
- Beheer van de overheidsuitgaven integreert met de verbintenissenboekhouding via een aanbestedingscyclus begint met de goedkeuring van een verbintenis uit een aankoopaanvraag die een Request for Proposal (RFP) genereert aan gekwalificeerde inschrijvers als onderdeel van het aanbestedingsproces dat resulteert in, in dit geval, een winnend "turnkey" contract op basis van evaluatiecriteria aan een winnende inschrijver of consortium
- De mogelijkheden voor het indienen van voorstellen werden via het web gepresenteerd door e-aanbesteding en de winnaar van het voorstel en de omvang van het contract wordt bekendgemaakt...
- De betaling wordt verstrekt aan de winnende bieder via betalingsbeheer op basis van de contractbepalingen, gewoonlijk gebaseerd op de aanvaarding door de regering dat de bouwmijlpalen zijn bereikt
- En de hele cyclus wordt opgeslagen in een controle pad te verbeteren Prestaties van de overheid
Governance-instrumentarium
Het beschreven scenario voor de overname van een ziekenhuis biedt meerdere mogelijkheden voor corruptie:
- Samenspanning van verkopers om slechts één winnend bod uit te brengen
- Omkoping door verkopers om het proces te manipuleren, zoals het oneerlijk wijzigen van de evaluatiecriteria
- Goedkeuring van een bod door familieleden
- Betaling voor niet ontvangen goederen en diensten
GRP-systemen bevatten drie klassen van instrumenten die kunnen worden gebruikt om corruptiemogelijkheden te ondervangen:
- Controles die voorkomen dat gebruikers van het ambtelijk apparaat het proces manipuleren
- Transparantie die de interne werking van de overheid blootleggen om toezicht te houden...
- Besluitvorming om naleving en prestaties te kunnen volgen
Sommige governance-instrumenten uit het FreeBalance Governance Framework kunnen in dit scenario worden ingezet.
Er zijn universele governance-instrumenten die in elke fase van de aanbestedingscyclus werken, waaronder:
Controles
- Rekeningschema die alle financiële activiteiten van de overheid afstemt op budgetten, gebruikers, doelstellingen, organisatiestructuur en boekhoudkundige types om boekhoudkundige manipulatie te verminderen.
- Scheiding van taken ervoor zorgen dat meerdere personen betrokken zijn bij de aanbestedingscyclus waardoor manipulatie moeilijker wordt
- Integratie ervoor te zorgen dat de in het boekhoudsysteem voor vastleggingen gebruikte vastleggingsregels in het aanbestedingssysteem in acht worden genomen
- Procedure Workflow die de juiste processen vastlegt en voorkomt dat systeemgebruikers regels veranderen, zoals de tijd die verkopers hebben om op de RFP te reageren.
Besluitvorming
- Waarschuwingen van de workflow die belanghebbende partijen zoals interne audit of de minister van Financiën op de hoogte stelt van mijlpalen in het aanbestedingsproces waardoor meer toezicht wordt gehouden
- Dashboards dat uitzonderingsrapportage biedt aan managers over het proces
Sommige governance-instrumenten vergroten specifieke delen van de aanbestedingscyclus:
- Beveiligde infrastructuur wordt verhoogd met controle instrumenten zoals gegevensintegriteit die manipulatie in onderliggende databases voorkomt, encryptie die mensen de toegang tot bepaalde soorten gegevens belet, en algemene IT-beveiliging zoals virtuele particuliere netwerken om ICT-manipulatie te beperken
- Gebruikersgroep controles wordt verhoogd met gebruikersbeheer zoals wachtwoord controleert
- Voorbereiding van de begroting wordt mogelijk gemaakt door gestructureerde meerjarige planning besluitvorming zoals MTEF dat gebruik maakt van historische gegevens ervoor te zorgen dat het geplande ziekenhuisbudget realistisch is
- Vastleggingsboekhouding is ingeschakeld via begroting en verbintenis controleert die ervoor zorgt dat de verplichtingen de verplichtingen niet overschrijden en dat zaken die geen deel uitmaken van de ziekenhuisaanbesteding worden aangeschaft
- Inkoop wordt versterkt door e-aanbesteding transparantie waarmee contracten in de tijd kunnen worden vergeleken om mogelijke manipulatie aan het licht te brengen
- Beheer van betalingen wordt versterkt door veilige betaling controleert zoals elektronische geldovermaking (EFT) die de kans op fungibiliteit van contant geld vermindert en de traceerbaarheid garandeert
- Auditing wordt versterkt door besluitvorming instrumenten die elke functie, transactie en goedkeuring in het systeem traceren, van betalingen tot het oorspronkelijke plan via de controlespoor
Bestuurlijke factoren
Instellingen en institutionele kenmerken zoals capaciteit en politieke wil zijn noodzakelijk om de bestuursmogelijkheden van GRP effectief te benutten. Er zijn echter aanwijzingen dat GRP-systemen op zichzelf de corruptie verminderen:
- Controles voorkomen veel kansen op corruptie
- Transparantie via front-office systemen verandert gedrag vanwege de schaamtefactor
- De wetenschap dat alle transacties worden gevolgd, verandert het gedrag omdat men dreigt te worden betrapt.
Institutionele governance-eenheden die essentieel zijn voor de hele aanbestedingscyclus zijn onder meer:
- Capaciteit van belanghebbenden, waaronder bedrijven, het maatschappelijk middenveld, de wetgevende macht, anticorruptieorganisaties en het ambtenarenapparaat voor beheer en toezicht
- Politieke wil door belanghebbenden zoals de uitvoerende macht ter ondersteuning van anticorruptieactiviteiten
- Normen gebruikt in openbare financiën die betere informatie verstrekken aan belanghebbenden
- Naleving processen en normen binnen de overheid
Er zijn nog andere institutionele kenmerken die tijdens de levenscyclus van belang zijn:
- Boekhoudkundige procedures gebruikt door de overheid die zorgt voor een passende begrotingsdiscipline met gebruikmaking van goede praktijken en geïntegreerd met controles
- Toegang tot transparantie technologie en volwassenheid van burgermaatschappij instellingen tijdens en na de aanbesteding van overheidsinvesteringen, die kunnen teruggaan tot de opstelling van de begroting om de regering ter verantwoording te roepen
- De onafhankelijkheid en handhaving opties voor interne en externe controle-instellingen om corrupte praktijken op te sporen
Gesteld kan worden dat passende institutionele regelingen voor corruptiebestrijding slechts een beperkt effect zullen hebben zonder een doeltreffend onderliggend technologisch systeem:
- Controleurs zullen gedwongen worden om uitgaven en overtredingen van de regelgeving op te sporen via papieren dossiers of incompatibele informatiesystemen.
- Transparantiemechanismen zouden ertoe kunnen leiden dat alleen de informatie wordt gepubliceerd die de aanbestedende diensten willen publiceren
- Manipulatie van aanbestedingsprocedures zal moeilijk te ontdekken zijn zonder een "rokend pistool" in de vorm van een controlespoor.
- Ontkoppeling van het oorspronkelijke begrotingsproces kan leiden tot de aankoop van goederen en diensten die weinig te maken hebben met het voornemen een ziekenhuis te bouwen.
- Contante betaling vermindert de mogelijkheid voor controleurs om "het geld te volgen".
Bestuursborden
Er zijn tal van signalen die worden gebruikt om de doeltreffendheid van het beheer van de overheidsfinanciën in dit scenario te meten:
- Overheidsuitgaven en financiële verantwoording (PEFA)-beoordelingen worden algemeen aanvaard als een indicatie van de stand van zaken op het gebied van het beheer van de overheidsfinanciën in een land. PEFA biedt een gedetailleerde analyse van de volledigheid, de efficiëntie en de kwaliteit van de PFM-processen.
- Transparency International Corruption Perception Index die aan de hand van enquêtes de perceptie van corruptie in een land bepaalt.
- Feitelijke gevallen van corruptie bij aanbestedingen en vervolgde corruptie bij aanbestedingen die in het land bekend worden
Governanceverbanden
In dit anti-corruptie scenario:
- GRP-systemen ondersteunen geautomatiseerde transparantie in de vorm van e-aanbestedingsportalen
- Bestuursinstrumenten binnen het GRP helpen corruptie te beheersen
- Transparantie via het e-aanbestedingsportaal verandert het gedrag van belanghebbenden en vermindert corruptie
- Transparante aanbestedingen verbeteren de perceptie van corruptie zoals de Transparency International Corruption Perception Index
- Verbeterde corruptieperceptie en corruptieprocessen zullen leiden tot een betere beoordeling in de meta World Governance Indicator, corruptiebestrijding
(Kijk eens naar het succes van FreeBalance-klanten bij het aanpakken van corruptie hier)
PEFA-impact
Hoewel PEFA-beoordelingen ontbreken enige details over aanbestedingsprocessen, zal een GRP met instrumenten en hulpmiddelen bijdragen tot betere beoordelingen voor:
PEFA B Volledigheid en transparantie
- De indeling van de begroting van PI-5 zou kunnen worden verbeterd om de doelstellingen en sectorale programma's binnen de overheidsboeken weer te geven.
- PI-6 toename van de volledigheid in begrotingsdocumenten dankzij een betere planning en toegankelijkheid van aanbestedingsdetails
- PI-10 vergroting van de beschikbaarheid van financiële informatie voor het publiek via het e-aanbestedingsportaal en door verbeterde rapportage
PEFA C(ii) Voorspelbaarheid en controle bij de uitvoering van de begroting
- PI-19 betere prijs-kwaliteitverhouding door meer concurrentie en betere controles op het aangaan van verplichtingen en het plaatsen van opdrachten
- PI-20 doeltreffendheid van controles op niet-salarisuitgaven door middel van begrotings-, vastleggings- en procescontroles die geïntegreerd zijn in de boekhoud- en aanbestedingssystemen
- PI-21 effectiviteit van de interne audit door verbeterde capaciteit, onafhankelijkheid en toegang tot audittrajecten
PEFA C(iii) Boekhouding, registratie, rapportage
- PI-22 verbeterde de tijdigheid van de afstemming van rekeningen via integratie en automatisering, met inbegrip van bankafstemming van betalingen aan de leverancier die het ziekenhuis levert.
- PI-24 verbeterde kwaliteit en tijdigheid van de jaarverslagen door integratie, automatisering en het gebruik van internationale normen en goede praktijken in de boekhoudprocedures die mogelijke verschillen tussen de voorgestelde begroting en de feitelijke situatie aan het licht brengen
- PI-25 betere kwaliteit en tijdigheid van de jaarverslagen door integratie, automatisering en het gebruik van internationale normen die het effect van openbare investeringsprojecten zoals het ziekenhuis laten zien aan de overheidsboeken
PEFA C(iv) Externe controle en toezicht
- PI-26 verbetering van de reikwijdte van de externe audit door onafhankelijkheid, capaciteit en toegang tot het controlespoor van aanbestedingen
Bestuursindicatoren en -resultaten
De verbetering van meta-governance-indicatoren zoals de controle op corruptie verbetert het vertrouwen en de investeringen in landen. Deze indicatoren worden gebruikt door kredietinstellingen. Directe buitenlandse investeringen kunnen toenemen. De "Doing Business"-beoordeling kan verbeteren op basis van de transparantie van overheidsopdrachten, die een aanzienlijk deel van de zakelijke kansen in ontwikkelingslanden vertegenwoordigen.
De "output" van de aanbesteding - de aankoop van een ziekenhuis via een proces dat de corruptie vermindert - kan een klein ontwikkelingsland in staat stellen de gezondheidsresultaten te verbeteren. Sommige gezondheidsresultaten worden door donoren zoals de Millennium Challenge Corporation (MCC) gebruikt bij de evaluatie van financieringsbesluiten. Andere gezondheidsresultaten worden gevolgd als onderdeel van de millenniumdoelstellingen voor ontwikkeling.
Deze gezondheidsresultaten zijn niet triviaal. De MDG's zijn sterk gepolitiseerd en spelen een belangrijke rol in de prioriteiten van donoren en regeringen.
Het is waar dat exogene factoren een soepele overgang van GVK oplossingen tot betere gezondheidsresultaten. Toch is het duidelijk dat een gebrek aan controle op corruptie bij de aanbesteding van ziekenhuizen een negatief effect zal hebben op de resultaten van het bestuur.
Conclusies
Programma's voor overheidsinvesteringen zijn van cruciaal belang in ontwikkelingslanden. Infrastructuur is nodig om het vervoer van goederen naar de markt te verbeteren. Ziekenhuizen en scholen zijn nodig om de gezondheid en het onderwijs te verbeteren.
Openbare investeringsprogramma's gaan ook in ontwikkelde landen gepaard met corrupte praktijken. GVK-systemen worden ingezet om corruptie bij aanbestedingen te verminderen en om gevallen van corruptie bij aanbestedingen op te vangen door:
- ICT-beveiligingstechnieken om manipulatie te beperken
- Gebruikersbeheer geïntegreerd met GRP controles
- Controlesporen en waarschuwingen om manipulatie van GRP-systemen op te sporen
- Integratie tussen systemen om corruptie op interfacepunten te voorkomen
- Transparantie via elektronische aanbestedingen om de civiele samenleving en concurrenten in staat te stellen de aanbestedingen te controleren
- Workflow die ervoor zorgt dat overheidsprocedures worden gebruikt
Deze instrumenten en technieken kunnen het best worden ingezet door regeringen met een politieke wil tot corruptiebestrijding, een goed ambtenarenapparaat en een goede capaciteit van het maatschappelijk middenveld en auditorganisaties met voldoende capaciteit, onafhankelijkheid en handhaving.
Voor meer informatie over hoe de FreeBalance Accountability Suite™ kan helpen de corruptie aan te pakken, alstublieft neem contact op.