Het belang van interoperabiliteit bij elektronische overheidsopdrachten

Geplaatst op 11 februari 2022 in PFM

Overheidsopdrachten zijn de belangrijkste motor van het overheidsoptreden. Wereldwijd besteden overheden jaarlijks $13 biljoen aan overheidsopdrachten. Voor elke $3 aan overheidsuitgaven gaat $1 naar particuliere aannemers die belast zijn met de uitvoering van overheidsprojecten. Overheidsopdrachten zijn goed voor ongeveer 13% tot 15% van het BBP. Dit betekent dat een goede openbare aanbestedingsprocedure ligt aan de basis van een goed functionerende systeem voor het beheer van de overheidsfinanciën.

Overheidsopdrachten omvatten alle activiteiten in verband met de aankoop van goederen, diensten en werken door de overheid. Een goed systeem voor overheidsopdrachten zorgt ervoor dat aan de behoeften van de eindgebruikers wordt voldaan en dat de belastingbetaler zoveel mogelijk waar voor zijn geld krijgt. Ook vanwege de omvang van de betrokken financiering, systemen voor overheidsopdrachten moeten specifieke wet- en regelgeving volgen die transparantie en verantwoordingsplicht waarborgen. Een slecht beheerd systeem voor overheidsopdrachten kan een negatief effect hebben op het functioneren van de overheid en de economische groei afremmen.

In tegenstelling tot de particuliere sector zijn de overheidsbegrotingen onderworpen aan de wetten van het land en worden zij beheerd door middel van een verplichtingenboekhouding. Overheidsopdrachten vormen een corruptierisico maar levert tegelijkertijd ook een belangrijke bijdrage aan een doeltreffend beheer van overheidsinvesteringen.

Wat zijn elektronische overheidsopdrachten?

Elektronische aanbesteding, of eProcurementDe term "overheidsopdrachten" verwijst naar het gebruik van informatietechnologie (IT) bij overheidsopdrachten. Sommige regeringen gebruiken IT aanvankelijk voor één of meer aanbestedingsstappen alvorens tot een volledige invoering over te gaan. Mettertijd breidt de hervorming van elektronische overheidsopdrachten zich gewoonlijk uit tot een volledige dekking.

Het doel van het gebruik van eProcurement van de overheid  is de efficiëntie van het aanbestedingsproces te vergroten door handmatige processen te beperken. Dit kan de belastingbetaler geld besparen doordat fouten die tot vertragingen en mislukte aanbestedingen kunnen leiden, worden verminderd.

Onderdelen van een eProcurement-systeem voor de overheid

Hoewel de wettelijke kaders voor aanbestedingen per land verschillen, hebben alle elektronische aanbestedingssystemen van de overheid een aantal gemeenschappelijke basisfuncties en gekoppelde modules, waardoor het beheer van het proces wordt gestroomlijnd.

De volgende functies komen overeen met de verschillende fasen van het e-aanbestedingsproces van de overheid:

• Registratie: Het systeem moet een veilige toegang verschaffen aan overheidspersoneel dat betrokken is bij het aanbestedingsproces.
• Planning inkoop: De meeste wettelijke kaders vereisen de opstelling van een jaarlijks aanbestedingsplan. Dit wordt gewoonlijk openbaar gemaakt. Een elektronisch aanbestedingssysteem van de overheid vergemakkelijkt de opstelling en publicatie van het aanbestedingsplan en koppelt dit aan de andere relevante systeemmodules.
• Terbeschikkingstelling en kennisgeving: Gebruikers van aanbestedende diensten plaatsen biedingen via het systeem. Potentiële inschrijvers krijgen eveneens toegang tot aanbestedingsdocumenten via het aan het eProcurement-systeem van de overheid gekoppelde aanbestedingsportaal.
• Zoeken naar aanbestedingsmogelijkheden: Bij overheidsopdrachten is het van cruciaal belang dat de behoeften van de overheid en de mogelijkheden van de particuliere sector efficiënt op elkaar worden afgestemd. Een goed geïndexeerd, doorzoekbaar en gebruiksvriendelijk webportaal vergroot de kans dat veel potentiële contractanten de juiste aanbestedingsmogelijkheden vinden.
• Aanbesteding: Een goede eTendering-module stelt aanbestedende diensten en potentiële inschrijvers in staat de details van de aanbesteding te verduidelijken, hun offertes voor te bereiden en de vereiste documenten veilig in het systeem te uploaden.
• Evaluatie en toekenning: Met deze module kunnen aanbestedende diensten offertes openen, decoderen en evalueren, en opdrachten gunnen aan de winnende inschrijvers.

Hoe verbetert een eProcurement-systeem van de overheid de overheidsopdrachten?

Omdat het systeem geïntegreerd is met het systeem voor financieel beheer (IFMIS), de interoperabiliteit ervan versterkt de interne controles, bevordert de transparantie en vermindert de kans op fouten. Bovendien voorziet het systeem in het volgende:

• Statuten de regels voor aanbestedingen, zoals modaliteiten en de termijn waarbinnen inschrijvingen beschikbaar moeten zijn voor verkopers, worden geautomatiseerd op basis van het aanbestedingsplan
• Aanbestedingen worden automatisch aangemaakt op basis van regels en worden voor de juiste duur op eProcurement-sites geplaatst
• Contracten en inkooporders worden automatisch aangemaakt op basis van inschrijvingen, en voldoen aan de aanbestedingsregels
• Verkopers worden gecontroleerd op naleving van de belastingwetgeving
• Aanbestedingsprocedures automatisch statuten weergeven.
• Goederen aankopen worden automatisch bijgehouden en in de inventaris opgenomen.
• Inventaris trends worden gevolgd en kunnen worden gebruikt voor aanbestedingsplannen.
• Vaste activa worden automatisch in registers opgenomen, uitgaven tegen activa worden bijgehouden en afschrijvingen van activa worden automatisch berekend.
• Vaste activa worden automatisch toegewezen aan ambtenaren.
• Vermogensregisters kan worden gebruikt voor plannen om vervangers aan te schaffen.

Waarom is interoperabiliteit belangrijk?

Interoperabiliteit tussen het eProcurement-systeem van de overheid en het IFMIS betekent dat de integratie is geautomatiseerd en dat er geen handmatige interfaceprocessen nodig zijn. Het potentieel voor corrupte praktijken wordt dus verminderd. Door integratie van metadata, zoals de RekeningschemaVerkopers, catalogi en organigrammen worden gedeeld door financiële toepassingen, die op hun beurt controles zoals vastleggingscontroles en scheiding van functies delen.

De integratie van e-overheidsopdrachten en het IFMIS ondersteunt de begrotingsplanning proces door het volgende te koppelen:

• Aanbestedingsplan bij de begroting: Begrotingstoewijzingen kunnen worden gereserveerd als zachte verplichtingen in afwachting van de komende aanbesteding.
• Gunning van opdrachten aan kooporders: De middelen voor de verplichtingen worden gereserveerd nadat de aanbestedingscyclus is afgerond.
• Contractbeheer tot betaling: Goederenontvangsten, onkostenbonnen en betalingen in overeenstemming met de contractvereisten.
• Meerjarencontracten tot budgettering op middellange termijn: Eindejaarsprocessen om budgetten op basis van regels over te dragen, inclusief de ondersteuning van meerjarige verbintenissen.
• Leverancierscatalogus naar budgetkosten: Leverancierscatalogi in het eProcurement-systeem kunnen worden gebruikt om kostendrijvers te creëren.

Een geïntegreerd e-aanbestedingssysteem helpt overheden met verbintenisboekhouding en interne controles op een aantal manieren:

• Aanbestedende diensten kunnen alleen inkopen wanneer zij daarvoor het budget hebben.
• Segregatie zorgt ervoor dat de juiste goederen correct worden ontvangen van gecertificeerde leveranciers
• Alleen ontvangen goederen worden geboekt
• Informatie over verkopers, waaronder catalogi en raamovereenkomsten, wordt automatisch gebruikt om lagere prijzen te bereiken.

Het belangrijkste is dat de processen van vastleggingen, vrijmakingen, verplichtingen en vrijmakingen volledig geautomatiseerd zijn.

eProcurement Performance Management

Koppeling van e-aanbesteding aan het IFMIS helpt ook bij het prestatiebeheer. Informatie over aanbestedingen, zoals het verschil tussen de begroting en de contractprijs, geeft de prestatieverslagen een "value for money"-dimensie. Statusverslagen over aanbestedingen geven ook context aan de output en resultaten van de begroting. Evenzo verbetert de automatisering van het contractbeheer, zoals het volgen van mijlpalen, het beheer van de uitvoering van de begroting.

Interoperabiliteit verbetert ook de controle door risicogeoriënteerde audits mogelijk te maken. Controleurs kunnen tijd en energie besparen door zich te concentreren op zaken met een hoge waarde. Evenzo stelt een interoperabel elektronisch aanbestedingssysteem van de overheid controleurs in staat transacties in verschillende systemen gemakkelijk te volgen. Een geïntegreerd systeem kan ook problematische uitbetalingen in verband met mogelijke niet-conforme leveranciers voorkomen.

De FreeBalance Verantwoording Suite™ is een overheidsmiddelenplanning (GRP) systeem dat de integratie van de inkoopcyclus met de begroting ondersteunt. Door een uniform ontwerp ondersteunt het GRP de naadloze integratie van het inkoopproces van een overheid met haar financiële beheercyclus - waardoor FreeBalance's interoperabele oplossing superieur aan vele commerciële-off-the-shelf en stand-alone inkoopsystemen.