Bonnes pratiques de la GFP
En tant que orienté vers un but précis FreeBalance s'engage à renforcer les capacités de gestion des finances publiques (GFP). autour du monde. Nous y parvenons notamment en partageant les bonnes pratiques que les gouvernements peuvent suivre dans le cadre de leur réforme de la gestion des finances publiques.
Il s'agit de la première note pratique de ce type et elle décrit les méthodes de calcul du coût total de possession (TCO) pour les systèmes d'information de gestion financière intégrée (IFMIS) tels que la solution de planification des ressources gouvernementales de FreeBalance, le système d'information de gestion financière intégrée de FreeBalance et le système d'information de gestion financière intégrée de FreeBalance. FreeBalance Accountability Suite™.
Qu'est-ce que le coût total de possession ?
Le coût total de possession (CTP) est le prix d'achat d'un actif plus les coûts et dépenses à long terme encourus pendant la durée de vie utile du produit et son élimination finale. Dans le cas de la mise en œuvre d'un SIGIF, ce coût comprend les frais de conseil initiaux, les coûts d'équipement et d'infrastructure, les coûts des logiciels et des licences, ainsi que les coûts internes tels que la formation.
Le coût total de possession est un concept essentiel en raison du risque élevé de perte de revenus. Défaillance informatique dans le secteur public et le taux élevé de Défaillance de l'ERP dans les administrations publiques. Le suivi des coûts de mise à niveau, de la fidélisation des employés, de la charge de personnalisation et de la consommation d'électricité constitue un système d'alerte précoce pour les défaillances informatiques. De plus, le coût total de possession vous indique si votre projet de PRV est financièrement viable.
Pourquoi le TCO est-il important ?
Les gouvernements mettent en œuvre Planification des ressources publiques (GRP) ou un logiciel de planification des ressources de l'entreprise (ERP) afin d'améliorer la gestion des finances publiques (PFM), la discipline fiscale, l'efficacité du gouvernement et l'efficacité de l'administration. Rapport qualité-prix (V4M) dans la prestation de services aux citoyens. Cependant, le coût initial du SIGIF peut ne pas refléter le coût total de possession supporté par les organisations gouvernementales.
De nombreuses organisations gouvernementales ne calculent pas les nombreux coûts internes à long terme liés à l'utilisation, à la gestion et à la maintenance des logiciels ERP sur plusieurs années, alors qu'il s'agit d'un élément clé de la discipline fiscale de V4M. Le coût total de possession est essentiel à la viabilité financière, car la réforme de la gestion des finances publiques est un processus continu. Les gouvernements ne doivent donc pas se contenter de maintenir un "état stable", mais doivent calculer les coûts de la modernisation progressive et de la mise en place d'un système de gestion des finances publiques. transformation numérique.
Le coût moyen par catégorie pour les logiciels d'entreprise diffère selon les analystes en fonction de l'exhaustivité des données, de la définition des catégories et de la durée analysée. Néanmoins, les études montrent que le coût le plus élevé est celui de la consultation pour la mise en œuvre.
La réalité du TCO
L'analyse du coût total de possession des systèmes IFMIS révèle des faits choquants :
- Mise en œuvre élevée des coûts allant de 1,5 à 1,5 million d'euros. 1:1 dans le secteur privé à 3:1 à 15:1 dans le secteur public, avec des exemples où les services ont largement dépassé les autres coûts.
- Coût total de possession (TCO) moyen mesuré à plus de $50.000 par utilisateur chez un analyste étude ce qui en fait un coût important pour les budgets publics. Les gouvernements sont légalement "budgétisés" et un TCO élevé et des dépassements de coûts inattendus peuvent nécessiter des budgets supplémentaires ou l'utilisation de fonds provenant d'autres priorités.
- Coûts d'entretien élevés qui découlent de la maintenance d'un code complexe et de la résolution des problèmes, ainsi que des mises à niveau difficiles qui peuvent augmenter le coût total de possession après la mise en œuvre initiale.
- Coûts de mise à niveau élevés augmentent le coût total de possession lorsque les mises à niveau de l'ERP sont estimées à ½ de la valeur des frais de licence d'origine et à 20% des coûts de mise en œuvre d'origine. Les experts préviennent que les entreprises doivent s'attendre à payer jusqu'à trois fois le coût initial du logiciel ERP pour passer à une nouvelle technologie.
- Coûts des risques inattendus avec des écarts moyens de mise en œuvre de l'ERP de deux à quatre mois par rapport au calendrier dans une étude, de 230% par rapport au calendrier dans une autre étude, et jusqu'à 80% de dépassement des estimations de temps et de budget de l'ERP dans une troisième étude.
- Coûts supplémentaires liés au développement durable pour la fidélisation et la certification du personnel. Certaines solutions ERP nécessitent des formations fonctionnelles et techniques coûteuses pour certifier le personnel gouvernemental. Les fonctionnaires profitent souvent de cette certification pour rejoindre des entreprises privées, ce qui signifie que les gouvernements ont besoin de programmes pour retenir les talents et empêcher cette fuite des cerveaux.
Coûts d'acquisition de l'IFMIS
- Interne frais de personnel et honoraires de conseil pour l'analyse des besoins et l'élaboration et la mise à jour d'un appel d'offres. Les coûts d'acquisition comprennent l'engagement d'experts financiers et informatiques tout au long du processus. Les cycles de passation des marchés publics pour les PRG ont tendance à être longs.
- Informatique le matériel, le réseau et la bande passante nécessaire pour l'infrastructure informatique destinée à soutenir le PRG. Cela comprend les sites de reprise après sinistre, le centre d'essai, la fourniture d'une alimentation électrique fiable et les contrats de télécommunications à long terme. Cela comprend également les coûts de personnel pour accepter les livraisons d'équipement.
- Logiciel médiateur les logiciels, y compris les outils de sécurité, de base de données, d'équilibrage des charges, les systèmes d'exploitation et les outils de gestion des systèmes nécessaires pour soutenir la mise en œuvre.
- Logiciel coûts de licence sont généralement basés sur le nombre d'utilisateurs (nommés ou simultanés) ou sur la taille de l'administration.
Coûts de mise en œuvre du SIGIF
- Coûts de gestion du projet y compris des employés dédiés au projet, au bureau de gestion du programme, aux communications et aux réunions.
- Installation, provisionnement et mise en place du logiciel et de l'intergiciel GRP.
- Coûts de personnel interne et coûts de consultants pour articuler la politique actuelle de l'UE en matière d'environnement. les processus opérationnels, les exigences légales, les formulaires et les exigences en matière de rapports et de gérer les anciens et les nouveaux en parallèle.
- Les frais de personnel interne et de consultants pour toute modification des processus actuels requise par le logiciel ou les bonnes pratiques. Il peut s'agir d'une la réingénierie des processus d'entreprise et une formation supplémentaire du personnel.
- Coûts de conversion des données y compris l'assurance qualité. Il peut également s'agir analyse de l'exhaustivité des données lorsque des informations qui ne figurent pas dans le système actuel doivent être obtenues auprès d'autres sources.
- Coûts de configuration et d'adaptationL'adaptation du logiciel, généralement réalisée par des consultants externes ou des fournisseurs de logiciels. Il s'agit d'adapter le logiciel de base et l'intégration, les rapports et les formulaires.
- Frais de personnel et de consultants internes pour le pilotage, l'analyse et les tests d'acceptation en suivant des processus d'assurance qualité.
- Technique formation pour les logiciels intermédiaires, les réseaux, les ordinateurs et la gestion des systèmes. Formation fonctionnelle pour les utilisateurs de GRP.
- Développement de tout documentation spéciale ou des guides de l'utilisateur qui décrivent les processus gouvernementaux et la manière dont ils sont exécutés dans le logiciel.
- Phases de mise en œuvre supplémentaires peuvent survenir, comme l'ajout de modules logiciels supplémentaires, d'un plus grand nombre d'utilisateurs ou de nouvelles entités gouvernementales.
Coûts permanents de l'IFMIS
- Coûts de maintenance pour tous les achats de matériel et de logiciels, y compris l'assistance à la clientèle du fournisseur. Il s'agit généralement d'un contrat annuel.
- Le personnel gouvernemental agissant en tant que soutien de première ligne pour les équipements et les logiciels. Cela comprend également la gestion des cas pour suivre les bogues et les améliorations tout en maintenant la relation avec le fournisseur.
- Mise au point du système des bases de données, des systèmes d'exploitation et des réseaux à mesure que le nombre de transactions augmente.
- Modifications apportées à configuration et personnalisation des rapports ou des formulaires réalisés par le personnel interne ou les consultants.
- Centre de données la bande passante, les télécommunications, l'électricité et les frais de location / de bail / d'espace.
- Nouveau traitement de l'exercice fiscal y compris le report des fonds de l'année précédente effectué par le personnel interne ou les consultants.
- Coûts de mise à niveau associés au passage à de nouvelles versions de logiciels. Cela inclut la gestion des changements pour s'assurer que toute personnalisation effectuée dans la version précédente est ajoutée à la version suivante, avec des tests d'acceptation complets.
Coûts cachés du SIGIF
Les coûts totaux évoluent tout au long du cycle de vie de l'utilisation du PRV, les coûts de mise en œuvre étant plus élevés que ceux d'une année supplémentaire d'"état stable". Les coûts annuels supplémentaires peuvent augmenter en raison des mises à jour de logiciels, de la modernisation du gouvernement et des coûts inattendus.
- Perte de productivité lorsque les systèmes sont exploités en parallèle
- Coûts impliqués dans l'employé courbe d'apprentissage
- Efficacité réduite en ajoutant de soi-disant "meilleures pratiques" qui rendent les processus existants plus complexes
- Gestion du changement les coûts liés aux nouvelles réglementations gouvernementales et à la formation sur les processus au sein du logiciel
- Désastre, perte de données, interruption d'activité en raison d'une mise en œuvre tardive ou de défaillances du système, y compris des perturbations au niveau de l'audit et de l'établissement de rapports
- Frais de voyage et de dépenses pour les conférences et les formations des utilisateurs se tenir au courant des modifications apportées aux logiciels
- Audits de licence lorsque le vendeur exige des paiements supplémentaires
- Options de maintenance peut nécessiter des paiements supplémentaires afin d'obtenir les services nécessaires pour résoudre les problèmes
- Compléments inattendus lorsque le portefeuille de produits ne répond pas à l'ensemble des besoins
- Modifications de l'intergiciel tels que le système d'exploitation ou les bases de données en dehors de la période de mise à niveau du système GRP
Impacts du TCO sur les gouvernements
Les mises en œuvre de logiciels d'entreprise par les pouvoirs publics sont plus complexe:
- Beaucoup plus de lignes d'activité d'un gouvernement national ou infranational, que les conglomérats d'entreprises
- Contraintes importantes en matière de capacités humaines en matière de technologie, de projet et de connaissances fonctionnelles
- Une gestion des performances plus complexe les structures et la planification parce que le gouvernement n'a pas de résultat comme le profit ou la perte
- Une plus grande diversité des pratiques en raison d'exigences légales
- Une planification plus complexe par le biais de budgets pluriannuels qui créent des contrôles dans les systèmes de comptabilité d'engagement
- Préoccupations politiques importantes pour la mise en œuvre dans le secteur public
L'adaptation des systèmes ERP du secteur privé à l'administration publique accroît la quantité d'informations nécessaires à la mise en œuvre du programme. personnalisation nécessaires pour soutenir les processus juridiques et les normes financières du secteur public. En comparaison, le logiciel GRP qui, de par sa conception, se concentre uniquement sur le gouvernement, utilise la configuration comme principal mécanisme pour répondre aux besoins du gouvernement.
La personnalisation du code s'accompagne de coûts élevés et l'avenir défis en matière d'adaptabilité qui génère dette technique.
L'empreinte technique plus importante des systèmes ERP signifie qu'ils nécessitent plusieurs ordinateurs et serveurs d'application et qu'ils consomment de grandes quantités d'espace disque, ce qui augmente le coût total de possession au-delà du coût initial. La sophistication de l'empreinte technique plus importante nécessite également un soutien interne plus important, de meilleurs outils logiciels et une capacité technique plus élevée.
Cependant, le secteur public dispose souvent d'une capacité technique plus faible, en particulier dans les pays en développement. Le développement de ces capacités augmente le coût total de possession. La mise en œuvre et le support de certaines applications ERP nécessitent des connaissances techniques importantes, notamment en matière de gestion des systèmes et de réglage des bases de données, ce qui nécessite souvent le recours à des consultants externes sous contrat à durée indéterminée.
En outre, dans certains pays, la faible capacité fonctionnelle de la fonction publique en matière de comptabilité peut nécessiter une formation supplémentaire en matière de GFP. Certains systèmes sont conçus pour une comptabilité d'exercice plus complexe, tandis que d'autres ont des processus commerciaux complexes que les fonctionnaires doivent suivre.
Autres facteurs à prendre en compte
EmpreinteL'empreinte du matériel et de la bande passante, y compris les services de réplication, peut augmenter de manière significative les coûts d'espace, d'équipement et d'électricité.
L'effet de levierL'importance du marché gouvernemental pour les fabricants de logiciels est essentielle pour garantir que les mises à jour des produits répondent aux nouveaux besoins, sinon les coûts de personnalisation augmentent d'une année sur l'autre.
GouvernanceLes projets GRP : de nombreux projets GRP créent des structures de gouvernance avec des sociétés d'intégration de systèmes, mais sans le fabricant de logiciels. Cela réduit l'engagement du fabricant à répondre aux besoins du gouvernement au fil du temps.
Notre analyse montre que le coût total de possession des systèmes GRP tels que le FreeBalance Accountability Suite™ est en moyenne 225% inférieur à celui des logiciels conçus pour le secteur privé tels que les ERP.
Gestion des risques
Une approche de gestion des risques identifie les facteurs de risque, l'appétence pour le risque et les stratégies d'atténuation des risques. Les éléments à prendre en compte dans l'élaboration de l'approche de gestion des risques d'un gouvernement devraient inclure la capacité organisationnelle, le taux de réussite des fournisseurs et l'étendue de la personnalisation prévue. Les stratégies d'atténuation des risques augmentent également les coûts d'un projet SIGIF.
Ces facteurs de risque peuvent être utilisés pour calculer les dépassements de budget attendus et doivent être pris en compte lors de la détermination du coût total de possession potentiel pour toute acquisition de logiciel.
Conclusion
Bonnes pratiques en matière de TCO
La recommandation de FreeBalance aux gouvernements qui envisagent les implications financières d'une transformation numérique et d'une modernisation de leur SIGF est de se rappeler qu'il y a très peu de "meilleures pratiques" mais beaucoup de "bonnes pratiques" dans la gestion des finances publiques.
Les gouvernements devraient donc être attentifs aux revendications des vendeurs et plutôt envisager :
- A la gestion des risques approche basée sur l'expérience de l'industrie dans des projets similaires
- L'étendue de la personnalisation, le niveau de engagement par le fabricant de logiciels au marché public et au client peut être utilisé pour calculer les dépassements de budget prévus et certains coûts cachés peuvent être estimés.
- Gouvernance structures et effet de levier avec le fabricant du logiciel doit être incluse dans le calcul du risque.
- A approche de projet à long terme devrait permettre d'identifier l'augmentation des coûts annuels du fournisseur. Le chemin de mise à niveau de la version et les politiques de mise à niveau du fournisseur doivent être interrogés pour identifier les coûts futurs.
- Les plan de projet pluriannuel devrait servir à alimenter le budget informatique.
- Les coûts de personnalisation pour la mise en œuvre initiale doivent être utilisés comme point d'ancrage pour le calcul des coûts de personnalisation. les futures mises à jour du logiciel et les changements de personnalisation. Il convient d'utiliser les chiffres de l'industrie concernant la durée moyenne des mises à niveau.
En outre, l'expérience du gouvernement avec les fournisseurs de logiciels doit être modélisée afin de déterminer les coûts de mise en œuvre et de maintenance prévus. Enfin, une approche "clé en main" devrait être utilisée pour engager un fournisseur unique ou un consortium à assumer un calendrier à prix fixe.
Enfin, il convient d'analyser la fidélisation et la rotation du personnel et de modéliser ces coûts internes dans le cadre du calcul du coût total de possession. Cela inclut les coûts prévus pour la formation et la certification supplémentaires.
FreeBalance Accountability Suite™
FreeBalance travaille aux côtés du secteur public depuis près de 40 ans pour développer et fournir des solutions logicielles gouvernementales qui soutiennent la réforme et la modernisation de la gestion des finances publiques.
Les FreeBalance Accountability Suite™ est une solution commerciale prête à l'emploi qui couvre l'ensemble du cycle budgétaire et gère tous les systèmes fiscaux critiques du gouvernement. La FreeBalance Accountability Suite™ est disponible en six configurations de base pour répondre aux différentes exigences des PRG.
L'ensemble du portefeuille FreeBalance est construit sur le principe de la FreeBalance Accountability Platform™Le système de gestion financière de l'administration publique est une plate-forme basée sur le web et alimentée par Java, conçue exclusivement pour la gestion financière de l'administration publique. La plateforme supporte des modèles de déploiement centralisés, décentralisés ou hybrides.
- Design postmoderne
Conception postmoderne grâce à la facilité d'intégration, à la configurabilité massive et à la flexibilité du support sur site, en nuage privé, en nuage public, en nuage communautaire et en services partagés. - Web Native
Web Native utilisant les normes web internationales, pas de code logiciel hérité déployé via le web et pas de couche de traduction web. - Système ouvert
Système ouvert soutenant une infrastructure commerciale et à code source ouvert robuste grâce à des normes industrielles reconnues, offrant plus de choix - Conception unifiée
Conception unifiée grâce à la réutilisation des composants dans toutes les applications, à la gestion centralisée des métadonnées et à la facilité d'établissement des rapports. - Hautement extensible
Hautement extensible, supportant des fonctions supplémentaires et un développement personnalisé grâce à une architecture orientée services (SOA) et à la réutilisation des composants dans les applications. - Activation progressive
L'activation progressive permet des changements de configuration futurs, la modernisation des processus, la décentralisation fiscale et l'ajout de modules supplémentaires.
TCO de FreeBalance
Pour garantir un faible coût total de possession, la FreeBalance Accountability Platform™ offre de nombreux gains d'efficacité aux pouvoirs publics, ce qui se traduit par un meilleur rapport qualité-prix pour les contribuables.
Approche modulaire
La possibilité d'ajouter des modules au fil du temps permet aux gouvernements de mettre en œuvre des fonctions essentielles en fonction du contexte national. Cette approche permet d'obtenir plus rapidement un bon rapport qualité-prix et de activation progressive - l'activation continue et durable des fonctionnalités requises de la GFP sur la base des besoins de gouvernance des pays.
Activation progressive
S'il est généralement admis que la réforme de la gestion des finances publiques et des institutions est essentielle à l'amélioration de la gouvernance, le rythme des réformes est souvent ralenti par l'incapacité des systèmes d'information à s'adapter aux nouveaux besoins.
Le rythme de la réforme de la GFP doit être soutenu pour obtenir des améliorations durables en matière de gouvernance et le SIGIF utilisé doit permettre la réforme plutôt que de l'empêcher. Bien qu'il y ait eu de nombreux Défaillances de l'ERP dans les administrations publiques, la FreeBalance Accountability Suite™ a un taux de réussite supérieur démontré.
Support informatique minimal
L'empreinte technique optimisée de la FreeBalance Accountability Platform™ réduit la charge que représente pour le service informatique la gestion des systèmes informatiques, des réseaux et des logiciels intermédiaires.