L'optimisation des ressources dans les marchés publics

Publié le 4 février 2022 en PFM

Comment optimiser les ressources dans le cadre de la passation de marchés publics pour le système d'information financière (FMIS)

Cet article est le troisième d'une série consacrée à l'amélioration des appels d'offres des gouvernements dans le cadre du système d'information financière (SIGF) :

1. Comment améliorer les appels d'offres du SIGF
2. Exigences de la passerelle pour des appels d'offres efficaces dans le cadre du SIGF
3. Optimisation des ressources dans le cadre de l'acquisition d'un système d'information financière (FMIS)

Qu'est-ce que le V4M ?

Le V4M (Value for Money) est, à bien des égards, l'équivalent pour le secteur public du ROI (Return on Investment). Les entreprises ont un résultat net : les profits et les pertes. Cela signifie que les rendements (bénéfices ou pertes) peuvent être calculés sur la base des intrants (coûts). D'autres mesures de performance peuvent également être rattachées au résultat net.

Cependant, il n'y a pas de résultat final dans le secteur public. Les gouvernements ont des mandats.

Les gouvernements cherchent à optimiser les produits, les résultats et l'impact. L'optimisation des ressources fournit une méthodologie pour y parvenir.

Comme de nombreux concepts de gestion de la performance gouvernementale, tels que la budgétisation axée sur les résultats, la V4M a évolué pour inclure les 5 E.

Qu'est-ce que le rapport qualité-prix (Value for Money/V4M) ?

L'optimisation des ressources est un concept stratégique qui s'applique aux marchés publics complexes et à l'ensemble du cycle de vie des prestations, y compris :

• L'économieles coûts unitaires faibles, similaires au concept de gestion des dépenses, tels que le coût d'acquisition des vaccins
• Efficacité : la productivité de la transformation des coûts en résultats, tels que le coût de la vaccination
• EfficacitéValeur de la transformation des produits en résultats, par exemple le coût de la réduction d'une maladie de 1%.
• Le rapport coût-efficacité :  la valeur de l'impact de la prestation, telle que le coût de l'augmentation d'une année de l'espérance de vie
• Fonds propresl'impact sur les groupes, par exemple, si cette augmentation de l'espérance de vie a été partagée par les groupes défavorisés

Le V4M est particulièrement important pour investissements publics.

Un L'acquisition du FMIS est transformationnelle et un investissement public essentiel. La gestion des dépenses en matière de marchés publics par le biais de la concurrence, d'appels d'offres et d'accords-cadres est suffisante pour l'acquisition de produits de base.

La V4M est un élément essentiel de la gestion des investissements publics dans les cycles budgétaires des gouvernements.

Quel est le problème de l'optimisation des ressources (Value for Money/V4M) ?

Le piège du moindre coût

Les méthodes de passation des marchés publics du SIGF comprennent généralement une forme de V4M - une formule est fournie qui combine les concepts de prix et de valeur. Cependant, à mesure que les John Glenn a dit l'astronaute, le prix le plus bas n'est pas nécessairement le plus avantageux.

"J'ai ressenti exactement ce que vous ressentiriez si vous vous prépariez à décoller et si vous saviez que vous êtes assis au sommet d'une montagne. 2 millions de pièces - toutes fabriquées par le moins-disant dans le cadre d'un contrat gouvernemental".

Le problème de nombreux calculs V4M est l'utilisation de formules génériques qui ne sont pas liées à des priorités. Ces formules génériques incluent des pourcentages associés aux CV des équipes, aux références, aux caractéristiques souhaitables et à la compréhension des besoins. Ces formules sont souvent associées à toutes les grandes acquisitions de technologies de l'information clés en main. 

Il s'agit là de très mauvais indicateurs de la capacité des vendeurs à fournir de la valeur. Exigences relatives à la passerelle sont plus efficaces pour prédire la valeur, en particulier lorsqu'elles concernent la valeur après la mise en œuvre.

L'obsession de la documentation

Certaines méthodes de passation de marchés des gouvernements et des bailleurs de fonds utilisent une méthode différente. Ces appels d'offres demandent des documents académiques couvrant les concepts de valeur. 

FreeBalance a fait appel à des experts de ce type d'appels d'offres pour une grande opportunité. Nous avons rédigé une section d'environ cinq pages en utilisant de bonnes techniques de rédaction commerciale, avec des phrases courtes et claires, un style télégraphique et un langage simple. C'est le genre de choses pour lesquelles les logiciels de correction grammaticale sont utiles. Les experts nous ont dit que la section était claire et bien écrite, mais qu'elle ne serait pas bien classée. Les phrases devaient être allongées. Des concepts académiques devaient être insérés. Tous les textes en style télégraphique ont été remplacés par des textes narratifs. Moins de diagrammes conceptuels. Moins d'espace blanc. 

La clarté sur la manière dont les fournisseurs s'alignent sur les objectifs du projet et du gouvernement est bien plus importante que de passer par une cérémonie de documentation. Toutefois, les fournisseurs doivent être en mesure de présenter leur méthode V4M et leurs résultats antérieurs.

Comment réussir le V4M

Des marchés publics efficaces peuvent améliorer le rapport qualité-prix. Les experts estiment qu'une amélioration de 20% de la V4M est réaliste. Il est important de comprendre que la V4M est quelque chose qui se produit à long terme. Le cycle de performance des intrants, des processus, des extrants, des résultats et de l'impact prend du temps. C'est pourquoi Cadres de dépenses à moyen terme (CDMT) utilisent des fenêtres de 3 à 5 ans pour établir et suivre des budgets axés sur les résultats.

C'est pourquoi la V4M après la mise en œuvre est essentielle - ce que nous appelons la la durabilité. Cela comprend

• Maintenabilitéla mesure dans laquelle les professionnels de l'administration peuvent assurer la maintenance et la mise à jour des systèmes FMIS
• Renforcement des capacitésla mesure dans laquelle les capacités du gouvernement peuvent être renforcées, maintenues et améliorées pour soutenir la future réforme de la GFP
• Autosuffisancela mesure dans laquelle les gouvernements peuvent éviter d'engager des consultants coûteux pour les fonctions opérationnelles, les mises à niveau et les réformes
• Abordabilitéla mesure dans laquelle les coûts de la technologie gouvernementale pour les utilisateurs supplémentaires, les nouvelles fonctions et les mises à niveau peuvent être réduits au minimum
• Portabilité: mesure dans laquelle les systèmes FMIS peuvent être déplacés vers différents middleware et infrastructures cloud.
• Adaptabilitéla mesure dans laquelle les gouvernements peuvent fixer des priorités en matière de réforme sans être confrontés à des limitations et à une dette technique (généralement en raison de la personnalisation et de la conception sur mesure)

Pour plus d'informations sur la façon dont Les solutions de FreeBalance livrer V4M s'il vous plaît prendre contact.