Qu'est-ce qui différencie FreeBalance ?

Publié le 4 août 2022 en Technologie gouvernementale

Pourquoi choisir la solution FreeBalance GRP ?

Ceci est la deuxième partie de 3 posts :

1. Pourquoi les mises en œuvre du SIGP sont-elles différentes ?
2. Qu'est-ce qui différencie FreeBalance ?
3. Conseils pratiques pour optimiser votre projet FreeBalance GRP

Planification des ressources publiques (GRP) pour les systèmes d'information de gestion financière (FMIS) de l'administration diffèrent des alternatives telles que les systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP) conçus pour le secteur privé. Les logiciels de planification des ressources gouvernementales, comme le FreeBalance Accountability Suite™est un logiciel d'entreprise conçu exclusivement pour les gouvernements.

Les projets FMIS du gouvernement sont transformationnel. Il ne s'agit pas seulement d'une initiative technique d'arrière-guichet. Les projets FMIS transforment la manière dont un gouvernement est géré. La mise en œuvre d'un Gestion des finances publiques (GFP) nécessite souvent à la fois des réformes juridiques et la restructuration des organisations gouvernementales.

Défis communs à la mise en œuvre du SIGF

• Lacunes dans les capacités humaines: De nouveaux logiciels sophistiqués, combinés à des processus fiscaux améliorés, peuvent taxer les capacités de la fonction publique
• Changement organisationnel: L'automatisation de la gestion financière, les contrôles et les rapports remplacent les processus manuels et technologiques hérités perturbe les exigences professionnelles, les structures hiérarchiques et les relations de pouvoir - en particulier l'utilisation de la technologie pour faire respecter l'obligation de rendre des comptes.
• Réforme juridique Changement: La réforme des finances publiques nécessite une réforme juridique et statutaire qui perturbe davantage les exigences professionnelles, les structures hiérarchiques et les relations de pouvoir, en particulier en ce qui concerne la transparence fiscale.
• Impact global : Les logiciels financiers sont déployés dans toutes les entités gouvernementales, ce qui aggrave les problèmes de capacité et de changement, tout en perturbant la perception de l'autonomie organisationnelle.

Tout projet de SIGF gouvernemental s'accompagne d'un risque de transformation élevé, mais aussi de récompenses importantes. La réforme de la gestion des finances publiques soutenue par transformation numérique du gouvernement offre de nombreux avantages, notamment

• Transparence et responsabilité pour réduire la fraude (USAID) et la corruption (U4)
• Amélioration de l'allocation des budgets (Banque mondiale)
• Amélioration de l'efficience et de l'efficacité des dépenses (Banque mondiale)
• Des budgets plus crédibles (U4) et (IBP)
• Amélioration de la discipline budgétaire (Secrétariat du PEFA)

Quels sont les avantages du logiciel GRP de FreeBalance ?

Le site de FreeBalance l'accent exclusif mis sur PFM a permis à l'entreprise de comprendre pleinement la promesse de transformation d'un SIGF gouvernemental. En conséquence, notre Logiciel GRP et la méthodologie de mise en œuvre sont conçues pour optimiser les avantages de la transformation tout en minimisant les risques.

Qu'est-ce qui rend les implémentations GRP de FreeBalance différentes (et meilleures) ?

Le site de FreeBalance la mise en œuvre des PRG au niveau mondial diffèrent des approches traditionnelles sur trois points essentiels :

1. Gouvernance des projets: FreeBalance étant à la fois le fournisseur du logiciel et le partenaire de mise en œuvre, nous sommes responsables de l'adéquation du produit et de la réussite du projet. 
2. Glocal: Notre engagement à constituer des équipes locales signifie que nous sommes en mesure d'offrir aux gouvernements clients des coûts optimaux et une meilleure efficacité spécifique au gouvernement en combinant le personnel de projet international et local de FreeBalance.
3. Durabilité: Une solution FreeBalance est abordable sur plusieurs années, ce qui assure la durabilité fiscale. Notre approche d'activation progressive signifie que le FMIS peut facilement être adapté pour soutenir la modernisation future, ce qui contribue à la durabilité de l'initiative de réforme de la PFM.

De nombreux fournisseurs de solutions FMIS, qui n'ont pas de logiciel de planification des ressources gouvernementales, revendiquent souvent des avantages similaires. Vous trouverez ci-dessous notre analyse des principaux facteurs de différenciation dans la mise en œuvre du SIGF :

• Approche traditionnelle : 
  • L'héritagel'approche traditionnelle de la mise en œuvre du SIGF
• Contexte sur mesure : 
  • Raisonnement en faveur de l'approche patrimoniale du SIGF développé sur mesure
• Contexte ERP : 
  • Raisonnement en faveur de l'approche patrimoniale pour les logiciels ERP
• Contexte du PRV : 
  • Les raisons pour lesquelles le logiciel GRP permet des approches plus efficaces
• Approche FreeBalance : 
  • Approche utilisée par FreeBalance pour la planification des ressources gouvernementales

1. Gouvernance du projet

Approche traditionnelle

Les structures de gouvernance de projet peuvent être très complexes dans le cadre de la mise en œuvre d'un SIGF en raison de la combinaison des parties prenantes du gouvernement, des financeurs et des prestataires. Cette structure est encore compliquée par les différentes motivations des parties prenantes. 

La bonne pratique consistant à mettre en place un bureau de gestion du programme (gestion quotidienne) avec un comité de pilotage du projet (supervision et décisions importantes) est généralement mise en œuvre dans tous les scénarios.

D'autres bonnes pratiques en matière de gouvernance de projet sont communes aux approches du SIGF :

• Garantir l'engagement des dirigeants 
• Mettre en place des équipes de projet dédiées au gouvernement et autorisées à prendre des décisions
• Impliquer les parties prenantes et les utilisateurs tôt et souvent
• Reconnaître la nature transformationnelle du SIGF qui nécessite une supervision du ministère des finances, et pas seulement une supervision technologique.
• Se concentrer sur les résultats plutôt que sur le calendrier du projet, en particulier lorsque de nouveaux éléments sont découverts.
• Prévoir la résistance au changement et le renforcement continu des capacités

Lire: Conseils pratiques pour optimiser votre projet PRV

Contexte sur mesure

Les projets développés sur mesure comprennent de nombreuses considérations, notamment la sélection de plateformes technologiques, d'architectures et de méthodes de développement. C'est pourquoi, une gestion granulaire des projets est nécessaire avec un contrôle et une traçabilité depuis les exigences de haut niveau jusqu'à la qualité du code individuel

Les gouvernements choisissent souvent des plates-formes technologiques pour des projets sur mesure, même lorsqu'ils font appel à l'externalisation de logiciels. En d'autres termes, les entreprises spécialisées disposent d'une marge de manœuvre limitée pour sélectionner les technologies qui ont le plus de chances de réussir. 

Les gouvernements exigent des compétences minimales de la part des sous-traitants en développement de logiciels et des développeurs individuels. Formation, expérience et certifications reconnues pour les outils logiciels, la qualité et la gestion de projet. 

Cette pratique consistant à spécifier les niveaux de compétences a été considérée comme une "meilleure pratique". 

• Théorieles certifications valident les niveaux de compétences, ce qui réduit le risque et le besoin de supervision granulaire
• Réalitéles certifications ne valident pas les compétences en matière de compréhension des besoins uniques des gouvernements, ni la capacité à gérer des projets au sein d'un gouvernement avec autant de parties prenantes.

Les niveaux de risque sont beaucoup plus élevés dans les projets sur mesure que dans les projets de type "Commercial-Off-The-Shelf" (COTS). Par exemple, le remaniement lorsque les spécifications s'avèrent inexactes, la qualité médiocre du produit en raison de l'absence de tests par rapport aux options commerciales, et les difficultés à concevoir des changements futurs.

Contexte ERP

Les fabricants d'ERP font rarement partie des structures de gouvernance pour la mise en œuvre des projets FMIS. Les gouvernements traitent directement avec des sociétés d'intégration de systèmes qui sont autorisées à gérer des projets par les fabricants d'ERP. Les intégrateurs de systèmes sont incités à ajouter des heures facturables pour la personnalisation du code qui est souvent inutile. Pourtant, la réduction de la personnalisation permet d'améliorer la rapidité d'exécution et la maintenabilité du projet. C'est pourquoi, la gestion de projet se concentre sur la réduction de la personnalisation du code est essentielle.

Logiciel ERP a été développé pour le secteur privé. Des fonctionnalités pour le secteur public ont été ajoutées à ces suites de produits. Une personnalisation du code sera nécessaire pour la mise en œuvre d'un FMIS car les gouvernements ont besoin d'une réforme juridique pour prendre en charge de nombreux processus standard dans les logiciels ERP. 

Les gouvernements exigent une conception initiale importante pour les options sur mesure et ERP. Une approche de gestion de projet "en cascade" est généralement utilisée et consiste à documenter :

• En l'état décrire la manière dont les fonctions financières publiques sont actuellement traitées, les applications logicielles utilisées, les avantages et les problèmes rencontrés
• À venir décrire comment les fonctions seront améliorées, les problèmes surmontés, les aspirations réalisées et les réformes juridiques récentes
• Fit-Gap décrire le degré d'adéquation avec les logiciels COTS et la manière dont les lacunes seront comblées par l'adaptation du code
• Exigences en matière de logiciels avec des spécifications de personnalisation complètes

Chaque étape est approuvée à l'aide de la structure de gouvernance. Les méthodes agiles de gestion des projets ERP ne sont pas considérées comme une pratique utile en raison de l'impact négatif en aval de tout code développé qui devra être remanié.

Les La méthode en cascade est considérée comme une "meilleure pratique" pour la mise en œuvre d'un système ERP. 

• Théorieles exigences peuvent être connues lors de la conception, entièrement articulées et comprises, avec des changements limités en aval
• Réalitéles exigences en matière de conception sont souvent incorrectes en raison d'une compréhension insuffisante des processus informels, la documentation complexe est souvent mal comprise et le temps nécessaire pour compléter la documentation et les approbations augmente la résistance au changement et les demandes de personnalisation inutile du code

Les gouvernements tentent de surmonter les contraintes de capacité en engageant des consultants tiers pour assurer la surveillance.

L'utilisation Le recours à des consultants experts en PFM pour aider le gouvernement à superviser les projets ERP est considéré comme une "meilleure pratique".

• Théorie: Les consultants PFM ont l'expérience de nombreux projets similaires et comprennent les capacités des progiciels de gestion intégrés.
• Réalité: De nombreux gouvernements sont confrontés à un risque important lorsque les consultants prennent des décisions sans comprendre pleinement le contexte, exigent des documents et des réunions inutiles pour retarder les projets ou tentent d'augmenter le nombre d'heures facturables.

Lire: Les échecs de l'ERP dans les administrations publiques

Contexte du PRV

Mise en œuvre des PRG incluent presque toujours le fabricant dans la structure de gouvernance. Par conséquent, le Le projet bénéficie de l'appui de la connaissance combinée des produits et des domaines des fournisseurs de PRG. Toutefois, la pratique de la gouvernance de projet en cascade peut constituer une contrainte. Les applications GRP sont hautement configurable Cela signifie que la plupart des documents de conception sont inutiles lorsque la fonctionnalité peut être démontrée dans des ateliers. L'imposition de pratiques en cascade entraîne tous les problèmes associés à la mise en œuvre des ERP, à l'exception de la phase de configuration et de personnalisation qui est beaucoup plus rapide.

Approche FreeBalance

Dans la mise en œuvre de FreeBalance, nos incitations sont alignées sur nos objectifs. clients gouvernementaux. La responsabilité du fournisseur est renforcée lorsque le fabricant du PRV est également impliqué dans la mise en œuvre et fait partie de la structure de gouvernance.

La nature de la configuration de la FreeBalance Accountability Suite™ soutiens mise en œuvre agile. La configuration "no-code" et le flux de travail "low-code" peuvent être adaptés sans remaniement. Il n'est pas nécessaire de fournir des en l'état ou à être la documentation lorsque les résultats sont entièrement démontrables. Les interfaces et les rapports peuvent également être mis en œuvre de manière itérative.

FreeBalance recommande des processus plus rigides pour le développement personnalisé, bien que les processus de gestion des exigences et des changements de logiciels restent agiles.

2. L'approche de l'équipe locale

Approche traditionnelle

Les entreprises d'intégration de systèmes réalisent généralement les projets FMIS des gouvernements. Ces entreprises sont incitées à augmenter le nombre d'heures facturables. L'expertise dans ces entreprises est souvent compartimentée. 

Contexte sur mesure

Les projets développés sur mesure sont complexes. Les exigences et les spécifications doivent être élaborées en profondeur et les plateformes technologiques doivent être sélectionnées. C'est pourquoi, des compétences technologiques importantes sont requises couvrant l'architecture, la conception, la documentation, les environnements de développement, la programmation, les normes de code, les revues de code, les tests, l'assurance qualité et la publication (certains de ces éléments peuvent être certifiés). Tout cela doit être complété par des connaissances dans le domaine des finances publiques.

Les projets développés sur mesure sont le plus souvent mis au point par des entreprises d'intégration de systèmes qui utilisent principalement local le personnel des pays, en particulier dans les Marché émergent et économie de développement (EMDE). Le personnel comprend des développeurs de logiciels et des experts en la matière. Ces experts ont souvent une connaissance approfondie de la GFP dans ces pays, mais ne sont souvent pas familiarisés avec le large éventail de réformes potentielles à venir. Pendant ce temps, les développeurs de logiciels se concentrent sur la limitation du champ d'application, souvent en "codant en dur" les fonctionnalités. 

L'absence de mondial L'expertise des utilisateurs limite le taux de réussite des projets. Les systèmes personnalisés mis en œuvre avec succès résistent rarement à la modernisation.

La pratique consistant à faire appel à des fournisseurs locaux a été considérée comme une "meilleure pratique". 

• ThéorieLes capacités informatiques locales seront renforcées et le code source sera fourni au gouvernement.
• RéalitéLes gouvernements sont confrontés à de nombreux systèmes logiciels financiers avec des plates-formes technologiques, des architectures et des métadonnées différentes, tandis que la propriété du code source permet des fraudes futures et réduit la qualité du code pour chaque personnalisation supplémentaire.

Contexte ERP

Les mises en œuvre d'ERP sont complexes et nécessitent une compréhension totale des besoins afin d'éliminer les fonctionnalités inutiles du secteur privé tout en développant des spécifications pour un code personnalisé. Ce sont les intégrateurs de systèmes, plutôt que les fabricants d'ERP, qui assurent la personnalisation du code. C'est pourquoi, une connaissance approfondie des produits ERP et de la personnalisation est requisey compris les bonnes pratiques en matière de développement de logiciels, ainsi que Connaissance de la GFP d'éliminer la fonctionnalité du secteur privé.

Les systèmes ERP sont généralement mis en œuvre par des intégrateurs de systèmes mondiaux ou régionaux dans les pays de l'EMDE. Ces intégrateurs s'appuient sur mondial des experts, souvent à des tarifs élevés, pour diriger des projets et fournir une expertise en la matière. Ces experts comprennent des spécialistes de l'ERP ayant une connaissance limitée de l'administration ou une connaissance de l'administration d'autres pays. Les experts en la matière sont le plus souvent familiarisés avec la PFM dans les pays les plus avancés. De grandes équipes avec des silos d'expertise sont déployées, ce qui nécessite une coordination complexe du projet.

Locale sont souvent utilisées pour étoffer les projets, développer la documentation et fournir un contexte gouvernemental. 

Le recours à des intégrateurs de systèmes pour la mise en œuvre du SIGF par les pouvoirs publics est considéré comme une "meilleure pratique".

• Théorieles intégrateurs de systèmes sont "indépendants" et les mieux à même de fournir des conseils objectifs
• RéalitéLes intégrateurs de systèmes construisent des pratiques de fournisseurs, il n'y a pas d'indépendance.

Contexte du PRV

La mise en œuvre des PRV nécessite une adaptation limitée du code, car ces systèmes sont hautement configurables. C'est pourquoi, a une bonne compréhension de La GFP est la plus importante. Cependant, les méthodologies de projet utilisées pour les mises en œuvre de produits sur mesure et d'ERP sont souvent imposées aux fournisseurs de PRV.

• Théorieles "meilleures pratiques" en matière de gestion de projet devraient s'appliquer à toute mise en œuvre du SIGF, quel que soit le type de solution, en commençant par une conception minutieuse
• Réalitéles pratiques standard de gestion de projet FMIS conduisent à des systèmes trop personnalisés, à une documentation de projet inutile et à une résistance accrue au changement - tout cela peut être évité grâce à GRP mais pas avec des solutions ERP ou sur mesure

Approche FreeBalance

Il y a une raison pour laquelle les clients gouvernementaux de FreeBalance bénéficient de meilleurs taux de réussite que les autres. En fait, il y a quatre raisons :

1. Le développement de FreeBalance s'engage sur tout code personnalisé dans le noyau. FreeBalance Accountability Suite™ - ce code est entièrement pris en charge (plutôt que le code "orphelin" développé par les intégrateurs de systèmes).
2. FreeBalance's international, équipe multiculturelle lance des projets dans le pays, en tirant parti de l'expérience acquise dans des pays similaires. FreeBalance recrute ensuite du personnel local et met en place des bureaux de projet locaux. Les capacités sont renforcées pour le nouveau personnel, encadré par les experts mondiaux de FreeBalance. Le personnel local fournit des perspectives nationales et culturelles. Ce personnel assume davantage de responsabilités tout au long du projet et fournit un soutien durable après la mise en œuvre. Cette approche a pour effet de réduire les coûts grâce à la rémunération du personnel local et à la diminution des frais de transport.
3. Les consultants individuels de FreeBalance ont généralement une expertise en gestion de projet, en produits, en PFM et en technologie de l'information. Cela permet d'avoir des équipes plus petites et plus efficaces avec moins de frais de coordination de projet. 
4. La connaissance de circonstances similaires permet aux équipes de projet de FreeBalance de mieux s'aligner sur les besoins réels, car les exigences fournies lors des appels d'offres sont rarement précises, complètes ou reflètent des processus informels. Certaines aspirations sont irréalistes pendant la durée de vie du projet. 

3. Le développement durable

Approche traditionnelle

Les mises en œuvre du FMIS sont considérées comme des projets. Les projets se terminent généralement au bout de cinq ans. Ces projets sont considérés comme "clés en main" - les gouvernements sont censés prendre en charge la gestion de la mise en œuvre du SIGF. Cependant, de nombreuses mises en œuvre ne sont pas viables pour les gouvernements.

• Viabilité financièreun coût d'exploitation, de maintenance, de mise à niveau, de mise à jour et de formation abordable - un coût total de possession (TCO) élevé.
• Durabilité de la réformela capacité d'adaptation à la modernisation des processus et aux réformes juridiques à venir

Contexte sur mesure

Les gouvernements fonctionnent comme des organisations de développement de logiciels avec des disciplines de gestion de produits, d'ingénierie logicielle et d'assurance qualité. C'est pourquoi, la capacité de développement des produits doit être renforcée et les employés clés doivent être conservés.

La création d'une capacité de développement de logiciels au sein de l'administration est une pratique recommandée par certains gouvernements. 

• ThéorieLes coûts globaux seront réduits en évitant les licences de maintenance onéreuses des logiciels COTS et en ne développant que ce qui est nécessaire, tout en donnant aux gouvernements plus de contrôle pour soutenir la réforme et la modernisation.
• Réalité:
  • Les coûts liés à l'augmentation de la capacité de développement de logiciels et au maintien des employés sont le plus souvent beaucoup plus élevés que ceux liés à l'utilisation de COTS tout en compromettant la qualité. le défi de la viabilité financière
  • L'adaptation du code source à la réforme et à la modernisation prend souvent plus de temps que la reconfiguration d'un logiciel COTS. défi de la réforme durabilité

Les systèmes de base du FMIS, de la paie, des ressources humaines, de l'approvisionnement, des actifs et de la planification budgétaire de l'administration utilisent souvent des plateformes technologiques différentes (à travers de nombreuses époques technologiques) et ne partagent pas les métadonnées ou les contrôles. Cela compromet l'interopérabilité tout en ajoutant de la complexité pour les fonctionnaires qui utilisent plus d'une application.

Le développement d'applications personnalisées en silo est considéré comme une pratique acceptable.

• Théorieles applications en silo s'alignent sur des fonctionnalités principalement autonomes tout en soutenant la réforme de la gestion des finances publiques dans ce domaine autonome sans trop d'impact sur les autres fonctions du SIGF
• Réalité:
  • Il n'existe pas de fonctionnalité autonome dans le domaine des finances publiques. Certaines applications financières nécessitent une intégration étroite des métadonnées, des contrôles et des rapports, ce qui entraîne des erreurs, introduit des processus manuels et favorise la fraude. défis viabilité financière
  • Une réforme juridique dans un domaine financier nécessite presque toujours des changements dans d'autres domaines financiers. défis réforme durabilité

Contexte ERP

Les systèmes ERP sont très complexes à entretenir. Une formation importante est nécessaire pour les utilisateurs et les administrateurs, en particulier pour ceux qui gèrent le code personnalisé. Les gouvernements doivent souvent mettre en place des équipes d'ingénierie logicielle, comme dans le cas de l'option sur mesure, mais à une échelle légèrement plus petite.

Les fournisseurs d'ERP imposent des mises à niveau vers de nouvelles versions logicielles (ou prennent en charge les versions antérieures moyennant des coûts de maintenance plus élevés). (Chaque mise à niveau nécessite une analyse de tous les codes personnalisés qui pourraient devoir être modifiés et de toute nouvelle fonctionnalité qui pourrait ne pas être conforme aux réglementations gouvernementales. C'est pourquoi, Les capacités en matière d'ERP doivent être renforcées au sein du gouvernement par ailleurs, des consultants externes seront nécessaires pour les fonctions opérationnelles et consultatives.

Le développement d'organisations ERP de "services partagés" au sein du gouvernement, dotées des capacités requises, doit être mis en place.

• Théorieles organisations de services partagés mettent en commun les capacités ERP pour l'exploitation, la maintenance, la mise à niveau, l'entretien et les essais des produits
• Réalité:
  • Les organisations de services partagés éprouvent des difficultés à retenir les employés compétents, ce qui les oblige souvent à faire appel à des consultants externes. défis viabilité financière
  • Ces employés n'ont souvent pas les connaissances nécessaires en matière de gestion des finances publiques pour soutenir la réforme et l'intégration. défis réforme durabilité

Contexte du PRV

Le PRV est beaucoup moins complexe que les options développées sur mesure ou les options ERP.

Les systèmes PRV nécessitent Connaissance de la GFP et la compréhension des processus gouvernementaux. Des compétences de base en matière de technologies de l'information sont nécessaires pour gérer ces systèmes. La configuration est la principale méthode pour soutenir la réforme et la modernisation. C'est pourquoi la L'empreinte de la maintenance et de la gestion des PRV est contenue ce qui permet d'assurer la viabilité financière. Dans le même temps, la réforme est activé progressivement ce qui permet de pérenniser la réforme. Cependant, les gouvernements mettent souvent en place des organisations de soutien aux PRG qui ne sont pas nécessaires et qui reflètent les besoins du contexte sur mesure ou de l'ERP. En réalité, Le PRV ne nécessite pas de frais généraux importants.

Approche FreeBalance

La durabilité des produits est notre mission en tant que entreprise à but précis. Notre raison d'être est d'améliorer la vie des citoyens du monde entier grâce à une réforme de la gestion des finances publiques qui compte. FreeBalance soutient la durabilité des finances et des réformes en :

• Règles gouvernementales, souplesse de traduction, champs supplémentaires, terminologie et aide personnalisée prises en charge par l'intermédiaire de paramètres et configuration
• Le déroulement du processus est pris en charge par un low-code outil
• Prise en charge complète de tout code personnalisé et mise en place d'un système de gestion de l'information. de nouvelles fonctions accessibles à tous les pays
• Renforcement des capacités et des programmes de mentorat, y compris L'Académie FreeBalance les certifications, les cours personnalisés et l'engagement par le biais de la Comité de pilotage international de FreeBalance partager les bonnes pratiques
• Tarification basée sur la valeur modèle permettant de rendre abordables les licences de logiciels supplémentaires
• Stratégique services de développement durable disponibles pour renforcer le gouvernement sur de courtes périodes tout en développant les capacités
• Pas de mise à niveau forcéeBien que la prise en charge des dernières versions de l'intergiciel puisse nécessiter des mises à niveau.
• Système ouvert et source ouverte soutenir les gouvernements en leur offrant des choix d'intergiciels afin de réduire les coûts technologiques

Pour en savoir plus sur les avantages de la Logiciel FreeBalance, s'il vous plaît prendre contact.