Transformation numérique des administrations publiques : Des systèmes d'enregistrement aux systèmes d'innovation

Publié le 14 février 2018 en Transformation numérique du gouvernement

Mise à jour octobre 2021

Les pouvoirs publics et le cyclone numérique du changement

Comment les gouvernements peuvent-ils exploiter la puissance du numérique tout en atténuant les risques ? Nous avons identifié 11 changements d'état d'esprit liés au numérique et 11 implications de ces changements dans un précédent rapport sur le numérique. poste.

La transformation numérique du gouvernement consiste à transformation et une transformation de cette nature nécessite une gestion du changement organisationnel. En fait, il faut la gestion du changement sous stéroïdes.

De nombreux observateurs considèrent les gouvernements comme des retardataires en matière de transformation numérique, des organisations grevées par des technologies anciennes et des coûts d'exploitation élevés, ainsi que par une forte résistance au changement. Pourtant, de nombreux gouvernements ont été à la pointe de l'innovation technologique. N'oubliez pas que les gouvernements ont la la force de la politique et de la réglementation. De plus, les gouvernements disposent de quantités massives de données.

Stratégie de transformation numérique du gouvernement

Quel est le rôle des pouvoirs publics dans la transformation numérique ?

Les gouvernements qui tirent parti de leurs atouts et atténuent faiblesse peuvent exploiter les technologies numériques de l'administration intelligente opportunité de croissance soutenue et de bien-être des citoyens.

Les politiques, les réglementations et les données peuvent aider les gouvernements à modifier l'image de marque de l'Union européenne. menaces des perturbations économiques qui peuvent engendrer des bouleversements sociaux. Il s'agit notamment de réglementer la gestion de l'impact des :

• Les économies du partage et de l'engagement - qui menacent de changer la nature de l'emploi.
• Les technologies de l'industrie 4.0 - automatisation, intelligence artificielle et impression 3D - qui menacent l'externalisation et les industries de fabrication à faible coût.
• La "guerre des talents" qui menace les emplois peu qualifiés partout dans le monde

Une stratégie réussie de transformation numérique du gouvernement nécessite également technologie en tant que plateforme permettant la modernisation des "systèmes d'enregistrement" en "systèmes d'innovation".

Personnes, processus et technologie sont des éléments indispensables de la stratégie de transformation numérique des gouvernements, mais beaucoup d'entre eux se heurtent à un obstacle de taille. fossé technologique lors d'une tentative de modernisation.

• Pour plus de détails sur les défis de la transformation numérique des gouvernements ce blog

Pourquoi les gouvernements ont-ils besoin de transformations numériques ?

En d'autres termes, la transformation numérique du secteur public est nécessaire pour faire évoluer les systèmes de l'administration, de la simple tenue de registres à des systèmes innovants qui permettent d'assurer le développement durable et le bien-être des citoyens.

Il existe de nombreuses définitions différentes des générations de logiciels d'entreprise. Nous avons tenté d'y voir clair et avons adopté une perspective centrée sur le gouvernement pour les définir comme telles :

• Systèmes d'enregistrementles systèmes d'information de base centrés sur l'administration, qui stockent les informations de base, les transactions et, idéalement, fournissent la "version unique de la vérité".
• Systèmes d'engagementles systèmes d'information conçus pour des communications bidirectionnelles au sein de l'administration ainsi qu'avec les citoyens, les entreprises et les autres parties prenantes
• Systèmes d'intelligenceLes systèmes d'information sont conçus pour donner un sens au flux d'informations.
• Systèmes d'innovationLa gouvernance : des systèmes d'information conçus pour une amélioration radicale de la gouvernance

Chaque phase s'appuie sur les phases précédentes. Par exemple, un système d'intelligence tirant parti de la technologie d'apprentissage automatique pour améliorer les processus gouvernementaux ne peut être efficace sans données précises provenant des systèmes d'enregistrement. Cela ne veut pas dire que les phases dépendantes doivent être prêtes avant de se lancer dans l'informatique plus avancée. Les technologies gouvernementales diffèrent d'un système à l'autre et, dans ce cas, une bonne stratégie de transformation numérique de l'administration consisterait à expérimenter des phases plus avancées pour motiver les mises à niveau des systèmes dépendants. Certaines phases sont rendues possibles par le remplacement des méthodes de déploiement technologique.

Benchmark des technologies gouvernementales

La capacité technologique à mettre en œuvre une stratégie de transformation numérique du gouvernement peut être analysée. (C'est un service que nous proposons.) Cela comprend l'analyse comparative des technologies et des méthodes de déploiement de l'entreprise.

Systèmes d'enregistrement

• Planification des ressources publiques: Les fonctions essentielles de gestion des finances, des achats, des ressources humaines et de la performance peuvent être prises en charge par des logiciels de planification des ressources gouvernementales (GRP), tels que l'application FreeBalance Accountability Suite. Les fonctionnalités financières de base des administrations publiques sont souvent appelées Systèmes intégrés de gestion financière (SIGF). Le succès des phases technologiques plus avancées dépend des systèmes GRP dotés de :
  • Métadonnées, flux de travail et contrôles communs pour garantir une version unique de la vérité, l'exactitude et la conformité.
  • Systèmes ouverts modernes, avec des plates-formes web-natives, pour intégrer et prendre en charge les nouvelles technologies.
• Administration en ligneL'administration en ligne : L'administration en ligne fournit des services d'information et de transaction en ligne. Ces services ont tendance à être à sens unique par nature et sont basés sur la structure des organisations gouvernementales. Les systèmes d'administration en ligne s'appuient sur des systèmes d'arrière-guichet GRP efficaces pour effectuer les transactions.
• Services partagés: Les services partagés sont une approche de consolidation. De nombreux gouvernements partagent des services non technologiques afin de mieux exploiter les ressources. Les services technologiques partagés sont une phase préliminaire de l'informatique en nuage, souvent appelée "nuage privé". Les services technologiques partagés peuvent inclure
  • La consolidation des centres de données pour réduire les coûts informatiques
  • Gestion du portefeuille de logiciels pour réduire les coûts de maintenance
  • Consolidation du personnel informatique pour améliorer
• Gestion des archives: Les gouvernements fonctionnent avec des documents. Les documents administratifs et les transactions telles que les factures sont stockés, archivés et détruits à l'aide de systèmes de gestion des documents. Ces systèmes gèrent les documents physiques et électroniques. Tout comme le GRP, la technologie de gestion des documents est essentielle à la modernisation de l'administration numérique.

Systèmes d'engagement

• Gouvernement intelligent: Les technologies de l'administration et de la ville intelligentes exploitent les données de transaction GRP, les données "non structurées" de la gestion des dossiers, les journaux des logiciels, les dispositifs de l'internet des objets (IoT) et les courriels, les textes et les flux des médias sociaux. Les promesses des technologies de l'information et de la communication (TIC) font l'objet d'un grand enthousiasme. Un gouvernement "intelligent Mais les projets pilotes des gouvernements intelligents ne peuvent pas être mis en œuvre avec succès sans un système de gestion de l'information. PRB sous-jacent effectif.
• Gouvernement ouvert: Le gouvernement ouvert, qui consiste en la transparence des données ouvertes et en des technologies d'engagement, représente la prochaine phase de l'administration en ligne, qui n'a pas tenu ses promesses. En effet, la plupart des initiatives étaient basées sur l'utilisation de la technologie pour fournir des services existants, en imitant ces services. Les cloisonnements gouvernementaux ont généralement été préservés. Les tentatives de sensibilisation ont eu des résultats décevants parce que les communications étaient principalement à sens unique : du gouvernement vers les citoyens. Cette situation change lorsque les données sont ouvertes et que l'engagement se fait dans les deux sens. L'ouverture des données s'appuie sur des systèmes de gestion des documents et de GRP précis.
• Informatique en nuage: L'informatique en nuage est une méthode de déploiement technologique. De nombreuses mises en œuvre de services partagés gouvernementaux, utilisant certains facilitateurs de l'informatique en nuage comme la virtualisation, ont eu des effets positifs sur la qualité des services. des résultats mitigés. Les anciennes technologies, en particulier ancien système ERP avec une personnalisation importante, compliquent les mises en œuvre de "nuages privés". Ces systèmes ne peuvent pas suivre la réforme de la gestion des finances publiques (PFM). De nombreuses administrations ont de nombreuses instances ERP avec différents ensembles de codes personnalisés et doivent maintenant repenser leur technologie pour tirer parti des avantages du cloud en termes de coût, d'élasticité et de fiabilité. Ce remaniement consiste notamment à déterminer où utiliser les infrastructures du "nuage public".
• GRP de collaboration: Les systèmes et sous-systèmes GRP ont été développés à l'origine pour améliorer le traitement des transactions. Les technologies de collaboration fonctionnaient séparément, mais il existe un besoin de collaboration en contexte. Les utilisateurs doivent avoir accès aux systèmes de connaissances, aux politiques et procédures et aux systèmes d'apprentissage "juste à temps". Les utilisateurs ont besoin d'interagir avec des collègues pour effectuer des transactions. De plus, l'étendue de la collaboration en matière de transactions augmente avec les mécanismes de gouvernement ouvert. Par exemple, le flux de travail d'une question concernant un fournisseur au cours d'un cycle d'approvisionnement en ligne bénéficie de l'intégration du front-office et du back-office.

Systèmes d'intelligence

• Gouvernement augmenté: L'utilisation des technologies cognitives et d'apprentissage automatique pour accélérer les processus est l'opportunité "intelligente" émergente dans le secteur public. Cela inclut le soutien des chatbots pour l'interaction avec les citoyens, les interfaces utilisateur conversationnelles pour les services aux citoyens et l'automatisation des processus robotiques (RPA) pour aider les fonctionnaires. L'administration augmentée automatise les tâches routinières et à faible valeur ajoutée, ce qui permet aux fonctionnaires de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée afin d'améliorer les services aux citoyens. La précision des big data des systèmes d'enregistrement est essentielle pour permettre l'apprentissage automatique.
• Gouvernement de confiance: La transparence, l'ouverture du gouvernement, l'efficacité et l'amélioration de la prise de décision se traduisent par une confiance accrue. Les gouvernements qui offrent une vision à 360 degrés démontrent qu'ils utilisent l'argent du contribuable à bon escient.
• Hyperconvergé: Les entreprises réalisent des économies d'échelle dans le domaine de l'informatique en déployant des logiciels avancés dans des infrastructures hyperconvergées. Il s'agit de la nouvelle génération d'informatique en nuage qui promet une flexibilité et une gestion inégalées, grâce à des réseaux définis par logiciel.
• PRV intelligent: Intelligent GRP fournit des analyses de données massives aux décideurs. La combinaison des informations structurées du back-office GRP, des informations non structurées de la gestion des dossiers et des sources de données externes telles que les prix des matières premières. Intelligent GRP exploite également les flux d'activité tels que les fichiers journaux de logiciels, les courriels, les mises à jour IoT et les flux de médias sociaux. Les schémas sont analysés, augmentés par l'apprentissage automatique et présentés aux décideurs à l'aide d'une visualisation avancée.

Systèmes d'innovation

• Gouvernement agile: L'agilité dans l'administration est rendue possible par l'amélioration des processus et des produits. Les fonctionnaires s'appuient sur des processus tels que Design Thinking, Problem-Driven Iterative Adaptation (PDIA), Lean, Scrum, Kanban et DevOps pour améliorer l'innovation. Des outils logiciels collaboratifs, intégrés dans les systèmes GRP, permettent aux fonctionnaires de gérer les processus d'innovation. Le suivi des performances dans les systèmes GRP de base est nécessaire pour soutenir l'agilité.
• Gestion des relations étenduesXRM : "XRM" est un concept dont la promesse n'a pas été tenue. Le XRM étend la fonctionnalité du GRP de back-office à des réseaux de parties prenantes. Les documents, l'engagement et les renseignements des administrations sont déployés vers des parties externes : citoyens, entreprises, société civile, institutions académiques, etc. Par exemple, les entreprises qui vendent aux gouvernements et paient des impôts bénéficient de services informatiques intégrés. Ces services peuvent inclure un accès intégré à
  • les données statistiques gouvernementales pertinentes pour la prise de décision
  • les informations relatives à la planification budgétaire pour aider à prévoir les opportunités gouvernementales
  • un logiciel financier intégré pour la paie, la planification fiscale, la gestion de la trésorerie et la budgétisation
  • prévisions de la banque centrale et mécanisme de couverture du risque de change
• Développement durable: La planification de la performance des administrations publiques se transforme grâce à l'introduction du 17 Objectifs de développement durable (SDGs). Les ODD aident les gouvernements à se concentrer sur les interventions politiques et réglementaires en vue d'une croissance équitable et durable sur le plan environnemental. Pour les gouvernements, le défi consiste à planifier les programmes, à les mettre en œuvre et à planifier les résultats de manière coordonnée entre les ministères, les départements et les agences. De nombreux ODD nécessitent d'étendre la coordination aux gouvernements infranationaux, aux autres gouvernements nationaux et aux organisations internationales. Les systèmes GRP ont donc besoin de structures avancées de classification des programmes et des performances. Les données externes utilisées dans les PRG intelligents sont nécessaires pour que les gouvernements puissent adapter la planification et l'exécution des programmes à ce qui fonctionne.
• Composé PRV: L'abandon des systèmes propriétaires monolithiques est une tendance fondamentale du marché des logiciels d'entreprise. La consolidation du marché a permis à quelques grandes sociétés de logiciels de s'approprier l'espace des systèmes monolithiques. Les systèmes propriétaires monolithiques entravent le progrès et les gouvernements sont confrontés à des coûts d'exploitation élevés. Toute "activation progressive" visant à tirer parti des technologies innovantes est difficile dans des systèmes propriétaires dont l'ouverture est limitée. Le marché a connu une évolution des systèmes monolithiques vers des systèmes orientés services. Cependant, de nombreuses architectures dites "orientées services" (SOA) ne sont en réalité que des systèmes monolithiques dotés d'une fonctionnalité d'intégration améliorée. Les gouvernements ont besoin de systèmes ouverts qui s'activent progressivement. Cet objectif est atteint lorsque les logiciels d'entreprise prennent en charge l'orientation vers les services par le biais de composants. Les composants ouverts facilitent l'intégration de fonctions provenant de différents systèmes. Un "PRV composé" est constitué de composants technologiques commerciaux prêts à l'emploi (COTS), étendus par la configuration, l'intégration et la personnalisation du gouvernement pour une fonctionnalité complète. Le PRG composé soutient la réforme et l'agilité. Cela signifie que les fonctionnalités essentielles du PRG, telles que les systèmes financiers utilisés comme systèmes d'archivage, doivent s'appuyer sur des AOS basées sur des composants.