Leçons tirées des audits de projets FreeBalance
Ceci est la deuxième partie de 3 posts :
- Pourquoi les mises en œuvre du SIGP sont-elles différentes ?
- Qu'est-ce qui différencie FreeBalance ?
- Conseils pratiques pour optimiser votre projet PRV
FreeBalance conduit un système interne d'information sur la gestion financière (FMIS). audits de mise en œuvre. Ces réunions ont lieu lors des principales étapes du projet. Le processus a été perfectionné au fil du temps avec plus de 100 indicateurs de performance. Certains de ces indicateurs sont entièrement contrôlés par les services de l'entreprise, mais la plupart dépendent des équipes de FreeBalance qui travaillent avec les équipes de projet du gouvernement.
Maucun des indicateurs de performance de l'audit de projet n'est fondé sur les capacités de l'équipe d'audit de projet. Planification des ressources publiques (GRP), conçu exclusivement pour les gouvernements, et les caractéristiques uniques du logiciel GRP. FreeBalance Accountability Suite™.
Ce processus d'audit interne aide FreeBalance à améliorer la réussite des projets et aide les gouvernements qui pourraient manquer d'expérience dans la mise en œuvre des PRG.
Réflexion sur les PRV par rapport à la pensée conventionnelle
Bon nombre des indicateurs de performance de l'audit de projet GRP vont à l'encontre de l'intuition de ceux qui ont l'habitude des anciennes méthodes de gestion de projet. C'est la raison d'être de ces indicateurs de performance : la reconnaissance du fait que la pensée conventionnelle réduit les taux de réussite de la mise en œuvre.
Les approches conventionnelles de la gestion de projet supposent qu'il y a très peu de différences entre les projets :
- Physique et virtuel projets - le processus de construction des structures est hautement prévisible, alors que les logiciels peuvent être réalisés de différentes manières
- Connaissable et moins connaissable les besoins - certains projets peuvent commencer avec l'espoir d'une compréhension globale, alors que les projets SIGF commencent avec des écarts entre les exigences de l'appel d'offres et les exigences réelles
- Compliqué et complexe la portée - certains projets nécessitent une expertise technique pour être menés à bien, tandis que les projets FMIS sont transformationnels et complexes, au-delà des caractéristiques techniques et des changements significatifs, des communications et des capacités
Tout ce que vous devez savoir pour une mise en œuvre réussie du SIGF
Vous trouverez ci-dessous une ventilation des facteurs critiques de succès que nous avons déterminés au cours de près de quatre décennies de GRP. les mises en œuvre en gouvernements clients dans le monde entier.
Indicateurs de performance pour le lancement d'un projet
- Compréhension commune du projet entre les équipes gouvernementales et les équipes de mise en œuvre facilite la prise de décision, en particulier lorsque les facteurs de réussite et les résultats du projet sont bien compris et acceptés.
- Équipes de projet gouvernementales dédiées sont essentiels pour communiquer les besoins, découvrir les processus informels et préparer le changement
- Formation de l'équipe de projet gouvernementale aux produits aide à éliminer la personnalisation inutile du code en ancrant les projets sur la façon dont le logiciel répond aux objectifs et sur la façon dont des fonctions inattendues peuvent ajouter de la valeur
- Méthodes de projet agiles comme celui de FreeBalance Méthodologie de mise en œuvre de l'A-i3+qM permet de s'adapter aux réalités des finances publiques, alors que les processus rigides en cascade introduisent des risques - notamment des écarts entre les exigences documentées et les besoins réels qui sont révélés au cours du projet.
Indicateurs de performance de la gestion des programmes
- Structures de gouvernance doit inclure le fabricant de logiciels dans le comité de pilotage et le bureau de gestion du programme afin de garantir l'engagement tout en tirant les leçons de circonstances similaires
- Direction d'un projet gouvernemental doit être menée par des professionnels du gouvernement, plutôt que par des consultants externes, et devrait inclure des fonctionnaires en dehors des agences centrales afin de fournir un aperçu des pratiques informelles.
- Le champ d'application doit être géré par le biais d'une analyse formelle, même dans le cadre de processus agiles, afin d'axer les projets sur les priorités en matière de finances publiques
- Des décisions prises en temps utile les comités de pilotage, les bureaux de gestion des programmes, les fournisseurs et les équipes de projet du gouvernement sont tenus de respecter les calendriers et d'éliminer les délais inutiles (ce qui a pour corollaire de fournir des informations en temps utile plutôt qu'à la dernière minute, car il faut du temps pour les évaluer et les analyser).
Indicateurs de performance de la gestion du changement et des capacités
- Engagement des parties prenantes à travers le gouvernement (dirigeants, experts du domaine, utilisateurs), les bailleurs de fonds et les organisations de la société civile réduit la résistance au changement tout en permettant de mieux comprendre les besoins.
- Processus de changement intégral dans toutes les activités du projet, y compris l'utilisation d'ateliers, d'entretiens, de la gestion agile, de mécanismes de retour d'information et de communications qui démontrent les gains rapides et d'autres réalisations afin de susciter l'adhésion au projet
- Localisation la localisation de la langue, de la terminologie et de la documentation facilite la transition des utilisateurs vers les nouveaux systèmes, y compris la prise en charge de la variation linguistique unique utilisée, des langues nationales uniques, de la terminologie gouvernementale unique, avec de l'aide et de la documentation montrant les processus gouvernementaux et les écrans pour tirer parti des capacités existantes
- Mentorat d'experts par FreeBalance et tout fournisseur ayant une expertise en matière de PRG et de PFM dans des contextes similaires, complétés par formation qui, au-delà des produits, s'étend à la gestion des finances publiques, à la gestion des projets, à la gestion des changements et aux TIC, afin de renforcer les capacités.
Lire : Gestion du changement pour la transformation numérique du gouvernement
Analyse des besoins Indicateurs de performance
- Ateliers l'utilisation de méthodes agiles engage les parties prenantes à améliorer la qualité des exigences, tandis que les configurations itératives démontrent la conformité avec ces besoins, ce qui élimine la nécessité d'une documentation étendue, sauf pour la personnalisation du code
- Éliminer les fonctions inutiles des processus "en l'état" qui reflètent les déficiences ou les contraintes inutiles des logiciels précédents, y compris l'élimination des processus et des contrôles manuels grâce à l'automatisation
- Établissement de priorités devrait représenter plus que des préoccupations centrales, car les besoins des ministères de tutelle et des régions devraient être pris en compte.
- Bonnes pratiques Il convient d'adopter une approche qui tienne compte des capacités et des antécédents des gouvernements en matière de finances publiques, plutôt que d'essayer d'imposer des "meilleures pratiques" inappropriées et complexes telles que la comptabilité d'exercice, la budgétisation axée sur les résultats ou l'évaluation de la performance, sauf dans les gouvernements qui ont les capacités nécessaires.
Indicateurs de performance de l'approche de la gestion des finances publiques
- Contexte gouvernemental devrait être utilisée pour déterminer quelles fonctions ont l'impact le plus positif sur les finances publiques afin de les classer par ordre de priorité
- Activation progressive les phases devraient être utilisées pour passer des bonnes pratiques aux meilleures au fur et à mesure que les capacités sont renforcées (en s'appuyant sur les capacités de configuration du PRV).
- Contrôles des engagements devrait être mis en œuvre, car c'est ce qui différencie la GFP de la comptabilité du secteur privé, et garantit la légalité des dépenses à l'appui des lois budgétaires (cela peut être activé progressivement, en commençant par des contrôles simples au niveau du bon de commande, avant d'ajouter des contrôles plus importants, et d'ajouter des contrôles au niveau de la demande d'achat).
- Contrôle budgétaire global est considéré comme une bonne pratique, tandis que le contrôle des postes est considéré comme une mauvaise pratique, en raison de la nécessité de procéder à des transferts budgétaires qui ne sont pas significatifs pour le budget ou la loi de finances (les avertissements sur les postes pourraient être mis en œuvre dans les gouvernements à faible capacité).
Indicateurs de performance de l'approche TIC
- Pratiques informatiques efficaces sont nécessaires pour gérer les centres de données hébergeant les applications PRV, y compris les procédures de gestion des systèmes définies, notamment la surveillance, la maintenance et la gestion des correctifs, afin de garantir la disponibilité, les performances et l'évolutivité des systèmes.
- Sécurité de l'information les processus sont particulièrement importants dans les centres de données gouvernementaux, notamment la séparation des tâches, les mesures de sécurité physique, les antivirus, les pare-feu, la détection des intrusions, la formation des utilisateurs à la cybersécurité et les audits visant à empêcher la manipulation ou la divulgation d'informations classifiées.
- Bonnes pratiques d'intégration entre les systèmes GRP et d'autres sous-systèmes financiers, y compris l'utilisation de services web et la gestion du cycle de vie de l'API, tandis que les mauvaises pratiques telles que les téléchargements manuels, les appels directs à des bases de données, les procédures stockées et les fichiers plats devraient être évitées.
- Tests séparés permet d'accélérer les mises en œuvre, avec l'approbation de la configuration par des démonstrations, des rapports testés individuellement, l'intégration testée séparément, avant le test complet d'acceptation par l'utilisateur qui comprend la configuration, les rapports personnalisés, l'intégration et toute personnalisation du code du produit.
Pour une discussion personnelle sur la façon dont FreeBalance pourrait vous aider dans la mise en œuvre de votre FMIS, veuillez prendre contact.