C'est une triste histoire. Un gouvernement qui cherche à remplacer les anciennes technologies, à réduire les risques et à économiser l'argent public en modernisant le système de paie. Résultat : plus d'un quart des fonctionnaires connaissent des problèmes de rémunération, la plupart étant sous-payés. Certains n'ont pas été payés du tout. Un observateur a qualifié cette situation de "débâcle“. Le sujet est devenu très politisé et la presse canadienne en parle tous les jours.
Pour ceux qui ne connaissent pas les problèmes du système appelé "Phoenix", consultez la chronologie de la Société Radio-Canada (CBC).
Nous reconnaissons tous que les médias peuvent se concentrer davantage sur le sensationnel et moins sur les détails techniques des projets et des logiciels. Le gouvernement actuel parti, le gouvernement précédent parti et l'intégrateur de systèmes ont tous été blâmés. L'objectif de ce billet est de fournir une analyse plus objective.
Ce qui manque dans la couverture médiatique, c'est que ce type de problème n'est pas un problème de santé publique. inhabituel. Les États-Unis Government Accountability Office conclut "les projets informatiques fédéraux entraînent trop souvent des dépassements de coûts et des retards dans le calendrier, tout en contribuant peu aux résultats liés à la mission." La complexité de la gestion des finances publiques et la dimension politique entraînent davantage de problèmes dans les domaines suivants projets informatiques des pouvoirs publics que dans le secteur privé.
Des décisions rationnelles et humaines
Soyons clairs : les décisions prises par les fonctionnaires en matière d'achat et de mise en œuvre sont rationnelles et s'inscrivent dans l'empreinte typique des décisions prises par les gouvernements et les grandes entreprises en matière de technologies de l'information. Il s'agit notamment de
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Sélection du système de planification des ressources de l'entreprise (ERP) le plus performant pour les ressources humaines et la paie: Oracle PeopleSoft : Phoenix est un module de PeopleSoft 9.x, ce qui donne au gouvernement du Canada une bonne raison de transformer 70 systèmes différents de gestion des ressources humaines actuellement utilisés dans les ministères fédéraux en un seul système PeopleSoft 9.x (MyGCHR)..”
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Concurrence entre des entreprises d'intégration de systèmes stables et éprouvées au cours de la procédure de passation de marché. IBM a remporté l'appel d'offres. IBM est une entreprise éminemment qualifiée. Cette combinaison d'un ERP de niveau 1 et d'un intégrateur de systèmes de niveau 1 est une stratégie établie pour réduire les risques.
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Budget rationnelLe montant de l'investissement, qui se situerait aux alentours de C$300M, est très attractif. retour sur investissement du projet. La centralisation de la paie devait permettre de réduire les besoins en personnel et en technologies de l'information.
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Des règles de gestion bien comprises pour la production de la paie au Canada. Il est vrai que le régime de paie est complexe, mais il est très codifié. Il existe de nombreuses applications qui ont été utilisées dans les régimes de paie décentralisés précédents et qui encapsulent ces règles.
Il est difficile de contester les décisions prises. C'est facile avec le recul.
Qu'est-ce qui n'a pas fonctionné ?
Il est difficile d'interpréter les détails de la mise en œuvre à partir des rapports des médias. Nous savons tous que les grands projets informatiques sont risqués dans les administrations publiques. Il se peut que je lise à travers les lignes, mais voici quelques modèles observés dans d'autres gouvernements :
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Les grandes entreprises ne sont pas toujours les meilleures, comme Je l'ai souligné dans un précédent article de blog sur les services partagés des gouvernements, big n'est pas synonyme de meilleur.
- La culpabilisation ne crée pas un environnement propice à la réussitecomme le souligne l'analyste Michael Krigsmann : "...Il existe des séries entières de projets informatiques qui ont échoué, où tout le monde pointe du doigt les autres, sans que personne n'en prenne la responsabilité en fin de compte.”
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Un engagement croissant est une dynamique d'organisation typique où les organisations "lorsqu'ils sont confrontés à des résultats de plus en plus négatifs, plutôt que de changer de cap.”
- Mettre l'accent sur le respect des délais dans les grands projets aboutit souvent à l'acceptation d'une qualité médiocre. Il s'agit d'un problème classique identifié dans l'étude "le triangle de la gestion de projet"rapide, bon et bon marché. Les rapports suggèrent que les primes des fonctionnaires étaient liées au respect des délais. Cela crée incitations perverses d'accepter une qualité médiocre afin de mener le projet conformément au plan initial.
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Personnalisation de PeopleSoft pour répondre aux besoins des règles de l'entreprise ajoute des risques. Ancien système ERP conçus pour le secteur privé, nécessitent souvent une personnalisation importante du code pour répondre aux règles complexes de l'administration. De nombreux gouvernements estiment que l'effort d'adaptation des systèmes disponibles sur étagère par le biais de la programmation représente un fardeau aussi lourd que le développement à partir de zéro.
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Formation n'est jamais terminéeLa mise en place d'un système de gestion des ressources humaines, en particulier pour les systèmes ERP, est un facteur essentiel de réussite. Il n'est pas encore clair s'il y a eu un changement dans la façon dont les systèmes sont utilisés. manque de formation ou non. Il ne semble pas probable qu'un manque de formation soit à l'origine de les noms des employés disparaissent du système de manière aléatoire.
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Gestion des risques n'est pas une question d'évitement des risques, comme le souligne un précédent article de blogEn outre, la sélection de fournisseurs établis n'enlève rien à la responsabilité des clients d'atténuer les risques.
Quelle est la solution au problème ?
La pression politique et l'attention soutenue des médias ne sont pas des facteurs de réussite. Les projets à fort enjeu souffrent souvent d'une moindre prise en compte des idées novatrices et d'une dépendance à l'égard des décisions prises par les cadres supérieurs plutôt que par les personnes les plus qualifiées.. Les solutions habituelles aux problèmes informatiques ne semblent pas réalistes :
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Associer davantage de personnes au projet est susceptible de générer encore plus de problèmes, comme cela a été formulé dans les années 1960 dans le cadre de l'étude "Mois de l'homme mythique.”
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Revenir au système précédentIl n'est peut-être pas réaliste de reconfigurer le nouveau système étant donné les licenciements de fonctionnaires qui géraient l'ancien système décentralisé.
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Nouvel appel d'offres pour un nouvel intégrateur de systèmes ou un logiciel différent semble être trop tardive.
Voici quelques idées utiles :
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Audit de la gouvernance, des processus et de la documentation du projet pour déterminer si le projet peut être amélioré grâce à des méthodologies agiles ou pour revoir certains points et apporter des modifications.
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Ajuster le champ d'application et le calendrier des livrables afin que le projet ne soit pas présenté comme un "big bang" où 100% de tous les problèmes doivent être résolus d'ici le 31 octobre. Les classes de types de rémunération devraient être livrées par itérations en commençant par celles qui sont les plus touchées.
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Créer une stratégie d'atténuation des risques où la gestion se concentre sur les domaines les plus préoccupants du point de vue de la probabilité x de l'impact.
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Communiquer au-delà de la presse aux employés et aux citoyens, qui sont les parties prenantes les plus importantes. Les médias définissent le récit, et celui-ci pourrait être totalement trompeur.