Qual é a diferença entre as Compras do Setor Público e Privado?
A aquisição em grandes empresas procura melhorar a gestão de gastos: o processo de redução de custos através de economias de escala. Agregar vários pedidos de compra de produtos similares a um único concurso resulta em preços mais baixos.
O mesmo vale para o setor público, no entanto, as compras governamentais são mais complexas e são orientadas pelo orçamento.
Vinculação Orçamento-Performance
Despesas públicas é controlado pelo orçamento. O orçamento é a encarnação legal do governo. objetivos e política. O orçamento aprovado é freqüentemente chamado de lei do orçamento orgânico ou o votação do orçamento.
Os orçamentos governamentais têm que ser confiáveis. O planejamento, as suposições e as expectativas precisam ser racionais. E, os gastos devem ser controlados através de contabilidade de compromisso métodos para eliminar gastos a mais e a menos.
Os governos criam programas a serem executados com base em objetivos. Um programa consiste em múltiplos ciclos de aquisição. Portanto, planos de compras estão alinhados com o plano de orçamento.
Preparação do orçamento é um negócio sério no governo. As suposições subjacentes a quantos quilômetros de estradas ou números de hospitais podem ser construídos por uma certa quantia de dinheiro são críticas. Espera-se que os orçamentos do governo, quando totalmente gastos para o propósito previsto pelo legislador e pelo executivo de um governo, resultem em resultados: Melhoria do crescimento econômico devido às novas estradas. Melhoria da saúde por causa de novos hospitais.
As despesas são saída baseado: X quilômetros de estrada conectados com a entrada (orçamento). É improvável que os resultados sejam alcançados se os resultados forem baseados em suposições incorretas. Suposições ruins significam que o governo não consegue construir a extensão de estradas prevista no orçamento. Ou, um controle e uma gestão de desempenho deficientes significam que as estradas não são construídas porque o orçamento não foi totalmente executado.
Os resultados e saídas são a base para gestão do desempenho do governo.
A moderna preparação do orçamento do governo analisa as suposições orçamentárias como fatores de custo. Um fator de custo é um custo esperado para uma unidade de algo, por exemplo, um litro de gasolina. Estes motoristas de custo podem ser agrupados para formar uma suposição para coisas como o custo de uma sessão de treinamento (viagem, hospedagem, per diem, curso) ou a criação de 1 km de estrada. Os gerentes podem ver o previsão de resultados dos orçamentos. Isto melhora as decisões e torna o orçamento credível.
As compras e o planejamento orçamentário estão intimamente ligados no setor público
Compras e Saídas
Os fatores de custo e de embalagem são relativamente fáceis na preparação do orçamento. A dificuldade vem no alinhamento dos resultados nas despesas. Um gerador de custos ou pacote de geradores de custos pode exigir vários itens comprados. Uma única aquisição pode incluir várias unidades de saída e mais de um pacote, especialmente se for utilizada a gestão de gastos.
É fundamental alinhar as suposições dos fatores de custo com a realidade. Dessa forma, o orçamento gasto e os resultados podem ser previstos novamente durante o ano - ao invés da surpresa de descobrir que apenas ½ da ponte foi concluído no final do projeto!
É difícil alinhar a "lista de materiais" de múltiplos ciclos de aquisição com os fatores de custo, mas não impossível, pois o FreeBalance Accountability Suite™ shows.
Gestão do desempenho do governo durante a execução
A execução do orçamento também precisa ser credível, dadas as vastas somas envolvidas e o risco de corrupção.
Características em que gestão do desempenho de compras no setor público é diferente do setor privado:
- Relação custo-benefício: Os governos utilizam critérios de valor para determinar o custo por unidade de melhoria dos resultados. Como John Glenn observou: "À medida que eu me atirava pelo espaço, um pensamento me atravessava a mente: Cada parte desta cápsula foi fornecida pela oferta mais baixa". O menor preço "conforme" pode não ser o melhor valor.
- Gestão das despesas: O foco principal da gestão de gastos do governo é criar veículos de compra como ofertas permanentes com preços pré-negociados a granel para facilitar a compra de mercadorias e usar sistemas de e-procurement para obter ofertas mais competitivas.
- Progresso de saída: O progresso dos gastos em relação ao orçamento e o progresso em relação aos marcos do projeto precisam ser rastreados.
- Transparência: Os governos fornecem informações públicas transparentes ao longo do orçamento e dos processos de compras.
Complexidade
Compras governamentais para projetos complexos como turnkey sistemas de gestão financeira do governo ou aeroportos tendem a ser mais intrincados do que no setor privado. Os governos estão envolvidos em muito mais "linhas de negócios" do que os maiores multinacionais do setor privado. Alguns desafios de complexidade no governo incluem:
- Complexidade do concurso: Os documentos de compras entregues a potenciais fornecedores podem chegar às centenas de páginas. (E, as respostas em milhares de páginas - aquisições militares muitas vezes vão até as dezenas ou centenas de milhares de páginas) Partes das propostas são freqüentemente distribuídas entre especialistas para avaliação.
- Complexidade da gestão de contratos: As disposições contratuais e as condições de pagamento podem ser muito complexas para soluções chave na mão. Pagamentos de marcos. Retenções. Contratos de performance. E, contratos complexos tendem a operar por vários anos. Isto requer compromissos plurianuais no sistema financeiro do governo.
- Gestão de despesas em uma base de custos de contabilidade: É relativamente fácil identificar os atrasados e o custo desses atrasados ao utilizar a contabilidade de exercício. Os sistemas governamentais rastreiam o progresso das transações através de compromissos, obrigações e bens recebidos, se funcionando com base em caixa ou em contabilidade de caixa modificada.
- Mudanças macroeconômicas: As mudanças nos preços das commodities (como um grande aumento nos preços dos alimentos), desastres naturais e outros choques econômicos têm um impacto significativo nas receitas e despesas. Isto afeta os custos, o que significa que os resultados precisam ser previstos de novo.
- Gestão de fornecedores: A seleção de fornecedores (qualificações, certificações, capacidades financeiras e experiências passadas), gerenciamento de desempenho de fornecedores (pontualidade, qualidade) e lista negra de fornecedores (corrupção, mau desempenho, perda de certificação) são mais complexos no governo do que no setor privado.
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