Lições aprendidas com as auditorias do projeto FreeBalance
Esta é a parte 2 de 3 postagens:
- Por que as implementações do GRP FMIS são diferentes?
- O que a FreeBalance faz de diferente?
- Conselhos Práticos para Otimizar seu Projeto GRP
A FreeBalance conduz o Sistema de Informações de Gerenciamento Financeiro (FMIS) interno auditorias de implementação. Elas ocorrem nos principais marcos do projeto. O processo foi aperfeiçoado ao longo do tempo com mais de 100 indicadores de desempenho. Alguns desses indicadores estão totalmente sob os controles dos serviços da empresa, mas a maioria depende das equipes da FreeBalance que trabalham com as equipes de projeto do governo.
Mqualquer um dos indicadores de desempenho de auditoria do projeto é baseado nas capacidades de Planejamento de recursos governamentais (GRP) projetado exclusivamente para o governo, e os recursos exclusivos do software FreeBalance Accountability Suite™.
Esse processo de auditoria interna ajuda a FreeBalance a melhorar o sucesso dos projetos e ajuda os governos que talvez não tenham experiência em implementações de GRP.
Pensamento GRP vs. Pensamento Convencional
Muitos dos Indicadores de Desempenho de Auditoria de Projetos do GRP são contra-intuitivos para aqueles versados em abordagens de gerenciamento de projetos antigos. Esse é o objetivo por trás desses indicadores de desempenho: o reconhecimento de que o pensamento convencional reduz as taxas de sucesso da implementação.
As abordagens convencionais de gerenciamento de projetos pressupõem poucas diferenças entre eles:
- Físico e virtual projetos - o processo de construção de estruturas é altamente previsível, enquanto o software pode ser feito de várias maneiras
- Conhecível e menos conhecível necessidades - alguns projetos podem começar com uma expectativa de entendimento abrangente, enquanto os projetos do FMIS começam com lacunas entre os requisitos da proposta e os requisitos reais
- Complicado e complexo Escopo - alguns projetos requerem conhecimento técnico para serem bem-sucedidos, enquanto os projetos do FMIS são transformacionais e complexos, além das características técnicas para mudanças significativas, comunicações e capacidade
Tudo o que você precisa saber para uma implementação bem-sucedida do FMIS
Veja abaixo um detalhamento dos fatores críticos de sucesso que determinamos ao longo de quase quatro décadas de GRP implementações em governos dos clientes ao redor do mundo.
Indicadores de desempenho de início de projeto
- Entendimento comum do projeto entre o governo e as equipes de implementação facilita a tomada de decisões, especialmente quando os fatores de sucesso e os resultados do projeto são bem compreendidos e acordados
- Equipes dedicadas a projetos governamentais são essenciais para a comunicação de requisitos, a descoberta de processos informais e a preparação para mudanças
- Treinamento de produtos da equipe de projeto do governo ajuda a eliminar a personalização desnecessária do código, ancorando os projetos em como o software atende aos objetivos e como funções inesperadas podem agregar valor
- Métodos de projeto ágeis como o FreeBalance's Metodologia de implementação do A-i3+qM permite o ajuste às realidades das finanças públicas, enquanto os processos rígidos em cascata introduzem riscos, incluindo lacunas entre os requisitos documentados e as necessidades reais que são expostas durante o projeto
Indicadores de desempenho do gerenciamento de programas
- Estruturas de governança deve incluir o fabricante do software no comitê de direção e no escritório de gerenciamento do programa para garantir o compromisso e, ao mesmo tempo, aproveitar as lições aprendidas em circunstâncias semelhantes
- Liderança em projetos governamentais para o sucesso deve ser conduzido por profissionais do governo, em vez de consultores externos, e deve incluir funcionários públicos fora dos órgãos centrais para fornecer informações sobre práticas informais
- O escopo deve ser gerenciado por meio de análise formal, mesmo em processos ágeis, para concentrar os projetos nas prioridades de finanças públicas
- Decisões oportunas dos comitês de direção, dos escritórios de gerenciamento de programas, dos fornecedores e das equipes de projeto do governo são necessários para cumprir os cronogramas e eliminar atrasos desnecessários (um corolário disso é fornecer informações oportunas em vez de "no último minuto", pois leva tempo para avaliar e analisar)
Indicadores de desempenho do gerenciamento de mudanças e capacidades
- Engajamento das partes interessadas O envolvimento de todo o governo (liderança, especialistas no domínio, usuários), doadores financiadores e organizações da sociedade civil reduz a resistência à mudança e, ao mesmo tempo, revela uma compreensão mais profunda das necessidades
- Processos de mudança integral em todas as atividades do projeto, incluindo o uso de workshops, entrevistas, gerenciamento ágil, mecanismos de feedback e comunicações que demonstrem ganhos rápidos e outras realizações para gerar adesão ao projeto
- Localização A localização de idioma, terminologia e documentação facilita a transição dos usuários para novos sistemas, incluindo suporte para a variação exclusiva do idioma usado, idiomas nacionais exclusivos, terminologia governamental exclusiva, com ajuda e documentação mostrando processos e telas governamentais para aproveitar os recursos existentes
- Orientação especializada por FreeBalance e quaisquer fornecedores que tenham experiência em GRP e PFM em contextos semelhantes, complementados por treinamento que se estende além dos produtos para PFM, gerenciamento de projetos, gerenciamento de mudanças e TIC para desenvolver a capacidade
Leia: Gerenciamento de Mudanças para a Transformação Digital do Governo
Análise de necessidades Indicadores de desempenho
- Workshops O uso de métodos ágeis envolve as partes interessadas para melhorar a qualidade dos requisitos, enquanto as configurações iterativas demonstram a conformidade com essas necessidades, eliminando a necessidade de documentação extensa, exceto para a personalização do código.
- Eliminar funções desnecessárias de processos "como estão" que refletem deficiências ou restrições desnecessárias no software anterior, incluindo a eliminação de processos e controles manuais por meio da automação
- Priorização deve representar mais do que preocupações centrais, pois as necessidades regionais e dos ministérios de linha devem ser acomodadas
- Boas práticas Deve-se usar uma abordagem que reflita a capacidade e o histórico de finanças públicas dos governos, em vez de tentar impor "melhores práticas" inadequadas e complexas, como contabilidade de exercício, orçamento baseado em resultados ou avaliação de desempenho, exceto em governos com capacidade
Indicadores de desempenho da abordagem de gestão financeira pública
- Contexto governamental deve ser usado para determinar quais funções têm o impacto mais positivo sobre as finanças públicas para priorização
- Ativação progressiva As fases devem ser usadas para fazer a transição de práticas boas para melhores ao longo do tempo, à medida que a capacidade é desenvolvida (aproveitando os recursos de configuração do GRP)
- Controles de compromisso deve ser implementado porque é o que torna o PFM diferente da contabilidade do setor privado e garante gastos legais que apoiam as leis orçamentárias (isso pode ser ativado progressivamente, começando com controles simples no nível do pedido de compra, antes de adicionar mais controles e adicionar controles no nível da requisição de compra)
- Controle de orçamento agregado é considerada uma boa prática, enquanto os controles de item de linha são considerados uma prática ruim, devido à necessidade de fazer transferências orçamentárias que não são materiais para o orçamento ou para a lei orçamentária (os avisos de item de linha podem ser implementados em governos de baixa capacidade)
Indicadores de desempenho da abordagem de TIC
- Práticas eficazes de TI são necessários para gerenciar centros de dados que hospedam aplicativos GRP, incluindo procedimentos definidos de gerenciamento de sistemas, inclusive monitoramento, manutenção e gerenciamento de patches para garantir a disponibilidade, o desempenho e a escalabilidade do sistema
- Segurança da informação Os processos são particularmente importantes nos data centers do governo, incluindo segregação de funções, medidas de segurança física, antivírus, firewalls, detecção de intrusão, treinamento de usuários em segurança cibernética e auditorias para evitar a manipulação ou a divulgação de informações confidenciais
- Boas práticas de integração entre os sistemas GRP e outros subsistemas financeiros deve ser aproveitada, incluindo o uso de serviços da Web e o gerenciamento do ciclo de vida da API, enquanto práticas inadequadas, como uploads manuais, chamadas diretas ao banco de dados, procedimentos armazenados e arquivos simples, devem ser evitadas
- Testes separados Ajuda a acelerar as implementações, com aprovações de configuração por meio de demonstrações, relatórios testados individualmente, integração testada separadamente, antes do Teste de Aceitação do Usuário completo, que inclui configuração, relatórios personalizados, integração e qualquer personalização do código do produto
Para uma discussão pessoal sobre como FreeBalance poderia ajudar na implementação de seu FMIS? entre em contato.