Boas práticas de PFM
Como um dirigido propositadamente A FreeBalance está comprometida com o desenvolvimento da capacidade de Gestão Financeira Pública (GFP) em todo o mundo. Uma das formas de fazermos isso é compartilhando boas práticas que os governos podem seguir em suas jornadas de reforma da GFP.
Esta é a primeira nota prática desse tipo e descreve métodos de cálculo do Custo Total de Propriedade (TCO) para Sistemas Integrados de Informações de Gestão Financeira (IFMIS), como a solução de Planejamento de Recursos Governamentais da FreeBalance, o FreeBalance Accountability Suite™.
O que é o custo total de propriedade?
O custo total de propriedade (TCO) é o preço de compra de um ativo mais os custos e despesas de longo prazo incorridos durante a vida útil do produto e seu descarte final. No caso de uma implementação do IFMIS, isso inclui custos iniciais de consultoria, custos de equipamentos e infraestrutura, custos de software e licenças e custos internos, como treinamento.
O TCO é um conceito crítico devido ao alto risco de Falha de TI no setor público e a alta Falha no ERP no governo. O monitoramento dos custos de atualização, retenção de funcionários, carga de personalização e consumo de eletricidade é um sistema de alerta precoce para falhas de TI. Além disso, o TCO informa se o seu projeto de GRP é financeiramente sustentável.
Por que o TCO é importante?
Os governos implementam Planejamento de recursos governamentais (GRP) ou software de planejamento de recursos empresariais (ERP) para melhorar a gestão das finanças públicas (PFM), a disciplina fiscal, a eficiência do governo e a eficiência da administração pública. Relação custo-benefício (V4M) na prestação de serviços aos cidadãos. Entretanto, o custo inicial do IFMIS pode não refletir o TCO suportado pelas organizações governamentais.
Muitas organizações governamentais não calculam os muitos custos internos de longo prazo incorridos para usar, gerenciar e manter o software ERP durante muitos anos, mas esse é um elemento fundamental da disciplina fiscal do V4M. O TCO é fundamental para a sustentabilidade financeira porque a reforma da PFM é um processo contínuo. Os governos devem, portanto, considerar mais do que a manutenção de um "estado estável" e devem calcular os custos da modernização progressiva e da transformação digital.
O custo médio por categoria de software corporativo difere entre os analistas, dependendo da integridade dos dados, das definições de categoria e da duração analisada. No entanto, os estudos mostram que a consultoria para implementação tende a ser o custo mais alto.
A realidade do TCO
A análise do TCO dos sistemas IFMIS revela alguns fatos chocantes:
- Alta implementação custos que variam de 1:1 no setor privado para 3:1 a 15:1 no setor público, com exemplos em que os serviços excederam significativamente outros custos.
- TCO médio medido em mais de $50.000 por usuário em um analista estudo tornando-o um custo material para os orçamentos governamentais. Os governos são legalmente "orientados pelo orçamento", em que o alto TCO e os excessos de custos inesperados podem exigir orçamentos suplementares ou a extração de fundos de outras prioridades.
- Altos custos de manutenção que se originam da manutenção de códigos complexos e da solução de problemas, além de atualizações difíceis que podem aumentar o TCO após a implementação inicial.
- Altos custos de atualização aumentam o TCO, onde as atualizações de ERP são estimadas em ½ do valor da taxa de licença original e 20% dos custos de implementação originais. Os especialistas alertam que as organizações devem esperar pagar até três vezes o custo original do software ERP para atualizar para a nova tecnologia.
- Custos de risco inesperados com variação média de implementação de ERP de dois a quatro meses acima do cronograma em um estudo, 230% do cronograma em outro estudo e até 80% de ERP excedendo as estimativas de tempo e orçamento em um terceiro estudo.
- Custos adicionais de sustentabilidade para retenção e certificação da equipe. Algumas soluções de ERP têm cursos caros de treinamento funcional e técnico necessários para certificar a equipe do governo. Os funcionários públicos geralmente aproveitam essa certificação para ingressar em empresas privadas, o que significa que os governos precisam de programas para reter talentos e evitar essa fuga de cérebros.
Custos de aquisição do IFMIS
- Interno Custos com pessoal e honorários de consultoria para análise de necessidades e desenvolvimento e manutenção de uma solicitação de proposta. Os custos de aquisição incluem o envolvimento de especialistas financeiros e de TI em todo o processo. Os ciclos de aquisição do governo para GRP tendem a ser longos.
- Computação hardware, rede e largura de banda necessária para a infraestrutura de computação para dar suporte ao GRP. Isso inclui locais de recuperação de desastres, centro de testes, fornecimento de energia confiável e contratos de telecomunicações de longo prazo. Isso também inclui os custos de pessoal para aceitar remessas de equipamentos.
- Middleware software, incluindo segurança, banco de dados, balanceamento de carga, sistemas operacionais e ferramentas de gerenciamento de sistemas necessários para dar suporte à implementação.
- Software custos de licença são normalmente baseados no número de usuários (nomeados ou simultâneos) ou no tamanho do governo.
Custos de implementação do IFMIS
- Custos de gerenciamento de projetos incluindo funcionários dedicados ao projeto, escritório de gerenciamento de programas, comunicações e reuniões.
- Instalação, provisionamento e configuração do software e do middleware do GRP.
- Custos com pessoal interno e custos com consultores para articular o atual processos de negócios, requisitos legais, formulários e requisitos de relatórios e para gerenciar antigos e novos sistemas em paralelo.
- Custos de pessoal interno e custos de consultoria para quaisquer alterações nos processos atuais exigidas pelo software ou pelas boas práticas. Isso pode incluir reengenharia de processos de negócios e treinamento adicional da equipe.
- Custos de conversão de dados incluindo a garantia de qualidade. Isso também pode incluir análise da integridade dos dados onde as informações que não estão no sistema atual precisam ser descobertas de outras fontes.
- Custos de configuração e personalizaçãoO processo de adaptação de software, normalmente realizado por consultores externos ou fornecedores de software. Isso abrange a adaptação do software principal e a integração, relatórios e formulários.
- Custos internos com pessoal e consultores para Testes piloto, de análise e de aceitação seguindo os processos de garantia de qualidade.
- Técnico treinamento para middleware, redes, computadores e gerenciamento de sistemas. Treinamento funcional para usuários do GRP.
- Desenvolvimento de qualquer documentação especial ou guias do usuário que descrevem os processos governamentais e como eles são realizados no software.
- Fases adicionais de implementação como a inclusão de módulos de software adicionais, mais usuários ou novas entidades governamentais.
Custos contínuos do IFMIS
- Custos de manutenção para todas as compras de hardware e software, o que inclui o suporte ao cliente do fornecedor. Este é normalmente um contrato anual.
- Pessoal do governo atuando como suporte de primeira linha para equipamentos e software. Isto também inclui o gerenciamento de casos para rastrear bugs e melhorias, mantendo o relacionamento com o fornecedor.
- Ajuste do sistema de bancos de dados, sistemas operacionais e redes à medida que o número de transações aumenta.
- Mudanças em configuração e personalização de relatórios ou formulários realizados por pessoal interno ou consultores.
- Centro de dados largura de banda, telecomunicações, eletricidade e custos de aluguel/locação/espaço.
- Novo processamento do ano fiscal incluindo a transferência de fundos do ano anterior realizada pela equipe interna ou por consultores.
- Custos de atualização associados à mudança para versões mais recentes do software. Isso inclui o gerenciamento de mudanças para garantir que qualquer personalização realizada na versão anterior seja adicionada à próxima, com testes completos de aceitação.
Custos ocultos do IFMIS
Os custos totais mudam ao longo do ciclo de vida do uso do GRP, em que os custos de implementação são mais altos do que os de um ano adicional de "estado estável". Os custos adicionais por ano podem aumentar devido a atualizações de software, modernização do governo e custos inesperados.
- Perda de produtividade como os sistemas são executados em paralelo
- Custos implícitos no funcionário curva de aprendizagem
- Redução da eficiência adicionando as chamadas "práticas recomendadas" que aumentam a complexidade dos processos existentes
- Gerenciamento de mudanças custos de novas regulamentações governamentais e treinamento em processos dentro do software
- Desastre, perda de dados, interrupção dos negócios devido à implementação tardia ou a falhas no sistema, incluindo auditoria e interrupção de relatórios
- Taxas de viagem e despesas de conferência de usuários e treinamento para manter-se atualizado sobre as mudanças no software
- Auditorias de licença onde o fornecedor exige pagamentos adicionais
- Opções de manutenção pode exigir pagamentos adicionais para obter o serviço necessário para superar os problemas
- Acréscimos inesperados quando o portfólio de produtos não atende a todos os requisitos
- Mudanças no middleware como o sistema operacional ou bancos de dados fora do período de atualização do sistema GRP
Impactos do TCO para os governos
As implementações de software corporativo do governo são mais complexo:
- Muito mais linhas de negócios em um governo nacional ou subnacional, do que conglomerados empresariais
- Grandes restrições de capacidade humana em tecnologia, projeto e conhecimento funcional
- Gerenciamento de desempenho mais complexo estruturas e planejamento porque o governo não tem um resultado final como lucros ou perdas
- Maior diversidade de práticas devido a requisitos legais
- Planejamento mais complexo por meio de orçamentos plurianuais que criam controles nos sistemas de contabilidade de compromissos
- Preocupações políticas significativas para implementações no setor público
A adaptação de sistemas ERP do setor privado para o governo aumenta a quantidade de customização necessários para dar suporte a processos legais e padrões financeiros do setor público. Em comparação, o software GRP, que por sua concepção se concentra apenas no governo, aproveita a configuração como o principal mecanismo para atender às necessidades do governo.
A personalização do código vem com altos custos e futuro desafios de adaptabilidade tudo isso gera dívida técnica.
O maior impacto técnico dos sistemas ERP significa a necessidade de vários computadores e servidores de aplicativos e o consumo de grandes quantidades de espaço em disco, o que aumenta o TCO além do custo inicial. A sofisticação da maior pegada técnica também exige mais suporte interno, melhores ferramentas de software e maior capacidade técnica.
No entanto, o setor público geralmente tem menor capacidade técnica, especialmente nos países em desenvolvimento. O desenvolvimento dessa capacidade aumenta o TCO. Alguns aplicativos de ERP exigem um conhecimento técnico significativo para implementação e suporte, incluindo gerenciamento de sistemas e ajuste de banco de dados, muitas vezes exigindo consultores externos contratados permanentemente.
Além disso, a menor capacidade funcional de contabilidade do serviço público em alguns países pode exigir treinamento adicional em GFP. Alguns sistemas são projetados para uma contabilidade de acumulação mais complexa, enquanto outros sistemas têm processos comerciais complexos que devem ser seguidos pelos funcionários públicos.
Outros fatores a serem considerados
Pegada ecológicaO custo de hardware e largura de banda, incluindo serviços de replicação, pode aumentar significativamente os custos de espaço, equipamentos e eletricidade.
AlavancagemA importância do mercado governamental para o fabricante de software é fundamental para garantir que as atualizações de produtos atendam às necessidades emergentes, caso contrário, os custos de personalização aumentarão ano após ano.
GovernançaMuitos projetos de GRP criam estruturas de governança com empresas de integração de sistemas, mas sem o fabricante do software. Isso reduz o compromisso do fabricante em atender às necessidades do governo ao longo do tempo.
Nossa análise mostra que o TCO para sistemas GRP, como o FreeBalance Accountability Suite™ é, em média, 225% inferior ao software desenvolvido para o setor privado, como o ERP.
Gerenciamento de risco
Uma abordagem de gerenciamento de riscos identifica os fatores de risco, o apetite por riscos e as estratégias de mitigação de riscos. Os elementos a serem considerados no desenvolvimento da abordagem de gerenciamento de riscos de um governo devem incluir a capacidade organizacional, a taxa de sucesso do fornecedor e a extensão da personalização esperada. As estratégias de mitigação de riscos também adicionam custos a um projeto de IFMIS.
Esses fatores de risco podem ser usados para calcular os excedentes orçamentários esperados e devem ser considerados ao determinar o TCO potencial de qualquer aquisição de software.
Conclusão
Boas práticas em considerações de TCO
A recomendação da FreeBalance para os governos que estão considerando as implicações de custo de uma transformação digital e modernização de seu IFMIS é lembrar que há muito poucas "práticas recomendadas", mas muitas "boas práticas" na Gestão Financeira Pública.
Portanto, os governos devem estar atentos às reivindicações dos fornecedores e considerar:
- A gestão de risco abordagem baseada na experiência do setor em projetos semelhantes
- A extensão dos requisitos customização, o nível de compromisso pelo fabricante do software para o mercado governamental e o cliente podem ser usados para calcular os excedentes orçamentários esperados e alguns custos ocultos podem ser estimados.
- Governança estruturas e alavancagem com o fabricante do software deve ser incluído no cálculo do risco.
- A abordagem de projeto de longo prazo deve identificar o aumento dos custos anuais do fornecedor. O caminho de atualização da versão e as políticas de atualização do fornecedor devem ser questionados para identificar custos futuros.
- O plano de projeto plurianual deve funcionar como entrada para o orçamento de TI.
- Os custos de personalização para a implementação inicial devem ser usados como uma âncora para calcular futuras atualizações de software e alterações de personalização. Devem ser usados os números do setor para a duração média dos upgrades.
Além disso, a experiência do governo com fornecedores de software deve ser modelada para determinar os custos esperados de implementação e manutenção. E uma abordagem turnkey deve ser usada para comprometer um único fornecedor ou consórcio a assumir um cronograma de preço fixo.
Por fim, a retenção e a rotatividade de funcionários devem ser analisadas e esses custos internos devem ser modelados como parte do cálculo do TCO. Isso inclui os custos esperados para treinamento e certificação adicionais.
FreeBalance Accountability Suite™
A FreeBalance trabalha com o setor público há quase 40 anos para desenvolver e fornecer soluções de software para o governo que apóiam a reforma e a modernização da administração financeira.
O FreeBalance Accountability Suite™ é uma solução GRP comercial pronta para uso que abrange todo o ciclo orçamentário e gerencia todos os sistemas fiscais essenciais do governo. O FreeBalance Accountability Suite™ está disponível em seis configurações básicas para atender a diferentes requisitos de GRP.
Todo o portfólio do FreeBalance é construído com base no FreeBalance Accountability Platform™A plataforma de gerenciamento financeiro do governo, baseada na Web e alimentada por Java, foi projetada exclusivamente para o gerenciamento financeiro do governo. A plataforma suporta modelos de implantação centralizados, descentralizados ou híbridos.
- Projeto pós-moderno
Projeto pós-moderno através da facilidade de integração, configurabilidade massiva e flexibilidade no local, nuvem privada, nuvem pública, nuvem comunitária e suporte a serviços compartilhados - Web Nativo
Web Native usando padrões web internacionais, nenhum código de software legado implantado via web e nenhuma camada de tradução web - Sistema aberto
Sistema aberto que suporta uma infra-estrutura comercial e de código aberto robusta através de padrões industriais reconhecidos, proporcionando mais opções - Projeto unificado
Projeto unificado através da reutilização de componentes em todas as aplicações, gerenciamento centralizado de metadados, com facilidade de relatórios - Altamente extensível
Altamente extensível, suportando funções adicionais e desenvolvimento personalizado graças a uma Arquitetura Orientada a Serviços (SOA) e reutilização de componentes em todas as aplicações - Ativação Progressiva
Ativação progressiva permite mudanças futuras de configuração, modernização de processos, descentralização fiscal e adição de módulos adicionais
FreeBalance TCO
Para garantir um baixo custo total de propriedade, a FreeBalance Accountability Platform™ oferece muitas eficiências para o governo, o que significa uma melhor relação custo-benefício para os contribuintes.
Abordagem modular
A capacidade de adicionar módulos ao longo do tempo permite que os governos implementem funções essenciais com base no contexto do país. Essa abordagem representa um caminho mais rápido para a rentabilidade e permite ativação progressiva - ativação contínua e sustentada da funcionalidade de PFM necessária com base nas necessidades de governança do país.
Ativação Progressiva
Embora exista um consenso geral de que a reforma institucional e de GFP é fundamental para melhorar a governança, o ritmo das reformas geralmente diminui devido à incapacidade dos sistemas de informação de se adaptarem às novas necessidades.
O ritmo da reforma da GFP precisa ser sustentável para que haja melhorias duradouras na governança, e o IFMIS utilizado deve possibilitar a reforma em vez de impedi-la. Embora tenha havido inúmeras Falhas do ERP no governo, o FreeBalance Accountability Suite™ tem uma taxa de sucesso comprovadamente maior.
Mínimo suporte de TI
A pegada técnica otimizada da FreeBalance Accountability Platform™ reduz a carga sobre a TI para gerenciar sistemas de computador, redes e software de middleware.