O que a FreeBalance faz de diferente?

Posted on agosto 4, 2022 em Tecnologia governamental

Por que escolher a solução FreeBalance GRP?

Esta é a parte 2 de 3 postagens:

1. Por que as implementações do GRP FMIS são diferentes?
2. O que a FreeBalance faz de diferente?
3. Conselhos práticos sobre como otimizar seu projeto FreeBalance GRP

Planejamento de recursos governamentais (GRP) para os Sistemas de Informações de Gestão Financeira (FMIS) do governo diferem de alternativas como os sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) projetados para o setor privado. O software de planejamento de recursos governamentais, como o FreeBalance Accountability Suite™, é um software de classe empresarial projetado exclusivamente para governos.

Os projetos governamentais FMIS são transformacional. Eles não são apenas uma iniciativa técnica de back-office. Os projetos do FMIS transformam a maneira como o governo é administrado. A implementação de um sistema Gestão Financeira Pública (GFP) práticas de controle, muitas vezes requer reformas legais e a reestruturação das organizações governamentais.

Desafios comuns nas implementações do FMIS

• Lacunas na capacidade humana: Um novo software sofisticado, combinado com processos fiscais aprimorados, pode aumentar as capacidades do serviço civil
• Mudança organizacional: A automação, os controles e os relatórios de gestão financeira substituem os processos manuais e de tecnologia legada. Perturbam os requisitos de trabalho, as estruturas hierárquicas e as relações de poder, especialmente o uso da tecnologia para impor a responsabilidade.
• Mudança na reforma legal: A reforma das finanças públicas exige uma reforma legal e estatutária que desestruture ainda mais os requisitos de trabalho, as estruturas hierárquicas e as relações de poder, especialmente em relação à transparência fiscal
• Impacto abrangente: O software financeiro é implementado em todas as entidades governamentais, agravando os problemas de capacidade e mudança, ao mesmo tempo em que perturba a autonomia organizacional percebida

Qualquer projeto de FMIS do governo apresenta um alto risco de transformação, mas também grandes recompensas. Reforma da GFP apoiada por transformação digital do governo oferece muitos benefícios, incluindo:

• Transparência e responsabilidade para reduzir fraudes (USAID) e corrupção (U4)
• Melhoria na alocação de orçamentos (Banco Mundial)
• Melhoria da eficiência e da eficácia dos gastos (Banco Mundial)
• Orçamentos mais confiáveis (U4) e (IBP)
• Melhoria da disciplina fiscal (Secretaria do PEFA)

Quais são os benefícios do software GRP da FreeBalance?

FreeBalance's foco exclusivo em PFM permitiu que a empresa compreendesse totalmente a promessa de transformação de um FMIS governamental. Como resultado, nosso Software GRP e a metodologia de implementação são projetados para otimizar os benefícios transformacionais e minimizar os riscos.

O que torna as implementações de GRP da FreeBalance diferentes (e melhores)?

FreeBalance's implementações globais de GRP diferem das abordagens tradicionais em três aspectos principais:

1. Governança de projetos: Como a FreeBalance atua tanto como fornecedora de software quanto como parceira de implementação, somos responsáveis pela adequação do produto e pelo sucesso do projeto 
2. Glocal: Nosso compromisso com a formação de equipes locais significa que somos capazes de oferecer aos governos dos clientes custos otimizados e maior eficácia específica do governo, combinando a equipe de projeto local e internacional da FreeBalance
3. Sustentabilidade: Uma solução da FreeBalance oferece acessibilidade por muitos anos, o que proporciona sustentabilidade fiscal. Nossa abordagem de ativação progressiva significa que o FMIS pode ser facilmente adaptado para apoiar futuras modernizações, o que contribui para a sustentabilidade da iniciativa de reforma do PFM.

Muitos fornecedores de soluções FMIS, que não possuem software de planejamento de recursos governamentais, costumam alegar benefícios semelhantes. Veja abaixo nossa análise dos principais diferenciais nas implementações do FMIS:

• Abordagem tradicional: 
  • Legadoabordagem tradicional para implementações do FMIS
• Contexto sob medida: 
  • Justificativa para a abordagem herdada do FMIS desenvolvido sob medida
• Contexto do ERP: 
  • Justificativa para a abordagem de legado para o software ERP
• Contexto do GRP: 
  • Razões pelas quais o software GRP permite abordagens mais eficazes
• Abordagem FreeBalance: 
  • Abordagem usada pela FreeBalance para o planejamento de recursos governamentais

1. Governança do projeto

Abordagem tradicional

As estruturas de governança do projeto podem ser muito complexas nas implementações do FMIS devido à combinação de partes interessadas do governo, do financiador e do provedor. Essa estrutura é ainda mais complicada devido aos diferentes incentivos entre as partes interessadas. 

A boa prática de estabelecer um escritório de gerenciamento de programas (gerenciamento diário) com um comitê de direção do projeto (supervisão e decisões importantes) geralmente é implementada em todos os cenários.

Outras boas práticas de governança de projetos comuns entre as abordagens do FMIS incluem:

• Garantir o compromisso da liderança 
• Fornecer equipes de projeto governamentais dedicadas e autorizadas a tomar decisões
• Envolva as partes interessadas e o usuário desde o início e com frequência
• Reconhecer a natureza transformadora do FMIS, que exige supervisão do Ministério das Finanças, e não apenas supervisão tecnológica
• Concentre-se nos resultados e não no cronograma do projeto, especialmente quando novas evidências forem descobertas
• Planeje a resistência à mudança e o desenvolvimento contínuo da capacidade

Ler: Conselhos Práticos para Otimizar seu Projeto GRP

Contexto personalizado

Os projetos desenvolvidos sob medida, ou "sob medida", incluem muitas considerações, inclusive a seleção de plataformas tecnológicas, arquiteturas e métodos de desenvolvimento. Portanto, é necessário um gerenciamento granular do projeto com supervisão e rastreabilidade desde os requisitos de alto nível até a qualidade do código individual

Os governos geralmente selecionam plataformas tecnológicas para projetos sob medida, mesmo quando a terceirização de software é contratada. Em outras palavras, há pouca flexibilidade para que as empresas especializadas selecionem tecnologias com maior probabilidade de sucesso. 

Os governos exigem um mínimo de especialização dos terceirizados de desenvolvimento de software e dos desenvolvedores individuais. Formação, experiência e certificações reconhecidas em ferramentas de software, qualidade e gerenciamento de projetos. 

Essa prática de especificar os níveis de habilidade foi considerada uma "prática recomendada". 

• TeoriaAs certificações validam os níveis de habilidade, o que significa que o risco é reduzido, assim como a necessidade de supervisão granular
• RealidadeAs certificações não validam as habilidades de compreensão das necessidades exclusivas do governo, nem validam a capacidade de gerenciar projetos dentro do governo com tantas partes interessadas

Os níveis de risco são muito mais altos em projetos personalizados do que em projetos COTS (Commercial-Off-The-Shelf). Por exemplo, refatoração quando as especificações são consideradas imprecisas, baixa qualidade do produto devido à falta de testes em comparação com as opções comerciais e dificuldades de engenharia para mudanças futuras.

Contexto do ERP

Os fabricantes de ERP raramente fazem parte das estruturas de governança de implementação de projetos FMIS. Os governos lidam diretamente com empresas de integração de sistemas que são autorizadas a gerenciar projetos pelos fabricantes de ERP. Os integradores de sistemas têm um incentivo para adicionar horas faturáveis para a personalização do código, que geralmente é desnecessária. No entanto, a pontualidade e a facilidade de manutenção do projeto são possibilitadas pela redução da personalização. Portanto, gerenciamento de projetos com foco em A redução da personalização do código é fundamental.

Software ERP foi desenvolvido para o setor privado. A funcionalidade do setor público foi adicionada a essas suítes de produtos. A personalização do código será necessária para uma implementação do FMIS porque os governos precisam de uma reforma legal para dar suporte a muitos processos padrão no software ERP. 

Os governos exigem um projeto antecipado significativo para opções sob medida e de ERP. Normalmente, é usada uma abordagem de gerenciamento de projetos em "cascata", que consiste na documentação:

• No estado em que se encontra descrever como as funções financeiras públicas são processadas atualmente, quais aplicativos de software são usados, benefícios e problemas
• Para ser descrevendo como as funções serão aprimoradas, os problemas superados, as aspirações alcançadas e a reforma jurídica recente
• Fit-Gap descrever o grau de adequação ao software COTS e como as lacunas serão superadas por meio da personalização do código
• Requisitos de software com especificações completas de personalização

Cada estágio é aprovado usando a estrutura de governança. Os métodos ágeis para gerenciar projetos de ERP não são considerados uma prática útil devido ao impacto negativo posterior de qualquer código desenvolvido que precise de refatoração.

O O método em cascata é considerado uma "prática recomendada" para qualquer implementação de ERP. 

• Teoria: os requisitos podem ser conhecidos durante o projeto, totalmente articulados e compreendidos, com mudanças limitadas no downstream
• RealidadeOs requisitos de design geralmente são incorretos por não compreenderem totalmente os processos informais, a documentação complexa geralmente é mal compreendida e o tempo necessário para concluir a documentação e as aprovações aumenta a resistência a mudanças e a demanda por personalização desnecessária do código

Os governos tentam superar as restrições de capacidade contratando consultores terceirizados para fornecer supervisão.

O uso A contratação de consultores especializados em PFM para ajudar na supervisão governamental dos projetos de ERP é considerada uma "prática recomendada".

• Teoria: Os consultores de PFM têm experiência em muitos projetos semelhantes e entendem os recursos dos pacotes de ERP
• Realidade: Muitos governos correm riscos significativos quando os consultores tomam decisões sem entender completamente os contextos, exigem documentação e reuniões desnecessárias para atrasar os projetos ou tentam aumentar as horas faturáveis

Ler: Falhas do ERP no Governo

Contexto do GRP

Implementações de GRP quase sempre incluem o fabricante como parte da estrutura de governança. Portanto, o O projeto se beneficia da conhecimento combinado de produto e domínio dos provedores de GRP. Entretanto, a prática de usar a governança de projetos em cascata pode ser uma restrição. Os aplicativos GRP são altamente configurável o que significa que a maior parte da documentação do projeto é inútil quando a funcionalidade pode ser demonstrada em workshops. A imposição de práticas em cascata resulta em todos os problemas associados às implementações de ERP, exceto o fato de que a fase de configuração e personalização é muito mais rápida.

Abordagem FreeBalance

Nas implementações da FreeBalance, nossos incentivos estão alinhados com nossos clientes governamentais. A responsabilidade do fornecedor é aprimorada quando o fabricante do GRP também está envolvido na implementação e faz parte da estrutura de governança.

A natureza da configuração do FreeBalance Accountability Suite™ suportes implementação ágil. A configuração sem código e o fluxo de trabalho com pouco código podem ser adaptados sem refatoração. Não há necessidade de fornecer no estado em que se encontra ou a ser documentação quando os resultados forem totalmente demonstráveis. As interfaces e os relatórios também podem ser implementados de forma iterativa.

A FreeBalance recomenda processos mais rígidos para o desenvolvimento personalizado, embora os requisitos e os processos de gerenciamento de mudanças de software permaneçam ágeis.

2. Abordagem de equipe glocal

Abordagem tradicional

As empresas de integração de sistemas normalmente entregam projetos FMIS do governo. Essas empresas têm incentivos para aumentar as horas faturáveis. Os conhecimentos especializados dessas empresas geralmente são compartimentados. 

Contexto personalizado

Projetos desenvolvidos sob medida ou "sob medida" são complexos. Os requisitos e as especificações precisam ser minuciosamente desenvolvidos e as plataformas tecnológicas precisam ser selecionadas. Portanto, são necessárias habilidades tecnológicas significativas abrangendo arquitetura, design, documentação, ambientes de desenvolvimento, programação, padrões de código, revisões de código, testes, garantia de qualidade e liberação (alguns desses elementos podem ser certificados). E tudo isso precisa ser ampliado pelo conhecimento do domínio de finanças públicas.

Os projetos desenvolvidos sob medida são, na maioria das vezes, desenvolvidos por empresas de integração de sistemas que usam principalmente local pessoal do país, especialmente em Mercado emergente e economia em desenvolvimento (EMDE). A equipe inclui desenvolvedores de software e especialistas no assunto. Esses especialistas costumam ter profundo conhecimento sobre a PFM nesses países, mas geralmente não estão familiarizados com a ampla gama de possíveis reformas futuras. Enquanto isso, os desenvolvedores de software se concentram em conter o escopo, muitas vezes "codificando" a funcionalidade. 

A falta de global O conhecimento especializado limita as taxas de sucesso do projeto. Os sistemas personalizados implementados com sucesso raramente são resistentes à modernização.

A prática de usar provedores locais foi considerada uma "prática recomendada". 

• TeoriaCapacidade local de TI será desenvolvida e o código-fonte será fornecido ao governo
• RealidadeOs governos lutam com vários sistemas de software financeiro com diferentes plataformas tecnológicas, arquiteturas e metadados, enquanto a propriedade do código-fonte permite fraudes futuras e reduz a qualidade do código para cada personalização adicional

Contexto do ERP

As implementações de ERP são complexas e exigem o entendimento completo dos requisitos para eliminar funcionalidades desnecessárias do setor privado e, ao mesmo tempo, desenvolver especificações para o código personalizado. Os integradores de sistemas, e não os fabricantes de ERP, fornecem a personalização do código. Portanto, É necessário um conhecimento significativo de produtos ERP e de personalizaçãoincluindo boas práticas de desenvolvimento de software, juntamente com Conhecimento de PFM para eliminar a funcionalidade do setor privado.

Os sistemas ERP geralmente são implementados por integradores de sistemas globais ou regionais de grande porte nos países EMDE. Esses integradores aproveitam global especialistas, muitas vezes a preços altos, para executar projetos e fornecer conhecimento especializado no assunto. Esses especialistas incluem especialistas em ERP com conhecimento governamental limitado ou conhecimento governamental em outros países. Os especialistas no assunto geralmente estão familiarizados com a GFP em países mais avançados. Grandes equipes com silos de especialização são implantadas, exigindo uma coordenação complexa do projeto.

Local Os recursos são usados com frequência para desenvolver projetos, elaborar documentação e fornecer algum contexto governamental. 

O uso de integradores de sistemas para implementações de FMIS do governo é considerado uma "prática recomendada".

• Teoria: os integradores de sistemas são "independentes" e têm mais condições de oferecer consultoria objetiva
• RealidadeSe os integradores de sistemas criam práticas de fornecedores, não há independência

Contexto do GRP

As implementações de GRP exigem personalização limitada do código porque esses sistemas são altamente configuráveis. Portanto, a sólido entendimento de PFM é o mais importante. No entanto, as metodologias de projeto usadas em implementações sob medida e de ERP são frequentemente impostas aos fornecedores de GRP.

• TeoriaAs "práticas recomendadas" de gerenciamento de projetos devem ser aplicadas a qualquer implementação do FMIS, independentemente do tipo de solução, começando com um projeto completo
• RealidadeAs práticas padrão de gerenciamento de projetos do FMIS levam a sistemas excessivamente personalizados, documentação desnecessária do projeto e maior resistência a mudanças - tudo isso pode ser evitado com o GRP mas não com ERP ou alternativas sob medida

Abordagem FreeBalance

Há uma razão para que os clientes governamentais da FreeBalance tenham melhores taxas de sucesso do que as alternativas. De fato, há quatro motivos:

1. O desenvolvimento do FreeBalance confirma qualquer código personalizado no núcleo FreeBalance Accountability Suite™ - esse código é totalmente compatível (em vez de código "órfão" desenvolvido por integradores de sistemas).
2. Internacional da FreeBalance, equipe multicultural dá início aos projetos no país, aproveitando a experiência em países semelhantes. Em seguida, a FreeBalance contrata uma equipe local e estabelece escritórios locais para os projetos. A capacidade é desenvolvida para a nova equipe, orientada por especialistas globais da FreeBalance. A equipe local fornece perspectivas nacionais e culturais. Essa equipe assume mais responsabilidade durante todo o projeto e fornece suporte sustentável pós-implementação. Um subproduto dessa abordagem são os custos mais baixos, graças às taxas da equipe local e aos menores custos de transporte.
3. Os consultores individuais da FreeBalance normalmente têm experiência em gerenciamento de projetos, produtos, PFM e tecnologia da informação. Isso permite equipes menores e mais eficazes, com menos despesas gerais de coordenação de projetos. 
4. O conhecimento de circunstâncias semelhantes permite que as equipes de projeto do FreeBalance se alinhem melhor às necessidades reais, pois os requisitos fornecidos durante a licitação raramente são precisos, completos ou refletem processos informais. Algumas aspirações do projeto não são realistas durante a vida útil do projeto. 

3. Sustentabilidade

Abordagem tradicional

As implementações do FMIS são consideradas projetos. Os projetos terminam, normalmente, após cerca de cinco anos. Esses projetos são considerados "turnkey" - espera-se que os governos assumam o gerenciamento das implementações do FMIS. No entanto, muitas implementações não são sustentáveis pelos governos.

• Sustentabilidade financeiraCusto total de propriedade (TCO) elevado: acessibilidade para operar, manter, atualizar e treinar
• A sustentabilidade da reformaAdaptabilidade à futura modernização de processos e reforma legal

Contexto personalizado

Os governos operam como organizações de desenvolvimento de software com disciplinas de gerenciamento de produtos, engenharia de software e garantia de qualidade. Portanto, a capacidade de desenvolvimento de produtos precisa ser construída e os principais funcionários precisam ser mantidos.

A criação de capacidade de desenvolvimento de software no governo é uma prática recomendada por alguns governos. 

• TeoriaOs custos gerais serão reduzidos evitando-se licenças onerosas de manutenção de software COTS e desenvolvendo-se apenas o que for necessário, ao mesmo tempo em que se dá aos governos mais controle para apoiar a reforma e a modernização
• Realidade:
  • Os custos para aumentar a capacidade de desenvolvimento de software e reter funcionários são, na maioria das vezes, muito mais caros do que aproveitar o COTS sem comprometer a qualidade =. desafio à sustentabilidade financeira
  • A adaptação do código-fonte para atender à reforma e à modernização geralmente consome mais tempo do que a reconfiguração do software COTS =. desafio de reformar a sustentabilidade

Os principais sistemas FMIS, de folha de pagamento, de recursos humanos, de compras, de ativos e de planejamento orçamentário do governo costumam usar plataformas tecnológicas diferentes (em várias eras tecnológicas) e não compartilham metadados ou controles. Isso compromete a interoperabilidade e aumenta a complexidade para os funcionários públicos que usam mais de um aplicativo.

O desenvolvimento de aplicativos personalizados em silos é considerado uma prática aceitável.

• TeoriaAplicativos de silo: alinham-se com a funcionalidade primordialmente autônoma e, ao mesmo tempo, apoiam a reforma da GFP nesse domínio autônomo sem muito impacto em outras funções do FMIS
• Realidade:
  • Não existe uma funcionalidade primariamente autônoma nas finanças governamentais. Alguns aplicativos financeiros exigem integração rigorosa de metadados, controles e relatórios, o que causa erros, introduz processos manuais e permite fraudes =. desafios da sustentabilidade financeira
  • A reforma legal em um domínio financeiro quase sempre exige mudanças em outros domínios financeiros =. desafios sustentabilidade da reforma

Contexto do ERP

A manutenção dos sistemas ERP é altamente complexa. É necessário um treinamento significativo para usuários e administradores, principalmente para aqueles que gerenciam códigos personalizados. Os governos geralmente precisam criar equipes de engenharia de software, semelhantes à opção sob medida, em uma escala um pouco menor.

Os fornecedores de ERP forçam atualizações para novas versões de software. (Toda atualização requer uma análise de todos os códigos personalizados que podem precisar ser alterados e de qualquer nova funcionalidade que possa não estar em conformidade com as regulamentações governamentais. Portanto, A capacidade de ERP precisa ser desenvolvida dentro do governo Caso contrário, serão necessários consultores externos para funções operacionais e de consultoria.

O desenvolvimento de organizações governamentais de ERP de "serviços compartilhados" com os recursos necessários precisa ser construído.

• Teoriaorganizações de serviços compartilhados reúnem recursos de ERP para operação, manutenção, atualização, manutenção e teste de produtos
• Realidade:
  • As organizações de serviços compartilhados têm dificuldade em reter funcionários capacitados, o que muitas vezes exige a contratação de consultores externos =. desafios da sustentabilidade financeira
  • Esses funcionários geralmente não têm o conhecimento de GFP necessário para apoiar a reforma e a integração =. desafios sustentabilidade da reforma

Contexto do GRP

O GRP é muito menos complexo do que as opções de ERP ou desenvolvidas sob medida.

Os sistemas GRP exigem Conhecimento de PFM e compreensão dos processos governamentais. São necessárias habilidades básicas em tecnologia da informação para gerenciar esses sistemas. A configuração é o principal método de apoio à reforma e à modernização. Portanto, a A pegada de manutenção e gerenciamento do GRP está contida que permite a sustentabilidade financeira. Ao mesmo tempo, a reforma é progressivamente ativado o que permite a sustentabilidade da reforma. No entanto, os governos geralmente criam organizações de apoio ao GRP desnecessárias que refletem as necessidades do contexto sob medida ou do ERP. Na realidade, O GRP não requer despesas gerais significativas.

Abordagem FreeBalance

A sustentabilidade do produto é nossa missão como empresa empresa orientada por objetivos. Existimos para melhorar a vida dos cidadãos em todo o mundo por meio de uma reforma de PFM que seja importante. A FreeBalance apóia a sustentabilidade financeira e de reforma por meio de:

• Regras governamentais, flexibilidade de tradução, campos adicionais, terminologia e ajuda personalizada com suporte por meio de parâmetros e configuração
• Fluxo de trabalho do processo suportado por um baixo código ferramenta
• Suporte total a qualquer código personalizado e criação de novas funções disponíveis para todos os países
• Capacitação e programas de orientação, incluindo A Academia FreeBalance certificações, cursos personalizados e engajamento por meio do Comitê de Direção Internacional FreeBalance para compartilhar boas práticas
• Preços baseados em valor modelo que torna as licenças de software adicionais acessíveis
• Estratégico serviços de sustentabilidade disponíveis para aumentar o governo durante curtos períodos de tempo e, ao mesmo tempo, desenvolver a capacidade
• Sem atualizações forçadasEmbora o suporte às versões mais recentes do middleware possa exigir atualizações
• Sistema aberto e código aberto suporte ao fornecimento de opções de middleware aos governos para reduzir os custos de tecnologia

Para saber mais sobre os benefícios de Software do FreeBalancepor favor entre em contato.