Gestão da Mudança Organizacional e Transformação Digital Governamental

Este posto amarra a série sobre a gestão da mudança organizacional "tempestade perfeita" enfrentada pelos governos de economias emergentes. Esta gestão da mudança organizacional "tempestade perfeita" combina os desafios de grandes projetos de software empresarial no governo com a transformação digital e organizacional. Estes projetos se tornam ainda mais complexos quando implementados em países de economias emergentes e em desenvolvimento (EMDEs).

Os governos não estão mais satisfeitos com a melhoria dos "sistemas de registro". A mudança para "sistemas de engajamento". requer novas maneiras de olhar para a tecnologia. Uma metodologia eficaz de gerenciamento de mudanças é imperativa para fazer a transformação de 'fazer' coisas digitais para 'tornar-se' digital.

O Grupo Gartner observa que "governo digital é o governo projetado e operado para aproveitar os dados digitais na otimização, transformação e criação de serviços governamentais". Este é o propósito dos "sistemas de engajamento" no governo.

Como a transformação digital do governo melhora o bem-estar do cidadão?

Transformação digital do governo permite melhorias na prestação de serviços que, em última instância, resultam em maiores bem estar do cidadão. A eficiência e a eficácia do digital incluem: menores custos, maior produtividade, maior satisfação do cidadão. Não há dúvida de que os serviços digitais do governo, 24 horas por dia, 7 dias por semana, podem reduzir os custos do governo, ao mesmo tempo em que reduzem a carga de tempo para os cidadãos e as empresas.

O "pensamento digital" abrangente vai além de serviços aprimorados para o engajamento. Envolver a sociedade civil para superar problemas difíceis. Envolver as empresas para criar melhor infra-estrutura para o crescimento sustentável. Inovação aberta. Os governos que aproveitam a sabedoria combinada dos cidadãos são mais propensos a superar os desafios do nosso Mundo VUCA.

Que desafios enfrentam os governos que embarcam em uma jornada de transformação digital?

O Grupo Gartner observou que "enquanto a transformação digital está tendo um grande impacto sobre as organizações do setor privado em todo o mundo, sua presença no governo permanece em um nível embrionário de desenvolvimento". A gestão eficaz da mudança organizacional para a transformação digital no governo exige que os desafios-chave sejam superados:

• Núcleo operacional: Transformação digital significa mudar fundamentalmente os processos, não digitalizar os processos existentes para melhorias incrementais. Todos no governo devem trabalhar para torná-la um sucesso.
• Mudanças no ciclo de planejamento: Ciclos governamentais para o planejamento, orçamento e iniciação de projetos precisarão mudar, o que introduz "como as coisas sempre foram feitas" resistência à mudança.
• Mudanças na hierarquia: As organizações digitais movem-se rapidamente, o que significa reduzir a dependência de hierarquias, e nivelar hierarquias requer colaboração. Isto muda toda a estrutura de planejamento de carreira do governo.
• Culto do "especialista: A especialização e a experiência dos funcionários públicos podem perpetuar a opinião de que as pessoas de fora não têm conhecimentos suficientes para fornecer uma visão, mas os governos também procuram especialistas externos como consultores. Isto cria ambientes onde o engajamento dos cidadãos é considerado um serviço labial em vez de exercícios de empatia.
• Em todo o governo: A transformação digital não respeita limites organizacionais. A transformação digital introduz mudança na natureza do planejamento, do silo para o pangovernamental, o que introduz a ansiedade de que o poder e a influência serão reduzidos.
• Eliminar o legado: As organizações governamentais são prejudicadas pela dependência de tecnologias legadas e estruturas. Muitas carreiras de funcionários públicos são baseadas em tecnologias e pensamento legado. A transformação digital ameaça o status quo.
• Falta de certeza implícita: Muitos investimentos governamentais são feitos com base na certeza ficcional de resultados futuros positivos. Os investimentos públicos são feitos e os contratos são adjudicados com base em um conjunto de marcos "cachoeiras". A noção de transformação digital com experimentação, aprendizado e "falha rápida" não é culturalmente compatível com organizações governamentais adversas ao risco.

É por isso que a gestão da mudança organizacional é tão crítica para os projetos de transformação digital do governo.

Qual é o Processo de Transformação Digital no Governo?

Efetivo transformação digital do governo não é para a finta do coração. Isto ocorre em um momento em que os cidadãos desconfiam dos investimentos digitais do governo.. Há mudanças fundamentais no planejamento e execução de TI do governo, necessárias para o sucesso. O processo de transformação digital no governo deve incluir:

• Visão a longo prazo: Organizações mais maduras digitalmente têm estratégias digitais coerentes a longo prazo. Isto deve cruzar fronteiras organizacionais para superar múltiplas soluções tecnológicas tradicionais e desconectadas, com capacidade limitada para obter uma visão consistente dos cidadãos. Os objetivos digitais devem ser alinhados com prioridades governamentais.
• Sem novas regras: As organizações do setor público tendem a depender de um conjunto de remédios familiares, mas que em última análise não ajudam, o que muitas vezes resulta em mais regras para evitar que coisas ruins aconteçam. O problema de acrescentar mais regras é que isso cria uma cultura baseada na conformidade, na qual o pessoal não se sente capacitado para tomar decisões, e a organização se vê bloqueada por um grupo crescente de 'damas' e um grupo cada vez menor de 'fazedores'.
• Mapeamento da viagem do cidadão: O setor público precisa compreender profundamente porque os cidadãos precisam interagir com o governo, o evento da vida desencadeia, o valor de cada interação no contexto dos eventos e necessidades da vida de um cidadão, assim como as implicações mais amplas de um evento da vida para os serviços governamentais. Isto significa que a jornada do cidadão através das organizações precisa ser perfeita.
• Métodos Ágeis: Os governos devem estar dispostos a refazer produtos, processos e políticas em torno do que os cidadãos querem. Isto requer ágil iteração e experimentação. Também requer um foco na "experiência do cliente" ou CX.
• Data-driven: Os dados devem ser utilizados na condução de iniciativas de transformação digital e como um resultado geral. Os governos devem usar o digital para melhor instrumentalizar e monitorar os processos para melhorar os serviços.

A transformação digital do governo não pode ser evitada

Poder-se-ia argumentar que os governos poderiam evitar a transformação digital porque os cidadãos não têm alternativas para os serviços públicos. Por outro lado, a melhoria da experiência digital por parte do setor privado define as expectativas dos cidadãos. O governo não é imune a mudanças no ambiente de TI. A demanda dos cidadãos por melhores serviços impulsionará o investimento do governo na transformação digital.

Gerenciamento da Mudança da Transformação Governamental

Os governos devem digitalizar serviços de alto volume primeiro, devem digitalizar processos intensivos de mão-de-obra, caros antes dos outros. A mudança é difícil e não há balas mágicas. O gerenciamento de mudanças para a transformação digital no governo requer:

• História de mudança convincente: O engajamento com os funcionários precisa ter contexto e visão. É preciso que haja uma plataforma ardente que ressoe com todos para motivar a mudança.
• Projeto de governança: A transformação digital precisa ter um projeto organizacional diretamente ligado aos objetivos do governo. Isto significa que as formas de trabalho mudam, mas o mandato permanece o mesmo. Os projetos de transformação digital podem ser vistos como núcleo.
• Planejamento de múltiplos anos: Estruturas estáveis, orçamentos regulares e sistemas modestos de recompensa tornam os líderes mal preparados para o trabalho muito mais rápido e desafiador da transformação digital. Portanto, a reforma da GFP com estruturas de gastos de vários anos é necessária.
• Empoderamento da liderança: Os altos burocratas e ministros do governo não projetam e implementam a transformação digital, mas devem permitir gestão da mudança organizacional fortalecendo a liderança do projeto.
• Estabelecer limites: A capacitação requer que todos compreendam os limites da missão do projeto.
• Incentivos à experimentação: O empoderamento precisa permitir a experimentação e processos ágeis.
• Alavancar investimentos: Os governos devem desenvolver esforços, até mesmo iniciativas fracassadas para alavancar o investimento.
• Incentivos ao talento: A transformação digital deve se tornar um processo acelerado trajetória profissional para funcionários públicos.
• Transparência: A transparência sobre os objetivos e resultados da transformação digital é necessária não apenas para a adesão ao serviço público, mas também para construir confiança com o público.
• Governança orientada por dados: A análise avançada deve ser utilizada na transformação digital.
• Construir sobre pequenos ganhos: Os governos devem projetar e construir pequenos blocos de valor comercial que possam ser reconfigurados e recombinados. Esta abordagem de pequenos ganhos reduz a resistência à mudança.