ERP ou não ERP? Esta é a pergunta do sector público=

ERP ou não ERP? Esta é a questão do sector público

Doug Hadden, VP de Produtos

As organizações governamentais reduzem o risco ao adquirirem soluções ERP de nível 1 em vez de alternativas? Muitos consultores e decisores de compras parecem pensar que existe menos risco ao comprar aos "2 grandes" fornecedores de ERP em vez de, por exemplo, a um especialista em Planeamento de Recursos Governamentais (GRP) como a FreeBalance. No entanto, um estudo de 2012 da Software informático avançado no REINO UNIDO constatou uma baixa satisfação com o ERP na administração pública Mais de metade dos inquiridos utilizavam software ERP de nível 1. O inquérito revelou que a satisfação com o ERP de nível 1 é muito inferior à das soluções alternativas. Os utilizadores de soluções ERP não pertencentes à Categoria 1 tinham 4 vezes mais probabilidades de classificar a sua solução como excedendo as expectativas em qualquer uma das 5 dimensões e metade das probabilidades de classificar a sua solução como pior do que o esperado.

  • 63%: O sistema ERP não correspondeu às expectativas em pelo menos 1 domínio
  • 60%: Escolheria uma empresa diferente para implementar o ERP se tivesse de o fazer de novo
  • 50%: Os custos de implementação do ERP de nível 1 são mais elevados do que o previsto
  • 45%: A implementação do Tier 1ERP demorou mais tempo do que o previsto
  • 43%: Escolheria um software diferente do ERP implementado se tivesse de o fazer de novo
  • 40%: Capacidade do ERP de nível 1 para satisfazer os requisitos governamentais sem personalização inferior ao previsto
  • 39%: A facilidade de utilização do sistema ERP de nível 1 é pior do que o previsto
  • 25%:Capacidade do ERP de nível 1 para satisfazer as necessidades da administração pública após a personalização inferior ao previsto
  • 20%: O sistema ERP teve um impacto negativo na organização
  • 20%: Voltaria a efetuar uma implementação ERP semelhante

Onde está o risco?

Existem numerosas áreas de risco identificadas no estudo The Advanced Computer Software e noutros estudos:

  1. Excesso de orçamento
  2. Tarde
  3. Não atingir os resultados esperados
  4. Dificuldade de utilização
  5. Custos de manutenção elevados (TCO)
  6. Dificuldade de adaptação à mudança de processos

Depois de ler sobre mais um fracasso do ERP no governo , analista Frank Scavo recomendou que os governos adoptassem uma abordagem baseada no risco Vale a pena adotar os seus 5 pontos sobre a gestão do risco no ERP.

O segredo aberto do ERP na Administração Pública

Temos vindo a recolher cada vez mais histórias públicas sobre falhas de ERP na administração pública, actualizando uma das páginas do blogue. A reação da comunidade tecnológica a estes fracassos tende a centrar-se nas deficiências dos consultores ou dos clientes. Raramente o software em si é posto em causa. Isso pode ser o resultado de se assumir que um software tão amplamente adotado nos sectores público e privado tem de ser eficaz. Já para não falar da propaganda dos fornecedores de nível 1.

Há uma observação no Software informático avançado que o ERP de nível 1 foi desenvolvido para o sector privado e não é aplicável ao sector público. Parece haver uma perceção crescente de que o ERP de Nível 1 é altamente arriscado e excessivamente caro no sector público.

Além disso, o ERP está a desperdiçar dinheiro público numa era de austeridade orçamental.

Porque é que o GRP é menos arriscado do que o ERP de nível 1 na Administração Pública?

A abordagem GRP aborda diretamente os 6 elementos de risco:

  1. Orçamentos: O software GRP não está sobrecarregado com funcionalidades do sector privado, exige menos esforço de consultoria e tem menos necessidades em termos de centros de dados do que o software ERP
  2. Tempo: O software GRP é desenvolvido para o domínio governamental com planos definidos para permitir implementações mais rápidas
  3. Expectativas: Os fornecedores de GRP, como a FreeBalance, estabelecem expectativas adequadas e empregam peritos em GFP para ajudar a orientar os profissionais da administração pública
  4. Facilidade de utilização: O software GRP foi desenvolvido para utilização governamental e é mais intuitivo para a funcionalidade de contabilidade de compromissos, como o tratamento de múltiplos controlos orçamentais agregados
  5. TCOA utilização da configuração em vez da personalização do código acelera a implementação e reduz os encargos de manutenção, tornando o software mais sustentável do ponto de vista financeiro
  6. Adaptabilidade: a configuração também permite a mudança, ou aquilo a que chamamos ativação progressiva

Além disso, no nosso caso, os governos lidam diretamente com o fabricante de GRP. Isto coloca-nos na estrutura de governação e garante que estamos empenhados no sucesso da implementação. Também participamos em todas as implementações para eliminar o incentivo para gerar receitas de personalização.

Como é que as administrações públicas se devem proteger durante a adjudicação de contratos?

Os concursos públicos para sistemas de gestão financeira incluem requisitos sobre os fornecedores. Estes incluem um montante mínimo para o volume de negócios total, número de implementações ou número de utilizadores. Muitos destes requisitos pouco contribuem para reduzir o risco. Alguns são irrelevantes. Outros asseguram que o governo assumirá um risco elevado. Seguem-se algumas sugestões de requisitos alternativos ao Pedido de Proposta (RFP) para proteger as administrações públicas de riscos elevados:

  • Montante total das receitas dos sistemas de GFP (porque as receitas do sector privado não são relativas)
  • Não especifique a necessidade de "ERP" nem chame ao projeto "ERP" (porque é isso que vai acabar por fazer e terá uma concorrência reduzida)
  • Experiência em GFP em circunstâncias semelhantes (porque o "sucesso" em países mais desenvolvidos, em diferentes níveis de governo ou no sector privado não é relativo)
  • Disponibilidade do fabricante do software para se comprometer com os pedidos de funcionalidades (para reduzir ou eliminar o elevado custo a longo prazo da personalização)
  • Sucesso comprovado com múltiplas alterações de configuração, actualizações e adição de módulos (porque o TCO tem de ser medido ao longo do tempo)
  • Custos chave-na-mão e TCO de 5 anos num contrato a preço fixo (para que o fornecedor não possa apresentar uma proposta baixa e sobrecarregar o governo com custos de pedidos de alteração)
  • Visita de estudo: vá e veja o software em ação - ficaria surpreendido com o facto de um grande número de "histórias de sucesso" de ERP na administração pública estarem longe de ser bem sucedidas

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