Lições aprendidas: Cálculo do custo total de propriedade [sustentabilidade financeira] para o planeamento de recursos públicos

Posted on 15 de agosto de 2012 em PFM

Doug Hadden, VP de Produtos

Porque é que o Custo Total de Propriedade (TCO) é tão importante?

• Os governos implementam software de Planeamento dos Recursos da Administração Pública (GRP) ou de Planeamento dos Recursos da Empresa (ERP) para melhorar a disciplina orçamental, a eficiência da administração pública e a otimização dos recursos (V4M).
• O custo inicial do software empresarial pode não refletir o custo global ou Custo total de propriedade (TCO) das organizações governamentais. Os governos podem demonstrar disciplina fiscal VFM analisando todos os custos internos e externos de aquisição e manutenção de GRP ao longo de vários anos.
• Muitas organizações governamentais não calculam os muitos custos internos a longo prazo necessários para utilizar, gerir e manter o software GRP durante muitos anos.
• O TCO é fundamental para a sustentabilidade financeira porque os governos estão empenhados na reforma em curso da gestão das finanças públicas (GFP). A TCO deve considerar mais do que a manutenção de um "estado estacionário".

O custo médio por categoria de Software Empresarial difere entre os analistas, dependendo da exaustividade dos dados, das definições de categoria e da duração analisada. No entanto, os estudos mostram que a consultoria para implementação tende a ser o custo mais elevado.

Porque é que o TCO é um problema tão grande no software empresarial?

• Moderado a custos de implementação elevados que vão desde um 1:1 rácio no sector privado para 3:1 a 15:1 no sector público, com exemplos em que os serviços excedeu significativamente os outros custos.
• TCO médio medido em mais de $50.000 por utilizador num estudo de um analista tornando este custo relevante para os orçamentos públicos. Os governos são legalmente "orientados para o orçamento", pelo que um TCO elevado e custos excessivos inesperados podem exigir orçamentos suplementares ou a extração de fundos de outras prioridades.
• Custos de manutenção elevados que têm origem em manutenção de códigos complexos e resolução de problemas, bem como actualizações difíceis que podem aumentar o TCO após a implementação inicial.
• Elevados custos de actualização aumentar o TCO quando As actualizações do ERP são estimadas em ½ do valor da taxa de licença original e 20% dos custos de implementação originais onde os peritos alertam para o facto de as organizações deverem esperar pagar até 3 vezes o custo original do software ERP para atualizar para a nova tecnologia
• Custos de risco inesperados num estudo, a variação média da implementação foi de 2 e 4 meses em relação ao calendário, a variação média dos projectos ERP foi de 230% do calendário num outro estudo, e até 80% de ERP excedem as estimativas de tempo e orçamento num terceiro estudo.
• Custos adicionais de sustentabilidade para retenção de pessoal e certificação. Algumas soluções ERP têm cursos de formação técnica e funcional dispendiosos para certificar o pessoal da administração pública. Os funcionários públicos podem aproveitar esta certificação para se juntarem a empresas privadas. Os governos precisam de programas para reter talentos e evitar esta "fuga de cérebros".

Quais são os custos de aquisição do software GRP?

• Interno custos de pessoal e taxas de consultoria para a análise das necessidades e o desenvolvimento e manutenção de um pedido de proposta. Custos de aquisição, incluindo a contratação de peritos financeiros e informáticos ao longo de todo o processo. Os ciclos de aquisições governamentais para o GRP tendem a ser longos.
• Informática hardware, rede e largura de banda necessária para a infra-estrutura informática de apoio ao GRP. Isto inclui locais de recuperação de desastres, centro de testes, fornecimento de energia fiável e contratos de telecomunicações a longo prazo. Isto inclui também os custos de pessoal para aceitar carregamentos de equipamento.
• Middleware software incluindo segurança, base de dados, balanceamento de carga, sistemas operacionais e ferramentas de gestão de sistemas necessários para apoiar a implementação.
• O software GRP custos da licença são normalmente baseados no número de utilizadores (nomeados ou simultâneos) ou na dimensão do governo.

Quais são os custos de implementação do GRP?

• Custos de gestão do projecto incluindo funcionários dedicados a projectos, gabinete de gestão de programas, comunicações e reuniões.
• Instalação, aprovisionamento e instalação do software GRP e middleware.
• Custos de pessoal interno e custos de consultoria para articular o actual processos empresariais, requisitos legais, formulários e relatórios requisitos.
• Custos de pessoal interno e custos de consultoria para quaisquer alterações aos processos actuais exigidas pelo software ou pelas boas práticas. Isto pode incluir reengenharia global de processos empresariais e formação adicional de pessoal.
• Custos de conversão de dados incluindo a garantia de qualidade. Isto também pode incluir análise da integralidade dos dados onde a informação que não se encontra no sistema actual precisa de ser descoberta a partir de outras fontes.
• Custos de pessoal interno e custos de consultoria para a gestão de projectos antigos e novos sistemas em paralelo.
• Custos de configuração e personalização, normalmente realizado por consultores externos ou fornecedores de software. Isto abrange a adaptação do software principal e a integração, relatórios e formulários.
• Custos de pessoal interno e consultores para pilotagem, análise e testes de aceitação seguindo processos de garantia de qualidade.
• Técnico formação para middleware, redes, computadores e gestão de sistemas. Formação funcional para utilizadores de GRP.
• Desenvolvimento de qualquer documentação especial ou guias do utilizador que descrevem os processos governamentais e a forma como estes são realizados no âmbito do software
• Adicional as fases de implementação podem como a adição de módulos de software adicionais, mais utilizadores ou novas entidades governamentais.

Quais são os custos contínuos do PRFV?

• Custos de manutenção para toda a compra de hardware e software, o que inclui o apoio ao cliente do fornecedor. Este é tipicamente um contrato anual.
• Pessoal governamental actuando como apoio de primeira linha para equipamento e software. Isto também inclui a gestão de casos para localizar bugs e melhorias, mantendo a relação com o fornecedor.
• Sistema afinação de bases de dados, sistemas operativos e redes à medida que o número de transacções aumenta.
• Mudanças para configuração e personalização de relatórios ou formulários realizados por pessoal interno ou consultores.
• Largura de banda, telecomunicações, eletricidade e aluguer/locação/espaço custos.
• Novo processamento do ano fiscal incluindo a transição de fundos do ano anterior efectuada pelo pessoal interno ou por consultores
• Atualização custos associados à mudança para versões mais recentes do software. Isto inclui a gestão de alterações para garantir que qualquer personalização efectuada na versão anterior é adicionada à versão seguinte, testes e aceitação.

Quais são os custos ocultos do PRFV?

Os custos totais alteram-se ao longo do ciclo de vida da utilização de GRP, sempre que se implementa
Os custos de mentação são mais elevados do que os custos adicionais anuais em estado estacionário. Os custos adicionais por ano podem aumentar devido a actualizações de software, modernização do governo e custos inesperados.

• Perda de produtividade uma vez que os sistemas são executados em paralelo e o empregado curva de aprendizagem.
• Redução da eficiência acrescentando as chamadas "melhores práticas", o que aumenta a complexidade dos processos existentes.
• Gestão de mudanças custos com novas regulamentações governamentais e formação sobre processos no âmbito do software.
• Catástrofe, perda de dados, perturbação de negócios devido a uma aplicação tardia ou a falhas do sistema, incluindo a interrupção das auditorias e dos relatórios.
• Taxas de viagem e despesas de conferência e formação dos utilizadores para se manter atualizado sobre as alterações de software.
• Auditorias de licenças em que o fornecedor exige pagamentos adicionais
• As opções de manutenção podem requerer um pagamento adicional para serem efectuadas serviço para ultrapassar os problemas.
• Acréscimos inesperados quando a carteira de produtos não satisfaz todos os requisitos.
• Mudanças de middleware como o sistema operativo ou as bases de dados fora do período de atualização do sistema GRP.

Que factores de TCO são mais importantes na administração pública do que no sector privado?

• A adaptação de um sistema financeiro do sector privado à administração pública aumenta frequentemente o trabalho de personalização para apoiar processos legais e normas financeiras do sector público. O software concebido para o sector privado tende a exigir custos de personalização iniciais significativos.
• Maior dimensão técnica de sistemas ERP implica a necessidade de vários computadores e servidores de aplicações e o consumo de grandes quantidades de espaço em disco, o que aumenta o TCO para além do custo inicial. A sofisticação da maior pegada técnica exige mais apoio interno, melhores ferramentas de software e maior capacidade técnica.
• Menor capacidade técnica na função pública em alguns países pode aumentar o TCO. Algumas aplicações ERP requerem conhecimentos técnicos significativos para serem implementadas e apoiadas, incluindo a gestão de sistemas e a afinação de bases de dados, exigindo frequentemente a contratação permanente de consultores externos.
• Diminuição da capacidade funcional contabilística do serviço público em alguns países pode exigir formação adicional em gestão financeira. Alguns sistemas são concebidos para uma contabilidade de exercício mais complexa. Outros sistemas têm processos empresariais complexos que devem ser seguidos pelos funcionários públicos.

O software concebido para a Administração Pública, GRP, tende a ter um TCO inferior ao do software concebido para o sector privado, ERP. Com base na análise das propostas de TCO chave na mão, a FreeBalance foi comparada com os fornecedores de ERP de nível 1.

Como é que a escolha de um software GRP ou ERP afecta o TCO?

• Adaptabilidade: a personalização do código (incluindo código de software, chamadas, scripting) custa mais do que a configuração para a implementação e significativamente mais para actualizações de software, porque o código personalizado tem de ser mantido.
• Pegada de pé: a pegada de hardware e largura de banda, incluindo serviços de replicação, pode aumentar significativamente os custos de espaço, equipamento e electricidade.
• AlavancagemA importância do mercado governamental para o fabricante de software é fundamental para garantir que as actualizações dos produtos satisfazem as necessidades emergentes, caso contrário os custos de personalização aumentam de ano para ano.
• GovernaçãoMuitos projectos GRP criam estruturas de governação com empresas de integração de sistemas, mas não com o fabricante do software. Isto reduz o compromisso de satisfazer as necessidades do governo ao longo do tempo.

O que é uma abordagem de gestão de riscos para o GRP TCO?

• Uma abordagem de gestão do risco identifica os factores de risco, a apetência pelo risco e as estratégias de mitigação do risco. Exemplos de factores de risco incluem: capacidade organizacional, rácio de sucesso do fornecedor, extensão da personalização esperada.
• Os factores de risco podem ser utilizados para calcular um excesso de orçamento previsto. As estratégias de mitigação de riscos acrescentam custos. Ambos os factores podem ser utilizados para determinar o potencial TCO de qualquer aquisição de software.

Quais são algumas das boas práticas de TCO no GRP?

1. Uma abordagem de gestão do risco baseada na experiência da indústria em projectos semelhantes, na extensão da personalização necessária e no nível de compromisso do fabricante de software para com o mercado governamental e para com o cliente governamental pode ser utilizada para calcular os excedentes orçamentais previstos. Podem ser estimados alguns custos ocultos. As estruturas de governação e o poder de influência do fabricante de software devem ser incluídos no cálculo do risco.
2. Uma abordagem de projeto a longo prazo deve identificar o aumento dos custos anuais por caminho de atualização da versão do fornecedor e políticas de atualização. O plano de projeto plurianual deve servir de base para o orçamento de TI.
3. A experiência do governo com os fornecedores de software deve ser modelada para determinar os custos previstos de implementação e manutenção.
4. Deve ser utilizada uma abordagem "chave-na-mão", comprometendo um único fornecedor ou consórcio a assumir um calendário de preços fixos.
5. Os custos internos devem ser modelados como parte do cálculo do TCO. Isto inclui os custos previstos para a formação e certificação adicionais. (Os preços dos cursos estão disponíveis ao público.) A retenção e a rotação dos empregados devem ser analisadas.
6. Os custos de personalização para a implementação inicial devem ser utilizados como uma âncora para calcular futuras actualizações de software e alterações de personalização. Devem ser utilizados os valores da indústria para a duração média das actualizações.