Waarom KPI's meten in de publieke sector?
Veel grote organisaties worstelen met het bepalen en implementeren van Key Performance Indicators (KPI's). Niet alle indicatoren houden verband met prestaties en niet alle prestatie-indicatoren zijn "belangrijk". Toch hebben bedrijven het voordeel dat zij KPI's kunnen bepalen op basis van winst of verlies. De publieke sector heeft echter niet zo'n bottom line.
Beheer van overheidsprestaties is complex. Veel gegevensbronnen zijn beschikbaar voor beleidsmakers van de overheid. Deze gegevensbronnen met hun veelheid aan metingen zijn echter wellicht niet relevant voor het verbeteren van de overheidsprestaties bij het nastreven van beleidsdoelstellingen. Toch zijn relevante KPI's zijn van fundamenteel belang voor de publieke verantwoordingsplicht.
Wat zijn essentiële prestatie-indicatoren bij de overheid?
KPI's kunnen de focus verschaffen om de besluitvorming van de overheid te vereenvoudigen en het input-output-outcome-karakter van prestaties inzichtelijk te maken.
Ingangen staan voor begrotingstoewijzingen en -uitgaven. De uitgaven resulteren in uitgangen zoals "het aantal mensen dat door een programma of dienst wordt bediend, verleende diensten of geproduceerde eenheden". Zij kunnen soms worden aangeduid als activiteitsmaten(1). Uitkomsten worden afgestemd op de doelstellingen omdat de input- en outputmaatregelen aantonen hoeveel moeite is gedaan en hoeveel mensen zijn geholpen, maar weinig zeggen over de vraag of deze maatregelen al dan niet een verschil maken(2). Tot de resultaten van de overheidssector behoren kindersterfte, schooluitval, naleving van de belastingwetgeving en tevredenheid over de dienstverlening aan de burger. Uitkomsten zijn echter de resultaten van budgetten als inputs en outputs als activiteiten.
Hoe meet je goed bestuur in een overheidsorganisatie?
KPI's die aansluiten bij Kritische succesfactoren (KSF's) om overheidsorganisaties in staat te stellen te bepalen welke resultaten moeten worden herleid tot budgetten - het fundament van goed bestuur. Dit helpt overheden om de kosten voor resultaatverbetering te meten per eenheid van resultaat. Het personeel elke dag laten focussen op de KSF's van de organisatie is het uiteindelijke doel van management.(3).
Wat zijn KPI's en hoe verschillen ze van andere indicatoren?
Er zijn talrijke meetindicatoren in prestatiebeheersystemen waaronder essentiële resultaatindicatoren (KRI's) die belangrijke uitkomsten meten, resultaatindicatoren (RI's) die activiteiten meten, prestatie-indicatoren (PI's) die vaststellen wat kan worden verbeterd en KPI's die meten hoe de prestaties aanzienlijk kunnen worden verbeterd.
KPI's verschillen van andere indicatoren(4):
- Niet-financieel
- Vaak gemeten
- Belangrijk voor het bereiken van doelen
- Relevant voor hoger management
- Actie voorschrijven
- Gebonden aan teams
- Positief effect op ambtenaren om hun prestaties te verbeteren
Daarom zijn KPI's niet de enige indicatoren die in de publieke sector moeten worden gemeten. KPI's hebben de grootste invloed op het verbeteren van de prestaties.
Wat zijn achterstands- en voorsprongindicatoren?
Er bestaat algemene overeenstemming over KPI-concepten, behalve voor "vertragings- en voorsprongindicatoren". Achterblijvende indicatoren worden onregelmatig gemeten om aan te tonen of de doelstellingen zijn gehaald, terwijl voorlopende indicatoren vaker worden gemeten om te bepalen hoe de prestaties kunnen worden verbeterd.(5). De organisatorische context van de openbare sector bepaalt of de begrippen "achterstand" en "voorsprong" relevant zijn.
Hoe overheids-KPI's ontwikkelen
KPI's kunnen goed worden geïntegreerd in moderne methoden voor prestatiebeheer in de overheidssector, zoals de balanced scorecard. De complexiteit van overheidsprestaties vereist een rigoureuze aanpak. Doeltreffende overheids-PKI's worden ontwikkeld door de relevantie van de resultaten, de consistentie van de benchmarks en de relevantie voor de belanghebbenden te bepalen.
Overheden kunnen scenario's gebruiken om KPI's te bepalen die rekening houden met:
- Beslissingsbevoegdheid
- Plausibiliteit
- Alternatieven
- Consistentie
- Differentiatie
- Onthoudbaarheid
- Uitdaging
Hoeveel KPI's moet een regering gebruiken?
Organisaties in de publieke sector kunnen overweldigd raken door metingen. Minder in meer' in KPI's. Minder KPI's zorgen voor meer focus.
Aanbevelingen van deskundigen (Baroudi, 2014; Parmenter, 2012; Marr, 2008; PwC, 2007) suggereren:
- 5 tot 8 CB's
- 4 tot 10 organisatorische KPI's
- 15 tot 25 KPI's geaggregeerd onder organisatorische eenheden
- Minder dan 80 prestatie- en rapportagemaatregelen op alle niveaus van een overheidsorganisatie
Zoals veel managementkenmerken bij de overheid heeft een striktere planning van de KPI's en de daaraan bestede tijd aanzienlijke voordelen op lange termijn. KPI's die zijn gekozen omdat zij gemakkelijk te meten zijn of omdat de traceerbaarheid tussen uitkomsten, outputs en inputs ontbreekt, resulteren in informatieruis voor besluitvormers.
Referenties
Baroudi, R. Key performance indicators: Winnende tips en gemeenschappelijke uitdagingen. EY prestaties, mei 2014. http://performance.ey.com/wp-content/uploads/downloads/2014/05/EY-Performance-Key-performance-indicators.pdf
Marr, B. Managing and Delivering Performance, How government, public sector and not-for-profit organizations can measure and manage what really matters. Butterworth-Heinemann, 2008. http://www.sciencedirect.com/science/book/9780750687102
Marr, B. Key Performance Indicators voor Dummies. Wiley, 2015. http://www.wiley.com/WileyCDA/WileyTitle/productCd-111891323X.html
Niven, P. Balanced Scorecard Step-by-Step for Government Nonprofit Agencies. WileyTweede editie, 2008. http://www.wiley.com/WileyCDA/WileyTitle/productCd-0470180021.html
Parmenter, D. Key Performance Indicators for Government and Non Profit Agencies. Wiley, 2012. http://www.wiley.com/WileyCDA/WileyTitle/productCd-1118235304.html
Parmenter, D. Key Performance Indicators: Het ontwikkelen, implementeren en gebruiken van winnende KPI's. Wiley, derde editie 2015. http://www.wiley.com/WileyCDA/WileyTitle/productCd-1118925106.html
-Gids voor de ontwikkeling van relevante kernprestatie-indicatoren voor de verslaglegging in de publieke sector. Bureau van de auditeur-generaal van British Columbia, 10 december 2010. http://www.bcauditor.com/sites/default/files/publications/2010/report_10/report/OAGBC_KPI_2010_updated.pdf
-Guide to Key Performance Indicators. PwC, 2007. https://www.pwc.com/gx/en/audit-services/corporate-reporting/assets/pdfs/uk_kpi_guide.pdf