Goede PFM-praktijken
Als een doelgericht organisatie, zet FreeBalance zich in voor de opbouw van capaciteit voor het beheer van de overheidsfinanciën. over de hele wereld. Een van de manieren waarop wij dit doen is door goede praktijken te delen die regeringen kunnen volgen bij hun hervormingen van het beheer van overheidsfinanciën.
Dit is de eerste dergelijke praktijknota en beschrijft methoden voor de berekening van de totale kosten van eigendom (TCO) voor geïntegreerde informatiesystemen voor financieel beheer (IFMIS) zoals de oplossing voor overheidsmiddelenplanning van FreeBalance, de FreeBalance Accountability Suite™.
Wat is Total Cost of Ownership?
De totale kosten van eigendom (TCO) zijn de aankoopprijs van een goed plus de kosten en uitgaven op lange termijn tijdens de nuttige levensduur van het product en de uiteindelijke verwijdering ervan. In het geval van een IFMIS-implementatie omvat dit voorafgaande advieskosten, apparatuur- en infrastructuurkosten, software- en licentiekosten en interne kosten zoals opleiding.
TCO is een kritisch concept vanwege het grote risico van IT-storing in de publieke sector en de hoge ERP-storing percentage bij de overheid. Het monitoren van upgrade kosten, personeelsbehoud, aanpassingslast en stroomverbruik is een vroeg waarschuwingssysteem voor IT falen. En TCO vertelt u of uw GRP-project financieel houdbaar is.
Waarom is TCO belangrijk?
Regeringen voeren Planning van overheidsmiddelen (GRP) of Enterprise Resource Planning (ERP) software om het beheer van de overheidsfinanciën (PFM), de fiscale discipline, de efficiëntie van de overheid en Waar voor je geld (V4M) bij de dienstverlening aan de burgers. De initiële kosten van het IFMIS weerspiegelen echter niet altijd de TCO voor overheidsorganisaties.
Veel overheidsorganisaties berekenen niet de vele interne langetermijnkosten die worden gemaakt voor het gebruik, het beheer en het onderhoud van ERP-software gedurende vele jaren, en toch is dit een belangrijk element van de fiscale discipline van V4M. TCO is cruciaal voor financiële duurzaamheid omdat hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën een doorlopend proces is. Regeringen moeten daarom meer in overweging nemen dan het handhaven van een "stabiele toestand" en moeten de kosten van geleidelijke modernisering berekenen en digitale transformatie.
De gemiddelde kosten per categorie voor bedrijfssoftware verschillen tussen analisten, afhankelijk van de volledigheid van de gegevens, de definities van de categorieën en de geanalyseerde duur. Niettemin tonen studies aan dat consulting voor implementatie de hoogste kosten met zich meebrengt.
De TCO-realiteit
Een analyse van de TCO van IFMIS-systemen brengt een aantal schokkende feiten aan het licht:
- Hoge uitvoering kosten variërend van een 1:1 verhouding in de particuliere sector tot 3:1 tot 15:1 in de overheidssector, met voorbeelden waar de diensten de andere kosten aanzienlijk overschreden.
- Gemiddelde TCO gemeten op meer dan $50.000 per gebruiker in één analist. studie waardoor dit een materiële kost is voor de overheidsbegrotingen. Overheden zijn wettelijk "budget driven", waarbij hoge TCO en onverwachte kostenoverschrijdingen aanvullende begrotingen kunnen vereisen of middelen aan andere prioriteiten kunnen onttrekken.
- Hoge onderhoudskosten die voortkomen uit het onderhouden van complexe code en het oplossen van problemen, en moeilijke upgrades die de TCO na de eerste implementatie kunnen verhogen.
- Hoge upgradekosten verhogen de TCO waar ERP-upgrades worden geschat op ½ de waarde van de oorspronkelijke licentiekosten en 20% van de oorspronkelijke implementatiekosten. Deskundigen waarschuwen dat organisaties moeten verwachten tot drie keer de oorspronkelijke ERP-softwarekosten te betalen voor een upgrade naar nieuwe technologie.
- Onverwachte risicokosten met een gemiddelde ERP-implementatievariantie van twee en vier maanden over de planning in één studie, 230% van de planning in een andere studie, en tot 80% van ERP-overschrijding van tijd en budget schattingen in een derde studie.
- Extra duurzaamheidskosten voor personeelsbehoud en certificering. Voor sommige ERP-oplossingen zijn dure functionele en technische opleidingen nodig om overheidspersoneel te certificeren. Ambtenaren maken vaak gebruik van deze certificering om bij particuliere bedrijven te gaan werken, wat betekent dat overheden programma's nodig hebben om talent te behouden en deze braindrain te voorkomen.
IFMIS-aankoopkosten
- Intern personeelskosten en advieskosten voor behoeftenanalyse en de ontwikkeling en handhaving van een verzoek om voorstel. Aanbestedingskosten, inclusief het inschakelen van financiële en IT-deskundigen gedurende het hele proces. De aanbestedingscycli van de overheid voor GRP zijn doorgaans lang.
- Computer hardware, netwerken en vereiste bandbreedte voor de computerinfrastructuur ter ondersteuning van het GRP. Dit omvat uitwijklocaties, een testcentrum, de levering van betrouwbare stroom en langlopende telecommunicatiecontracten. Dit omvat ook de personeelskosten om zendingen van apparatuur in ontvangst te nemen.
- Middleware software, waaronder beveiliging, database, load-balancing, besturingssystemen en systeembeheerinstrumenten die nodig zijn ter ondersteuning van de implementatie.
- Software licentiekosten zijn doorgaans gebaseerd op het aantal (genoemde of gelijktijdige) gebruikers of de omvang van de overheid.
IFMIS-implementatiekosten
- Kosten voor projectbeheer inclusief toegewijde medewerkers voor het project, het programmabeheersbureau, communicatie en vergaderingen.
- Installatie, bevoorrading en instelling van de GRP-software en de middleware.
- Interne personeelskosten en kosten van consultants om de huidige bedrijfsprocessen, wettelijke vereisten, formulieren en rapportagevereisten en om oude en nieuwe systemen in parallel.
- Interne personeelskosten en kosten van consultants voor eventuele wijzigingen in de huidige processen die door de software of goede praktijken worden vereist. Dit kan omvatten business process re-engineering en aanvullende personeelsopleiding.
- Kosten van gegevensconversie met inbegrip van kwaliteitsborging. Dit kan ook inhouden analyse van de volledigheid van de gegevens waar informatie die niet in het huidige systeem zit, uit andere bronnen moet worden gehaald.
- Configuratie- en aanpassingskostenDit gebeurt meestal door externe consultants of softwareleveranciers. Dit omvat aanpassing van de kernsoftware en integratie, rapporten en formulieren.
- Interne personeels- en consultantkosten voor testen, analyseren en acceptatietesten volgens kwaliteitsborgingsprocessen.
- Technisch training voor middleware, netwerken, computers en systeembeheer. Functionele training voor GRP gebruikers.
- Ontwikkeling van een speciale documentatie of gebruikersgidsen die de overheidsprocessen beschrijven en hoe deze binnen de software worden uitgevoerd.
- Aanvullende uitvoeringsfasen zoals het toevoegen van extra softwaremodules, meer gebruikers of nieuwe overheidsinstanties.
Lopende IFMIS-kosten
- Onderhoudskosten voor alle aankopen van hardware en software, inclusief klantenondersteuning door de leverancier. Dit is meestal een jaarlijks contract.
- Overheidspersoneel dat optreedt als eerstelijnsondersteuning voor apparatuur en software. Dit omvat ook case management om bugs en verbeteringen op te sporen en tegelijkertijd de relatie met de leverancier te onderhouden.
- Afstemming van het systeem van databases, besturingssystemen en netwerken naarmate het aantal transacties toeneemt.
- Wijzigingen in configuratie en aanpassing van verslagen of formulieren die door intern personeel of consultants zijn opgesteld.
- Datacentrum bandbreedte, telecommunicatie, elektriciteit en huur/lease/ruimtekosten.
- Nieuw boekjaar verwerking met inbegrip van de overdracht van middelen van vorig jaar die door intern personeel of consultants zijn uitgevoerd.
- Upgradekosten in verband met de overgang naar nieuwere softwareversies. Dit omvat wijzigingsbeheer om ervoor te zorgen dat alle aanpassingen die in de vorige versie zijn uitgevoerd, worden toegevoegd aan de volgende versie, met volledige acceptatietests.
Verborgen IFMIS-kosten
De totale kosten veranderen gedurende de levenscyclus van het gebruik van GRP, waarbij de implementatiekosten hoger zijn dan de kosten voor een extra jaar "steady state". De extra kosten per jaar kunnen oplopen door software-upgrades, modernisering van de overheid en onverwachte kosten.
- Verloren productiviteit als systemen parallel lopen
- Kosten die de werknemer maakt leercurve
- Verminderde efficiëntie door zogenaamde "beste praktijken" toe te voegen die de bestaande processen complexer maken.
- Beheer van veranderingen kosten voor nieuwe overheidsvoorschriften en opleiding inzake processen binnen de software
- Ramp, verloren gegevens, bedrijfsonderbreking door late implementatie of systeemfouten, inclusief verstoring van audits en verslaglegging
- Reis- en onkostenvergoedingen voor gebruikersconferenties en opleidingen om op de hoogte te blijven van softwareveranderingen
- Licentiecontroles wanneer de verkoper aanvullende betalingen eist
- Onderhoudsopties kan aanvullende betalingen vereisen om de nodige diensten te verkrijgen om problemen te overwinnen
- Onverwachte toevoegingen wanneer het productassortiment niet aan alle eisen voldoet
- Veranderingen in de middleware zoals besturingssysteem of databases buiten de upgradeperiode van het GRP-systeem
TCO-effecten voor overheden
Implementaties van software voor overheidsbedrijven zijn ingewikkelder:
- Veel meer bedrijfstakken in een nationale of subnationale regering, dan bedrijfsconglomeraten
- Hoge capaciteitsbeperkingen in technologie, project en functionele kennis
- Complexer prestatiebeheer structuren en planning omdat de overheid geen bottom-line heeft zoals winst of verlies
- Hogere praktijkdiversiteit vanwege wettelijke vereisten
- Complexere planning door meerjarenbegrotingen die controles in systemen voor het boeken van vastleggingen creëren
- Belangrijke politieke zorgen voor implementaties in de publieke sector
Het aanpassen van ERP-systemen uit de particuliere sector voor de overheid verhoogt de hoeveelheid maatwerk nodig om juridische processen en financiële normen van de overheid te ondersteunen. Ter vergelijking: GRP-software, die qua ontwerp alleen op de overheid is gericht, maakt gebruik van configuratie als het primaire mechanisme om aan de behoeften van de overheid te voldoen.
Code maatwerk komt met hoge kosten en toekomst uitdagingen op het gebied van aanpassingsvermogen die allemaal technische schuld.
De grotere technische voetafdruk van ERP-systemen betekent dat er meerdere computers en applicatieservers nodig zijn en dat er grote hoeveelheden schijfruimte worden verbruikt, waardoor de TCO hoger uitvalt dan de initiële kosten. De complexiteit van de grotere technische voetafdruk vereist ook meer interne ondersteuning, betere softwaretools en een grotere technische capaciteit.
De overheidssector beschikt echter vaak over minder technische capaciteit, vooral in ontwikkelingslanden. De ontwikkeling van deze capaciteit verhoogt de TCO. Sommige ERP-toepassingen vereisen aanzienlijke technische kennis om te implementeren en te ondersteunen, met inbegrip van systeembeheer en database tuning, waarvoor vaak permanent externe consultants moeten worden ingehuurd.
Bovendien kan de lagere boekhoudkundige functionele capaciteit van de overheidsdienst in sommige landen extra opleiding op het gebied van het beheer van de overheidsfinanciën vereisen. Sommige systemen zijn ontworpen voor een complexere boekhouding op transactiebasis, terwijl andere systemen complexe bedrijfsprocessen hebben die door ambtenaren moeten worden gevolgd.
Andere te overwegen factoren
Footprint: hardware en bandbreedte, waaronder replicatiediensten, kunnen de kosten voor ruimte, apparatuur en elektriciteit aanzienlijk verhogen.
Hefboom: het belang van de overheidsmarkt voor de softwarefabrikant is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat productupgrades voldoen aan de nieuwe behoeften, anders stijgen de aanpassingskosten van jaar tot jaar.
Bestuur: veel GRP-projecten creëren beheersstructuren met systeemintegratiebedrijven maar zonder de softwarefabrikant. Dit vermindert het engagement van de fabrikant om op termijn aan de behoeften van de overheid te voldoen.
Uit onze analyse blijkt dat de TCO voor GRP-systemen zoals de FreeBalance Accountability Suite™ is gemiddeld 225% lager dan software voor de particuliere sector, zoals ERP.
Risicobeheer
Een risicobeheerbenadering identificeert risicofactoren, risicobereidheid en risicobeperkende strategieën. Elementen waarmee rekening moet worden gehouden bij de ontwikkeling van de risicobeheersaanpak van een regering zijn onder meer de organisatiecapaciteit, de succesratio van de verkoper en de omvang van het verwachte maatwerk. Risicobeperkende strategieën maken een IFMIS-project ook duurder.
Deze risicofactoren kunnen worden gebruikt om een verwachte budgetoverschrijding te berekenen en moeten in aanmerking worden genomen bij het bepalen van de potentiële TCO voor elke software-aankoop.
Conclusie
Goede praktijken in TCO-overwegingen
De aanbeveling van FreeBalance aan overheden die de kostenimplicaties van een digitale transformatie en modernisering van hun IFMIS overwegen, is om niet te vergeten dat er weinig 'best practices' zijn, maar veel 'good practices' in Public Financial Management.
De regeringen moeten daarom bedacht zijn op de beweringen van de verkopers en eerder overwegen:
- A risicobeheer aanpak gebaseerd op ervaring in de sector met soortgelijke projecten
- De omvang van de vereiste maatwerkhet niveau van verbintenis door de softwarefabrikant aan de overheidsmarkt en de klant kan worden gebruikt om de verwachte budgetoverschrijdingen te berekenen en kunnen sommige verborgen kosten worden geraamd.
- Bestuur structuren en hefboomwerking met de softwarefabrikant moet worden meegenomen in de risicoberekening.
- A langetermijnprojectaanpak moeten de hogere kosten per jaar door de verkoper worden vastgesteld. Het upgradepad van de versie en het upgradebeleid van de verkoper moeten worden ondervraagd om toekomstige kosten vast te stellen.
- De meerjarenprojectplan moet dienen als input voor de IT-begroting.
- De aanpassingskosten voor de eerste implementatie moeten worden gebruikt als anker voor de berekening van toekomstige software-upgrade en aanpassingen. Voor de gemiddelde duur van upgrades moet gebruik worden gemaakt van de cijfers van de industrie.
Bovendien moet de ervaring van de overheid met softwareleveranciers worden gemodelleerd om de verwachte implementatie- en onderhoudskosten te bepalen. En een turnkey-benadering moet worden gebruikt om één leverancier of consortium te binden aan een schema met vaste prijzen.
Ten slotte moeten personeelsbehoud en -verloop worden geanalyseerd en moeten deze interne kosten worden gemodelleerd als onderdeel van de TCO-berekening. Dit omvat de verwachte kosten voor aanvullende opleiding en certificering.
FreeBalance Accountability Suite™
FreeBalance werkt al bijna 40 jaar samen met de publieke sector om softwareoplossingen voor de overheid te ontwikkelen en te leveren die de hervorming en modernisering van PFM ondersteunen.
De FreeBalance Accountability Suite™ is een commerciële off-the-shelf, GRP oplossing die de gehele begrotingscyclus bestrijkt en alle kritische fiscale overheidssystemen beheert. De FreeBalance Accountability Suite™ is beschikbaar in zes basisconfiguraties om aan verschillende GRP-eisen te voldoen.
De gehele FreeBalance-portefeuille is gebouwd op de FreeBalance Accountability Platform™, een webgebaseerd, door Java aangedreven platform dat exclusief is ontworpen voor financieel beheer door de overheid. Het platform ondersteunt gecentraliseerde, gedecentraliseerde of hybride inzetmodellen.
- Postmodern ontwerp
Postmodern ontwerp door integratiegemak, enorme configureerbaarheid en flexibele on-premises, private cloud, public cloud, community cloud en shared services ondersteuning. - Web Native
Web Native met gebruik van internationale webstandaarden, geen legacy softwarecode die via het web wordt ingezet en geen webvertaallaag - Open systeem
Open systeem dat een robuuste open source en commerciële infrastructuur ondersteunt via erkende industrienormen, waardoor meer keuzemogelijkheden ontstaan. - Unified Design
Unified Design door hergebruik van componenten in alle toepassingen, gecentraliseerd beheer van metadata en eenvoudige rapportage. - Zeer uitbreidbaar
Zeer uitbreidbaar met extra functies en aangepaste ontwikkeling dankzij een Service Oriented Architecture (SOA) en hergebruik van componenten in verschillende toepassingen. - Progressieve activering
Progressieve activering maakt toekomstige configuratiewijzigingen, procesmodernisering, fiscale decentralisatie en het toevoegen van extra modules mogelijk.
FreeBalance TCO
Het FreeBalance Accountability Platform™ zorgt voor een lage total cost of ownership en biedt de overheid veel efficiëntie, waardoor de belastingbetaler meer waar voor zijn geld krijgt.
Modulaire aanpak
Door de mogelijkheid om in de loop van de tijd modules toe te voegen, kunnen regeringen kritieke functies implementeren op basis van de context van het land. Deze aanpak levert sneller rendement op en maakt het mogelijk om geleidelijke activering - voortdurende en duurzame activering van de vereiste beheerfuncties op basis van de bestuursbehoeften van het land.
Progressieve activering
Hoewel men het er algemeen over eens is dat hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën en van de instellingen essentieel is voor de verbetering van het bestuur, wordt het tempo van de hervormingen vaak vertraagd doordat de informatiesystemen zich niet kunnen aanpassen aan de nieuwe behoeften.
Het tempo van de hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën moet duurzaam zijn om tot duurzame verbeteringen van het bestuur te komen, en het gebruikte IFMIS moet de hervorming mogelijk maken en niet verhinderen. Hoewel er talrijke ERP-fouten bij de overheid heeft de FreeBalance Accountability Suite™ een aangetoond hoger succespercentage.
Minimale IT-ondersteuning
De geoptimaliseerde technische voetafdruk van het FreeBalance Accountability Platform™ vermindert de last voor IT om computersystemen, netwerken en middlewaresoftware te beheren.