Succesvolle implementatie van commerciële financiële software voor de overheid?

Geplaatst op 24 oktober 2012 in PFM

Doug Hadden, VP Producten

Hoe kunnen overheden het succes van COTS PFM-verkopers evalueren?

• Overheden in opkomende en ontwikkelde landen maken steeds meer gebruik van Commercial-Off-the-Shelf (COTS) software ter vervanging van bestaande en op maat ontwikkelde softwaretoepassingen voor het beheer van financiën, begrotingen, uitgaven, belastingen, schatkist en overheidsdiensten.
• Deze overheden maken gebruik van softwaretoepassingen, vaak FMIS (Financial Management Information Systems) genoemd, om de hervorming en modernisering van het openbaar financieel beheer mogelijk te maken.
• Overheidsorganisaties kunnen ervoor kiezen om Enterprise Resource Planning (ERP) COTS-software van grote softwarebedrijven waarvan de software wordt gebruikt in meerdere "verticale" markten of Planning van overheidsmiddelen) software uitsluitend ontworpen voor overheden.
• FreeBalance is uniek onder de drie toonaangevende COTS FMIS (Financial Management Information Systems)-verkopers aan de overheid door een 100% GRP focus.
• Grote ERP-verkopers en systeemintegratiebedrijven hebben sterke marketingafdelingen en grote marketingbudgetten om potentiële klanten te beïnvloeden. Dit kan leiden tot de indruk dat grote multinationale bedrijven aanzienlijke successen hebben geboekt bij de verwezenlijking van de doelstellingen van de overheid op het gebied van financieel beheer.
• Sommige verkopers kunnen ook Angst, onzekerheid en twijfel (FUD) over concurrerende leveranciers die vaak een misleidende indruk van de werkelijke waarde van software keuzes.
• FUD is specifiek gebruikt om beleidsmakers van de overheid een misleidende indruk te geven van FreeBalance.

Wat is de globale bijdrage van FreeBalance aan het GRP geweest?

1. FreeBalance GRP-software heeft een veel hoger succespercentage voor implementatie en duurzaamheid dan ERP-software in de industrie of bij de overheid.
2. FreeBalance GRP-software is met succes toegepast in geavanceerde, middeninkomens- en kwetsbare staten.
3. FreeBalance heeft moderne web-based software die technisch geavanceerder is dan legacy web-enabled software van toonaangevende ERP-leveranciers.

Is ERP in ontwikkelde landen succesvol geweest voor financieel beheer?

Groot falen van ERP-projecten bij overheden in ontwikkelde landen

• Een grote Gedeelde ERP-diensten project in Frankrijk land werd geschat op $200M meer dan begroot door het controlebureau en meer dan 1 jaar te laat en resulteerde in achterstallige betalingen van meer dan $2.2B aan defensie-aannemers.
• National Audit Office in de Verenigd Koninkrijk vonden dat het gebruik van Gedeelde ERP-diensten hebben de kosten verhoogd in plaats van verlaagd

Verslagen van de United States Government Accountability Office (GAO). en de inspecteur-generaal van het ministerie van Defensie. vond dat 11 van de 13 ERP-projecten waren te hoog begroot en kostten de Amerikaanse belastingbetaler miljarden dollars. met een ERP-project dat resulteert in $1B "grotendeels verspild".

Wat zijn de belangrijkste problemen die zich voordoen bij ERP-implementaties in de publieke sector in ontwikkelde landen?

ERP-fouten en kostenoverschrijdingen in de overheidssector hebben geleid tot moeilijkheden, contractannuleringen en rechtszaken:

• Australië: Staatsministerie
• Canada: non-profit, stad
• Frankrijk: stad
• Ierland: 2 projecten binnen een belangrijk ministerie
• Verenigd Koninkrijk: universiteit, raden (1) (2) (3) en ministeries (1) (2) (3)
• Verenigde Staten: non-profit, schooldistrict, universiteiten (1) (2) (3) (4) (5), a politieafdeling, steden (1) (2) (3) (4), provincies (1) (2), staatsoverheid (1) (2) (3) (4), federale overheid (1) (2) (3) (4) (5)

Wat is het bewijs van ERP-succes in verschillende sectoren?

Succespercentages

• Tussen 20% en 35% van alle ERP-implementaties mislukken.
• 51% van de ERP-implementeerders beoordeelde hun implementatie als niet succesvol
• Voor bijna 70% van de grote projecten werd het onwaarschijnlijk geacht dat het project zou slagen.
• 41% van de ERP-projecten behaalde alle of de meeste voordelen
• 40% van ERP-projecten voldoet niet aan de business case binnen 1 jaar na ingebruikname
• Het gemiddelde voor ERP-projecten was 50% aan beoogde voordelen
• Bij ERP-projecten werd -59% van de beoogde functionaliteit geïmplementeerd.
• 34% van respondenten "zeer tevreden" met ERP-project
• Minder dan 1/3 van de besluitvormers beveelt hun ERP-leverancier aan
• ERP-leveranciers behaalden een D+ in rendement op investering
• 75% van de organisaties ondervond een productiviteitsdip na implementatie van ERP
• 20% van de respondenten beëindigde ERP-projecten

Kosten

• 40% van alle ERP-projecten zal de ramingen met 50% of meer overschrijden.
• De gemiddelde ERP-kostenvariatie bedroeg 182% van de budgetten.
• De gemiddelde ERP-kostenvariatie bedroeg 178% van de budgetten.
• De gemiddelde ERP-implementatiekosten waren 40% hoger dan het budget.
• De gemiddelde ERP-implementatie duurt 23 maanden, heeft een total cost of ownership van $15 miljoen en een gemiddelde negatieve netto contante waarde van $1,5 miljoen.
• Gebruikers van Tier 1 ERP leveranciers zullen een hogere TCO ervaren dan gebruikers van Tier 2 leveranciers.
• ERP-upgrades kosten ongeveer ½ van de waarde van de oorspronkelijke licentiekosten en 20% van de oorspronkelijke implementatiekosten
• Experts waarschuwen dat organisaties moeten verwachten dat ze maar liefst 3 keer de oorspronkelijke ERP-softwarekosten betalen om te upgraden naar nieuwe technologie.
• Uit interviews met referentieklanten van een grote ERP-leverancier bleek dat 57% geen positieve ROI opleverde.

Tijdige levering

• De gemiddelde implementatietijd van de 2 grootste ERP-leveranciers bedraagt 17 en 18 maanden met een gemiddelde afwijking van 2 en 4 maanden ten opzichte van het schema.
• Gemiddelde variantie voor ERP-projecten was 230% van de planning
• Tot 80% van ERP overschrijdt tijd en budget ramingen
• 70% van de respondenten verklaarde dat de tijdlijn van hun ERP-project ontoereikend was

Wat is het bewijs van het succes van FMIS in opkomende economieën?

A 2003 Studie van de Wereldbank een gebrek aan succes geconstateerd bij de implementatie van FMIS door de overheid, of het nu COTS is of op maat ontwikkeld:

• 43% geleverd zoals gespecificeerd
• 50% binnen budget geleverd
• 21% op tijd geleverd
• 25% onhoudbaar
• 69% waarschijnlijk duurzaam
• 6% hoogstwaarschijnlijk duurzaam

A 2011 Studie van de Wereldbank geconstateerd dat de duurzaamheid van de uitvoering van het FMIS is verbeterd, maar dat 18% nog steeds niet duurzaam is.

Voorbeelden van problemen bij de implementatie van FMIS in opkomende economieën, waaronder AzerbeidzjanCosta Rica, Ghana, Kazachstan, Malawi , Malediven, Rusland, Rwanda, Oeganda , Zambia en Vietnam.

FreeBalance heeft meer succesvolle GRP-implementaties gekend dan ERP. Aangepaste of "op maat gemaakte" oplossingen doen het vaak slechter: Maatwerksystemen overschrijden vaak het budget en worden zelden op tijd geleverd. Ze vereisen gevestigde vaardigheden in de ontwikkeling van software op maat en expertise die vaak moeilijk te vinden is in minder ontwikkelde markten..

Wat is het succespercentage van FreeBalance?

• De implementatie van FreeBalance is beschreven als succesvol onder moeilijke omstandigheden, waaronder  Afghanistan, KosovoSierra Leone en Oost-Timor. Dit is een indicatie van de flexibiliteit van de software en van de snelheid waarmee resultaten worden bereikt.
• FreeBalance, gevestigd in Ottawa, Canada, is met succes toegepast in landen met een lage, gemiddelde, hoge en zeer hoge menselijke ontwikkelingsindex (HDI).
• FreeBalance heeft geavanceerde GRP-functionaliteit naar landen over de hele wereld gebracht waardoor regeringen betere Overheidsuitgaven en financiële verantwoording (PEFA) dan meer geavanceerde landen, met name op het gebied van boekhouding, registratie en verslaglegging.

De klanten van FreeBalance Government variëren van post-conflict "fragiele" staten tot landen in de G8. FreeBalance-software wordt gebruikt in meer departementen en agentschappen van de Canadese overheid dan enig ander FMIS-softwarepakket.

FreeBalance heeft geavanceerde PFM-functies zoals zoals elektronische aanbestedingen, begrotingstransparantie en prestatieresultaten die een "technologische sprong" mogelijk maakt.

Overheidsklanten van FreeBalance die een PEFA-beoordeling hebben ondergaan, scoren beter dan landen met een hogere HDI die geen FreeBalance-software gebruiken. FreeBalance-klanten zijn erkend voor resultaten van een ingrijpende hervorming.

Welke software voor het FMIS is volledig webgebaseerd?

De FreeBalance Accountability Suite, versie 7, is volledig webgebaseerd omdat er geen oude client/server-code wordt gebruikt. De FreeBalance Accountability Suite is een net-native applicatie gebouwd op Java Enterprise Edition.

De meeste COTS ERP software programma's zijn web-enabled waarbij legacy code het hart van de applicatie blijft. Dergelijke legacy code bases zijn gebouwd op propriëtaire software talen zoals:

• Programmeren van bedrijfstoepassingen voor gevorderden (ABAP)

Client/server-toepassingstaal (C/AL)


• Configureerbare netwerkcomputers (CNC)
• Behendigheid
• Dynamic Enterprise Modeler (DEM)
• EntepriseOne
• MorphX en X++
• PeopleTools
• Procedurele taal/gestructureerde querytaal (PL/SQL)

Waarom is volledig web-based een belangrijk technisch voordeel?

• Pure Web verlaagt de onderhoudskosten van de software: Websoftware maakt centraal beheer en controle mogelijk om beveiligingsproblemen te verminderen, up-time te optimaliseren en onderhoud te beperken. Het gebruik van hybride client/server-technologie vermindert veel van deze voordelen.
• Pure Web verbetert softwareprestaties: Legacy client/server programmeertalen kunnen inefficiënt zijn in vergelijking met moderne talen. Presentatie, bedrijfslogica en gegevenslagen zijn vaak gemengd en er zijn vaak vertaallagen nodig om de integratie met subsystemen te ondersteunen en om webdeployment te ondersteunen. Dit vermindert de prestaties en de schaalbaarheid.
• Pure Web verlaagt infrastructuurkosten: Propriëtaire client/server-infrastructuren hebben grote technologische monolithische voetafdrukken en zijn moeilijk en duur te onderhouden. Veel systemen kunnen geen gebruik maken van open virtualisatie, clustering en load-balancing technologie. Open systemen geven overheden meer keuze tussen open source en propriëtaire middleware.
• Pure Web verlaagt communicatiekosten: Legacy systemen vereisen vaak gegevensreplicatie en always-on netwerken vanwege een inefficiënt client/server ontwerp.
• Pure Web biedt flexibelere software-implementatie: Systemen op basis van client/server-ontwerp hebben complexe softwarelicenties, upgrading en implementatie. Pure websystemen zijn ideaal om in overheidswolken te implementeren.

Welke goede praktijken inzake softwarearchitectuur worden gebruikt in de FreeBalance Accountability Suite versie 7?

• Dienstgerichte architectuur om interoperabiliteit en compatibiliteit met talrijke subsystemen mogelijk te maken
• Bedrijfsobjecten (die wij "overheidsinstanties" noemen) om de onderhoudbaarheid en uitbreidbaarheid van het systeem te verbeteren.
• Schaalbaarheid inclusief ondersteuning voor horizontale, verticale en diagonale schaling om software te kunnen draaien van een klein aantal gebruikers op een laptop tot honderdduizenden via een datacenter
• Web-native multi-tier architectuur om verandering en keuze van technologie in de toekomst te ondersteunen
• Servlet-gebaseerde Java Enterprise Editie om bewezen schaalbare oplossingen van ondernemingsklasse te bieden in een open systeem

Wat is een goede praktijk voor de implementatie van COTS back-office bij de overheid?

1. ERP-software is risicovol in de industrie en bij de overheid. Gespecialiseerde ERP-software, zoals de FreeBalance Accountability Suite, is bij overheden succesvoller en duurzamer gebleken.
2. FreeBalance-software is met succes geïmplementeerd in een reeks ontwikkelingscontexten, van fragiele staten tot G8-landen. Met de FreeBalance Accountability Suite konden minder ontwikkelde landen hun voorsprong op meer ontwikkelde landen vergroten. En met de grote geïnstalleerde basis in de regering van Canada ondersteunt FreeBalance geavanceerde PFM-eisen.
3. In tegenstelling tot de meeste ERP-software is de FreeBalance Accountability Suite volledig webgebaseerd en maakt gebruik van moderne goede praktijken op het gebied van softwarearchitectuur die groei, uitbreidbaarheid, schaalbaarheid en keuze mogelijk maken.