Hoe FMIS-aankopen te moderniseren

Geplaatst op 29 maart 2022 in Overheidstechnologie

Hoe FMIS-aankopen te moderniseren om mislukking te voorkomen

Onze vorige post - FMIS-aanbesteding: Een Griekse tragedie - de meest voorkomende problemen beschreven die leiden tot mislukte aanbestedingen in het kader van het Financial Management Information System (FMIS). In dit bericht geven wij suggesties voor de aanpak van elk van deze problemen.

Dus, hoe kunnen overheden hun aanbestedingen moderniseren om de succespercentages van FMIS te verbeteren bij het ontwikkelen van Requests for Proposals (RFP's)? Onze ervaring leert dat overheden vraagtekens moeten zetten bij FMIS-aanbestedingspraktijken die gebaseerd zijn op de redenering dat dit is "hoe het altijd is gedaan" en "riskant" risicobeheer als volgt moeten aanpakken:

Hoe externe adviseurs effectief te managen

Aangezien externe consultants die worden ingehuurd om RFP's voor het FMIS op te stellen wellicht niet over de volledige PFM-context in uw regering, vooral over informele praktijken:

• Geef adviseurs land-context
• Zorg voor documentatie, met name over informele processen
• Geef de voorkeur aan adviseurs die ervaring hebben met landen of vergelijkbare landen

Aangezien zij afhankelijk zijn van interviews met ambtenaren, van wie sommigen zich tegen verandering kunnen verzetten:

• De consultants mogelijkheden bieden om belanghebbenden buiten de overheid te betrekken

Om de problemen te overwinnen die gepaard gaan met consultants die verouderde of irrelevante bevindingen gebruiken in uw PEFA beoordelingen:

• PEFA-factoren voor de betrouwbaarheid van de begroting bijwerken
• Vragen stellen over PEFA-lacunes om te bepalen of de processen zijn verbeterd
• Eventuele meningsverschillen over de PEFA-beoordeling meedelen 

Verzacht persoonlijke vooroordelen en vooroordelen die niet van toepassing zijn op uw regering door:

• Ervoor zorgen dat de consultants openstaan voor goede praktijken
• Geef aan welke "positieve afwijking" praktijken momenteel worden gebruikt waarbij positieve resultaten worden bereikt door dingen op een unieke manier te doen.

Aangezien niet alle adviseurs vertrouwd zijn met verschillende Soorten FMIS-oplossingen en zijn over het algemeen niet bedreven in zowel PFM als IT

• Rangschik consultants die ervaring hebben met maatwerkoplossingen, GRP en ERP hoger.
• Ten minste één IT-deskundige van de overheid ter beschikking stellen om externe consultants bij te staan.

En tot slot, het risico van ongeschikte aanbestedingseisen door consultants die "kopiëren en plakken" uit andere RFP's door:

• Verzamelen van RFP's uit andere landen om ervoor te zorgen dat er geen kopieën zijn.
• Onderzoek van de kwaliteit van RFP's om het werk van consultants te benchmarken

Hoe de FMIS-functionaliteit het best onder woorden te brengen in FMIS-aanbestedingen

Wanneer u de gewenste functionaliteit voor de nieuwe overheidssoftware voor financieel beheer specificeert, moet u erkennen dat:

Veel PFM "beste praktijken" kunnen ongeschikt zijn voor uw regering - terwijl veel vereisten verankerd kunnen zijn in ongeschikte oude processen die zouden moeten veranderen. Daarom:

• Focus op gefaseerde hervorming in verschillende fasen, waarbij de eerste fasen bestaan uit het wegwerken van belangrijke lacunes en het implementeren van functionaliteit die voor de overheid van cruciaal belang is. (planning, controles, aanbestedingen, loonlijst, prioriteiten inzake transparantiesequenties verschillen van land tot land)
• Onderzoek naar de verbetering van de PFM-praktijken en de toevoeging van meer geavanceerde FMIS-verwerking, afgestemd op de verbetering van de capaciteit.

Sommige implementaties "rippen en vervangen" te snel te veel legacy systemen, dus:

• Overweeg eerst de kernsystemen voor treasury te vervangen door integratie van subsystemen
• Plan voor de geleidelijke vervanging van oudere subsystemen 

Veel leveranciers zijn wellicht niet bereid om in te schrijven als de aanbesteding vage eisen bevat of eisen die niet gekoppeld zijn aan duidelijke overheidsdoelstellingen. Om dit te ondervangen:

• Vergeet niet dat FMIS-systemen niet alleen een "technische hervorming" zijn, dus het is belangrijk uit te leggen hoe het systeem de doelstellingen van de hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën zal ondersteunen en hoe de doelstellingen van de hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën de ontwikkelingsplannen ondersteunen. Vermijd echter algemene begrippen als "efficiëntie".
• Bereidheid tonen om meer informatie te verstrekken wanneer verduidelijkingsvragen worden gesteld - niet te veel verstrekken

Vereisten maken verkopers vaak niet-conform, ook al kunnen deze verkopers volledig voldoen aan alle onderliggende behoeften. Zorg ervoor dat:

• Bereidheid tonen om eisen met specifieke werkwijzen bij te werken
• Verkopers binnenhalen om oplossingen te tonen voordat het aanbestedingsproces begint om de stand van zaken te leren kennen en adviseurs te gebruiken om moeilijke vragen te stellen.

Sommige veranderingen in de procedures voor het beheer van de overheidsfinanciën vereisen een juridische hervorming, andere niet - dit onderscheid wordt vaak niet gemaakt in het ontwerp.

• Gebruik dit onderscheid in de aanbesteding en in de gefaseerde planning
• Gebruik de juridische hervorming niet als een belemmering voor de uitvoering, configureer de systemen om aan de huidige wettelijke vereisten te voldoen en voer de veranderingen geleidelijk in wanneer de hervorming wordt goedgekeurd.

Het niveau van precisie en nauwkeurigheid voor eisen is zelden goed en veel behoeften komen tijdens de uitvoering aan het licht. Plan hierop door:

•  Erkennen dat de reikwijdte kan veranderen, dus eisen opstellen voor het valideren van de "to be"-eisen
• De uitvoering richten op PFM-doelstellingen in plaats van op individuele vereisten

Sommige eisen zijn te rigide, terwijl andere zo vaag zijn dat het toepassingsgebied niet goed wordt begrepen, wat leidt tot hoge biedprijzen vanwege vermeende risico's. Eerder:

•  Identificeer "gateway requirements - die welke verplicht zijn en rechtstreeks verband houden met de doelstellingen van de hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën en de capaciteit die hoger worden gewaardeerd dan andere

De diepte-eisen verschillen vaak, waarbij sommige kritieke functies op het gebied van de overheidsfinanciën op een te hoog niveau worden beschreven, dus:

• Bereidheid tonen om meer details te verstrekken wanneer verkopers daarom vragen.

Er zijn grenzen aan de hoeveelheid verandering en hervorming die door regeringen in bepaalde perioden kunnen worden verbruikt. Uw regering zou ook kunnen lijden aan hervormingsmoeheid en het tempo van de veranderingen niet kunnen volhouden. Daarom moeten regeringen ervoor zorgen dat: 

• Het implementatietempo van de FMIS-functionaliteit stemt overeen met de capaciteit
• Er is een speciaal overheidsprojectteam
• Alle "lopende" hervormingsprojecten worden bekeken om de projectteams van de overheid, de gebruikers en de besluitvormers te identificeren.

De fasen voor de hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën en de financiële systemen kunnen niet aansluiten bij de werkelijke behoeften van de overheid:

• Vul een landencontextdocument in dat laat zien waar rendementen het meest waarschijnlijk zijn
• Erkennen dat het verbeteren van sommige PEFA scores (zoals een "D") hebben misschien niet het rendement als het verbeteren van een gemiddelde score (zoals een "C").

Het projectontwerp laat soms weinig ruimte voor capaciteitsopbouw en verandermanagement - zeer kritische factoren voor de overheid. Overwin dit door: 

• beseffen dat overheden soms proberen de kosten van verandering en capaciteit te beheersen ten koste van het succes van het project
• De veranderings- en capaciteitsplannen van de verkopers even hoog of hoger inschatten dan de belangrijkste projectmedewerkers van de verkopers.
• Beoordeel succes in soortgelijke omstandigheden hoog
• Zoek naar verkopers die PFM-ervaring

Bestaande IT-infrastructuren zijn onvoldoende beschreven, wat leidt tot onverwachte prestatie- en betrouwbaarheidsproblemen. Het is dus belangrijk om:

• Geef een volledige beschrijving van de infrastructuur en de prestaties en betrouwbaarheid met behulp van bestaande software

Dure middleware en propriëtaire systemen krijgen in het ontwerp vaak de voorkeur boven open systemen en open source die de overheid meer keuze bieden.

• Overweeg open source te specificeren tenzij er aanzienlijke IT-mogelijkheden zijn voor propriëtaire middleware.

Hervorming en modernisering na de uitvoering wordt zelden in aanmerking genomen bij de analyse van aanbestedingen, wat leidt tot systemen voor financieel beheer van de overheid die de modernisering niet kunnen ondersteunen. Vermijd dit door: 

• Het specificeren van de noodzaak van wijzigingen ter ondersteuning van de hervorming, zoals het wijzigen van begrotingsindelingen ter ondersteuning van programmabudgettering in één fase, gewijzigd boekhouding op transactiebasis in een andere en resultaatgerichte budgettering in toekomstige fasen nadat de uitvoering is voltooid
• Verkopers verplichten informatie te verstrekken over de wijze waarop de overheid de hervorming na de implementatie heeft ondersteund.

Modulariteit, cloud inzetbaarheid, metadata beheer en uitbreidbaarheid worden ook zelden in aanmerking genomen bij de analyse van aanbestedingen, wat de flexibiliteit om aan nieuwe eisen te voldoen beperkt. Dus:

• Leveranciers moeten alle inzetbare opties beschrijven
• De verkopers verzoeken de mate van modulariteit van het systeem toe te lichten

Hoe verschillende projectmanagementmethoden beheren

Wanneer u methodologie en mijlpalen specificeert, moet u erkennen dat:

De meeste verkopers hebben bewezen methodes die niet noodzakelijkerwijs overeenkomen met die welke in een aanbesteding zijn gespecificeerd. Daarom moeten regeringen:

•  Verkopers in staat stellen mijlpalen en projectmethoden aan te passen indien aan de algemene eisen wordt voldaan

Gekwalificeerde deskundigen worstelen met de implementatie wanneer de methoden van de verkoper niet zijn afgestemd op de overheid en de verkoper beperkte kennis heeft van de publieke sector. Vermijd dit door:

• Ervaring met discounters in de particuliere sector  
• Op zoek naar verkopers met ervaring in de publieke sector is soortgelijke omstandigheden  
  • PFM-werkingsgebied
  • Menselijke ontwikkeling
  • Bevolking, grootte van het land
  • Bijzondere omstandigheden: kleine eilandstaten, afhankelijk van hulpbronnen, kwetsbaarheid, nieuwe onafhankelijkheid, sterk gedecentraliseerd enz.
  • Vergelijkbare PFM-praktijken: Britse/Franse/Spaanse/Portugese praktijken, huidige of voormalige socialistische landen enz.

Projectteams van de overheid zijn soms niet op de hoogte van goede projectmanagementpraktijken. Het is daarom belangrijk om:

• Inclusief methodologie, projectbeheer en veranderingsbeheer opleiding voor overheidsprojectteams als onderdeel van de eis

Watervalprocessen en "big bang"-benaderingen worden geassocieerd met lage succespercentages, terwijl agile processen worden geassocieerd met goede succespercentages. Regeringen moeten:

• bereid zijn agile projectmanagement te aanvaarden wanneer verkopers aantonen hoe dit realistisch kan worden bereikt
• Van verkopers verlangen dat zij uitleggen hoe "quick wins" kunnen worden bereikt gedurende de looptijd van het project.
• Gebruik een gefaseerde aanpak

Inflexibele contracten leiden ertoe dat verkopers werken volgens het contract, in plaats van volgens de werkelijke behoeften van de overheid. Eerder:

• Rapportage aan de verkoper eisen ten opzichte van de doelstellingen

Code maatwerk wordt in verband gebracht met het vertragen van de tijd tot resultaten en het verhogen van de kosten op lange termijn of de Totale kosten van eigendom. Zeker weten:

• Vraag verkopers naar functies die in aanbestedingen zijn gespecificeerd en die op basis van ingebouwde functies kunnen worden geëlimineerd
• Zorg ervoor dat de inschrijvers duidelijk weten hoe de software zal worden aangepast:
  • Code aanpassen
    • De kern van het product
    • Voor oproepingen
    • Voor interfaces en rapporten
    • Het gebruik van scripttalen
  • Low-code benaderingen (geen scripting)
  • Benaderingen zonder code
    • Configuratieparameters
• Erkennen dat oplossingen die aanpassing van de code in de kern van het product vermijden of gebruik maken van scripttalen riskanter zijn.

Sommige fabrikanten van Commercial-Off-The-Shelf (COTS) doen onjuiste en extravagante beweringen over het gemak van aanpasbaarheid met weinig maatwerk. Om dit te voorkomen:

• Het aantonen van configuratiemogelijkheden eisen  

Het scheiden van expertise in silo's, zoals treasury, inkoop, software en IT-consultants leidt vaak tot silo's en losgekoppelde implementaties. Overheden moeten:

• Zoek naar kleinere teams van verkopers met cross-functionele expertise
• zoeken naar projectmanagers met expertise op het gebied van PFM

Sommige leveranciers van systeemintegratie worden gestimuleerd om meer te factureren door onnodige aanpassing van de code of het genereren van grote hoeveelheden documentatie. Daarom:

• Leg uit hoe ideeën voor codeaanpassing zullen worden behandeld
• Ervoor zorgen dat het overheidsprojectteam vermijdt de implementatie te verankeren op hoe het oude systeem werkt (omdat dat meer maatwerkverzoeken genereert)

Conclusie

De bottom line bij de aanschaf van een financieel management systeem voor de overheid is:

• Schakel in. adviseurs om uw overheidseisen beter te begrijpen
• Bepaal wat het belangrijkst is om te slagen door kritieke behoeften met hoge prioriteit te definiëren die verband houden met de context van de regering en het land
• Hefboom uitvoeringspraktijken die met succes zijn gebruikt in regeringen die de omstandigheden in uw land delen