Wat is het verschil tussen openbare en particuliere aanbestedingen?
Inkoop in grote ondernemingen streeft naar een beter uitgavenbeheer: het proces van kostenverlaging door schaalvoordelen. Het samenvoegen van meerdere inkoopaanvragen voor soortgelijke producten tot één aanbesteding leidt tot lagere prijzen.
Hetzelfde geldt voor de overheidssector, maar overheidsopdrachten zijn complexer en begrotingsgestuurd.
Verband tussen begroting en prestaties
Overheidsuitgaven wordt gecontroleerd door de begroting. Begrotingen zijn de wettelijke belichaming van de overheid... doelstellingen en beleid. De goedgekeurde begroting wordt vaak de organieke begrotingswet of de begrotingsstemming.
Overheidsbegrotingen moeten geloofwaardig zijn. De planning, veronderstellingen en verwachtingen moeten rationeel zijn. En de uitgaven moeten onder controle worden gehouden door verbintenisboekhouding methoden om over- en onderbesteding tegen te gaan.
Overheden creëren programma's om doelstellingen uit te voeren. Een programma bestaat uit meerdere aanbestedingscycli. Daarom, inkoopplannen zijn afgestemd op het begrotingsplan.
Voorbereiding van de begroting is een serieuze zaak bij de overheid. De veronderstellingen over hoeveel kilometer wegen of hoeveel ziekenhuizen voor een bepaald bedrag kunnen worden gebouwd, zijn cruciaal. Wanneer overheidsbegrotingen volledig worden besteed voor het doel dat de wetgever en de uitvoerende macht van een regering voor ogen hebben, zullen zij naar verwachting resulteren in positieve resultaten. resultaten: Verbeterde economische groei door nieuwe wegen. Verbeterde gezondheid door nieuwe ziekenhuizen.
De uitgaven zijn uitgang gebaseerd: X kilometer weg verbonden met de ingang (begroting). De resultaten zullen waarschijnlijk niet worden bereikt indien de output gebaseerd is op onjuiste veronderstellingen. Slechte veronderstellingen betekenen dat de regering er niet in slaagt de in de begroting voorziene lengte wegen aan te leggen. Of slechte controle en prestatiebeheer betekenen dat er geen wegen worden aangelegd omdat de begroting niet volledig werd uitgevoerd.
Uitkomsten en output vormen de basis voor prestatiemanagement van de overheid.
Bij de moderne opstelling van de overheidsbegroting worden de begrotingsaannames beschouwd als kostendrijvers. Een kostendrijver is een verwachte kostprijs voor een eenheid van iets, bijvoorbeeld een liter benzine. Deze cost drivers kunnen worden samengevoegd tot een veronderstelling voor zaken als de kosten van een opleidingssessie (reis, verblijf, dagvergoeding, cursus) of de aanleg van 1 km snelweg. Managers kunnen de voorspelde output van de begrotingen. Dit verbetert de besluitvorming en maakt de begroting geloofwaardig.
Inkoop en begrotingsplanning zijn nauw met elkaar verbonden in de publieke sector
Inkoop en output
Kostendrijvers en verpakkingskosten zijn relatief gemakkelijk bij het opstellen van de begroting. De moeilijkheid zit hem in het afstemmen van de output op de uitgaven. Een kostendrijver of kostendrijverspakket kan meerdere aangekochte artikelen vereisen. Een enkele aanbesteding kan meerdere output-eenheden en meer dan één pakket omvatten, vooral als uitgavenbeheer wordt gebruikt.
Het is van cruciaal belang dat de veronderstellingen over de kostenfactor met de werkelijkheid. Op die manier kunnen de begrotingsuitgaven en de resultaten in de loop van het jaar opnieuw worden geraamd - in plaats van de verrassing dat aan het eind van het project slechts de helft van de brug is voltooid!
Het is moeilijk om de "bill of materials" van meerdere inkoopcycli af te stemmen op de kostendrijvers, maar niet onmogelijk omdat de FreeBalance Accountability Suite™ laat zien.
Beheer van overheidsprestaties tijdens de uitvoering
De uitvoering van de begroting moet ook geloofwaardig zijn, gezien de enorme bedragen die ermee gemoeid zijn en het risico van corruptie.
Kenmerken waarin beheer van inkoopprestaties in de publieke sector verschilt van de particuliere sector zijn onder andere:
- Waar voor je geld: Overheden gebruiken waardecriteria om de kosten per eenheid van resultaatverbetering te bepalen. Zoals John Glenn merkte op: "Terwijl ik door de ruimte raasde, bleef ik aan één ding denken: Elk onderdeel van deze capsule werd geleverd door de laagste bieder." De laagste "conforme" prijs is misschien niet de beste waarde.
- Beheer van uitgaven: Bij het beheer van de overheidsuitgaven gaat het er in de eerste plaats om aankoopinstrumenten te creëren zoals permanente aanbiedingen met vooraf overeengekomen bulkprijzen om de aankoop van basisgoederen te vergemakkelijken en elektronische aanbestedingssystemen te gebruiken om meer concurrerende offertes te krijgen.
- Output Vooruitgang: De voortgang van de uitgaven ten opzichte van het budget en de voortgang ten opzichte van de projectmijlpalen moeten worden bijgehouden.
- Transparantie: Regeringen verstrekken transparante publieke informatie gedurende het gehele begrotings- en aanbestedingsproces.
Complexiteit
Overheidsopdrachten voor complexe projecten zoals turnkey systemen voor financieel beheer van de overheid of luchthavens zijn vaak ingewikkelder dan in de particuliere sector. Overheden zijn betrokken bij veel meer "lines of business" dan de grootste multinationals in de particuliere sector. Enkele complexiteitsuitdagingen bij de overheid zijn:
- Complexiteit van de aanbesteding: De aanbestedingsdocumenten die aan potentiële leveranciers worden verstrekt, kunnen honderden pagina's beslaan. (En de antwoorden in duizenden pagina's - militaire aankopen lopen vaak in de tienduizenden of honderdduizenden pagina's). Delen van voorstellen worden vaak ter evaluatie onder specialisten verdeeld.
- Complexiteit van het contractbeheer: Contractbepalingen en betalingsvoorwaarden kunnen zeer complex zijn voor kant-en-klare oplossingen. Mijlpaalbetalingen. Wachttijden. Prestatiecontracten. En complexe contracten lopen vaak meerdere jaren. Dit vereist meerjarige verbintenissen in het financiële stelsel van de overheid.
- Beheer van de uitgaven op kostenbasis van de boekhouding: Het is betrekkelijk eenvoudig om achterstallige betalingen en de kosten daarvan vast te stellen wanneer een boekhouding op transactiebasis wordt gevoerd. Overheidssystemen volgen het verloop van transacties via verbintenissen, verplichtingen en ontvangen goederen indien zij op kasbasis of op gewijzigde kasbasis werken.
- Macro-economische veranderingen: Veranderingen in de grondstoffenprijzen (zoals een sterke stijging van de voedselprijzen), natuurrampen en andere economische schokken hebben aanzienlijke gevolgen voor de inkomsten en uitgaven. Dit heeft gevolgen voor de kosten, zodat de output opnieuw moet worden geraamd.
- Vendor management: De selectie van verkopers (kwalificaties, certificeringen, financiële mogelijkheden en eerdere ervaringen), het prestatiebeheer van verkopers (tijdigheid, kwaliteit) en de plaatsing op een zwarte lijst (corruptie, slechte prestaties, verlies van certificering) zijn bij de overheid complexer dan in de particuliere sector.
Voor meer informatie over hoe FreeBalance kan helpen met Beheer van overheidsprestaties in uw land, neem dan contact op.