Digitale transformatie van de overheid: Van registratiesystemen naar innovatiesystemen

Geplaatst op 14 februari 2018 in Digitale transformatie van de overheid

Bijgewerkt in oktober 2021

De overheid en de digitale cycloon van verandering

Hoe kunnen overheden de kracht van digitaal benutten en tegelijkertijd de risico's beperken? Wij hebben 11 digitale mentaliteitsveranderingen en 11 veranderingsimplicaties geïdentificeerd in een eerdere post.

Digitale transformatie van de overheid gaat over transformatie en transformatie van deze aard vereist organisatorisch veranderingsmanagement. In feite vereist het veranderingsmanagement op steroïden.

Veel waarnemers zien overheden als achterblijvers op het gebied van digitale transformatie, organisaties die gebukt gaan onder oude technologie en hoge bedrijfskosten, en met een grote weerstand tegen verandering. Toch lopen veel overheden voorop bij technologische innovatie. Vergeet niet dat overheden de sterkte van beleid en regelgeving. En overheden beschikken over enorme hoeveelheden gegevens.

Digitale transformatiestrategie van de overheid

Wat is de rol van de overheid bij digitale transformatie?

Regeringen die sterke punten benutten en verzachten zwakte kan de slimme digitale overheid benutten gelegenheid van duurzame groei en welzijn van de burgers.

Beleid, regelgeving en gegevens kunnen regeringen helpen de bedreigingen van economische verstoringen die sociale onrust kunnen veroorzaken. Dit omvat regelgeving om de gevolgen van:

• De sharing en gig economieën - die de aard van de werkgelegenheid dreigen te veranderen.
• Industrie 4.0-technologieën van automatisering, kunstmatige intelligentie en 3D-printing - die een bedreiging vormen voor outsourcing en goedkope productiesectoren
• De "oorlog om talent" die overal laaggeschoolde banen bedreigt

Een succesvolle digitale transformatiestrategie van de overheid vereist ook technologie als mogelijk platform voor de modernisering van "systems of record" naar "systems of innovation".

Mensen, processen en technologie zijn verplichte onderdelen van de digitale transformatiestrategie van de overheid, maar veel overheden stuiten op een technologiekloof bij een poging tot modernisering.

• Voor meer details over digitale transformatie uitdagingen van de overheid bekijken deze blog

Waarom hebben overheden digitale transformaties nodig?

Eenvoudig gezegd is digitale transformatie in de publieke sector nodig om de systemen van de overheid te laten evolueren van een eenvoudige administratie naar innovatieve systemen die duurzame ontwikkeling en het welzijn van de burger mogelijk maken.

Er zijn tal van verschillende definities van generaties bedrijfssoftware. Wij hebben geprobeerd hier iets zinnigs over te zeggen en zijn uitgegaan van de overheid om ze als zodanig te definiëren:

• Registratiesystemen: kerninformatiesystemen die gericht zijn op de overheid, waarin informatie en transacties worden opgeslagen en die idealiter de "enige versie van de waarheid" bieden
• Systemen van betrokkenheid: informatiesystemen die zijn ontworpen voor tweerichtingscommunicatie binnen de overheid en met burgers, bedrijven en andere belanghebbenden
• Systemen van intelligentie: informatiesystemen ontworpen om de informatiestroom te begrijpen
• Systemen van innovatie: informatiesystemen ontworpen voor baanbrekende bestuurlijke verbeteringen

Elke fase steunt op voorgaande fasen. Zo kan een systeem van intelligentie dat gebruik maakt van technologie voor machinaal leren om overheidsprocessen te verbeteren, niet effectief zijn zonder nauwkeurige gegevens van systemen van registratie. Dat wil niet zeggen dat afhankelijke fasen klaar moeten zijn voordat wordt begonnen met geavanceerdere computers. Overheidstechnologieën verschillen per systeem en in een dergelijk geval zou een goede digitale transformatiestrategie van de overheid erin bestaan te experimenteren met meer geavanceerde fasen om upgrades in afhankelijke systemen te motiveren. Sommige fasen worden mogelijk gemaakt door de inzet van technologie te vervangen.

Benchmark overheidstechnologie

Het technologische vermogen om een digitale transformatiestrategie van de overheid mogelijk te maken kan worden geanalyseerd. (Dit is een dienst die wij leveren.) Dit omvat het benchmarken van kerntechnologieën en implementatiemethoden.

Registratiesystemen

• Planning van overheidsmiddelen: De belangrijkste financiële, inkoop-, personeels- en prestatiemanagementfuncties kunnen worden ondersteund door Government Resource Planning (GRP) software, zoals de FreeBalance Accountability Suite. De financiële kernfuncties van de overheid worden vaak genoemd: Integrated Financial Management Information Systems (IFMIS). Het succes van meer geavanceerde technologiefasen is afhankelijk van GRP-systemen met:
  • Gemeenschappelijke metadata, workflow en controles om één enkele versie van de waarheid, nauwkeurigheid en naleving te garanderen.
  • Moderne open systemen, met web-native platforms, om nieuwe technologieën te integreren en te ondersteunen
• eGovernmenteGovernment biedt online informatie- en transactiediensten van de overheid. Deze diensten zijn meestal eenrichtingsverkeer en gebaseerd op de structuur van overheidsorganisaties. eGovernment-systemen zijn afhankelijk van effectieve back-officesystemen van GRP om transacties te voltooien. eGovernment is een voorstadium van Open Overheid.
• Gedeelde diensten: Gedeelde diensten is een consolidatie-aanpak. Veel overheden delen niet-technologische diensten om de middelen beter te benutten. Gedeelde technologische diensten zijn een voorfase van cloud computing, vaak "private cloud" genoemd. Gedeelde technologie diensten kunnen omvatten:
  • Datacenterconsolidatie om IT-kosten te besparen
  • Software portfolio management om onderhoudskosten te verlagen
  • Consolidatie van IT-personeel ter verbetering van
• Archiefbeheer: Overheden werken met records. Overheidsdocumenten en transactiedocumenten zoals facturen worden opgeslagen, gearchiveerd en vernietigd met behulp van records management systemen. Deze systemen verwerken fysieke en elektronische records. Net als GRP is records management technologie van vitaal belang voor de modernisering van de digitale overheid.

Systemen van betrokkenheid

• Slimme overheid: Slimme overheid en slimme stad technologieën maken gebruik van GRP-transactiegegevens, records management "ongestructureerde" gegevens, software logs, Internet of Things (IoT) apparaten en e-mail, tekst en sociale media feeds. Er is veel opwinding over de belofte van slimme' overheid maar slimme overheidspilots kunnen niet succesvol worden opgeschaald zonder een effectief onderliggend GRP.
• Open Overheid: Open overheid, bestaande uit open data transparantie en engagement technologieën, vertegenwoordigt de volgende fase van eGovernment - die de belofte niet heeft waargemaakt. Dat komt omdat de meeste initiatieven gebaseerd waren op het gebruik van technologie om bestaande diensten te verlenen, door die diensten na te bootsen. Overheidssilo's werden over het algemeen in stand gehouden. Pogingen tot outreach hadden ondermaatse resultaten omdat de communicatie voornamelijk in één richting verliep: van de overheid naar de burgers. Dit verandert wanneer gegevens open worden gemaakt, en wanneer de betrokkenheid in twee richtingen verloopt. Open gegevens zijn afhankelijk van nauwkeurige back-office GRP en records management systemen.
• Cloud Computing: Cloud computing is een technologie-implementatiemethode. Veel implementaties van gedeelde overheidsdiensten, waarbij gebruik wordt gemaakt van cloud-enablers zoals virtualisatie, hadden gemengde resultaten. Verouderde technologieën, met name legacy ERP met veel maatwerk, compliceren "private cloud"-implementaties. Deze systemen kunnen de hervorming van het openbaar financieel beheer niet bijhouden. Veel overheden hebben talrijke ERP-instanties met verschillende sets aangepaste code en moeten nu hun technologie heroverwegen om gebruik te maken van de voordelen van de cloud op het gebied van kosten, elasticiteit en betrouwbaarheid. Deze heroverweging omvat het bepalen waar zij "publieke cloud"-infrastructuren kunnen gebruiken.
• Samenwerkende GRP: GRP-systemen en -subsystemen werden oorspronkelijk ontwikkeld om de verwerking van transacties te verbeteren. Samenwerkingstechnologieën werkten afzonderlijk, maar er is behoefte aan samenwerking in de context. Gebruikers hebben toegang nodig tot kennissystemen, tot beleid en procedures, en tot "just-in-time" leersystemen. Gebruikers moeten samenwerken met collega's om transacties te voltooien. En de omvang van de samenwerking bij transacties neemt toe met open overheidsmechanismen. De workflow van een leveranciersvraag tijdens een eProcurement-cyclus heeft bijvoorbeeld baat bij front- en backoffice-integratie.

Systemen van intelligentie

• Verhoogde overheid: Het gebruik van cognitieve en machine-learning technologieën om processen te versnellen is de opkomende "slimme" kans in de publieke sector. Dit omvat ondersteuning van chatbots voor interactie met burgers, conversationele gebruikersinterfaces voor burgerdiensten en Robotic Process Automation (RPA) om ambtenaren bij te staan. Augmented government automatiseert routinematige en laagwaardige taken, waardoor ambtenaren zich kunnen richten op hoogwaardige taken om de dienstverlening aan de burger te verbeteren. De nauwkeurigheid van big data System of Record is essentieel om machine learning mogelijk te maken.
• Vertrouwde overheid: Het resultaat van transparantie, open bestuur, efficiëntie en verbeterde besluitvorming is meer vertrouwen. Overheden die een 360 graden beeld geven, geven blijk van waar voor het geld van de belastingbetaler.
• Hypergeconvergeerde: Organisaties bereiken schaalvoordelen op IT-gebied door geavanceerde software-implementatie via hypergeconvergeerde infrastructuren. Dit is de volgende generatie van cloud computing die ongeëvenaarde flexibiliteit en beheer belooft, via softwaregedefinieerde netwerken.
• Intelligente GVK: Intelligent GRP biedt big data analytics voor besluitvormers. De combinatie van back-office GRP gestructureerde informatie, records management ongestructureerde informatie en externe gegevensbronnen zoals grondstoffenprijzen. Intelligent GRP maakt ook gebruik van activiteitenfeeds zoals softwarelogbestanden, e-mails, IoT-updates en feeds van sociale media. Patronen worden geanalyseerd, aangevuld met machine learning en gepresenteerd aan besluitvormers met behulp van geavanceerde visualisatie.

Systemen van innovatie

• Behendige overheid: Wendbaarheid bij de overheid wordt mogelijk gemaakt door proces- en productverbeteringen. Ambtenaren maken gebruik van processen zoals Design Thinking, Problem-Driven Iterative Adaptation (PDIA), Lean, Scrum, Kanban en DevOps om de innovatie te verbeteren. Samenwerkende softwaretools, geïntegreerd in GRP-systemen, stellen ambtenaren in staat om innovatieprocessen te beheren. Het volgen van prestaties in de kernsystemen van GRP is noodzakelijk om wendbaarheid te ondersteunen.
• Uitgebreid relatiebeheer: "XRM" is een concept waarvan de belofte onvervuld is gebleven. XRM breidt back-office GRP-functionaliteit uit over netwerken van belanghebbenden. Overheidsgegevens, betrokkenheid en inlichtingen worden ingezet voor externe partijen: burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties, academische instellingen, enz. Bedrijven die aan overheden verkopen en belasting betalen, krijgen bijvoorbeeld geïntegreerde IT-diensten. Deze diensten kunnen geïntegreerde toegang omvatten tot:
  • relevante statistische overheidsgegevens voor de besluitvorming
  • informatie over begrotingsplanning om de mogelijkheden van de overheid te helpen voorspellen
  • geïntegreerde financiële software voor salarisadministratie, belastingplanning, kasbeheer en budgettering
  • prognoses van de centrale bank en mechanisme voor het afdekken van valutarisico's
• Duurzame ontwikkeling: De prestatieplanning van de overheid verandert dankzij de invoering van de 17 Duurzame Ontwikkelingsdoelen (SDG's). De SDG's helpen de overheid zich te concentreren op beleidsmaatregelen en regelgeving voor rechtvaardige en ecologisch duurzame groei. De uitdaging voor regeringen is de planning van programma's, uitvoering en resultaten, gecoördineerd tussen ministeries, departementen en agentschappen. Voor veel SDG's moet de coördinatie worden uitgebreid tot subnationale overheden, andere nationale overheden en internationale organisaties. GRP-systemen hebben daarom geavanceerde programma- en prestatieclassificatiestructuren nodig. Externe gegevens die in een intelligent GRP worden gebruikt, zijn noodzakelijk voor regeringen om de programmaplanning en -uitvoering aan te passen aan wat werkt.
• Samengestelde GVK: De verschuiving weg van monolithische propriëtaire systemen is een fundamentele trend in de markt voor bedrijfssoftware. Marktconsolidatie heeft een paar grote softwarebedrijven in staat gesteld de legacy- en monolithische ruimte te bezitten. Propriëtaire monolithische systemen belemmeren de vooruitgang en overheden worden opgezadeld met hoge exploitatiekosten. Elke "progressieve activering" om voordeel te halen uit innovatieve technologieën is moeilijk in propriëtaire systemen met beperkte openheid. Op de markt heeft een verschuiving plaatsgevonden van monolithische naar dienstgerichte systemen. Veel zogenaamde "servicegerichte architecturen (SOA's)" zijn echter eigenlijk gewoon monolithische systemen met verbeterde integratiefunctionaliteit. Overheden hebben open systemen nodig die geleidelijk activeren. Dit wordt bereikt wanneer bedrijfssoftware door middel van componenten de servicegerichtheid ondersteunt. Open componenten vergemakkelijken de integratie met functies uit verschillende systemen. Een "samengesteld GRP" bestaat uit geassembleerde Commercial-Off-The-Shelf (COTS) technologiecomponenten, uitgebreid met configuratie, integratie en maatwerk van de overheid voor een uitgebreide functionaliteit. Samengesteld GRP ondersteunt hervorming en wendbaarheid. Dit betekent dat kernfunctionaliteit van GRP, zoals financiële systemen die als registratiesysteem worden gebruikt, gebruik moet maken van op componenten gebaseerde SOA's.