Veel regeringen zitten gevangen in de val van beleidsvorming op basis van erfenissen: de zoektocht naar groei in landen ondanks wetenschappelijk bewijs dat een hoger inkomen niet noodzakelijkerwijs leidt tot een beter ervaren welzijn. Prestatiemanagementtechnieken, zoals de balanced scorecard, stelt overheden in staat om beleidsvorming beter te integreren met de prioriteiten van burgers. Het gevaar bestaat dat de complexiteit van beleidsvorming en de invloed van vele sectoren en belanghebbenden de planning van de overheid terugbrengt naar de status-quo uit het verleden.
Grote organisaties hebben geen gebrek aan indicatoren om te meten. Zoals beschreven in een vorig artikelDe term "Key Performance Indicators" wordt vaak verkeerd gebruikt omdat veel indicatoren niet gerelateerd zijn aan prestaties, en veel prestatie-indicatoren zijn "key".
Het volwassen worden van beleidsvorming betekent dat alleen indicatoren die betrekking hebben op burgergerichte overheidsdoelstellingen "belangrijk" zijn.
Bij de ontwikkeling van de balanced scorecard logic map kunnen niet-KPI's worden gebruikt bij de beleidsvorming. Dit gebeurt door eerst te focussen op niet meer dan 20 prestatieconcepten voor de 4 perspectieven van de balanced scorecard. Het resulterende scorecard-sjabloon moet verbanden tussen concepten laten zien.
Hoe kunnen logische kaarten KPI's identificeren?
Een overheid die bijvoorbeeld de dienstverlening aan burgers wil verbeteren om het ervaren welzijn te verbeteren, moet logische verbanden onderzoeken. Dit zou kunnen inhouden:
- Financiële vooruitzichtenhoe een betere prijs-kwaliteitverhouding en overheidsinvesteringen kunnen leiden tot lagere kosten en een betere dienstverlening
- Perspectief op leren en groei: hoe organisatorisch veranderingsmanagement de weerstand tegen automatisering en efficiëntie kan verminderen en hoeveel personeelsoverwegingen zoals empowerment en compensatie kunnen leiden tot betere dienstverlening door ambtenaren
- Intern procesperspectiefhoe verbeterde beslissingsondersteuning en programmabeheer kunnen leiden tot verbeterde automatisering en efficiëntie die leiden tot verbeterde dienstverlening
Logic mapping toont verbanden die oorzaak en gevolg kunnen zijn. Planners kunnen tot de conclusie komen dat de verbanden te indirect zijn om een meting nuttig te maken. Het vermogen om bijvoorbeeld de prijs-kwaliteitverhouding bij overheidsopdrachten te verbeteren, heeft in sommige landen misschien geen wezenlijk effect op de verbetering van de dienstverlening. Logic mapping focust ook de zoektocht naar KPI's. Er moeten bijvoorbeeld alleen waarde-voor-geldindicatoren worden geselecteerd die leiden tot verbeterde dienstverlening, of andere gekoppelde concepten. Planners kunnen beginnen met het categoriseren van indicatoren in resultaat- en prestatiecategorieën.
Het proces van de logische kaart maakt het mogelijk om veel niet-KPI's te verwijderen. Toch kunnen er veel indicatoren overblijven. En het is misschien niet duidelijk of de overgebleven indicatoren "belangrijk" zijn.
Hoe kunnen nationale doelstellingen KPI's voor beleidsvorming kristalliseren?
Thematische consistentie kan helpen om te verminderen wat er gemeten moet worden. Overheden die bijvoorbeeld het algemene vertrouwen van burgers willen verbeteren, kunnen prioriteit geven aan concepten en het meten van deze concepten.
Hoe worden KPI-metingen afgeleid?
De balanced scorecard-techniek biedt een eenvoudige "stoplichtmethode" om prestaties te identificeren. Een concept als "dienstverlening" krijgt een kleurcode: rood voor slecht, geel voor redelijk en groen voor goed. Organisaties creëren de doelen voor groen, geel en rood meestal met behulp van samengestelde maatstaven.
Overheden leveren bijvoorbeeld goederen, diensten en informatie. Er zijn veel categorieën voor goederen, diensten en informatie. Levering wordt vaak gemeten in termen van tijd, complexiteit van processen, kwaliteit en kosten. Het is mogelijk om een onhandelbare lijst van potentiële indicatoren te hebben. Een overheid die het vertrouwen van de burger wil verbeteren, kan zich realiseren dat tijdige levering van fiscale informatie (informatie x tijd) belangrijker kan zijn dan de kwaliteit van die informatie. Met andere woorden, het publiceren van dagelijkse updates over budgetuitgaven, mogelijkheden voor e-aanbestedingen en gewonnen aanbestedingen kan belangrijker zijn dan gecontroleerde jaarrekeningen die binnen 6 maanden na het einde van het overheidsjaar worden gepubliceerd.
Dit wil niet zeggen, in dit voorbeeld, dat overheden zich geen zorgen moeten maken over kwaliteit, kosten of procescomplexiteit bij het leveren van transparante fiscale informatie. Het verminderen van fouten door procesverbetering zal de kosten verlagen en een snellere publicatie van informatie mogelijk maken. De proces-, kwaliteits- en kostenindicatoren zijn dus niet noodzakelijk "essentieel".
Hoe helpen hulpmiddelen bij het heroverwegen van beleidsvorming?
Verandering vereist een conceptuele herijking. Traditionele benaderingen van beleidsvorming en begrotingsplanning hebben de neiging om denkpatronen uit het verleden te doen herleven, inclusief de nadruk op groei in plaats van welzijn. Instrumenten zoals de balanced scorecard met rigoureuze processen stellen overheden in staat om tot nieuwe inzichten te komen die kunnen worden geformaliseerd in beleid.