Hoe een mislukte FMIS-aankoop te voorkomen
Als een Financieel beheer van de overheid (PFM) en Planning van overheidsmiddelen (GRP) specialist, FreeBalance heeft aan honderden overheidsopdrachten gewerkt. Het is begrijpelijk dat overheden terughoudend zijn bij de implementatie van een informatiesysteem voor financieel beheer (FMIS), omdat er ontegenzeggelijk risico's aan het project verbonden zijn. Vaak resulteert dit in complexe aanbestedingsprocessen die ogenschijnlijk het risico verminderen, maar in werkelijkheid wordt het een Griekse tragedie: in het proces van vermindering van het faalrisico, wordt falen een zekerheid.
In deze blog delen wij onze lessen van de eerste rij met een reeks overwegingen die overheden moeten meenemen in hun overwegingen bij het plannen van een informatiesysteem voor financieel beheer aankoop en uitvoering.
Wat zijn de veel voorkomende FMIS-aankoopproblemen?
De meest voorkomende problemen houden verband met de "risicobeperkende" praktijken die overheden hanteren bij aanbestedingen van FMIS, namelijk:
- Het gebruik van externe adviseurs om de aanbestedingseisen op te stellen
- Streng functionaliteitsspecificaties
- Streng projectmanagement methodologieën en mijlpalen
Elk van hen heeft zijn eigen risico's.
Externe adviseurs
Wanneer u externe consultants inhuurt om aanbestedingseisen op te stellen, moet u erkennen dat de:
- Kan niet de volledige PFM-context in uw regering, vooral over informele praktijken
- Vertrouwen op het interviewen van ambtenaren, waarvan sommigen zich tegen verandering kunnen verzetten
- Gebruik maken van externe beoordelingen zoals PEFA (Public Expenditure and Financial Accountability) die mogelijk niet langer accuraat zijn.
- Hebben ervaring die vooroordelen en vooroordelen heeft gecreëerd die misschien niet van toepassing zijn op uw regering
- Kan niet vertrouwd zijn met verschillende Soorten FMIS-oplossingen die geschikt zijn voor uw regering
- Zelden beschikken zij over zowel PFM- als IT-vaardigheden, wat leidt tot tegenstrijdige eisen
- kopiëren vaak eisen uit andere aanbestedingen die misschien niet geschikt zijn voor uw land
FMIS-functionaliteit
Wanneer u FMIS-vereisten ontwerpt, moet u erkennen dat:
- Veel PFM "beste praktijken" kunnen ongeschikt zijn voor uw regering - terwijl veel vereisten verankerd kunnen zijn in ongeschikte oude processen die zouden moeten veranderen.
- Sommige implementaties "rippen en vervangen" te snel te veel legacy-systemen
- Veel verkopers zijn wellicht niet bereid om in te schrijven als de aanbesteding vage eisen bevat en als de eisen niet gekoppeld zijn aan duidelijke overheidsdoelstellingen.
- Eisen maken leveranciers vaak niet-conform, ook al kunnen zij volledig aan alle onderliggende behoeften voldoen.
- Sommige veranderingen in de procedures voor het beheer van de overheidsfinanciën vereisen een juridische hervorming, andere niet - dit onderscheid wordt vaak niet gemaakt in het ontwerp.
- Het niveau van precisie en nauwkeurigheid van de eisen is zelden goed, veel behoeften komen tijdens de uitvoering aan het licht
- Sommige eisen zijn te star, terwijl andere zo vaag zijn dat het toepassingsgebied niet goed wordt begrepen, wat leidt tot hoge biedprijzen vanwege vermeende risico's.
- Diepte-eisen verschillen vaak, waarbij sommige kritieke functies op het gebied van overheidsfinanciën op een te hoog niveau worden beschreven
- Er zijn grenzen aan de hoeveelheid verandering en hervorming die door regeringen in bepaalde perioden kunnen worden verbruikt.
- Uw regering zou ook kunnen lijden aan hervormingsmoeheid en het tempo van de veranderingen niet kunnen volhouden.
- De fasen voor de hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën en de financiële systemen kunnen niet aansluiten bij de werkelijke behoeften van de overheid.
- Het projectontwerp laat soms weinig ruimte voor capaciteitsopbouw en verandermanagement - zeer kritieke factoren voor de overheid
- De bestaande IT-infrastructuur is onvoldoende beschreven, wat leidt tot onverwachte prestatie- en betrouwbaarheidsproblemen
- Dure middleware en propriëtaire systemen krijgen in het ontwerp vaak de voorkeur boven open systemen en open source, die de overheid meer keuze bieden.
- Hervorming en modernisering na de uitvoering wordt zelden in aanmerking genomen bij de analyse van aanbestedingen, wat leidt tot FMIS die de modernisering niet kunnen ondersteunen
- Modulariteit, cloud inzetbaarheid, metadata beheer en uitbreidbaarheid worden ook zelden in aanmerking genomen bij de analyse van aanbestedingen die de flexibiliteit beperken om aan nieuwe eisen te voldoen
Projectbeheer
Wanneer u methodologie en mijlpalen specificeert, moet u erkennen dat:
- De meeste verkopers hebben bewezen methodes die niet noodzakelijkerwijs zal overeenstemmen met die welke in een aanbesteding is vermeld.
- Gekwalificeerde deskundigen hebben moeite met de implementatie wanneer de methoden van de verkoper niet zijn afgestemd op de overheid en de verkoper beperkte kennis heeft van de publieke sector.
- Overheidsprojectteams zijn soms niet op de hoogte van goede projectmanagementpraktijken.
- Watervalprocessen en "big bang"-benaderingen worden geassocieerd met lage succespercentages, terwijl agile processen worden geassocieerd met goede succespercentages
- Inflexibele contracten leiden ertoe dat verkopers werken volgens het contract, in plaats van volgens de werkelijke behoeften van de overheid.
- Code maatwerk wordt in verband gebracht met het vertragen van de tijd tot resultaten en het verhogen van de kosten op lange termijn of de Totale kosten van eigendom
- Sommige fabrikanten van Commercial-Off-The-Shelf (COTS) doen onjuiste en extravagante beweringen over het gemak van aanpasbaarheid met weinig maatwerk.
- Het scheiden van expertise in silo's, zoals treasury, inkoop, software en IT-consultants leidt vaak tot silo's en losgekoppelde implementaties.
- Sommige leveranciers van systeemintegratie worden gestimuleerd om meer te factureren door onnodige aanpassing van de code of het genereren van grote hoeveelheden documentatie.
Conclusie
Het komt erop neer dat regeringen bij de aanschaf van een financieel beheersysteem adviseurs in staat moeten stellen hun behoeften beter te begrijpen, te bepalen wat het belangrijkst is voor succes door kritieke behoeften met een hoge prioriteit te definiëren die verband houden met de regering en de context van het land, en gebruik te maken van implementatiepraktijken die met succes worden toegepast bij regeringen die in soortgelijke omstandigheden verkeren.
Zie onze volgende blog voor aanbevelingen om de hier genoemde problemen op te lossen
Voor meer informatie over hoe FreeBalance u kan helpen een mislukte FMIS-aanbesteding te voorkomen, neem dan contact op.