Wat is het beste voor de overheid - ERP of GRP?
Steeds meer overheden kijken naar technologie voor oplossingen voor hun meest dringende uitdagingen op het gebied van Public Financial Management (PFM). Een geïntegreerd informatiesysteem voor financieel beheer (IFMIS) maakt het beheer van overheidsfinanciën efficiënter door handmatige processen te elimineren. Deze systemen voor financieel beheer van de overheid worden meestal gebouwd met behulp van Enterprise Resource Planning (ERP) software of Planning van overheidsmiddelen (GRP) software - zoals de FreeBalance Accountability Suite™.
Met een IFMIS kunnen overheden fiscale regels en financiële controles afdwingen, fouten verminderen en gegevens beter beveiligen. Maar met zo veel opties op de markt vandaag de dag, wat voor soort oplossing is het beste voor een overheid - ERP of GRP?
Hoe ERP-software voor de overheid te kiezen voor uw ministerie, departement of overheidsinstelling
Overheden die hun begrotingssysteem willen moderniseren hebben verschillende keuzes voor het implementeren van een IFMIS. Deze opties vallen over het algemeen in twee categorieën - vanaf de grond opbouwen of een commercieel off-the-shelf (COTS) oplossing.
Een volledig op maat gemaakt systeem kan ofwel intern binnen de overheid worden ontwikkeld, of extern via een particuliere leverancier. Het is ook mogelijk om een bestaand IFMIS van een andere overheid opnieuw te gebruiken. Een op maat gemaakt systeem is toegesneden op de behoeften van de overheid. Maar omdat het vanaf de grond wordt opgebouwd, kan het duur zijn en vertragingen oplopen, waardoor het een onaantrekkelijke optie is voor wie op zoek is naar onmiddellijke verbeteringen. Bovendien kan de afhankelijkheid van programmeurs met bepaalde vaardigheden een probleem worden. bedreiging voor de continuïteit na verloop van tijd.
Vanwege de aanzienlijke risico's en kosten van het ontwikkelen van een op maat gemaakt IFMIS, kiezen veel overheden ervoor om een kant-en-klare oplossing aan te schaffen. Commercial-Off-The-Shelf (COTS) oplossing. Deze COTS-producten worden vaak Enterprise Resource Planning (ERP)-systemen genoemd. ERP-software is een geïntegreerd IT-systeem dat gebruikt wordt om een bedrijf te beheren. Het verzamelt, aggregeert, slaat op, beheert en analyseert bedrijfsgegevens. De applicatie integreert alle verschillende functies en eenheden binnen de onderneming. ERP is ontstaan in de productiesector als een hulpmiddel om de winst te maximaliseren door het identificeren en verminderen van inefficiënties in de productie- en distributieprocessen van een bedrijf.
Wat is ERP-software voor de overheid?
Hoe werkt ERP-software voor de overheid?
Als systeem oorspronkelijk ontworpen voor gebruik in de privésector, ERP past niet perfect als een IFMIS voor de overheid. De ingebouwde functies van een ERP voldoen aan de eisen van privébedrijven, niet aan die van overheden. Hoewel leveranciers deze systemen omdopen tot ERP-software voor de overheid, is het nog steeds gewoon ERP. In tegenstelling tot bedrijven kunnen overheden veel van deze ingebouwde functies niet gebruiken omdat ze in strijd kunnen zijn met bestaand beleid en wettelijke kaders. Vandaar, uitgebreide aanpassing is noodzakelijk bij het implementeren van ERP-software voor de overheid.
Het op maat maken van ERP-software voor de overheid leidt tot extra kosten en projectvertragingen. De ERP-leverancier moet de eisen van de overheid analyseren, vertalen en in kaart brengen met de bestaande functionaliteiten van hun systeem. In de meeste gevallen zijn deze ERP-leveranciers niet gewend aan het tempo van veranderingen bij overheden. In tegenstelling tot de particuliere sector, waar veranderingen in de bedrijfsprocessen bijna onmiddellijk plaatsvinden, gaat het reengineeren van processen bij de overheid aanzienlijk langzamer vanwege de verschillende regels en beleidslijnen die aan de bestaande praktijken ten grondslag liggen. ERP-leveranciers hebben noch de ervaring, noch de toegewijde middelen om het veranderingsmanagement uit te voeren dat nodig is om een ERP-systeem voor de overheid succesvol uit te rollen.
ERP-systemen zijn ook te ingewikkeld voor overheden om te gebruiken en te onderhouden. Deze systemen vereisen gebruikers met zeer specifieke technische vaardigheden en omdat ze meestal zijn gebouwd met propriëtaire en legacycode, is onderhoud moeilijk en duur.
Lees: ERP-fouten bij de overheid
Dus als het te lang duurt om een op maat gemaakt systeem te ontwikkelen en COTS ERP-software voor de overheid te veel dure aanpassingen en onderhoud vereist, welke andere opties zijn er dan?
Wat is Government Resource Planning?
A Planning van overheidsmiddelen (GRP) systeem zoals de FreeBalance Accountability Suite™ is in wezen ERP-software voor overheden. In tegenstelling tot een conventioneel ERP, komen alle functies van GRP, inclusief toekomstige updates, overeen met bestaande functies van een overheid. Het heeft niet de onnodige bloat van ERP's, dus in plaats van dure aanpassingen, vereisen GRP-modules slechts configuratie. Met de juiste scoping van vereisten kan een GRP geconfigureerd en geïmplementeerd worden in een fractie van de tijd en kosten die het kost om een ERP aan te passen.
Lees: Waarom zijn IFMIS-implementaties van GRP anders
Software voor overheidsmiddelenplanning (GRP) is budgetbewust
GRP software is budgetbewust. Het spreekt de taal van PFM. Dit is het grootste voordeel van GRP ten opzichte van ERP. Het is gebouwd op de essentie van PFM, zoals de Rekeningschemahet budget en het grootboek. Dit is geworteld in het inzicht dat elk project en elke activiteit bij de overheid een kostendrijver is die gekoppeld is aan een financieringsbron. Elke actie bij de overheid kan dus worden herleid tot het budget dat eraan ten grondslag ligt. GRP richt zich op het beheer van een budget en koppelt alle functionaliteiten aan dit hoofddoel. Het is eenvoudig maar flexibel genoeg om de geavanceerde financiële regels en budgetteringspraktijken van overheden aan te kunnen.
Voordelen van GRP Software
Het juiste systeem kiezen, het effectief laten implementeren en zorgen voor lokaal beheer van de oplossing heeft veel voordelen en is een cruciale factor voor een duurzame hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën:
- Transparantie en verantwoording om fraude en corruptie
- Verbeterde toewijzing van budgetten
- Verbeterd uitgaven efficiëntie en effectiviteit
- Meer geloofwaardig budgetten
- Verbeterde fiscale discipline
Bovendien zijn de totale kosten voor het implementeren van een GVK oplossing is beduidend lager dan bij het overnemen van ERP, omdat de configuratieaanpak betekent dat implementaties sneller verlopen.
