Het is geen geheim: grote IT-projecten voldoen vaak niet aan de verwachtingen van de klant. Een studie uit 2003 toonde aan dat slechts 34% van de grote IT-projecten succesvol was, terwijl een andere studie over Enterprise Resource Planning (ERP)-projecten een gemiddelde afwijking van 182% van de geraamde kosten en 230% van de geplande tijd liet zien.
In de beste gevallen gebruiken organisaties met een hoge capaciteit software die speciaal voor hun markten is ontworpen. Dit is deels om de risico's te minimaliseren die gepaard gaan met de implementatie van oplossingen die niet gespecialiseerd of bewezen zijn voor hun specifieke behoeften.
Wat zegt dat over IFMIS-projecten voor de overheid in opkomende landen? Om te beginnen staan leveranciers klaar met een reeks redenen om de klant de schuld te geven. Geef het slachtoffer de schuld.
In deze portefeuille van schuld, wordt het slachtoffer beschuldigd van:
- Onredelijke verwachtingen hebben - te snel te veel willen.
- Gebrek aan voldoende opgeleid personeel.
- Niet voldoende toegewijd zijn.
- Het aantonen van slecht projectmanagement.
- Vaak van richting veranderen
- Het bedrijfsproces niet effectief verwoorden.
- Terughoudend zijn om organisatorische veranderingen te managen.
De ernst van deze risico's staat buiten kijf. Maar wanneer overheden gedetailleerde verzoeken tot het indienen van voorstellen doen waarbij verkopers moeten aantonen dat zij over voldoende kwalificaties beschikken, en wanneer verkopers offertes doen voor contracten met een vaste prijs, hoe is het dan eerlijk om de overheid voor al deze risico's verantwoordelijk te stellen?
Succes wordt niet alleen gevonden in de uitvoering, maar in duurzaam implementatie. Daarom is het de taak van softwareleveranciers en adviesbureaus om samen met overheden deze risico's te beperken, zodat ze geen permanente breuken worden.
- Onrealistische verwachtingen. De voorgestelde software moet kunnen voldoen aan het tijdschema van de klant voor de implementatie. Als het drie jaar duurt om de IFMIS-software te implementeren terwijl de vereisten één jaar voorschrijven, is het tijd om de software te herzien.
- Opgeleid personeel. Onze ervaring is dat capaciteitsopbouw een doorslaggevende factor is voor succes. Het is verleidelijk te bezuinigen op opleiding om de kosten van het voorstel te drukken, maar het gaat niet alleen om de software - het gaat om de kwaliteit van het beheer van de overheidsfinanciën en een bredere IT-opleiding. Verkopers moeten dus aandringen op opleiding.
- Niet voldoende toegewijd. Elke organisatorische verandering test betrokkenheid. Snelle, tastbare successen zijn nodig om betrokkenheid te bevorderen.
- Projectbeheer. De verkoper moet een gespecialiseerde ploeg leveren die het projectmanagementteam van de overheid helpt en begeleidt - en niet andersom.
- Vaak van gedachten veranderen. Overheden doen voorstellen op basis van de omstandigheden van dat moment. Van overheden kan niet worden verwacht dat zij weten hoe huidige problemen kunnen worden opgelost of hoe nieuwe problemen kunnen worden opgelost die door het gebruik van de software worden geïntroduceerd. Verkopers moeten veranderingen verwachten.
- Uitwerking van bedrijfsprocessen. Overheden schaffen IFMIS aan om bedrijfsprocessen te veranderen. Verkopers moeten ervaring hebben met overheidsfuncties en hoeven geen algemene vragen over bedrijfsprocessen te stellen. In plaats daarvan moeten zij de overheid helpen goede praktijken toe te passen.
- Weerzin tegen verandering. Zeer weinig mensen houden van verandering, dat is een feit. Alleen toegewijde en gepassioneerde adviseurs kunnen veranderingen effectief motiveren.
Je zou verwachten dat verkopers inmiddels geleerd hebben hoe ze het succes kunnen maximaliseren. Maar helaas leren leveranciers die hun verantwoordelijkheid voor mislukkingen ontkennen zelden. Door te analyseren waarom wij het duidelijk beter doen dan de industrienormen, hebben wij succesvolle benaderingen kunnen codificeren, onze processen kunnen verbeteren en methoden kunnen ontwikkelen om dergelijke risico's effectief te beperken. Wij begrijpen dat de softwareontwikkelaar nauw betrokken moet zijn bij en zich moet inzetten voor het succes van het IFMIS-project. Wij werken samen met onze consulting partners om succes te verzekeren. Wij waarderen de mogelijkheid van onze software om beter te voldoen aan de eisen van regeringen met een opkomende economie.