Klanten van FreeBalance zijn gewend aan verandering. Dat is de aard van de overheid. Politieke veranderingen. Hervormingen. Procesveranderingen. Reorganisatie.
Vreemd genoeg blijven "best practices" een dominante meme onder leveranciers en experts van overheidstechnologie. Praktijken kunnen moeilijk objectief "best" zijn als ze voortdurend in beweging zijn.
Tijdens FreeBalance International Steering Committee (FISC)-conferenties hebben we veel discussies gevoerd met onze overheidsklanten over verandering. En over de implicaties voor de belangrijkste systemen voor overheidsfinanciën. Dit was vorige maand in Miami niet anders. FISC is zeer interactief. Het is moeilijk voor iedereen om te beweren dat een bepaalde praktijk "het beste" is in universele zin.
Overheidsorganisaties zijn voortdurend op zoek naar betere werkwijzen: goede werkwijzen die passen bij de context. Toch zijn veel implementaties van Government Resource Planning (GRP) gebaseerd op het begrip "best". Implementaties worden ontworpen met business process re-engineering om de "best practices" bestemming te bereiken. Opnieuw ontwerpen van rekeningschema's. Boekhouding op transactiebasis. Enkelvoudige rekening van de schatkist (TSA). Wettelijke hervorming.
De Implementatie Realiteit
Implementaties van overheidssystemen voor financieel beheer verlopen zelden volgens de "best practices". Wettelijke hervorming kost tijd. De politiek staat in de weg. Nieuwe software voor e-aanbestedingen of belastingadministratie kan niet worden geïmplementeerd omdat de hervormingswet nog moet worden aangenomen. En de goedgekeurde wet weerspiegelt niet de beoogde praktijken in financiële software.
Boekhouden op transactiebasis en TSA zijn vaak meerjarige initiatieven. Radicale veranderingen in rekeningstructuren zorgen voor verwarring.
Het is hoog tijd om te kijken naar de flexibiliteit van informatiesystemen om organische veranderingen in overheidsprocessen te ondersteunen. We moeten af van deze IT 'best practices' dwaasheid in openbaar financieel beheer. Best practices' lijkt meer leverancierstaal, vooral van ERP-leveranciers. Een eufemisme voor wat leveranciers in software hebben ingebouwd. En heel moeilijk te veranderen zonder code aan te passen. Welke technologie-analist, de Gartner Groep, roept legacy ERP.
Er is een betere "postmoderne" manier. We noemen het "progressieve activering".
GRP Progressieve activering en overheidshervorming
Overheden moderniseren processen voor overheidsfinanciën. Overheden decentraliseren. Overheden automatiseren meer functies op het gebied van overheidsfinanciën. Overheden verbeteren de fiscale transparantie.
Hervorming en modernisering verschillen tussen regeringen op basis van de context. Grotere en dichtbevolkte landen decentraliseren vaak. Landen met veel hulpbronnen richten zich op belastinghervormingen. Liquiditeitsproblemen leiden vaak tot een hervorming van de schatkist. Overheden met infrastructurele behoeften richten zich op modernisering van openbare aanbestedingen en contractbeheer.
GRP-software moet hervorming mogelijk maken in alle moderniseringsdimensies. Inflexibele technologie staat hervorming van de overheid maar al te vaak in de weg. Zeer flexibele GRP maakt modernisering mogelijk door configuratie wijzigen, geen code aanpassen.
Agile Overheid Progressieve Activering
Deelnemers aan FISC 2018 leerden over onze update agile methodologie, A-i3+qMTM. De bijgewerkte methodologie formaliseert de progressieve activering, beginnend met initiële configuraties door middel van een "GRP Referentie Model".
Het GRP-referentiemodel is een blauwdruk die bestaat uit een reeks typische goede bestuurspraktijken. Het model wordt een ankerpunt om huidige en nagestreefde praktijken te vergelijken. Het GRP Referentiemodel stelt FreeBalance consultants in staat om goede bestuurspraktijken te onderzoeken bij het ontwerpen van configuratieblauwdrukken.
Deze blauwdrukaanpak is ontworpen om veel van de tekortkomingen van traditioneel IT-projectmanagement bij de overheid elimineren. Deelnemers aan FISC 2018 spraken over hoe starre processen projectvertragingen veroorzaken en risico's vergroten.
Het FreeBalance-implementatieteam vraagt overheidspersoneel niet om gedetailleerde workflows en bedrijfsregels op te stellen bij het gebruik van A-i3+qMTM. We stellen de vraag hoe overheidsorganisaties praktijken op het gebied van overheidsfinanciën volgen, zoals het vastleggen en verplichten van fondsen. Ons team werkt samen met overheidsorganisaties om te bepalen hoe publieke financieringspraktijken kunnen veranderen om doelstellingen te behalen.
De configuratie van het GRP Referentiemodel ondersteunt de meeste "to-be" praktijkambities van de overheid op het gebied van overheidsfinanciën.
Blauwdrukken worden ontwikkeld op basis van het GRP Referentiemodel. Deze blauwdrukken worden gebruikt om de FreeBalance Accountability Suite als Proof Of Concept (POC)-kandidaten die in de productie worden getest en in de productie kunnen worden aangepast om aan de behoeften te voldoen.
Dat is een voordeel van massaal configureerbare systemen die progressieve activering ondersteunen: POC's gaan over in productie. De Chart of Accounts (COA) hoeft niet perfect te zijn. FreeBalance ondersteunt een COA voor meerdere jaren. Overheden kunnen migreren naar een boekhouding op transactiebasis en TSA.
Het GRP-referentiemodel vereenvoudigt geleidelijke activering door zich te richten op de vier dimensies van hervorming en modernisering van het beheer van overheidsfinanciën. Overheden kunnen kiezen uit een menu van goede praktijken op het gebied van processen, functies, transparantie en decentralisatie om routekaarten voor hervorming van het beheer van overheidsfinanciën op te stellen.
Functionele progressieve activering
De meeste deelnemers aan FISC 2018 kwamen van overheden die meerdere hervormingsfasen hebben meegemaakt. We hadden een deelnemer van de allereerste FISC in 2007, wiens land toen over financiële basisfunctionaliteit beschikte. Dat land heeft nu geavanceerde functionaliteit voor budgetformulering, budgetuitvoering, inkoop, contractbeheer, salarisadministratie, personeelszaken, prestatiebeheer en transparantie.
Veel commerciële toepassingen, zoals de meeste ERP, bieden een element van integratie tussen modules. Deze leveranciers praten over integratie, ook al zijn er tal van beperkingen. Overgenomen softwarebedrijven met verschillende technologische achtergronden betekenen dat traditionele tools voor metadatabeheer en bedrijfsintegratie nodig zijn. Met andere woorden, dezelfde tools die nodig zijn om systemen van verschillende leveranciers te integreren. En de toonaangevende legacy leveranciers ontwikkelden software in monolieten, wat betekent dat metadatabeheer nodig is om modules te integreren die met hetzelfde platform zijn ontwikkeld.
Dit is een onhoudbare vorm van intra-suite integratie.
De FreeBalance Accountability Suite werd ontwikkeld met een uniform ontwerp. Dit betekent dat de configuratie en metadata die voor een module zijn ontwikkeld, worden hergebruikt voor nieuwe modules. De COA die in één module is gemaakt, wordt in de hele Suite hergebruikt om functionele progressieve activering mogelijk te maken.
En FISC-deelnemers zijn zich ervan bewust dat bestaande functionaliteit kan worden gebruikt voor items in de product roadmap. Dit helpt bij het vaststellen van prioritaire punten op de routekaart. FISC-deelnemers onze routekaart voor producten en diensten aanpassen elk jaar.
Functionele progressieve activering werkt in alle implementatiefasen:
- Gefaseerde aanpak: modules worden gefaseerd geïmplementeerd op basis van overheidsprioriteiten, zodat de benodigde functionaliteit snel beschikbaar is
- Workshops: Demonstraties en design thinking-sessies bieden visualisatie die de analyse van behoeften versnelt en software afstemt op echte vereisten.
- Storyboards en blauwdrukken: Visuele tools versnellen het proces van het formuleren van configuratie- en aanpassingsbehoeften die snel testplannen genereren.
- Systeemconfiguratie: Snelle configuratie, zonder dat softwarecodering nodig is, valideert of wijzigingen voldoen aan de vereisten.
- Kleine tests en snelle winsten: Modules kunnen snel worden getest in productie proofs-of-concept om vooruitgang aan te tonen, kwaliteitsproblemen te identificeren en weerstand tegen verandering te verminderen.
Het "waarom" begrijpen - de waarde van FISC voor klantinnovatie
Het FreeBalance managementteam was een beetje sceptisch toen onze president en CEO, Manuel Pietralegde het uitgangspunt van FISC uit in 2006. Dit was niet hoe bedrijfssoftwarebedrijven zich gedroegen. De resultaten hebben de verwachtingen overtroffen. FISC heeft FreeBalance-besluitvormers voorzien van context. We begrijpen waarom onze overheidsklanten om specifieke functies of services hebben gevraagd. We hebben geleerd over motivaties voor verandering. Over dagelijkse uitdagingen. Over stimulansen voor hervormingen.
We hebben ook geleerd hoe gepassioneerde ambtenaren goede bestuursmogelijkheden ontdekken. Ik geloof dat de fulltime interactie tussen FISC-deelnemers en FreeBalance-managers onze beslissingen verbetert. Dat is klantinnovatie.